办公设备管理制度03.doc

深圳前海互联网金融服务有限公司办公设备管理制度（试行）第一章 总则第一条 为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本管理制度。第二条 本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机，复印机、电话、传真机、投影仪、笔记本电脑等。第三条 行政管理部主要负责办公设备的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。第二章 办公设备日常管理第四条 办公设备的申请和购买（一）各部门负责人根据需要提出办公设备的购买申请，并填写办公设备购置申请单，报分管领导审核、董事长审批后购置；（二）经公司领导审批后的办公设备采购，由行政管理部专人购买。第五条 办公设备的领用。（一）办公设备采购回后，需求部门到行政管理部领取并进行登记。（二）行政管理部对采购回的新设备进行编号，以便盘点。第六条 办公设备的使用和保养。（一）使用办公设备应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门负责人负责监督检查。（二）行政管理部定期对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件进行登记备案。（三）各使用部门参照规范，正确、爱惜使用，注重平时保养。第七条 办公设备维修管理（一）办公设备发生故障无法使用时，设备使用人应报行政管理部进行处理；无法处理的，由行政管理部联系供应商统一报修。（二）对于在保修内的办公设备，行政管理部应联系供应商进行维修；（三）对于保修期外的办公设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，由行政管理部如实填写办公设备报修单，经董事长审批后实施维修。 第八条 建立维修档案（一）所有办公设备的维修都须建立完整的维修档案，由行政管理部统一管理，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。（二）行政管理部应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。第九条 办公设备的盘点（一）行政管理部负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作为帐物相符。（二）在制度的使用年限期间，因员工个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。第十条 办公设备的报废处理（一）报废审核：行政管理部对各类报废物品和设备，要认真检查、落实，确认不能再次利用后方能上报，经董事长批准后实施报废处理。（二）对决定报废的办公设备，行政管理部应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。（三）报废品由行政管理部集中存放、集中处理，不得随意丢弃。第三章 办公设备分类管理第十一条 电脑的使用管理（一）电脑操作程序严格按说明书的指导进行，实行专人专用，并设置电脑密码；（二）电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用的，可将电脑转换为休眠状态；（三）保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。（四）正常使用电脑时候，尽量降低显示器亮度，既节能又保护视力；（五）使用各种U盘、移动硬盘等，必须先进行病毒扫描，不得使用外来介质观看非工作内容图片、视频等；（六）任何人员不得下载有损电脑正常使用的软件和程序，电脑如果出现问题，及时报备行政管理部进行维修；第十二条 电脑的硬件保护和保养（一）未经行政管理部同意，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。如需拆卸电脑设备时，由行政管理部指派专人进行，同时采取防静电措施；（二）对电脑硬件维护后，必须将所有设备复原；（三）定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。（四）对于关键的电脑设备配备必要的断电、继电设施以保护电源。（五）各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任；（六）各部门负责人必须采取必要措施，确保本中心的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。第十三条 电话的使用管理（一）电话由行政管理部统一管理，各部门负责人负责监督并控制使用。（二）每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。（三）禁止拨打私人电话。第十四条 复印机的管理（一）行政人员应在开始上班时接通复印机插座电源，让其自动预热；（二）复印机一般情况下每天开机、关机各一次，尽量避免频繁开关。（三）下班时必须关闭复印机开关和电源；（四）复印机应操作程序严格按说明书的指导进行；（五）为节约纸张不重要的复印件应使再生纸进行复印（用可以复印的废纸张背面复印）。（六）打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。（七）禁止打印或复印私人资料。第十五条 传真机使用管理（一）传真机一般情况下保持24小时开机。（二）传真机操作程序严格按说明书的指导进行；（三）不得使用传真送个人资料，机密文件需经领导批准；第十六条 打印机的管理（一）一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机，如有需求必须由行政管理部进行安装；（二）打印机应避免频繁的开关机操作，严格按说明书的指导进行；（三）为节约纸张，不重要的文件可以使用再生纸进行打印（使用过的旧文稿的背面打印）；第十七条 碎纸机的管理（一）碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具，普通文稿无须利用碎纸机进行销毁；（二）碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物（书钉或胶纸等）取出，以免损坏机器；（三）按照碎纸机要求，一次不得超过最大放入量，一般情况下，不得超过三张复印纸的厚度；（四）当碎纸机箱内的碎纸满后，必须将碎纸清理出来后方能继续操作；（五）碎纸机操作程序严格按说明书的指导进行；第十八条 空调的管理（一）为节约能源和环保，夏季空调温度一般控制在25度左右，冬季不开空调；（二）办公室无人时不开空调，开空调时不开门窗，人如果离开30分钟以上必须关空调；（三）夏季雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击；（四）空调如出现异常，应向行政管理部进行报备维修；第十九条 其他办公设备的使用管理（一）专管专用的办公设备，由公司指定专人管理，其他人员使用必须经设备负责人同意。（二）办公设备要定期进行养护，