印章管理规定

某某公司印章管理制度 第 1 页 共 14 页 有限公司有限公司 印章管理制度印章管理制度 文件类型 管理体系文件文件类型 管理体系文件 文件编号 文件编号 HSHS 20122012 文件页数 文件页数 拟定部门 综合管理部拟定部门 综合管理部审核人 审核人 批准人 批准人 生效日期 生效日期 修改时间修改时间 版号版号 修修 改号改号 修改内容及修改内容及 原因原因 修改人修改人审核人审核人批准人批准人 某某公司印章管理制度 第 2 页 共 14 页 目目 录录 一 总则 3 二 适用范围 3 三 权责 3 四 具体制度 3 1 印章范围 3 2 印章的雕刻 4 3 印章的领取和保管 4 5 印章的使用申请程序 5 6 印章的授权制度 6 7 印章的报废制度 7 8 印章专管人的责任 7 五 法律责任 8 六 拟定部门 8 七 生效日期 8 八 相关附件 9 某某公司印章管理制度 第 3 页 共 14 页 印印 章章 管管 理理 制制 度度 一 总则一 总则 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具 关系 到公司正常的经营管理活动的开展 为防止意外事件发生 规避风 险 规范公司印章管理 明确印章管理权限和使用 二 适用范围二 适用范围 本制度适用于某某公司公文 便函 介绍信 授权委托书 证 件 证书 财务报表 统计报表及对外签署的合同 协议及其他须 用印章的文本等 三 权责三 权责 1 综合管理部负责公司印章的备案 刻制 变更 报废 更换工 作 2 综合管理部负责公司公章 合同章的使用和监管 3 法定代表人或法人代表负责法人章的使用和监管 4 财务部负责公司财务章的使用和监管 5 各部门 中心 负责部门章的使用和监管 四 具体制度四 具体制度 1 印章范围 印章范围 印章包含公章 合同章 财务章 部门章 私章 专用章 某某公司印章管理制度 第 4 页 共 14 页 2 印章的雕刻 印章的雕刻 2 1 印章的刻制先由需求部门提出刻章申请 填写 印章雕刻 申请单 经综合管理部审核 公司内部印章报总经理批准即可刻制 公司公章 财务章 合同章 法人私章需报企业法定代表人批准后 方可刻制 统一由综合管理部办理 2 2 因印章自然损坏 名称变更 填写 印章雕刻申请单 经 总经理批准后 与原章一同交予综合管理部办理印章增刻或更换 3 印章的领取和保管 印章的领取和保管 3 1 公司各类印章领取前 由综合管理部统一留下开印模备案 领取人在 印章留模备案表 上签领 3 2 公司各类印章由各级和各部门依职权由专人领取并专管 3 3 专管人必须妥善专管好印章 不得转借他人或由他人代为专 管 3 4 专管人因出差等原因不能履行印章管理权的 必须书面授权 并得到印章保管责任部门的负责人批准后 方可交与他人专管 代 其行使印章管理权 4 4 印章的使用制度 印章的使用制度 4 1 公章 以公司名义对外发文 公司之间 公对公 发生业 务时使用 4 2 合同章 只用于公司向外部采购 销售公司产品所产生的 各项业务购销合同 协议 4 3 财务章 于公司各项款项的支出时使用 4 4 部门章 于各部门向公司内发布通知 公告等公文时使用 某某公司印章管理制度 第 5 页 共 14 页 4 5 私章 由员工本人专管 于个人委托书 使用银行印章时 使用 4 6 专用章 用于某些专项 特定的情况 如档案专用章等 4 7 凡以公司名义发出的正式文件 签署的合同书 协议书 法律文书以及对外重要报表 均由总经理审核 批准签字后方可用 印章 4 8 用印盖章位置要准确 恰当 印迹要端正清晰 印章的名 称与用印件的落款要一致 待用印章除外 不漏盖 不多盖 4 9 介绍信 便函 授权委托书要有存根 要在落款和骑缝处 一并加盖印章 并交由档案室存档 4 10 对外签署的合同或协议 各类业务报表 财务报表 统计 报表 及其他需用公司印章的文本等 须在合缝处加盖骑缝章 4 11 严禁在空白单证 纸张 空白介绍信 空白便函 空白授 权委托等一切空白文件 合同和协议上加盖印章 确因业务需要 须经总经理批准后方能盖章 已盖公章的文件若不能使用 必须交 回办公室销毁 4 12 因工作事项紧急需盖公章而公司分管领导外出未能签批 的 电话向领导说明原因 征得同意后方可用印 事后承办人要尽 快补办签批手续 5 印章的使用申请程序 印章的使用申请程序 5 1 公章 合同章 5 1 1 申请人持经本部门负责人 综合管理部 总经理同时批 准的 印章使用审批表 和需盖章的文件到综合管理部填写 印章 使用登记表 登记 由综合管理部盖章 某某公司印章管理制度 第 6 页 共 14 页 5 2 法定代表人私章 5 2 1 申请人持经本部门负责人 综合管理部 总经理同时批 准的 印章使用审批表 和需盖章的文件到综合管理部填写 印章 使用登记表 登记 由法定代表人或法人代表盖章 5 3 财务章 5 3 1 申请人持经本部门负责人 财务部负责人 总经理同时 批准的 印章使用审批表 和需盖章的文件到财务部填写 印章使 用登记表 登记 由财务部负责人盖章 5 4 部门章 5 4 1 申请人持经部门负责人审批后的 印章使用审批表 和 需盖章的文件到部门负责人处填写 印章使用登记表 登记 由各 部门负责人盖章 5 5 其他印章 由专管人自行登记 使用 5 6 印章外带 印章使用原则上不许带出公司 因实际工作需要 申请人确需 将印章带出公司使用的 必须填写 印章外借申请单 经相关人员 批准 方可携带使用 印章借出当天必须归还 如因其它特殊情况 不能当天归还的需总经理审批 6 印章的授权制度 印章的授权制度 6 1 印章专管人员因事 病 休假等原因不在岗位时 印章保管 责任部门的负责人应指定他人管理 印章专管人员要向代管人员授 权并交代工作 交代用印时注意事项 专管人员正常上班后 代管 人员应向专管人员交接工作 登记用印的起止日期 实行管印人员 某某公司印章管理制度 第 7 页 共 14 页 登记备案制 以明确责任 落实到人 交接工作时 应严格办理交 接手续 登记交 管印起止日期 管理印章类别及数量 交接人员 签字 印章保管责任部门的负责人签字认可后备存 6 2 授权人必须填写 印章使用授权表 拟定授权委托书 注明授 权内容 授权时间 被授权人并加盖私章 亲笔签名 6 3 授权前 必须将授权印章用信封装好并在封口处盖上标记 6 4 被授权人每次不得少于 3 人 启用授权章时 必须三人同时 在场拆封 使用 少一人不得拆封 6 5 拆封使用后 必须三人同时在场将授权章装好并在封口处盖 上标记锁好后 三人同时离开现场 6 6 授权委托书应向档案室报备存档 7 印章的报废制度 印章的报废制度 7 1 印章的报废包括不适用报废 磨损报废 遗失报废等 7 2 经确认作废的印章 由使用部门 专管人 提出报废申请 填写 印章报废申请单 经部门负责人 总经理批准后 由综合管 理部销毁 公章 合同章 财务章 法定代表人私章必须经法定代 表人批准后才可销毁 8 印章专管人的责任 印章专管人的责任 8 1 印章专管人须填写 承诺书 并向档案室报备存档 8 2 印章专管人必须妥善专管印章 如有遗失 必须及时向总经 理报告 8 3 印章专管人员 每天下班前应检查印章是否齐全 并将印章 锁好 妥善专管 不得将印章存放在办公室桌内 某某公司印章管理制度 第 8 页 共 14 页 8 4 印章专管人要坚守原则 遵守保密制度 必须严格执行印章 管理制度 凡不符合本制度者 一律不得用印 8 5 印章专管人员调离或因各种原因离岗时 必须将印章交回部 门负责人处 不得随意转交给他人专管 股东会应提出建议指定他 人管理印章 并及时办理交接工作 交代用印注意事项 并对印章 专管人员进行离岗审查 8 6 公司所用印的文件 资料 附件资料 用印审批表 印章使 用登记表及印章使用授权表等年终由综合管理部整理后 交由档案 室装订存档备案 8 7 凡违反本制度者 一经发现 每次扣款 100 元 并取消其印 章专管权 给公司造成重大损失者 移交公安机关处理 五 法律责任五 法律责任 1 印章专管人员必须妥善专管印章 如有遗失 必须及时向公司领 导报告 2 任何人员必须严格依照本办法制度程序使用印章 未经本办法制 度的程序 不得擅自使用 3 违反本办法的制度使用印章 造成丢失 盗用 仿制等 依情节 轻重 对责任者分别进行批评教育 处分 处罚直至追究法律责任 六 六 本制度最终解释权归综合管理部 此前与本制度相冲突者 均 以本制度为准 七 七 本制度自董事长或总经理签发之日起生效 某某公司印章管理制度 第 9 页 共 14 页 某某公司 201 年 月 日 八 相关附件 八 相关附件 附件 1 印章雕刻申请表 附件 2 印章留模备案表 附件 3 印章使用登记表 附件 4 印章使用授权表 附件 5 印章报废申请表 附件 6 印章外借申请表 附件 7 承诺书 附件 8 印章使用审批表 某某公司印章管理制度 第 10 页 共 14 页 附件 1 印章雕刻申请单印章雕刻申请单 印章全称申请部门 申购类型新增 更换 增刻 遗失 印章用途 雕刻要求需要日期 备注 申请人 部门负责人 总经理 附件 2 印章留模备案单 印章全称印模式样 印章管理部门 岗 位 责任人 领用人领用日期 某某公司印章管理制度 第 11 页 共 14 页 经办人 审核人 附件 3 印章使用登记表印章使用登记表 附件 4 日 期印 章 种 类存档 序 号 年月日 公 章 财务 章 合同 章 部门 章 法人 私章 专 用 章 文本名称 及摘要 页 数 份 数 是否 申 请 人 用章 部门 授权印 章全称 授权印 模式样 授权 人 授权人 岗位 被授权 人 被授权 人岗位 授权行使内容 授权起止 日期 某某公司印章管理制度 第 12 页 共 14 页 印章使用授权表印章使用授权表 授权人签字 被授权人签字 见证人签字 附件 5 印章报废申请表印章报废申请表 印章全称 申请部门 申请人 报废原因 申请日期 报废日期 部门负责人 综合管理部经理 总经 理 附件 6 印章外借申请表印章外借申请表 某某公司印章管理制度 第 13 页 共 14 页 借用部门 借用人 联系电话 印章全称 借用期限 年 月 日 时至 年 月 日 时止 用途 实际归还时间年 月 日 时随同人员签名 部门负责人