稽核九大循环--内部稽核实施细则

第 1 頁 共 14 頁 核准審核提案 版 本 A 原 版 日 期 08 年 10 月 20 日 換 版 日 期 年 月 日 文件名稱 內部稽核實施細則 文件編號 IS 01 制定單位 稽核室 第 2 頁 共 14 頁 目 錄 項次內 容 一適用範圍及目的 二內部稽核單位之工作職能 三執行稽核工作應注意事項 四內部稽核作業流程及工作範圍 五工作底稿 作業法則與稽核報告 附 表 附表一 稽核通知單 附表二內部稽核報告底稿 附表三內部稽核報告 附表四內部稽核狀況表 附表五XX 年度 XX 季稽核工作計畫表 附表六內部稽核人員名冊 附表七內部控制與內部稽核制度檢討修正情形表 文件編號 稽核室 內部稽核實施細則內部稽核實施細則 IS 01 第 1 頁 共 14 頁 1 一 本公司稽核人員執行稽核事宜 應依照本制度規定辦理 二 為加強財務管理及確保財產安全與提高經營績效 本公司之稽核工作 由公司成立之稽 核室 定期或不定期於指定地點及項目會同相關受稽核事物經管人員為之 三 本公司稽核人員辦理稽核工作 分定期與不定期二類 1定期稽核 由稽核人員依照年度稽核計畫執行 2不定期稽核 依照實際需要 按公司最高主管或其授權人員之指示辦理 四 內部稽核之目的在於檢查 評估內部控制制度之缺失及衡量營運之效率 適時提供改進 建議 以合理確保該制度得以持續有效實施 並協助管理階層確實履行其責任 五 公司內部控制制度將各子公司納入內部稽核範圍 定期或不定期執行稽核作業 稽核報 告之發現及建議於陳核後 應通知各受查之子公司改善 並定期作成追蹤報告 以確定 其已及時採取適當之改善措施 文件編號 稽核室 內部稽核實施細則內部稽核實施細則 IS 01 第 2 頁 共 14 頁 一 稽核人員秉承 副 總經理直接指揮監督 從事本公司內部稽核工作 其所應辦理之稽 核事物包含 1調查 評估公司內部控制制度及各項管理制度之健全性 合理性及有效性 2調查 評估企業中各單位執行公司各項計畫或政策及其指定職能之效率 二 稽核人員從事工作時 如發現員工有不當情事 除與其直屬主管聯繫外 並應即向最高 主管報告 不得直接處理 三 稽核人員對各單位執行稽核事務時 如有疑問 可隨時向有關單位詳盡查詢 並調閱其 賬冊 報表及有關檔案 必要時並得請其出具書面說明 受查單位經辦人員應盡力協助 之 四 稽核人員從事工作時 得調閱一切檔案 被檢查單位不得拒絕或隱匿 其屬機密性之檔 案 應先報准後使得調閱 五 稽核人員執行任務實應具備超然獨立性 以客觀公正的立場執行其職務 如發現有弊端 及違法事件 應作成稽核報告呈轉 副 總經理處理 文件編號 稽核室 內部稽核實施細則內部稽核實施細則 IS 01 第 3 頁 共 14 頁 一 稽核人員於執行稽核工作過程中 應恪遵下列守則 1稽核人員應在查核作業時 對自己發現之問題點進行確認 確認過程中 各單位必須 極力配合稽核人員的確認工作 2對於所審核的事項 應作成 內部稽核報告底稿 格式如附表二 及 內部稽核報 告 格式如附表三 3執行任務時 應依據各項有關規章辦理 超然行使職權 4負有保守職務上所獲得祕密之責任 除呈報外 不得洩漏或預先透露予檢查單位 5執行工作時 應將 稽核通知單 格式如附表一 交由受稽核單位主管驗明 工作 態度應力求親切 並保持公正獨立 求實求真之精神 切忌傲慢或偏私 二 稽核人員進行稽核工作 應擬定稽查計畫呈核後 持 稽核通知單 會同經管單位稽查 三 稽核程序應按檢查計畫進行 避免不必要之討論與諮詢 儘量減少影響被檢查單位經辦 人員本身之工作 遇有不明瞭之事項 應於適當時間提出詢問 至徹底了解為止 四 執行稽核工作過程中 勿與被檢查單位人員爭論制度上之不完備 發現錯誤事項 不得 當面批評 被檢查單位人員如有申訴建議 應細心聆聽 勿與辯論 五 稽核人員除應充分了解有關現行法令 並熟悉公司內部控制各種制度 規章外 尚應透 徹理解被檢查單位之單行辦法及特殊情況 六 稽核人員應事先熟知被檢查單位歷史 重要資料 及以往稽核報告內容 稽核人員對於 查核結果 應予合理之判斷 此項判斷應有可靠之理論根據 獲得足夠且適切之證明 七 稽核人員從事公務查核均為本公司第一手機密檔案資料 應嚴格保密 更應提高警覺 注意公文安全 以防失落 文件編號 稽核室 內部稽核實施細則內部稽核實施細則 IS 01 第 4 頁 共 14 頁 一 本公司稽核人員於每次執行稽核工作前 應擬定稽核計畫 其內容包括稽核目的 稽 核項目及稽核範圍 以達成調查 評估公司各單位執行其指定職能之效率為目的 二 稽核人員應將稽核計畫先呈報內部稽核主管核示 經董事長或其授權人員簽准後為之 三 稽核人員查核完竣後應與受查部門主管說明查核情形 部門主管應於查核工作底稿 程式 上簽名 蓋章 如未能於查核完竣時簽名 蓋章 時 應於三日內完成 屆 時若未回覆 即以稽核所見事實為之 四 就稽核工作所發現異常事項加以分析 並提出改進意見彙總為 內部稽核報告 格式 如附表三 於呈送內部稽核主管簽核後送於受查單位確認改善意見和改善時間 受查 單位務必在收到稽核報告三天內回復 若未回復則依稽核建議為之 改善日程即為限期 最後一天的次日開始 最後送於 副 總經理覆核 待再次稽核該問題點時追蹤並將 改善結果紀錄於 內部稽核狀況表 格式如附表四 並將該表呈送內部稽核主管後於 副 總經理核准 五 為便於內部稽核工作的執行 以有效達成稽核目的 並配合本公司內部各項管理規章 的實施 本公司稽核人員應行實施查核事項為所有作業循環及相關管理作業之查核 六 稽核人員執行稽核作業其屬定期性之稽核應擬定 稽核工作計畫表 格式如附件五 於報 副 總經理核准後 轉交各受查核單位配合辦理 七 各循環稽核重點由稽核單位依照公司實際狀況修訂於 內控查核程式 八 稽核通知單 內部稽核報告底稿 內部稽核報告 內部稽核狀況表 均有相應之編號 編碼原則為 1 稽核通知單 年份 英文首字母 周次 流水碼 例如 2008 年第 7 周第一份稽核通知 單其編碼為 2008 R requisition 07 01 2 內部稽核報告底稿 年份 英文首字母 周次 流水碼 例如 2008 年第 7 周第一份底 稿其編碼為 2008 M manuscript 07 01 3 內部稽核報告 年份 英文首字母 周次 流水碼 例如 2008 年第 7 周第一份稽核報 告其編碼為 2008 P proces verbal 07 01 4 內部稽核狀況表 年份 英文首字母 季次 流水碼 例如 2008 年第 1 季度第一份底 稿其編碼為 2008 S status 01 01 文件編號 稽核室 內部稽核實施細則內部稽核實施細則 IS 01 第 5 頁 共 14 頁 九 本公司稽核人員執行稽核工作 其作業流程如下圖所示 稽核室 副 總經理 受查單位 確定稽核目的 范圍 稽核季度計劃表 稽核通知單 核准 查核作業 N Y 稽核底稿 稽核主管審核受查單位確認 稽核報告 內部稽核季度狀況表核准 受查單位確認改善日程稽核主管審核 核准改善情形追蹤 文件編號 稽核室 內部稽核實施細則內部稽核實施細則 IS 01 第 6 頁 共 14 頁 一 工作底稿的概念 稽核人員於執行稽核工作時 因必須提出稽核報告 而部份被稽核事項並無實際書面文 字與數據可供參考 故有賴於稽核人員在作業當時 就有關查核詢問事項作為備忘錄之 記錄 對稽核事項之資料來源予以特別之註明 及對各項查核資料的蒐集做適切的整理 以供作評核 改善意見及提出稽核報告之參考依據 二 工作底稿內容與應行記載事項 由於稽核工作本身的目的不同 受查單位或事項其性質各異 再加上須記載事項的內容 與重要性不一 因之稽核工作底稿的內容或應記載項目繁多 除了舉例或提出建議必須 基於稽核人員各自見解 任由陳述外 應另就下列事項分別性質予以列明 1 一般準備事項之記載 如作業項目 作業程序及稽核重點之提示與稽核日期之註明 2 特別項目之記載 如受查單位改善對策與特種交易事項查核程序及評核意見之記載 3 與高階層有關稽核事項之檢討 即凡政策或指令 如有疑問須作進一步查證或檢討者 4 其他 4 1受查單位說明事項 其發生時間地點均需記載以備引證 4 2受查單位以及所說明有關執行人員 工作單位及職務等均應記載 4 3已查核事項應有註記 以免遺漏或重複 4 4對擬表示的立場 透過調查 用一種邏輯的方法將內心希望表達的事項摘要註 記 4 5對稽核事項查核有關經驗或技巧心得等之註記 三 稽核工作底稿為撰寫稽核報告之依據 應依其查核執行結果作適當之分類保管 以便隨 時參考並避免遺失 為便於保管 一般可將工作底稿區分成下列三種 1 永久檔案 包括於執行工作時所有可供持續參考不易變更之資料 其於各作業循環間 均有連帶關係者 2 未定案仍待查證檔卷 即凡經稽核事項無法立即獲得證實 仍待查證之工作底稿 3 已結案僅供參考檔卷 即已查證結案 由於規定時效須留待參考之各項工作底稿 四 稽核人員執行稽核工作的作業法則 1 憑證的查核 憑證是一切權責的代表 賬冊登記與報表編製之依據 各項作業程序與內部稽核制度 之設計 均可通過憑證的關係而予以顯示 故對憑證的稽核或查證 為稽核人員執行 工作的作業重心 對各項憑證之稽查 應特別注意下列事項 1 1憑證的特質是否真實有效 1 2各項憑證相互間的聯繫與運用 1 3統計抽樣技術的運用 文件編號 稽核室 內部稽核實施細則內部稽核實施細則 IS 01 第 7 頁 共 14 頁 2 疑惑的探詢 稽核人員於執行稽核工作時 面對各種不同情況 不論是動態或靜態的資料收集分析 均會發生有待及時了解或須向受查者及其他有關人員探詢之疑惑 如何質疑解惑應為 稽核人員執行工作時不可避免之要務 2 1質疑的標準 2 1 1 對公司各項章程規則與有關法令應有適當之了解 2 1 2 熟悉稽核或調查事項的一般知識及經驗 2 1 3 對質疑問題的詞意 主題強調與資料引證 應做適當正確之表達 2 2質疑的迴避 2 2 1 所謂質疑的迴避即不敢面對現實或顧慮人情因素 對明顯問題而不願做 進一步查證 予以揭發謀求改善或被質疑者應負責解答之問題而公然不 願作答 凡此均將使稽核作業徒具形式 無法產生實際效果 2 3質疑完畢後 應做適當之總結 避免疑惑之延續 五 稽核報告 1稽核報告所代表之意義 1 1對公司各部門 單位作業情形 執行績效評估與作業制度標準之檢討 1 2代表稽核人員本身的工作績效 2撰寫稽核報告應注意要點 2 1把握重點 注意稽核目的 把握主題 不要作無關的敘述 2 2注重實質分析 避面用攏統辭句 2 3報告內容應切合實際 避免誇張或隱匿 2 4引用資料之詳細說明註釋 六 稽核報告及稽核工作底稿保存年限 內部稽核人員應依據年度查核計畫 查核及評估公司之預算 財務 業務 經營績效與 內部控制制度 並檢討工作底稿及抽查資料等 作成稽核報告備供查核 工作底稿及抽 查資料至少保存兩年 稽核報告應至少應保存三年 七 對本公司稽查人應履行之責任 稽核單位之稽核報告及追蹤報告於呈核後 應儘速交付 副 總經理查閱 並應將年度 稽核計畫 實際執行情形 內部控制缺失及異常事項改善情形儘速向 副 總經理提出報 告 第 8 頁 共 14 頁 附表一附表一 Dong Guan Cheng Guang Precision Hardware Co Ltd 稽核通知單稽核通知單 編號 編號 R 發文編號 受文單位 發文日期 稽核期間 稽核目的 稽核項目 稽核範圍 稽 核 相 關 資 料 之 提 供 煩請各被稽核單位指定稽核期間聯絡人聯絡人 稽 核 日 程 副 總經理部門主管稽核人員被稽核部門主管 第 9 頁 共 14 頁 附表二附表二 Dong Guan Cheng Guang Precision Hardware Co Ltd 內部稽核報告底稿內部稽核報告底稿 編號 編號 M M 循環別 作業 週期 內 容 目 的 稽核主管稽核人員 作業程序及稽核重點 底稿 編號 查核執行情形說明相關單位相關單位說明 部門主管核准單位主管確認送簽日期 根據本公司內部稽核細則規定請接到該簽呈三日內回復 若未回復依稽核所見缺失為之 第 10 頁 共 14 頁 附表三附表三 Dong Guan Cheng Guang Precision Hardware Co Ltd 內部稽核報告內部稽核報告 編號 編號 P P 循環別 作業 週期 受查單位 內 容 目 的 副 總經理稽核主管稽核人員 查核執行情形說明相關單位說明稽核建議相關單位確認改善日程 部門主管核准 單位主 管確認 送簽 日期 根據本公司內部稽核細則規定請接到該簽呈三日內回復 若未回復按稽核之建議為 之 第 11 頁 共 14 頁 附表四附表四 內部稽核狀況表內部稽核狀況表 S 受受 查查 單單 位位 稽稽 核核 結結 果果稽核員稽核員稽稽 核核 內內 容容 實實 際際 查查 核核 情情 況況追追 蹤蹤 說說 明明 稽核報告稽核報告 編號編號 董事長董事長 總經理總經理 稽核經理 稽核經理 稽核單位主管 稽核單位主管 附表五 第 1