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帐款管理制度 下 三、收款须知账单的分发1.储运部管制组依业务人员Zone账单，定期汇集编制账单清表一式三份，将账单清表二份连同账单寄交业务人员签收。 2.业务人员收到帐单清表时，一份自行留存，另一份应迅速签还储运部管制组，如发现有不属本身的账单，应立即以挂号寄回。 3.客户要求寄存账单时，应填写“寄存账单证明单”一份，详列笔数金额等交由客户签认，收款时才交还予客户，如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时，由业务人员负责赔偿。 4.收到公司寄来的账单后，于访问时如未能立即收款，则应取得客户对账单的签认，若未能取得客户的签认，则应迅速于寄发日起3个月内向储运部申请取得邮局包裹追踪执据，俾凭收款，否则逾期不办致无法收取货款时，由业务人员负责赔偿。 收款的处理程序1.业务人员于每日收到货款时应于当日填写Collection Report一式四份(一份自留，三份寄交公司会计部出纳科)。 2.市内者直接将现金或支票连同Collection Report第 一、 二、三联亲交出纳并取得签认。 3.外埠地区者应将现金部分填写后将送款单或邮政划拨储金通知单存入附近银行分行或邮局。 次日上午将支票，银行送款存根或邮政划拨单存根用回纹针别于Collection Report第 一、 二、三联，以挂号寄交会计部出纳科。 业务人员应将挂号收执贴于自存的Collection Report左下角备查。 Collection Report的填写。 第一栏Customer No客户号码。 第二栏Customer Name客户名称第三栏Invoice No填发票附单号码，若系自己先行开发票且尚未打出发票附单而已经收款者，请填写发票号码，若系收回退票款项时，请填写“退票通知书”的编号。 Date账单开立日期Amount销货金额第四栏Amount Collected收款金额Cash所收现金金额Check票据Amount所收票据金额MatDate所收票据的兑现日期 (3)Sort所收票据出票人为客户本人者填“S”，属客票者填“T”。 Bank Name所收票据兑付机关名称地点。 Bank A/C No支票上的银行帐号。 注如因附单号码及客户号码缺填或误填，以至冲不到账，无法找出应有的销货日期以计算成绩时，不予计算收款成绩。 收款票期的规定1.依产品各类及客户的区别规定如下 (1)AM专卖店自销货日期起4个月内的票期。 超市自销货日期起5个月内的票期。 (2)BS直接客户以货到收款为条件者，由送货员收取现金，签收的客户则为销货日期一个月内的支票或现金。 直销点自销货日期起2个月内的票期。 一般商店自销货日期起2个月内的票期。 (3)CF直销点自销货日期起2个月内的票期。 一般商店自销货日期起3个月内的票期。 2.收款票期超过公司的规定时，依下列方式计算收款成绩。 (1)AM超过1-30天时，扣该票金额20%的成绩。 超过31-60天时，扣该票金额40%的成绩。 超过61-90天时，扣该票金额60%的成绩。 超过91-120天时，扣该票金额80的成绩。 超过121天以上时，扣该票金额100%的成绩。 (2)BS超过1-30天时，扣该票金额20%的成绩。 超过31-60天时，扣该票金额40%的成绩。 超过61-90天时，扣该票金额70%的成绩。 超过91天以上时，扣该票金额100%的成绩。 (3)CF超过1-30天时，扣该票金额20%的成绩。 超过31-60天时，扣该票金额40%成绩。 超过61-90天时，扣该票金额80%的成绩。 超过91-120天时，扣该票金额80的成绩。 超过121天以上时，扣该票金额100%的成绩。 收取票据须知1.法定支票记载金额、发票人图章、发票年月日、付款地，均应齐全，大写金额绝对不可更改，否则盖章仍属无效，其他有更改之处，务必加盖负责人印章。 2.支票的抬头请写上“服装工业股份有限公司”全衔。 3.跨年度时，日期易生笔误，应特别注意。 4.字迹模糊不清时，应予退回重新开立。 5.收取客票时，应请客户背书，并且写上“背书人服装工业股份有限公司”，千万不可代客户签名背书。 6.“禁止背书转让”字样的客票，一律不予收取。 7.收取客户客票大于应收账款时，不以现金或其他客户的款项找钱，应依下列方式处理。 (1)支票到期后，由公司以Cash找还。 (2)另行订购抵账或抵交未付的账款中的一部分。 8.本公司无销货折让的办法，如因发票金额误开或转交机关的商店佣金未扣时，需将原开统一发票收回，寄交公司更改或重新开立发票。 如无法收回而不得已需抵扣时，则于下次向公司订货时，以Memo说明经业务经理核准后扣除，不得于收款时，扣除货款或以销货折让的方式办理，否则尾数由业务人员负责。 退票的处理1.“退票通知书”由信用科填发，业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥撕寄寄信用科。 2.业务人员收到退票知道书后应于15日内(客票应即时)前往洽收，并将结果填写“退票洽收报告”寄回信用科，否则若发生问题，概由业务人员负责，如因未能如期洽收，应先函告信用科并说明拟往洽收的日期，以确保时效，维护公司的权益。 3.退票洽收若系换票，新开的票期不得超过退票通知书填发日期45天，否则计算收款成绩时，扣减该票金额的80%，超过75天则扣减100%。 问题客户的处理1.业务人员于访问客户或退票洽收时，如发现客户有异常现象时，应填写“问题客户报告单”，并建议应采取的措施，或视情况填写“坏帐申请书”呈请批准，由征信科追踪处理。 2.业务人员因疏于访问，未能明了客户的情况变化，并填写“问题客户报告单”通知公司，致公司蒙受损失时，业务人员应负责赔偿该项损失25以上的金额。 (注疏于访问意谓未依公司规定的次数，按期访问客户者。 )3.为掌握公司全体客户的信用状况及来往情况，业务人员对于所有的逾期应收帐款，均应将未收款的理由，详细陈述于帐龄分析表的备注栏上，以供公司参考，否则此类帐款将来因故无法收回形成呆帐时，业务人员应负责赔偿25以上的金额。 坏帐的处理1.“坏帐申请书”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等，均应一一填写清楚，并将申请理由的事实，收回的可能性等，做简明扼要的叙述，经业务部门及经理批准后，连同帐单或票据转交征信科处理。 2.坏帐发生的金额，于当月份计算业务人员销售成绩时，应先予扣减坏账金额的300%。 账单的移交及对帐1.帐单移交时，应填写“帐款移交清表”一式四份，移交人、接收人及核对人均应签名以示负责，其中二份寄交征信科及帐款组，接收人接交时，除核对帐单金额外，并应注意是否经过客户签认，帐单千万不可私下移交。 2.财务部得随意对客户办理通讯或实地对帐，以确定业务人员手中帐单的真实性。 3.财务部得定期三个月一次核对业务人员手中的帐单，或不定期于特殊目的下，抽查业务人员手中帐单。 4.业务部主管及主任得随时核对业务人员手中的帐单，并负督促收款工作及催收的责任。 禁止事项对帐的结果，如发现有下列情况者，除限令业务人员于一周内予以补正外，并依公司的规定处分。 1.收款不报或积压收款。 2.退货不报或积压退货。 3.转售不依规定或转售图利。 四、会计员帐款回收考核办法第一条为激励各分公司会计人员，努力协助业务代表催收帐款，以加速帐款回收，并借以评核其帐款作业绩效，特制定本办法。 第二条分公司会计人员应依应收帐款管理办法的规定，切实执行帐款作业，俾使该分公司每月的应收帐款比率保持在200以下，且无逾期帐款的记录。 并应逐日或每周提供分公司主管有关各业务代表未收款情况的资料，以确保各笔帐款的安全。 第三条凡各分公司达成月份业绩目标，而其当月底的应收帐款比率(月底应收帐款余额/当月份的销货净额)在200以下者，该分公司会计员应予奖励如下 (一)月底应收帐款比率125以下者，奖金500元。 (二)月底应收帐款比率150以下者，奖金300元。 (三)月底应收帐款比率175以下者，奖金200元。 第四条分公司会计员因努力协助催收应收帐款，而使该单位应收帐款比率连续3个月维持200以下者，一律另予嘉奖一次。 反之，若因帐款控制不佳，致帐款比率连续两个月超过250以上者，则应予申诫一次的连带处分。 第五条凡合乎前两条规定的分公司，当月底止或第三个月底止的逾期帐在5笔以上，或其逾期帐款总额在人民币50000元以上者，该分公司会计人员不予奖励。 但逾期帐经事先以书面呈报副总经理以上主管核准者，应不列入计算。 第六条凡收回的票据，票期逾应收票据管理办法的票面金额视为未收款。 五、业务员收款守则帐单分发第一条财务部帐款组依业务员类别帐单，定期汇集编制帐单清表一式三份，将帐单清表二份连同帐单寄交业务人员签收。 第二条业务人员收到帐单清表时，一份自行留存，另一份应尽速签还财务部帐款组，如发现有不属本身的帐单，应立即以挂号寄回。 第三条客户要求寄存帐单时，应填写“寄存帐单证明单”一份，详列笔数金额等交由客户签认，收款时才交还予客户。 如因寄存帐单未取得客户签认致不能收款时，由业务人员负责赔偿。 第四条收到公司寄来的帐单后，于访问时如未能立即收款，则应取得客户于帐单上的签认，若未能取得客户的签认，则应尽速于发货日起三个月内，向总务部申请取得邮局包裹追踪执据，执凭收款。 逾期不办致无法收取货款时，由业务人员负责赔偿。 收款处理程序第五条业务人员于每日收到货款后，应于当日填写收款日报表一式四份(一份自留，三份寄交公司财务部出纳组)。 第六条属于本市的直接将现金或支票连同收款日报表第 一、 二、三联亲交出纳并取得签认。 第七条外埠地区的应将现金部分填写银行送款单或邮政划拨储金通知单，存入附近银行分行或邮局。 次日上午将支票，银行送款单存根或邮政划拨单存根，用回纹针别于收款日报表第 一、 二、三联，以挂号寄交财务部出纳组。 业务人员应将挂号收执贴于自存的收款日报表左下角备查。 收款票期规定第八条依客户的区别规定如下 (一)直接客户以货到收款为条件者，由送货员收取现金。 签收的客户，则为销货日起一个月内的支票或现金。 (二)一般商店自销货日期起三个月内的票期。 第九条收款票期超过公司的规定时，依下列方式计算收款成绩。 (一)超过130时，扣该票金额20的成绩。 (二)超过3160天时，扣该票金额40的金额。 (三)超过6190天时，扣该票金额60的成绩。 (四)超过91120天时，扣该票金额80的成绩。 (五)超过121天以上时，扣该票金额100的成绩。 收取票据须知第十条法定支票记载的金额、发票人图章、发票年月日、付款地，均应齐全，大写金额绝对不可更改，否则盖章仍属无效，其他有更改之处，务必加盖负责人印章。 第十一条支票的抬头请写上“股份有限公司”全衔。 第十二条跨年度时，日期易生笔误，应特别注意。 第十三条字迹模糊不清时，应予退回重新开立。 第十四条收取客票时，应请客户背书，并且写上“背书人股份有限公司”，千万不可代客户签名背书。 第十五条“禁止背书转让”字样的客票，一律不予收取。 第十六条收取客户客票大于应收帐款时，不应以现金或其他客户的款项找钱，应依下列方式处理。 (一)支票到期后，由公司以现金找还。 (二)另行订购抵帐，或抵交未付帐款中的一部分。 第十七条本公司无销货折让的办法，如因发票金额误开，需将原开统一发票收回，寄交公司更改或重新开立发票。 如无法收回而不得已需抵扣时，则于下次向公司订货时，以备忘录说明，经业务经理核准后扣除，不得于收款时，扣除货款或以销货折让方式处理，否则尾数由业务人员负责。 六、应收帐款及应收票据管理办法第一条为确保公司权益，减少坏帐损失，特制定本准则，以资遵行。 第二条各营业部门应详实办妥客户征信调查，并随时侦查客户信用的变化(可利用机会通过A客户调查B客户的信用情况)签注于征信调查表相关栏内。 “但政府机关、公营事业、信用良好的民营大企业及风险低的小金额或现金交易客户应不受此限。 第三条营业部门，至迟应于出货日起60日内收款。 如超过上列期限者，财务科就其未收款项详细列表，通知各营业部门主管，转为呆帐，并自奖金中扣除。 嗣后收回票据时，再行冲回。 “但政府机关、公营事业及民营大企业等订有其内部付款程序者，应依其规定。 第四条营业部门所收票据，自销售日起算，至票据兑现日止，以120天为限。 如超过上列期限者，财务科即依查得资料，就其超限部分的票据所编列明细表，通知营业部门加收利息费用，利息概以月息二分计算。 第五条赊售货品收受支票时，应注意下列事项 (一)注意发票人有无权限签发支票。 (二)非该商号或本人签发的支票，应要求交付支票人背书。 (三)注意查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等等是否齐全。 (四)注意所收支票帐号号码愈少表示与该银行往来期愈长，信用较为可靠(可直接向银行查明或请财务科协办)。 (五)注意所收支票帐户与银行往来的期间、金额、退票记录情况(可直接向付款银行查明或请财务科协办)。 (六)支票上文字有无涂改、涂销或更改。 (七)注意支票记载何处不能修改(如大写金额)，可更改者是否于更改处加盖原印鉴。 (八)注意支票上的文字记载(如禁止背书转让字样)。 (九)注意支票是否已逾到期日一年(逾期一年失效)，如有背书人，应注意支票提示日期，是否超过第六条的规定。 (十)尽量利用机会通过A客户注意B客户支票(或客票)信用。 第六条本公司收受的支票提示付款期限，至迟应于到期日后六日内予以处理。 第七条所收支票已缴交者，如退票或因客户存款不足，或其他因素，要求退回兑现或换票时，营业单位应填具票据撤回申请书，经部门主管签准后，送财务科办理，营业部门取回原支票后，必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品，或新开支票，始将原支票交付，但仍须依上列规定办理。 第八条应收帐款发生折让时，应填具折让证明单，其折让部分，应设销货折让科目表示，不得直接由销货收入项下减除。 第九条财务科接到银行通知客户退票时，应即转告营业部门，营业部门对于退票，无法换回现金或新票时，应即寄发存证信函如附表1，通知发票人及背书人，并迅速拟定善策处理。 第十条营业部门对退票申诉案件送请财务科办理时，应提供下列资料 (一)发票人及背书人户籍所在地(先以电话告知财务科)。 (二)发票人及背书人财产(土地应注明所有权人、地段、地号、面积、持分设定抵押)。 建物(土地改良物)应注明所有权人、建号、建坪持分、设定抵押。 其他财产应注明名称、存放地点、现值等。 (三)其他投资事项。 第十一条上列债权确定无法收回时，应专案列送财务科，并附税捐机关认可的合法凭证(如法院裁定书、或当地派出所证明文件、或邮政信函等)呈总经理核准后，始得冲销应收帐款。 第十二条依法申诉而无法收回债权部分，应取得法院债权凭证，交财务科列册保管，倘事后发现债务人(利益偿还请求权。 时效为15年内)有偿债能力时，应依上列有关规定申请法院执行。 第十三条本公司营业人员不依本准则的各项规定办理或有勾结行为，致使本公司权益蒙受损失者，依人事管理规则议处，情节重大者得移送法办。 第十四条本办法经呈准后公布实施，修订时亦同。 七、问题帐款管理办法第一条为妥善处理“问题帐款”，争取时效，维护本公司与营业人员的权益，特制定本办法。 第二条本办法所称的“问题帐款”，系指本公司营业人员于销货过程中所发生被骗、被倒帐、收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回等情况的案件。 第叁条因销货而发生的应收帐款，自发票开立的日起，逾两个月尚未收回，亦未公司规定办理销货退回者，视同“问题帐款”。 但情况特殊经呈报总经理特准者，不在此限。 第四条“问题帐款”发生后，该单位应于二日内，据实填妥“问题帐款报告书”(如后附的附表5.3.2)，并检附有关证据、资料等，依序呈请单位主管查证并签注意见后，转请法务室协助处理。 第五条前条报告书上的基本资料栏，由单位会计员填写，经过情况、处理意见及附件明细等栏，由营业人员填写。 第六条法务室应于收到报告书后二日内，与经办人及单位主管会商，了解情况后拟订处理办法，呈请总经理批示，并即协助经办人处理。 第七条经指示后的报告书，法务室应即复印一份通知财务部备案，如为尚未开立发票的“问题帐款”，则应另复印一份通知财务部备案。 第八条经办人填写报告书，应注意 (一)务必亲自据实填写，不得遗漏。 (二)发生原因栏如勾填“其他”时，应在括弧内简略注明原因。 (三)经过情况栏应从与客户接洽时，依时间的先后，逐一载明至填报日期止的所有经过情况。 本栏空白若不敷填写，可另加粘白纸填写。 (四)处理意见栏乃供经办人自己拟具赔偿意见之用，如有需公司协助者，亦请在本栏内填明。 第九条报告书未依前条规定填写者，法务室得退回经办人，请其于收到原报告书二天内重新填写提出。 第十条“问题帐款”发生后，经办人未依规定期限提出报告书，请求协助处理者，法务室得不予受理。 逾15天仍未提出者，该“问题帐款”应由经办人负全额赔偿责任。 第十一条会计员未主动填写报告书的基本资料，或单位主管疏于督促经办人于规定期限内填妥并提出报告书，致经办人应负全额赔偿责任时，该单位主管或会计员应连带受行政处分。 第