采购控制管理程序

精品文档 1欢迎下载 采购控制管理程序采购控制管理程序 1 1 目的目的 对采购过程及供方进行控制 确保所采购的产品符合规定要求 2 2适用范围适用范围 1 适用于对生产所需要的原材料采购 外协加工及供方提供服务的控制 2 对供方进行选择 评价和控制 3 3 职责职责 3 1 采购部 1 负责按本公司的要求组织对供方进行评价 编制 合格供方名录 并对供方的供货业绩定期进行 评价 建立合格供方档案 2 负责制定采购计划 执行采购作业 3 负责制定 采购物资分类明细表 以指导采购和仓库备料 3 2 品质部 负责对采购物资的进货验证 负责建立供货商的质量档案 并且参与供货商的评定工作 3 3 生产部 负责把批量生产物料需求计划的制订 批量生产项目物料的申购并把作业能力情况一起传递给采购部 3 4 研发部 负责采购物资技术标准的制订和样品的认可工作 制定采购物资分类明细表 提供采购产品的清单和技 术要求 标准技术图纸及相关的资料 编制检验规程 参与合格供应商评定工作 4 4 定义定义 无 5 5 工作程序工作程序 5 1 采购物资分类 采购部负责制定 采购物资分类明细表 以指导采购和仓库备料 根据其对随后的实现过程及其输出的影响 将采购物资分为三类 1 重要物资 构成最终产品的主要部分或关键部分 直接影响最终产品使用或安全性能 可能导致顾 客严重投诉的物资 2 一般物资 构成最终产品的非关键部位的批量物资 它一般不影响最终产品的质量或者即使略有影 响但可采取措施予以纠正的物资 3 辅助物资 非直接用于产品本身的起辅助作用的物资 如一般包装材料等 5 2 对供方的选择和评定 5 2 15 2 1 供方的选择供方的选择 1 采购人员应根据采购产品的名称 规格型号 调查了解该类产品的市场供应情况以及生产或销售该 类产品的单位或组织 并结合研发部门提出的供方的选点意见 提出可以作为预选对象的供方名单 并 填写 供方基本情况调查表 2 研发部和生产部 外包加工 在选择新供方时 在经过对其产品样品试用评价 设备 人员资格 质量保证能力评价合格后 提出 外购 外协物资合格供方评定申请表 经项目主管或生产部经理审 精品文档 2欢迎下载 核后 主管质量经理批准实施 5 2 2 供方的评价 5 2 2 15 2 2 1 供方选择和评价的标准供方选择和评价的标准 对供方应依据下列原则进行评价 1 在其他条件相同时 依据质量 交货期 价格等因素对产品影响的顺序进行评价 选 择 2 对指定品牌 型号的物资 应择优选择其代理商 3 新供方与原供方相比 在质量 交货期 价格等三点无明显优势的情况下 原则上不 予增加 4 因新增采购物资而增加的供方 应在充分的市场调查基础上 优选确定 5 对重要的物资和外协供方应建立备用制度 以备不时之需 注 备用供方是指 以前有过业务往来 因各种原因目前没有列入 合格供方名单 的供方 包括研发采购 对其不实施供方管理 6 对重要的物资和外协供方应建立备用制度 以备不时之需 现有供方不能满足需求时 应优先从备用供方名单中选择录用 当备用名单不能满足需求时 才可重新选择 5 2 2 2 供方评价方式的选择 在经过初选的供方名单中 通常采用以下几种评价方式中的一种或几种方式组合来确定本组织 的合格供方 a 供方能力和 或质量管理体系的现场评价 当确定需要对供方进行现场评价时 采购部门应向总经理汇报 并应提前一周与供方协商 供 方同意后 由采购部组织前往供方现场进行供方能力和 或质量管理体系的现场评价 评价内 容一般包括 企业管理 设备水平 生产能力 质量保证体系等 并与现场考察部门共同填写 供 方现场审核评价表 b 产品样品评价或批量认定 当需要选择该种评价方式时 采购部应与供方联系 要求其提供样品或小批产品 样品或小 批产品到货后 由生产部或其他产品部安排试用 并出具试用情况的报告 c 历史使用情况评定方式 历史对实施本程序前已建立供货关系的供方 采购部应组织收集 整理供货产品的历史使用 情况 并形成书面材料 以便对其进行评定 d 对比类似产品的试验结果 当确定需要采取此种评价方式时 由采购人员负责对类似产品的进货检验的记录或报告进行汇 总分析 以确定类似产品的质量状况 e 对比其他使用者的使用经验 采购人员应充分了解其他使用者对该类产品的使用情况 必要时 可要求提供其他用户使用 的证实材料 或直接获得其他用户使用状况的证实材料 以便对该供方进行评价 f 对供方基本情况及业绩调查 由采购部提供供方的企业概况 企业管理水平 企业信誉 生产流程 销售服务 运输能力 精品文档 3欢迎下载 价格 代理产品授权书 如是代理商 代理产品规格书等有关资料 以便对该供方进行评价 5 2 2 3 供方评价的实施及评价结论 1 对重要物资新供方和外加工厂商采用a b f 方式评价 长期合作的原有供方采用 c e f 方式评价 采购部会同其他部门填写 供方评定记录表 得出合格与否的结 论 合格后可列入 合格供方名录 2 一般物资的新供方采用d e f 方式评价 原有的合作供方采用e f 方式评价 填 写 供方评定记录表 评价合格后即可列入 合格供方名录 3 辅助物资采用f 方式评价 品质部在进货时对其进行验证 并保存验证记录 合格 者由采购部负责人批准后 即可列入 合格供方名录 对零星采购的辅助物资 其 进货验证记录视为对此供方的评价 5 2 2 4 采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评 填写 供方审核评价表 评价时按百分制 质量评分 占 60 交货期评分占 20 其他 如价格 售后服务等 占 20 评定总分低于 60 或质量评分低于 48 应取消其合格供方资格 如因特殊情况留用 应报生产部负责人批准 但应加强对其供应物资的进货验证 并执行 5 2 3 4 条款 连续第二次评分仍不及格 应取消其供货资格 5 2 2 5 对外协加工的供货控制 除按照 外协加工管理办法 执行外也应执行上述条款规定 5 2 2 6 对服务供方的控制 为企业提供服务的供方 如运输公司 检测 培训机构等 也应经评价合格后方可向企业提供服务 对 国家授权的计量试验室 可不再做服务质量评价 5 3 采购 5 3 1 采购计划 采购部根据市场部 生产部及库存情况编制 采购计划 经采购部负责人批准后实施采购 5 3 2 采购的实施 1 采购员根据批准的 采购计划 在 合格供方名录 中选择供方并进行采购 2 第一次向合格供方采购重要和一般物资时 应签订 采购合同 明确品名规格 数量 交货地址 交货周期等 3 并签署 质量保证协议书 质量要求 技术标准 验收条件 违约责任及法规要求等 4 采购前采购员应核实提供给供方技术的要求是否有效 将 采购合同 交采购部负责人确认后实施 采购 5 4 采购信息 5 4 1 采购文件 5 4 1 1 应包括将要被采购的产品的信息 1 对产品的质量要求 可直接引用各类标准或提供规范 图样等技术文件 2 对产品的验收要求 3 其他要求 如价格 数量 交付等 5 4 2 本公司的采购文件包括 报价单 采购物资分类明细表 采购合同 质量保证协议书 及附件 等 由采购部保管 5 5 采购产品的验证 5 5 1 采购物资的检验 采购物资到货后 由采购的仓储人员负责送检 并将到货信息及时通知有关人员 品质部检验人员负责按 过程和产品的测量和监控程序 和 进货检验和试验控制程序 的规定进行进货检 验 对检验不合格的物资检验员按照 不合格控制程序 中的规定处理 5 5 2 对采购的产品可以有如下几种验证方式 a 由品质部进行进货验证 参见 入厂检验流程图 精品文档 4欢迎下载 b 由本公司在供方现场实施验证 5 5 3 验证活动可包括检验 测量 观察 工艺验证 提供合格证明文件等方式 根据 采购物资分类明细 表 在相应的检验规程中规定不同的验证方式 5 6 采购物资不合格的处理 5 6 1 供方产品出现严重质量问题 采购部向供方发出 不适合品通报书 如两次发出处理单后而供方质 量状况没有明显改进的 应取消其供货资格 当采购物资的质量问题给本公司造成重大损失时 采购部门应 依据合同要求供方承担相应的损失 5 6 2 当出现质量争端和数量差异时 采购人员首先查清原因 分清责任 与供方协商解决 重大事项可依 照合同法报仲裁机构处理 5 75 7 采购物资的入库采购物资的入库 采购部的仓储人员对检验合格的物资直接办理入库手续 入库单 应由检验人员 仓库保管人员在上签署 完整后才能入库 仓库保管人员负责采购物资的贮存和维护 5 85 8 采购的资金 发票管理采购的资金 发票管理 略 6 6 相关文件相关文件 6 1 过程和产品的测量和监控程序 品质部 6 2 不合格控制程序 6 3 入出库管理流程 6 4 采购管理制度 6 5 仓库管理制度 6 6 仓库管理程序 6 7 剩余物料退库管理程序 6 8 采购部组织概况 6 9 供货商开发承认管理程序 7 7 记录记录 7 1 供方基本情况调查表 7 2 供方现场审核评价表 7 3 合格供方名录 7 4 质量保证协议书 7 5 采购计划 7 6 采购物资分类明细表 7 7 样品确认单 7 8 采购申请单 7 9 采购合同 精品文档 5欢迎下载 编制秦景辉天津恒宇医疗科技有限公司页码 2 2 审核标题不合格品控制程序不合格品控制程序编号 HYCG 2016 001 1 1 目的目的 建立并保持对不合格的原材料 外协 外购件 在制品 半成品和成品的有效控制机制 防止不合格品 的非预期使用或交付 2 2 适用范围适用范围 适用于本公司在进货 生产过程和顾客处发现的不合格品 3 3 术语术语 3 1 不合格品 指未满足要求的采购品 半成品 成品 3 2 返工 为符合不合格产品条例的要求而对其采取的措施 3 3 降级 为使不合格产品符合不同于原有的要求而对其进行等级的改变 3 4 让步 对使用或放行不规定要求的产品的许可 3 5 报废 4 4 职责职责 4 1 生产车间 仓库负责对不合格品进行标示和隔离 4 2 生产车间负责对班组自检或互检中发现的不合格品进行处置 4 3 质量管理部负责对检验中发现的不合格品进行评审和处置 建立不合格品信息台帐 4 4 采购部负责来料检验不合格产品的退货及与供应商的协调 5 5 工作程序工作程序 5 1 标示与隔离 5 1 1 经质检处检验且判定为不合格的进货物料 IQC 应在不合格物料相应的物料标签上加盖 物料检 验不合格 章 生产车间对其标示存放 5 1 2 工序中的不合格品应在该工序机台旁进行隔离存放 并做好标示 只有经生产部门确认后才能统 一处置 5 1 3 各工序的产品物流标签上应如实反映合格品与不合格品的数量 5 1 4 成品检验中检出的不合格品 应进行隔离存放 做好标示 5 2 不合格的评审 5 2 1 采购的不合格物料或生产过程中的不合格品 品质部根据物料或产品的不合格项及其对最终成品 的质量的影响程度 必要时会同相关部门进行评审 做出相应的处置意见 并报告品质部和生管 负责人后 生产车间 仓库 与采购部按不合格品的处置意见对不合格品进行处置 5 2 2 参加不合格评审的人员一般为部门主管级 以确保其有足够的能力与经验 5 3 不合格品的处置 让步 对使用或放行不符合规定要求的产品的许可 报废 为避免不合格产品原有的预期用途而对其采取的措施 返工 为使不合格品符合要求而对其采取的措施 降级 为使不合格符合不同于原有的要求而对其等级的改变 放行 对进入一个过程中的下一阶段的许可 5 3 1 物料 a 退货 被评审为退货的不合格品 由仓库负责做退货处置 b 特采 试用 如物料为生产急需 其部分不重要项目的检验结果与标准规定的偏差较小时 可 作特采 试用处置 IQC 在该批物料的适当位置加盖 特采 试用 章 c 挑选使用 被评审为挑选使用的物料 IQC 在该批物料的适当位置加盖物料挑选使用章 该物 料在投入使用之前将其中无法使用的部分进行挑选并标示 隔离 其余物料按合格品投入使用 5 3 2 半成品 a 返工 各生产工序过程中所产生的不合格品 如能采取某种措施进行返工处置的须进行返工处 精品文档 6欢迎下载 置 返工后的产品由品质部进行检验 经检验合格后才能进入下道工序 b 降级使用 不能进行返工但可以改变其用途的产品 可以降级使用或改作他用 经评审降级使 用或改作他用的产品 应隔离存放 并做相应的标示与记录 c 挑选使用 可以挑选使用的不合格品应挑选 挑选出的产品经品质部复检合格后才能进入下道 工序使用 5 3 3 成品 a 让步 经评审决定让步的产品 必须经过 QC 最终检验 凡未达到产品质量要求或客户要求时 报品质部和生管部负责人审核 经同意后 在如实向客户做出说明的情况下 且只有客户同意让 步接收后 才能让步放行 b 不能让步的不合格品 视具体情况按返工 挑选使用 报废等方式处置 5 4 执行方案 5 4 1 不合格品不能通过上述措施 让步 降级 返工 返修等 处置时 作报废处置 要报废的产品应 隔离存放并标示 只有经过品质部和生管部负责人同意后才能统一报废处置 并有相应的记录 具体的报废程序按 产品管理制度 执行 5 4 2 不合格品所采取的处置措施 让步 返工 返修 降级 报废等 均应分析造成其不合格的原因 具体要求按 纠正与预防措施控制程序 执行 5 4 3 不合格品信息统计由品质部 数据分析控制程序 执行 不合格品记录按 数据分析控制程序 执行 6 6 质量记录质量记录 品质信息反馈单 不合格品 标示 隔离 评审 处理 让 步 接 收 降 级 报 废 或 退 货 返工或挑选使用 检验 合格品报废 不合格品控制流程图 不合格品控制流程图 精品文档 7欢迎下载 货款结算 订单结束 编制秦景辉天津恒宇医疗科技有限公司页码 2 2 审核标题入出库管理程序编号 HYCG 2016 002 采购控制流程图 采购控制流程图 申购部门采购部公司领导供应商 工程部 品管部 使用部门 仓管部 NO 无合格供应商 有合格供应商 YES NO YES 评价验厂 NO YES NO YES 备注 常规性的采购项目 如果之前有价格审批的 可省略在系统中进行询价比价的过程 采购员根据价格 与交期自行选择供应商 但所有过程都必须控制在授权范围之内 不能越权采购 采购申请单开发新供应商 确认价格交期 样品确 认报告 输入询价结果 打印采购订单及 提交审批 审批询 价结果 1 个工作日内 签回采购订单 确认采购订单 审批 收到签回订单及 时跟踪交期 仓管员按 单收货 暂收 并及时送 检 指定人 员办理 入库并 提交相 关单据 送货单 送货单 按照图 纸 规格 要求进 行检验 根据申请单 确定供应商 入库单 货款结算 订单结束 采购员打印 采购订单 环境报告 质量保证书 精品文档 8欢迎下载 出入库及送检流程图 出入库及送检流程图 供应商采购部品管部仓库使用部门备注 通知采购员 由采购员 安排退货并告知是补货 还是扣款 不合格 合格 仓管员应保证不 收多货及收错货 IQC 应每月提交 来料检验结果的 报表 以便统计 来料合格率 使用部署需要领 料时 必须开领 料单或出库单交 由车间领导签字 确认后方可进行 注 系统中设暂收仓 货物暂收入系统后相关人员 采购员 要能查到到货情况 但暂收的货物不能进行对 账与货款支付 待检验合格后再进行入库操作 入库后的货物才能进行对账与结账 送货单 来料暂收 核对送货单 与采购订单 是否一致 来料送检单 入库单 根据技 术规格 书来进 行来料 检验 来料检验报告 不良货物 退货单 返品 单 不良货物 良品 入库单 良品 领料单 出库 单 补货单 精品文档 9欢迎下载 编制秦景辉天津恒宇医疗科技有限公司页码 1 1 审核标题剩余物料退库管理程序编号 HYCG 2016 003 目目 的 的 制定物料退库的管理规程 确保退库的物料按规定的程序进行管理 避免混淆与差错 适用范围 适用范围 适用于原 辅料 包材等生产物料的退库处理 责责 任任 人 人 仓库保管员 车间相关岗位人员 QA 人员对本程序的实施负责 1 1程序程序 1 1 每批生产及包装所剩余的原辅料 包装材料都需要由车间相关岗位操作人员与仓库保管员办 理退库手续 1 2 每批生产结束后 由车间管理员及时统计剩余物料 填写退库单一式二份 见附录 交质量 保证部审核 1 3 质量保证部接到退库单后由现场 QA 进行复核 1 3 1 未开封的物料 检查其包装是否完整 封口是否严密 确认物料无污染 数量准确 1 3 2 已开封的物料 检查其扎口是否严密 确认物料无污染 无混淆 数量准确 1 3 3 当 QA 对剩余原辅料的质量有疑问时 可填写请验单 取样交质量控制部检验 1 3 3 1 检验结果合格时 继续正常退库流程 1 3 3 2 检验结果不合格时 按 不合格品控制程序 的规定进行处理 1 3 4 已打印批号 有效期等信息的包装材料不得退库 按 不合格品控制程序 的规定进行处 理 1 3 5 质量保证部经理根据现场 QA 复核结果在退库单上签字 确认是否可进行退库 1 4 车间接到经批准的退库单后 清点物料 由车间相关岗位操作人员与仓库保管员办理交接手续 1 5 仓库保管员凭退库单核对物料的品种 规格 数量和批号 检查物料的包装情况 确认无误后签 收物料 办理入库 并按相关管理规定将物料放置到相应位置 填写库卡 及时入账 做到帐 物 卡一致 1 6 在连续生产时 上一批产品的剩余物料可只进行退库的账务处理 实物暂存车间 待下批生产发 料时 由仓库从账面上扣除 1 7 退库物料在下一批产品生产时优先发放 2 2附录附录 退 库 单 退料日期 年 月 日 NO 品质确认 NO 名称批号规格 型号单位退料数量退料原因 结果 OK NG负责人签字 备注 精品文档 10欢迎下载 编制秦景辉天津恒宇医疗科技有限公司页码 4 4 审核标题采购部管理制度编号 HYCG 2016 004 第一章总则 第一条为了规范公司的物资采购业务 根据公司经营目标和管理方针制定询价 议价流程 降低物资采 购成本 确保公司各项物资供应 加强公司物资采购的监督管理 特制定本制度 第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范 第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质 比价采购 货比三家 同等材料质优 价廉 服务好者中标 第四条采购的申请提出 第二章采购流程 1 生管部管理根据物料需要状况 库存数量 请购前置期等要求 每月 25 日前开立下月的所需物料 采购申请单 包括已有销售合同订单的生产用主材 辅材 工具 设备修理配件 劳动保护用品 各种 日常耗材等 2 其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立 采购申请单 3 采购申请单 应注明物料名称 规格 数量 需求日期及注意事项 经权责主管审核 并依请购核 准权限送呈相关人员批准 4 采购申请单 一联自存 二联送交采购部 三联交财务部 5 交期相同的同属一个供应厂商之物料 请购部门应填具在同一份 采购申请单 内 6 紧急请购时 请购部门应于 采购申请单 备注栏注明 紧急 字样 第五条请购核准权限 1 生产所需原材料单笔请购金额预估在人民币 5000 元以下者 由公司副总核准 超过此数额的 由总 经理核准 特别情况紧急处理 2 生产研发部门需购买的机械配件 零件 价值在 1000 元以下的由研发部填写采购计划报给部门主管 审批签字后方可送采购部 3 常用办公用品及物业所需物品请购 由办公室填报 采购申请单 办公室主任批准 空调 热水器 高级家具及单件物品价格在 1000 元以上的由总经理核准 第六条请购的撤消 1 已开具 采购申请单 并经核准后因各种原因需撤消请购时 由请购部门以书面方式呈原核准人 并转送采购部 紧急时应第一时间先口头知会采购部 2 采购部门接获通知后 立即停止采购 3 如遇特殊情况未能及时停止采购时 采购部应商原请购部门并妥善处理善后事宜 第七条采购方式 根据本公司实际情况 公司物料采购采用以下三种方式 1 集中采购公司通用性大宗物料 原材料 以集中采购较为有利 依定时或定量之计划进行采购 2 合约采购公司经常使用之物料 副材料 固定消耗品等 采购部应事先选择供应商 确定供应价格 及交易条件 办理合约采购 依定时或定量之方式进行采购 3 一般采购除 1 2 以外之零星物料 采用随需求而采购之方式 第八条询价 议价 1 采购部采购人员接获核准后之 采购申请单 除集中采购方式外 应选择至少三家列入公司 合格 供应商名录 内的供应商作为询价对象 2 确属货源紧张 独家代理 专卖品等特殊状况 不受前条所限 3 如向特约供应商采购时 应附其报价明细表 如特约供应商有两家以上 则应向其同时索要报价明 细表 4 选择询价或采购的对象 应依照直接生产厂商 代理商 经销商之顺序选择 精品文档 11欢迎下载 5 供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时 采购人员应商请购部门确认 6 专业材料 用品或项目 非标性采购 采购部应会同使用部门共同询价与议价 7 询价后 如有必要 采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价 议价应注意品质 交期 服 务兼顾 第九条议价原则 遇以下状况时 采购部应及时与供应商议价 1 市场价格下跌或有下跌趋势时 2 采购频率明显增加时 3 本次采购数量大于前次时 4 本次报价偏高时 5 有同样品质 服务之供应商提供更低价格时 6 其他有利于公司条件时 第十条定价核准 1 采购人员询价 议价完成后 填写 报价单 调查表 对内使用 随附各供应商回传的 供应商 评价表 对外使用 必要时附上书面说明 呈采购部主管审核 采购部主管审核时 认为需要再进一步议 价时 退回采购人员重新议价 或由主管亲自与供应商议价 2 单笔采购金额在 5000 元以下的采购订单 价格由采购部主管核准 确定供应商 超过 5000 元的采 购订单 其价格提交副总 总经理核准后确定供应商 3 采用集中采购方式采购的供应商确定 必须呈送总经理核准 第十一条订购作业 1 采购人员接获经核准之供应商后 应以本公司出具 购销合同 订单邀请书 形式向供应商订购物 料 并以传真形式签字盖章确认回传管理 2 若属一份订购单多次分批交货的情形 采购人员应于 购销合同 订单邀请书 上明确注明 3 采购人员应控制物料订购交期 及时向供应商跟催交货进度 第十二条验收与付款 1 依相关检验与入库规定进行验收工作 2 依财务管理规定 办理供应商付款工作 第三章采购物品之品质管理 第十三条采购品质文件资料要求 物料订购前 本公司应提供下列文件资料 或在 购销合同 订单邀请书 采购合约内予以明确规定 1 订购物料之规格 图纸 技术要求等 2 产品技术精度 等级要求 3 各种检验规范 标准或适用规格 4 所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求 5 需要供方签署 质量保证协议书 第十四条合格供应商之选择 物料采购 除经总经理特准外 均需向合格供应商订购 合格供应商一般要求符合下列 条件 1 经本公司供应商调查 列入 合格供应商名录 内的供应商 2 提供的样品经本公司确认合格 3 类似物料以往采购之良好记录 第十五条品质保证之协定 物料采购 应由供应商承负品质保证之责任 并在订购前明确 本公司要求供应商承诺下列品质保证 1 供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统 如 ISO9000 14000 18000 13485 医 疗器械质量管理规范等 2 供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测 3 供应商应随货送交其出货品检查成绩书 精品文档 12欢迎下载 4 接受本公司必要之供应商调查 5 保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付 6 非标性采购涉及研发成果 技术图纸等问题 供应商必须严格遵守保密协议书里面要求和条件 并 且共同签署 合作保密协议书 违规按照协议条款进行补偿责任 第十六条进货验收之规定 供应商提供之物料 必须经过本公司仓库 品管 采购等部门人员之相关验收工作 主要包括下列几项 1 品质保证部 IQC 工程依进料检验规定进行抽样检验 以确定交货品质是否符合品质要求 涉及数 量少的产品要求全检 数量多的产品规定要求抽检进行 2 处理短损根据点收 检验结果 对发生短损的 予以更正数量 必要时向供应商索赔 3 退还不合格品对检验不合格之物料 退供应商进行必要处理 由此造成的损失 向供应商进行索赔 第十七条品质纠纷处理 有关采购物料发生规格不符 品质不良 交货延迟 破损短少 使用不良等情况之处理流程统称为品质 纠纷处理 具体规定如下 1 处理依据以双方事先约定之品质标准作为处理依据 并于 购销合同 订单邀请书 上详细说明 其 中涉及交货时间 检验标准 包装方式等的 原则上以本公司之要求为依据 2 采购物料退货与索赔 1 以退回之采购物料应由仓管员清点整理后 通知采购部 2 采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品 3 现货供应之退货 要求供应商更换合格之物料 不良交换进行 4 订制品之退货 原则上要求供应商重做或修改至合格为止 5 确属无法修复或供应商技术能力不足时 可取消订单 另觅供应商 6 退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔 7 双方事前没有明确订购合约时 以实际造成本公司之损失向供应商索赔 3 其它索赔规定 1 供应商原因造成之交货延迟 以实际造成本公司之损失向供应商索赔 2 破损短少情形 由供应商补足合格物料 若由此造成本公司之损失 依实际发生状况索赔 3 因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良 造成本公司之损失 依实际发生状况索赔 4 其他原因导致本公司之损失 依实际损失向供应商索赔 第四章采购交期管理 第十八条采购交期管理是采购的重点之一 确保交期的目的 是必要的时间 提供生产所必需的物料 以保障生产并达成合理生产成本之目标 第十九条依供应商评鉴办法进行考核 将交期的考核列为重要项目之一 以督促供应商提高交期达成率 第二十条对托收到而货未到 或货到发票未到 应及时通知经办人 尽快查实情况 第五章付款方式 第二十一条付款方式 1 由采购部根据 采购申请单 购销合同 订单邀请书 对账单 支出申请单 送货单 向 财务部请款 2 财务部依合同规定之给付方式 与厂商结款 特殊情况需经总经理批准 第六章采购人员工作职责 第二十二条对短缺物资 采购员要征求使用单位意见 在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代 用品 否则 出现后果由采购员负直接责任 第二十三条采购人员必须按采购作业规范运作 对不按计划要求及质量要求采购 造成的超储积压 损 失均由采购人员承担经济责任 精品文档 13欢迎下载 第二十四条对采购员未能及时完成采购任务时 应及早报告部门主管说明原因 提出相应意见方案 采 购部应及时与请购部门沟通 拟定补救办法和处理对策 特别重大事项 应汇报总经理 第二十五条物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想 尽职尽责 坚持原则 秉公办事 切实维护公 司的利益 保障公司采购成本的最低化 采购质量的最优化 采购效率的最快化 第二十六条采购人员必须遵守公司规章制度 按照规定的程序和标准采购 任何人不得私自订购和盲目 进货 第二十七条采购人员必须做到廉洁自律 秉公办事 不谋私利 任何人不得在物资采购过程中私下收受 回扣或酬金 第二十八条采购人员必须树立服务意识 急生产经营所急 想生产经营所想 任何人不得无故积压或拖 延采购及相关工作 第二十九条为掌握瞬息万变的市场经济商品信息 如价格行情等 采购人员必须经常自觉学习业务知识 提高业务工作的能力 以保证及时 保质 保量地做好物资供应工作 第三十条售后服务 对于采购物资 采购部在签订购买合同时 要明确服务约定 1 采购物资在投用前需厂家进行现场指导的 由采购部负责联系 2 对于在使用过程中 保质期内 正常使用条件下 出现的质量问题 由采购部在规定时间内协调解 决 第七章附则 第三十一条本制度由采购部负责解释 第三十二条本制度自总经理办公会议通过之日起实施 精品文档 14欢迎下载 编制秦景辉天津恒宇医疗科技有限公司页码 2 2 审核标题仓库管理制度编号 HYCG 2016 005 1 目的 为了防止产品在使用或交付前受到损坏或变质 特制定本规定 2 适用范围 本制度适用于所有原材料 配件 外协件 半成品及成品的贮存管理 3 管理制度 3 1 仓库重地 严禁非仓库 工作人员随意出入 有事须进库房时 必须有库房人员陪同 3 2 仓库内严禁烟火 各种消防设施 设备严禁乱放 被覆盖或挪做他用 做好防潮 通风 措施 物品码放应距墙面 10 厘米以上 必要时 采取上苫下垫措施 3 3 酒精 乙醚等化学品必须存放于化学品库 搬运酒精 乙醚 纸制品等易燃易爆物品时 严禁烟火 做好防护措施 3 3 1 化学品管理职责 采购部负责公司化学品采购 原材料库负责对库存化学品进行管理 3 3 2 化学品管理规定细则 原材料库对库存化学品进行隔离存放 库区内严禁烟火 库存化学品台帐 标识卡片等必须标注生产日期 以生产日期为准 按生产日期或保质期 出库 化学品存放地点应避免高温线照射 温度过高应采取通风降温措施 3 4 物品入库 出库管理 3 4 1 所有原材料 配件 外协件及半成品必须经检验 验证 合格后方可入库 由库管员 开具入库单 填写物料管制卡 标注物品名称品名 分供方名称 生产单位 及规格型号和 数量 3 4 2 成品必须检验后方可入库 由库管员开具入库单 同时填写有关帐 卡 3 4 3 库存物品按先入先出的原则出库 3 4 4 原材料 配件 外协件及半成品出库时 有领用部门填写领用单 到库房领用 库管 员按照领用单上的数量进行发货 精品文档 15欢迎下载 3 4 5 成品出库时 库管员根据发货单进行发货 详细记录发货数量 编号及货物流向 3 4 6 定期盘点 及时填写有关帐 卡必须做到帐卡物相符 3 4 7 发生盘盈 亏 时 库管员应及时上报主管领导并查明原因 责任人须提交说明报告 如数额巨大 公司有权追究其责任 3 4 8 对于退回的不合格品 库管员必须在规定的区域内隔离存房 同时做好不合格状态标 识未经批准 不得擅自使用 3 4 9 仓库内无人时必须关灯 断电 关闭水龙头 并关好门窗做好防盗措施 4 其他管理 4 1 仓库管理人员每天上午 9 00 9 30 期间 检查仓库水 电 消防等安全问题 做好一天 开始工作的前期准备 4 2 仓库管理人员每天上午 10 00 10 30 期间 清洁 清扫仓库卫生 并习惯化素养养成 4 3 仓库管理人员每天定期检查并清理捕鼠器 防止鼠患影响材料环境质量 精品文档 16欢迎下载 编制秦景辉天津恒宇医疗科技有限公司页码 5 5 审核标题采购部组织概况编号 HYCG 2016 006 一 采购部组织结构图 定编总人数10 人 制定鄢江 系统审批 人力资源核准 总裁审批 实施时间2009 年 3 月 1 日 副 总经理 王挺 1 人 采购部主管 秦景辉 1 人 仓库 蒙长鹏 采购专员 刘静 仓库 平慧英 采购专员 张金龙 精品文档 17欢迎下载 二 供应商管理部岗位编制人力资源状况 计划 编制 现有 人员 部门序号岗位名称 名 是否 空缺 人员来源或要求到位时间 1 副总经理 110 2 主管 110 3 采购专员 220 4 仓库管理员 220 采购部 5 三 岗位职责 岗位名称采购部主管直接上级副总经理 直接下属采购专员 仓库管理员 岗位关系公司所有相关部门 供应商 外协 本职工作对供应商的开发 评估 考核 督导和采购部日常管理 对应体系审核工作 负责本部门管理制度 流程的制定 实施与完善 确保工作规范高效 进行本部门的职位设立 工作职责 工作权限的优化与完善 提高工作效率 制订本部门的工作目标 有效支撑公司整体目标的实现 进行部门内员工的培训 考核 激励和配置 改进工作绩效 与各相关部门的工作沟通与协调 对新供应商进行评估并给出可行性建议负责 建立采购部管理程序 以完善体系文件对应审核要求 主 要 职 责 对部门人员专业技能的培训 保证部门工作的可延续性 可传承性 组织部门人员共同完成部门季度 年度任务 领 导 责 任 部门工作任务的分配 终止实施日期年 月 日 定编总人数10 人 制定鄢江 系统审批 人力资源核准 总裁审批 实施时间2009 年 3 月 1 日 终止实施日期年 月 日 定编总人数10 人 定编总人数 制定 系统审批 人力资源核准 总裁审批 实施时间 终止实施日期 定编总人数10 人 制定鄢江 系统审批 人力资源核准 总裁审批 实施时间2009 年 3 月 1 日 终止实施日期年 月 日 定编总人数10 人 制定鄢江 系统审批 人力资源核准 总裁审批 实施时间2009 年 3 月 1 日 终止实施日期年 月 日 定编总人数10 人 制定鄢江 系统审批 人力资源核准 总裁审批 实施时间2009 年 3 月 1 日 终止实施日期年 月 日 精品文档 18欢迎下载 对供应商管理人员的工作业绩有考核权力 选择 评估 淘汰供应商 主 要 权 利 合同执行权 熟悉供应商各相关运作流程及照明产品生产制做流程 善于观察思考 公正清廉的工作作风 为人正派 有较强的沟通 组织 协调和表达能力 善于组织谈判 通晓成本控制的方法和手断 有较强的价值观念 具有一定的财务管理知识和企业管理经验 任 职 要 求 岗位名称采购专员直接上级采购主管 直接下属供应商 岗位关系相关部门 本部门 供应商 本职工作负责建立供应商信息库 开发新供应商 组织对新供应商评估考察等工作 负责供应商开发专员的日常工作安排及考核管理工作 负责新供应商开发的进度跟进工作 负责组织新物料样品确认及产品承认书的建立跟踪管理工作 负责临时性采购供方的选择 审价 跟进工作 负责收集相关供方资料 建立供应信息库 负责组织对新供方的初始评审工作 上级安排的临时事务 每日汇报工作计划和完成情况 主 要 职 责 供应商开发专员的管理及日常工作安排 公正清廉工作监督 领 导 责 任 主 要 选择 评估 淘汰供应商建议权 精品文档 19欢迎下载 合同执行权建议权 权 利 供应商入围建议权 善于观察思考 公正清廉的工作作风 为人正派 有较强的沟通 组织 协调和表达能力 善于组织谈判 任 职 要 求 通晓成本控制的方法和手断 有较强的价值观念 岗位名称仓库管理员直接上级采购主管 直接下属无 岗位关系生产部 本部门 品质部 本职工作负责仓库的料 卡 帐一致性和现场的 5S 可视化管理 组织定期盘点工作 负责采购进货的送检工作 配合采购 品质的入库前期工作 负责材料的验收合格入库的管理工作 并且 3 定管理 负责仓库的出库领料工作 并且严格遵守先入先出原则管理 负责每天对仓库内部的整理 整顿 清扫 清洁 并习惯化的养成工作 负责每天整理仓库的入出库管理台账 并且每天发送给有关部门参考共享 负责仓库的安全管理 防止火灾以及其他危险发生 上级安排的临时事务 每日汇报工作计划和完成情况 主 要 职 责 公正清廉工作监督 领 导 责 任 主 要 权 遵照仓库入出库管理规定严格执行操作流程 不妥协任何部门的要求 精品文档 20欢迎下载 以规定制度为管理准则 严格执行仓库的单据管理 不可放松 利 为人正直 责任心强 能吃苦耐劳 无抱怨情绪 做事谨小慎微 最好是一个原则性很强的人 任 职 要 求 工作认真积极 时间观念强 最重要的一定要服从上级领导的工作安排与教育 四 四 部门目标 入库合格率 99 交付及时率 90 合同签订 执行 100 代理商 5 部门间投诉 0 次 编制秦景辉天津恒宇医疗科技有限公司页码 8 8 审核标题供货商开发管理程序编号 HYCG 2016 007 供应商开发操作细则供应商开发操作细则 1 1 目的目的 规范供应商开发作业 及时后备供应商 更换不合格供应商 极大范围地为公司扩展供应渠道 满足公司高 效快速成长需求 2 2 范围范围 公司所有原材料 辅助材料 设备 特殊物资 外发加工 杂项供应商开发过程的控制 3 3 定义定义 3 1 供应商进入资格 具有合法资质 相关合法 有效证照齐全 具有切实的质量保证能力与生产或服务提 供能力 3 2 合格供应商资格 经考察和现场评审小组进行现场评估 确认具有生产和服务提供能力 质量保证能力 具有强烈合作意愿的供应商 3 3 录入合格供应商目录资格 具备进入资格 获得合格供应商资格 其产品和服务具优势的供应商 方可 载入 合格供应商目录 精品文档 21欢迎下载 4 4 职责职责 4 1 供应商管理部负责对外部供应商的开发 信息收集 价格确认 资料存档 因价格原因新开发供应商的 物料提出试产申请 4 2 研发 采购 价格管理等相关单位有供应商开发需求时 提出供应商开发申请 4 3 所有供应商开发申请由价格采购部进行确认或作价格指引 4 4 供应商开发组负责相关技术文件的传递 并实施 跟踪完成供应商开发流程 4 5 价格采购部负责杂项供应商开发与采购管理 4 6 采购管理中负责对供应商进入资格 淘汰 的审核 5 5 非标准性采购供应商开发非标准性采购供应商开发 定义 特殊性 非常规产品 现供应商无此类型产品或服务的 订单或仅作非标准性采购的产品 物料的采 购业务 5 1 根据现有货源情况 现有供应商不能提供所需新的物料 产品 新供应商开发需求单位填写 供应商开 发申请表 注明品名 数量 规格 型号 技术标准等信息 经部门主管审核 系统负责人批准后 送价 格采购部确认是否需要开发新供应商 采购部就现有供应商进行评估 若有必要开发新供应商则提供所需物 料指导价位 采购部应对该指导价进行确认并签署意见 供应商开发申请单位可以推荐供应商 如属客户指 定供应商 必须提供客户指定文件 由价格采购部进行价格评估 5 2 采购申请单 由填写人送采购部确认和检讨 副总 总经理最终批准 再传达于供应商开发组执行供应 商开发 5 3 供应商开发组收到 供应商开发申请表 后 即着手与供应商进行联络 约谈供应商索取样品及初步报 价 议价 5 4 供应商开发组以 供应商基本信息调查表 向供应商发送信息收集要求 索取供应商营业执照 组织机 构代码证 税务登记证 生产经营许可证 卫生许可证 有关产品认证证书 管理体系认证证书等 5 5 当上述资料收集完成并经审核无误 供应商开发组向供应商索取样品 并随 样品确认单 送相关部门 进行检验确认 合格则以 价格确认单 进行最终价格确认 填写 供应商进入资格审批表 送部门负责人 签署意见 副总经理审核 系统总经理批准 5 6 进入资格审批后 供应商开发主导与供应商签订 购销合同 5 7 样品确认合格 合同签署 价格确认后 供应商开发组填写 录入合格供应商目录 经采购部和价格 管理部部长签署意见 采购管理中心经理审核 系统负责人批准后 由采购管理中心事务专员送数据管理部 建立货源 录入系统 5 8 录入合格供应商目录审批表 回执一份给供应商管理部存档 供应商开发人员联络计划部 采购部下 达生产采购计划 执行采购作业 精品文档 22欢迎下载 附件一附件一 非标准性供应商开发流程非标准性供应商开发流程 责任单位流程图使用记录 需求单位 采购部 采购部 供应商 采购部 采购部 采购部 研发部 采购部 采购部 NG 供应商开发 询 议价 供应商调查 评估 签订合同 一次性采购供方开发申请 录入合格供应商目录 采购订单跟踪 NG 采购申请单 钉钉审批单 图 纸和技术参数 供应商开发申请单 报价单 供应商基本信息调查表 供应商进入资格审批表 临时采购合同 录入