公路工程竣工资料归档详解 课件

档案管理,二一一年十一月,一、档案的定义 二、科技档案整理规范,一、档案的定义,档案法规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是历史的鉴证:档案是国家宝贵历史文化财富，档案的历史价值在社会和经济发展中，在内政、外交、政治、经济、军事、文化等诸多领域一直占有突出地位，发挥着不可替代的信息支撑作用。,文件资料与档案的区别与联系,文件资料(内业资料)：零散的，完整的，有保存价值的，无保存价值的，各种纸质文件材料。档案：已办理完毕的，经过系统整理的，有保存价值的，不同载体,二、科技档案整理规范,（一）竣工文件材料立卷归档依据标准科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 (DA/T282002),公路：收集范围：关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发201065号）分类整理：关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知（交办发2010382号）实用范本：云南省公路工程竣工文件编制实用范本注：65号文仅作为公路建设项目文件材料收集归档范围，不能按附件2整理和编目。文件材料的整理编目应按382号文执行。,二、科技档案整理规范,(二）归档工作组织与职责实行项目法人负责制(公路建设项目竣工文件的编制和归档，项目法人为第一责任人，把竣工文件编制归档工作作为工程建设的重要组成部分，纳入项目管理工作。) 项目法人单位（指挥部）：建设管理程序、招投标制、合同管理项目监理单位：监理工作内容项目施工单位：档案专业人员、定岗定员,二、科技档案整理规范,（三）文件材料归档整理程序收集（预立卷）整理（立卷）卷内目录案卷目录,二、科技档案整理规范,（四）归档范围凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理、养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。,二、科技档案整理规范,（五）收集预立卷制度382号文附件1：公路建设项目文件材料收集归档单位表，即归档整理的档案顺序。单位工程、分部、分项工程划分表：是具体施工过程中材料归档整理的档案顺序。根据以上二表，做出各单位档案框架，即总目录。树型结构蜂巢式文件夹,二、科技档案整理规范,（六）公路工程文件材料收集要求原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。真实性。现场记录，同步进行。准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。,二、科技档案整理规范,（七）整理要求整理的基本原则：遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，分类科学，收集系统，编目规范，便于保管和利用。分类科学：应按工程文件材料的自然形成过程进行分类。首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段，其次按照工程的自然进展过程，最后是结合文件材料自身的实际情况。,二、科技档案整理规范,竣工文件编制应遵循以下原则：1.工程文件材料的自然形成规律；2.成套性（亦即系统性）原则，不要人为割裂其系统性，应分类科学，便于查找利用。3.与项目建设同步性原则；4.统一管理，分级负责。,二、科技档案整理规范,自然形成规律和成套性原则 组卷要遵循档案材料的自然形成规律和成套性的特点, 组卷要按科学分类，编排有序，便于保管和利用的原则，如招、投标和合同管理文件按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷；变更文件按变更令的顺序排列，计量支付文件按时间进行排列；施工资料按各单位、分部和分项工程的划分和工序，由小桩号至大桩号排序进行整理，每卷可由多个分项工程的资料组成和不跨分部工程组卷为原则，便于查找利用。,二、科技档案整理规范,重份文件归档问题监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。 （开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告、申请检验报批文件等)建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理印发的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以业主自己归档为主，其他单位不需向建设单位移交此类文件。计划进度表由项目法人单位归档。原则：谁形成、谁负责、谁归档,二、科技档案整理规范,（八）竣工文件的组卷在整理及编制过程中应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。即保证按规定要求的内容完整性，又体现自然形成资料的系统性、层次性，便于整理和编制，便于查找，便于全省统一的网络管理。竣工文件按册、分册、卷进行整理编制。竣工文件按“范本”编制内容设立的册号进行组卷，册号为固定号，不得因工程缺项而改变册号。册以下设分册，分册以下设卷。每册资料超过一盒的设分册，只有一盒的不设分册；每分册资料超过一盒的设卷，只有一盒的只设分册，不设卷。如每册不足一盒的可与下一册合并，但册名必须加以注明。（分册数量的编号只对册，卷数量的编号只对分册）,二、科技档案整理规范,卷内文件排序：案卷内封面扉页卷内目录文件材料备考表。文件材料组卷厚度：应根据资料的篇幅和不同档案盒厚度进行组合存放，不允许大盒少装和小盒超装（如4厘米厚的档案盒，一般宜存放300页左右A4纸张，或100页左右A3纸张）档案盒的规格： 档案盒外形尺寸为长310mm、宽220mm的长方体，厚度一般为20mm、30mm、40mm，也可以根据需要设置其它尺寸。工程质量资料整理的基本原则：以工程单元划分为基础，以里程桩号前进方向，从下（基础）到上（上部），从左到右的顺序。,二、科技档案整理规范,（九）案卷目录的编制卷内件数卷内页数保管期限（施工、监理单位竣工图表保管期限填写为永久，其它文件材料填写为长期）密级（档案馆号、密级竣工文件编制单位不填写）备注,二、科技档案整理规范,（十）案卷目录的编制序号档号案卷题名编制单位编制时间,三、卷内备考表上“件”的概念“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件”。,四、整理相关质量往来文件的原则,(一)关于文件正本与不同稿本，一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。,（二）关于正文与附件附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件，如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件。,（三）关于正文与文件处理单文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作一件。,（四）关于原件与复制件如有的文件用铅笔书写，应复制，复制件应与原件作为一件。,（五）关于转发文与被转发文两者是一个文件的两个部分，前者往往包括贯彻意见和执行要求，后者是具体内容，应作为一件。,（六）关于来文与复文，去文与复文从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，根据检索需要，此类文件可以作为一件，也可分别各为一件，具体处理方式由机关自选掌握。这里需要注意的是，“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。,正确判断文件日期1、文件有多个时间特征。 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如1995年形成的19962000年工作规划，应归入1995年度；1997年形成的1996年工作总结，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年,2、跨年度形成的文件。 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。,3、几份文件作为一件时，“件”的日期。 按照规定，不只是单份文件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。,4、文件没有标注日期。 此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。,五、 归档文件排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程，其它诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。,（一）事由原则对归档文件的排列，强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。,（二）排列方法在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,1.同一事由内的排列同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。,2.不同事由间的排列(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列。(2)按事由的重要程度排列。(3)按事由具有的共同属性分别集中排列。,六、归档文件的编号包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。,（二）归档文件目录项目1.责任者 责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。,2.文号文号即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。3.题名题名即文件标题。一般情况下文件只有一个题名（正题名），填写目录中题名项时应照实抄录。,4.日期 日期即文件的形成时间。一般文件的形成时间即发文时间（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如1999年月1月17日，标注为1999.01.17。,5.页数页数项填写一件文件的起止页数，用于统计和核对。计算页数时以文件中有字迹（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计,双面算两页。 6.备注备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。,卷内目录的编制,八归档文件的装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。,(一) 装盒要求1、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。 2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 3、分机构（问题）时，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。,(二)装盒应注意的问题1、应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。2、档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。,2、档案盒封面 档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），下加双横线。一般全宗名称在制作档案盒时即可先行印制。,3、档案盒盒脊项目 档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。,(四) 备考表备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。,（九）案卷目录的编制,二、科技档案整理规范,档号编制问题 分类号：按公路工程竣工文件材料分为五级类目即（综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料、科研和新技术资料，分别用1、2、3、4、5表示）公路GL国主干线GZ、国道G、省道S加线号，其余不标号业主YZ、监理JL、施工：土