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文档简介

xx有限公司邮件收发管理规定文件编号：FC/GL-2005-02 版本/修订: A/0一、外来邮件处理及分发流程：1由管理员每天定时接收电子信箱的邮件，将收到的邮件先保存在本地盘上，并根据邮件接收人或内容确定发放范围。2邮件发放范围的确定方法：（1）收到邮件后，打开邮件查找看是否有收件人，在办公室主任确定发放范围后，按邮件的规定分发。（2）根据公司目前的情况，主要分为以下几种情况：收到“xxx”发来的邮件，先查阅邮件的内容，如与配件有关的文件，则发送给配件经理；如与索赔有关的，则发送给xxx；如属与配件及索赔有关的两者都要发送。收到上海大众售后服务科发来的带有邮件编号的邮件，存档文件名的命名格式为：“售后服务科的邮件编号+附件的文件名”；如售后服务科的邮件编号为“售后服务科-2004-07-06”，则存档邮件的名称为“ST040706-附件的文件名”。收到上海大众发来的“技术信息”，分发给维修站站长及技术总监。收到上海大众发来的车辆维护检查小组的邮件，分发给车辆维护检查小组组长。“来自上海大众索赔科发来的邮件”在维修站站长确定发放范围后，分发送给索赔员。收到其他的邮件，在办公室主任确定发放范围后，分发给邮件指定的人员。3确定好邮件的发放范围后，将邮件转发至相关人员的邮箱中，同时抄送一份给总经理，总经理有的邮件同时也抄送董事长4相关人员在各电的邮箱中查阅文件后实施，若遇有急件由管理员电话通知接受人。5由管理员对需要反馈的邮件进行跟趋。6由管理员每月的第一个工作日将放在本地盘的上月所有的外来邮件进行分类，归档在“邮件仓库”。二、邮件的外发流程：1各部门将需要发放的内容及发往邮件通过自己的邮箱发送到公司的对外邮箱。发送至；2管理员接收到后，按工作指令的要求，向外发送邮件。3所有外发的邮件都须存档。在“已发送的邮件”，通过菜单栏“文件”，将邮件“另存为”，文件的命名方式为“发送地-文件名”，保存的类型为“邮件格式”。4由管理员每月的第一个工作日将放在本地盘的上月所有外发的邮件进
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