四星级酒店前台接待服务流程

总台接待服务流程 1 范围 本标准规定了总台接待服务流程与标准 本标准适用于本饭店总台接待工作岗位 2 基本工作流程 2 1 各班次应提前 10 分钟整理好仪容仪表 按时到岗签到 2 2 上岗前应与上一班次做好交接班 认真阅读交班内容 了解需本班次解决的事宜 在 交接本上签字 2 3 详细了解当天及近期房间预订和使用情况 预订房间客人到达的时间 人数 及时与 相关岗位进行沟通联系 提前做好安排 以保证正常接待 2 4 详细了解当天到店的 VIP 客人身份 预订房号和抵离时间 确认是否已经分好房并查 看房间状态 若尚未安排妥当 应通知相关岗位工作人员尽快安排 将 VIP 预订单详细内 容报送部门负责人 2 5 夜审过后应整理填写经营日报表等报表发送给部门负责人及相关管理人员 将前一天 的订单进行整理并装订 2 6 认真完成当天预订 接待及领导交办的其他工作 不能及时完成的应在交班本上写清 楚 交由下一班次完成 3 散客接待 3 1 问候 3 1 1 总台接待员要时刻留意客人是否需要帮助 当宾客走到总台正前方 1 5 米处 起立 微笑向宾客问候 先生 女士 您好 欢迎光临 请问能为您做些什么 有什么需要 我帮助的吗 3 1 2 如总台接待员接电话时有客人来到总台 应微笑并用手势示意请宾客就坐 稍候 接听完电话要礼貌道歉 抱歉让您久等了 请问有什么需要我帮助的吗 3 1 3 总台接待员在接待客人时又有新的宾客需要提供服务 接待员应微笑告知客人 请稍等 马上为您服务 您先请坐 我马上为您服务 其他接待员如忙完手头工作应 及时接管等候的宾客 为其提供相应服务 不应冷落客人 3 2 确认是否有预订 3 2 1 请客人就坐 3 2 2 询问客人是否有预订 若客人有预订 询问客人姓名 预订单位等信息 找出预订 单 复述客人预订的房型 数量 房价 离店日期等信息 并与客人核实有无变更 3 2 3 若客人没有预订 要主动将房价表双手呈递给客人 问清客人所需房间类型及有无 特殊要求 根据当天预订情况及实时房态 按照从高到低的原则向客人做简单的介绍和推 销 客人确定房间类型后 迅速在电脑上进行查找分房 将房号告诉客人并征得客人同意 3 3 登记 3 3 1 礼貌请住客出示本人有效证件 根据公安局要求进行严格核对 3 3 2 证件检查完毕后 接待员填写登记单上各项目 留好客人联系电话 询问客人是否 需要免费寄存贵重物品 并在登记单对应选项打钩注明 提醒客人最迟退房时间 请客人 签字确认 及时在电脑中将所分房号登记入住 3 3 3 准备制作房卡 向客人介绍房间的情况 饭店设施设备 服务项目及入住规定 按 客人的姓氏称呼客人 对长住客一定要称呼对方姓氏或职务 3 3 4 将证件进行扫描到治安管理系统中并及时发送 并注意观察信息是否已成功发出 3 3 5 对于有预订的客人 要检查是否有为其代办代收的信件或物品 如有及时转交给客 人并办理相关手续 3 4 预收押金 3 4 1 现金 按房价 间数 天数 1 收取 如客人有其他消费需要转入房账 应加收 这部分费用押金 先当客人面点清现金 辨别真伪 后填写押金收据 填写经办人姓名 请客人签字确认 将收据红联交给客人 3 4 2 信用卡 请客人出示信用卡 辨别信用卡真伪和签名 刷卡 金额同现金 请客 人在卡单商户联上签字确认 注明房号 放于 POS 整理夹中 将卡单持卡人联交给客人 在电脑上做好备注 3 4 3 支票 落实支票担保人 管理层以上人员 否则需交现金担保 告知宾客支票到 账后退还现金 将支票交财务验真伪 查看支票开具日期 请客人出示身份证 留下姓名 身份证号码 单位及联系电话 有密码的支票问清密码 并开具收据 将红联交给客人 3 4 4 签帐卡 请客人出示签帐卡 与财务核实签帐卡是否有效 如有效 在登记单上用 铅笔涂卡 再注明卡号 以防不清晰 注明客户单位请客人签字确认 3 4 5 挂账 有负责该协议单位客户的营销员通知担保方可挂账 内部挂账需要有挂账部 门负责人通知 应请签字有效人或指定的住客签字挂账 3 4 6 储值卡 在储值卡读卡机上读出卡内余额 如足够支付押金 在收据上填写卡号 余额信息 经办人姓名 请客人签字确认 将收据红联交给客人 将蓝联和储值卡放在一 起留在总台作为押金 3 5 送客 3 5 1 办完手续后 询问客人是否需要其他帮助 3 5 2 若需搬运行李 将房卡和登记单复写联交给礼宾员 由其帮助客人搬运行李并引领 客人进房间 3 5 3 若客人不需任何帮助 应双手将房卡 含早房间应附早餐券 交给客人 告知客人 房间楼层 电梯方位 早餐用餐时间地点 3 5 4 客人离开总台时 与客人道别并祝客人 居住愉快 表示 有事情拨打总台电话 随时为您提供服务 3 6 资料存档 3 6 1 将客人信息准确迅速录入电脑 3 6 2 将登记单存根整理存档 根据客人要求做好房间电话开通或关闭操作 3 6 3 将现金 支票 信用卡按不同类型及时录入电脑账务 4 团队接待 4 1 准备工作 4 1 1 团队抵店前一天 要与团队预订人员核实预订情况 4 1 2 发现问题或疑问 应立即与团队预订人员联系沟通 及时解决 4 2 团队到店接待 4 2 1 团队到店时 接待员应主动向领队或陪同询问该团团名 人数 房间数 住宿天数 接待单位等信息 4 2 2 请陪同出示团队名单 与预留房间数进行核对 如不一致 应请示团队预订人进行 确认 4 2 3 核对房卡数量与陪同进行交接 说明房间类型及位置朝向等情况 由陪同分配住房 并在团队名单上注明房号 留存总台一份 4 2 4 请陪同收集客人有效证件 核对证件数量 根据公安局要求进行严格核对 4 2 5 接待外籍团队应问清入境日期和地点 签证种类及有效期 客人的来去地 4 2 6 证件检查完毕后 接待员填写登记单上各项目 询问陪同其团队客人是否需要免费 寄存贵重物品 并在登记单对应选项打钩注明 提醒陪同最迟退房时间 请陪同签字确认 及时在电脑中将所分房号登记入住 4 2 7 将证件进行扫描到治安管理系统中并及时发送 并注意观察信息是否已成功发出 将客人证件当面点清核对后交还陪同 4 2 8 与陪同确认叫醒 早餐 特殊要求 查房 离店 出行李时间等 请陪同和接待员 双方在团队入住登记单上签字确认 及时通知相关部门 4 2 9 检查是否有为该团队客人代办代收的信件或物品 如有及时转交给客人并办理相关 手续 4 2 10 请陪同留好电话以便联系 4 3 预收押金 4 3 1 现金 按房价 间数 天数 1 收取 如团队有其他消费需要转入房账 应加收 这部分费用押金 先当面点清现金 辨别真伪 后填写押金收据 填写经办人姓名 请陪 同签字确认 将收据红联交给陪同 4 3 2 信用卡 请陪同出示信用卡 辨别信用卡真伪和签名 刷卡 金额同现金 请陪 同在卡单商户联上签字确认 注明房号 放于 POS 整理夹中 将卡单持卡人联交给陪同 在电脑上做好备注 4 3 3 支票 落实支票担保人 管理层以上人员 否则需交现金担保 告知陪同支票到 账后退还现金 将支票交财务验真伪 查看支票开具日期 请陪同出示身份证 留下姓名 身份证号码 单位及联系电话 有密码的支票问清密码 并开具收据 将红联交给陪同 4 3 4 签帐卡 请陪同出示签帐卡 与财务核实签帐卡是否有效 如有效 在登记单上用 铅笔涂卡 再注明卡号 以防不清晰 注明客户单位请陪同签字确认 4 3 5 挂账 有负责该协议单位客户的营销员通知担保方可挂账 内部挂账需要有挂账部 门负责人通知 应请签字有效人或指定人员签字挂账 4 3 6 储值卡 在储值卡读卡机上读出卡内余额 如足够支付押金 在收据上填写卡号 余额信息 经办人姓名 请陪同签字确认 将收据红联交给陪同 将蓝联和储值卡放在一 起留在总台作为押金 4 4 送客 4 4 1 办完手续后 询问陪同是否需要其他帮助 4 4 2 将团队登记单复写联交给行李员一份用于运送行李 4 4 3 团队离开总台时 与团队道别并祝 居住愉快 表示 有事情拨打总台电话 随 时为您提供服务 4 5 资料存档 4 5 1 及时将团队客人信息录入治安管理系统并发送 注意检查是否发送成功 4 5 2 将客人信息准确迅速录入电脑 做好备注 4 5 3 将登记单存根整理存档 4 5 4 将现金 支票 信用卡按不同类型及时录入电脑账务 5 宾客换房流程 5 1 换房确认 5 1 1 当客人提出换房要求时 接待员应问清原因 5 1 2 核实换房原因后向客人表示歉意 5 1 3 查看电脑确定是否有房可换 若有同类型房间 满足客人换房要求 若无同类型房 间 向客人推荐其他房型并介绍设施设备和房价 没有空房可换时 若客人已住房间没有 设备故障 向客人表示歉意 并记下客人要求 告知一旦有空房马上安排 若客人已住房 间设备有故障 立即通知客房保修 5 2 换房 5 2 1 根据换房情况修改登记单信息 5 2 2 将新房卡交给礼宾员 由礼宾员到客人房间帮助客人办理换房手续 并收回原房卡 交给总台接待员 5 2 3 若客人不在房间 在已得到客人允许的情况下 礼宾员要与客房服务员一起办理换 房手续 把客人的物品按照在原房间的顺序摆好 确保不要把客人物品遗失在原房间 5 2 4 在电脑内进行调房操作 如有房价变更 注意更改房价 5 2 5 通知房务中心查房 6 保密服务 6 1 总台接待员应为宾客提供保密服务 除公安机关出示有效证件核查外 对宾客的信息 必须完全保密 6 2 访客和来电查询宾客房号等信息时 应先了解对方信息 名字和单位 征询在住宾 客同意后 方可通知房号或转接电话 对提供信息不完全者 拒绝查询 6 3 对于提出保密要求的宾客 应问清保密程度 起止时间及其他要求 在电脑上做好保 密级别的备注 按照客人要求执行保密 7 贵重物品寄存 7 1 登记时应提示宾客是否有贵重物品需要寄存 总台可提供免费寄存服务 7 2 宾客如需用保险箱保存贵重物品 应请宾客出示房卡 确认离店日期 取出保险箱钥 匙及 贵重物品寄存单 认真填写保险箱号 宾客姓名 房号 开启日期及时间 经办 人姓名等信息 请宾客在寄存单上签字确认 7 3 如宾客寄存现金 最大限额为 5 万元 人民币 7 4 宾客存放物品后 将保险箱钥匙交给宾客 把寄存单第二联交给宾客保管 第一联留 总台存档 7 5 宾客离店取回物品时 应出示房卡 保险箱钥匙及寄存单第二联 取出物品后 请宾 客签字确认 然后由经手人填写相应内容 保管好寄存单 把保险箱钥匙放回原处 8 遗留物品处理 8 1 贵重物品 8 1 1 定期对贵重物品保险箱进行盘存 对过期未取走的寄存物品及时联系寄存人 8 1 2 问清原因 告知最长保存期限 30 天 预约取出日期 做好记录 8 2 遗留在总台的物品 8 2 1 宾客办理手续时遗留在总台的物品 应及时联系宾客领取 如联系不到 应立即做 好交接记录 24 小时无人认领 要转交负责人处理 做好转接记录 统一保管 8 2 2 有宾客认领时 应查验核实其有效证件及对物品的描述情况 如情况属实 可予以 认领 请宾客签字 做好记录 9 催帐 9 1 每日 12 00 后导出催账报表 9 2 逐一检查催账报表中住客账单中余额 余额不足以支付当晚房费则计入催账名单 9 3 联系客人询问是否续住 如续住请客人续交押金 9 4 客人补交押金后在催账名单做好记录 9 5 当班如未能联系到客人或未收回押金 应与下个班次做好交接 继续催款 9 6 对挂账住客 注意查看是否已超过预离店期限 如超期 也需计入催账名单 9 7 联系挂账通知人询问客人是否需要续住 续住费用是否继续挂账 将问询结果做好记 录 并在系统中更新预离店时间 9 8 如无法联系到客人 房费不足且房间无行李 请做好特殊备注 并请客房协助对房间 进行关注 防止出现逃账现象 10 相关表格 10 1 内外宾住宿登记单 见表 1 10 2 团队登记单 见表 2 10 3 贵重物品寄存单 见表 3 表 1 内外宾住宿登记单 Registration Form No 姓名 Name 英文姓名 English Name 出生日期 Date of Birth 有效证件号码 Effective certificate NO 国籍 Nationality 永久地址 Address 证件有效期 Valid Date 签证种类及号码 Type of Visa NO 签证有效期 Visa Valid Date 何处来 From 何处去 To 停留事由 Purpose of Stay 到达日期 时间 Date Time of Arrival 离店日期 时间 Date Time of Departure 房型 Room Type 房号 Room NO 房价 Rate 元 间 夜 yuan per night 付款方式 Payment 现金 信用卡 签单 其他 Cash Credit Card On Account Other 公司名称 Company 联系电话 Tel NO 备注 Remark 特别提醒 Remind 为了您的财产安全 请将贵重物品寄存于酒店一楼大堂总台处的保险箱内 Guests are advised to place valuables in Safe Deposit Box at the front desk 是否有贵重物品寄存总台保险箱 有 无 Is there any valuables or cash for depositing Yes No 宾客签名 Guest Signature 接待员 Receptionist 表 2 团队登记单 Group Registration No 团 名 到店时间 离店时间 间 数 人 数 Name of group Arrival date Departure date Room quantity Person number 房 号 Room umber 姓 名 Name 证 件 号 码 Certificate number 房 号 Room umber 姓 名 Name 证 件 号 码 Certificate number 备注 Remark 1 收款处有免费物品保险箱 There are strong boxes free of charge at check counter 2 访客请在晚上 23 00 前离开客房 Visiting guests shall leave guestrooms before 23 00 pm 3 房租不包括房间里的饮料 Room prices don t include drinks in guestrooms 4 退房时间延长至 12 00 Check out time prolongs to 12 00 免费贵重物品寄存 有 无 叫 醒 早餐 下行李 查房 负责人 Wake Breakfast Carrying luggage Room check Principal 表 3 贵重物品寄存单 Valuables Claiming Form No 姓名 房号 证件种类 Name Room Certificate Type 证件号码 有效期 ID No Validity 详细地址 Address 物品名称 Description of Item 兹收到 号保险箱钥匙壹把 并将详细阅读并遵守以下注意事项 I acknowledge receipt of the key to safe Deposit Box No and read carefully and act as the following 1 请您确认保险箱内未存放易燃 易爆 易碎 已污染物品以及违禁物品 2 为了您的财物安全以及避免产生不必要的撬箱费用 人民币伍佰元 请妥善保管您的保险箱钥匙 如不小心遗失 请尽快办理相关提取手续 3 如需由第三方为您代取存放物品 请双方持双方有效证件 您的书面委托书及保险箱钥匙按照酒店相 关手续核实办理 4 如您与另一位客人合用一个保险箱时 请分别签字确认并同时进行领取 请怒酒店不接受仅其中一位 单独办理核实手续 5 特别提醒您在退房时领取所寄存的贵重物品 酒店将在逾期 15 天后按规定撬箱取物并不再承担保管 责任 1 No inflammable explosive broken polluting and illegal items are permitted in the Safe Deposit Box 2 If