[理学]大学计算机应用基础广西专用教学课件第05章电子表格

第05章 电子表格处理,主讲人：XXX,学习目标,Excel 2003的基本知识,5.1,5.1.1 功能与特点,1. 功能,5.1.1 功能与特点,1. 功能,5.1.1 功能与特点,1. 功能,5.1.1 功能与特点,2. 特点,(1)Excel一开始就自动设计好存放数据的表格，不需要用户重新绘制表格。(2) Excel将工作表组织成为工作簿，使表格处理从单表操作扩充为多表操作，从二维扩充为三维，具有非常强大的数据处理能力，使表格之间的数据操作变得方便、快捷。(3)Excel提供了各种二维和三维统计图，使数据的表示形式更加直观、丰富多彩，实现表图一体、协同处理。(4)允许在工作表中使用公式和函数，大大简化了Excel的数据统计工作。,5.1.2 启动及退出,1. 启动,启动Excel 2003中文版常用有以下几种方法：(1)单击“开始”按钮，在“所有程序”选项中 “Microsoft Office”选项的子菜单中单击Microsoft Office Excel 2003选项，启动Excel软件环境。(2)在“我的电脑”或“Windows资源管理”中双击表格文件（以XLS为扩展名）的文件图标，启动Excel软件并打开该打开。(3)双击Windows桌面上的Excel 2003快捷图标。(4)在“启动”文件夹中添加Excel 2003中文版的快捷方式，这样，每次启动Windows时就会自动运行Excel 2003。,5.1.2 启动及退出,2.退出,退出Excel有多种方法：(1)打开“文件（F）”菜单，单击“退出（X）”命令。(2)在Excel窗口左上角单击Excel图标（窗口控制按钮），在下拉菜单中单击“关闭（C）”。(3)在Excel窗口左上角双击Excel图标（窗口控制按钮）。(4)单击标题栏右上角的关闭按钮。(5)用快捷键执行方式关闭，按+。,5.1.3 中文版的用户界面,用户界面,5.1.3 中文版的用户界面,界面组成,5.1.3 中文版的用户界面,界面组成,5.1.3 中文版的用户界面,界面组成,Excel 2003的基本操作,5.2,5.2.1 Excel 2003文件的建立、保存和打开,1.新建工作簿,用户需要新建一个Excel文件工作簿，可以在桌面上单击“开始”按钮，以常规方法启动Excel 2003，默认打开一个新建的Excel文件。在Excel窗口中单击菜单栏下的“文件”菜单，在下拉菜单中选择“新建”命令。在Excel的常用工具栏中单击“新建”按钮，或者按快捷键+N，也可以建立一个新的Excel工作簿文件。在资源管理器或“我的电脑”中选择一个文件夹，然后单击菜单栏中的“文件”菜单，选择“新建”选项，在弹出的下级菜单中选择“Microsoft Excel 工作表”命令，同样可以在当前的文件夹中建立一个新的Excel工作簿文件。在桌面的空白区域处单击右键，在弹出的快捷菜单中指向“新建”选项，在“新建”下拦子菜单中选择“Microsoft Excel 工作表”命令。,数据统计,5.2.1 Excel 2003文件的建立、保存和打开,2.打开工作簿,用户在桌面、资源管理器或“我的电脑”中双击相应的Excel工作簿文件都可以用Excel应用软件打开此文件，使用“开始”按钮中的“Microsoft Office Excel 2003”选项也可以打开Excel 2003工作簿文件。如果已经打开了Excel应用软件环境，单击菜单栏“文件”菜单，选择“打开”命令、或者使用快捷键+、或者单击常用工具栏上的“打开”按钮，系统都会弹出“打开”对话框，如图5-5所示，用户选择文件的路径并选择该文件，点击“打开”命令即可。,数据统计,5.2.1 Excel 2003文件的建立、保存和打开,3.保存文件 在Excel应用软件中，文件以扩展名.xls格式保存。需要保存文件，在窗口中菜单栏单击“文件”菜单下的“保存”命令，会弹出“另存为”对话框。在对话框中的“保存位置”处选择保存路径，在“文件名”处输入文件名，单击“保存”按钮即可。如果此文件在编辑之前保存过，用户进行此操作时则不弹出“另存为”对话框，而是后台运行了保存功能。同样，用户也可以执行快捷键+来对文件进行保存，执行步骤及效果与利用“保存”命令相同。,数据统计,5.2.2 选定工作区域,数据统计,5.2.3 工作表的操作,1.工作表的选定和切换,数据统计,(1)工作表的选定用鼠标单击工作表标签，实现单张工作表的选取；选单击第一张工作表标签，然后按住键，单击最后一张工作表的标签，实现多张连续工作表的选取；选单击第一张工作表标签，然后按住键不放，逐个单击其他工作表的标签，实现多张不连续工作表的选取。(2)工作表的切换工作表的切换，用户只要用鼠标点击目标工作表标签，就可以实现工作表的切换。,5.2.3 工作表的操作,2.工作表的添加,方法一：选定要插入工作表的位置，然后在“插入”菜单下选择“工作表”命令。方法二：右键单击某个工作表标准，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，在弹出的二级菜单中选择“工作表”。,3.工作表的删除,用户在工作表标签处右键单击要删除的工作表名，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，然后在弹出的询问对话框中点击“确定”按钮。注意：工作表的删除是永久性的，执行删除操作后工作表将无法恢复。,5.2.3 工作表的操作,4.工作表的移动和复制,如果移动、复制操作是在同一个工作簿中进行，则单击需要移动或复制的工作表标签，将它拖到用户所希望的位置上，松开鼠标左键即可。如果在拖动过程中，按键不放，可产生一个工作表副本，系统自动为此副本命名，用户也可以重新对副本命名。如果将一个工作表移动或复制到不同的工作簿，首先打开这两个工作簿，然后选定需要移动或复制的工作表，单击“编辑”菜单下的“移动或复制工作表”命令，选择要移动到的位置（目标工作簿）和插入位置（工作表所处的位置）。如果在对话框中选中了“建立副本”复选框，则此操作为复制，反之为移动操作。,5.2.3 工作表的操作,5.工作表的重命名,方法一：右键工作表名，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，此时工作表名黑底白字反相显示，输入新的工作表名，然后在编辑区单击或按回车键。方法二：双击工作表名使其反相显示，重新输入工作表名。方法三：单击工作表标签以选定需要重命名的工作表，然后选择“格式”菜单下“工作表”选项，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，工作表名反相显示，重新输入工作表名。,5.2.4 数据的输入,1.常规数据输入,(1)文本数据文本数据由汉字、英文字母、数字、空格以及其他可从健盘输入的字符组成，在单元格显示时一律靠左对齐方式显示。(2)数值数据Excel的数值数据只能含有以下字符：数字09及某些特殊字符组成的字符串。这些特殊字符包括：+、（）、E、e、，、$、。在单元格中显示时，系统默认的数值型数据一律靠右对齐方式显示。(3)日期和时间数据电子表格中日期和时间数据均按数字处理。Excel工作表中日期和时间的显示取决于单元格的数字格式，系统默认日期和时间在单元格中为靠右对齐方式显示。,5.2.4 数据的输入,2.有规律的数据填充,(1)等差数列数列中每一个数值（第一个除外）与上一个数值之差为一个定值，这个差值称为步长，一般地，给出了等差数列的初始值和步长，就得到等差数列。(2)等比数列数列中后一个值除以前一个值的商为一个定值，这个定值也称为步长。(3)日期序列日期序列的每一个日期数据由前一个日期加上一个日期单位得到，日期单位包括日（A）、工作日（W）、月（M）、年（Y）四种。(4)自动填充序列自动填充序列是根据给定的初始值自动递增或递减而形成的。,5.2.5 工作表的编辑,1.修改单元格内容,方式一：完全替换。单击或用光标移动键到需要修改数据的单元格，在输入状态下，当输入新数据时，单元格内原有的数据将全部由新输入的数据完全代替。方式二：修改部分。双击单元格，进入单元格编辑模式，用户可以利用键盘上的编辑键（如光标键、键、键等），直接修改有错的部分，不必重新输入单元格的全部内容，修改完单击其他单元格或按回车键，若需要取消修改操作，应按键退出。,5.2.5 工作表的编辑,2.插入、清除和删除,(1)插入单元格菜单中的“插入”操作可以插入单个单元格、插入整行、插入整列。(2)清除单元格清除操作用于清除选定区域中的内容或清除格式。(3)删除单元格清除命令只能把单元格的内容或格式移去，而删除命令将同时把单元格的内容、格式以及所处空间全部移去。,5.2.5 工作表的编辑,3.移动和复制,(1)移动数据可以借助剪贴板来完成，即“剪切”+“粘贴”，也可以拖动移动对象来完成。(2)数据复制可以借助剪贴板来完成，即“复制”+“粘贴”，也可以在拖动对像的同时，按住键来完成。,4.查找与替换,查找是把符合条件的关键词从文档中找到对应的位置，替换是把符合查询条件的关键词换成其他的关键词。,5.2.6 工作表的格式化,1.行高与列宽的调整,方法一：利用格式菜单调整。方法二：利用鼠标调整。移动鼠标到行号（或列标）标号分界处，当指针变成带有上下双向箭头（或左右箭头双向箭头）的黑色横竖线时，按下鼠标左键，会出现高度值（或宽度值），用户向上、向下（或向左、向右）拖动到所需宽度后松开左键，即改变了行高（或列宽）的宽度。,5.2.6 工作表的格式化,2.字体、数字格式与对齐方式的设置,(1)通过菜单命令设置,字体设置,5.2.6 工作表的格式化,2.字体、数字格式与对齐方式的设置,(1)通过菜单命令设置,数字格式设置,5.2.6 工作表的格式化,2.字体、数字格式与对齐方式的设置,(1)通过菜单命令设置,对齐方式设置,5.2.6 工作表的格式化,2.字体、数字格式与对齐方式的设置,(2)通过工具按钮设置,5.2.6 工作表的格式化,3.设置边框和图案,边框设置,图案设置,5.2.6 工作表的格式化,4.单元格的保护设置,设置单元格的保护可锁定单元格，防止对单元格进行移动、修改、删除及隐藏等操作，也可隐藏单元格中的公式。要设置单元格保护，选择“单元格格式”中的“保护”选项。选中“锁定”复选框可防止所选单元格被改动、移动、删除或更改大小；选中“隐藏”复选框可在单元格中隐藏公式。,5.2.6 工作表的格式化,5.自动套用格式,自动套用格式可以理解为对字体、数字、对齐方式、工作表边框、颜色以及列宽和行高等已定义好的格式参数的组合。,数据计算,5.3,5.3.1 公式,1.公式的建立,Excel中公式必须等号（=）开始，用运算符表示公式操作类型，用地址表示参与计算的数据位置，同时也可以直接输入数字进行计算。Excel中使用的运算符主要有以下四种：算术运算符：+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、（乘方）。比较运算符：=（等于）、（大于）、=（大于等于）、（不等于）。文本连接符：&引用运算符：（冒号）、 （空格）、，（逗号）。Excel公式中运算符的优选次序从高到低为：冒号（：）、逗号（，）、负号（-）、百分号（）、乘幂（）、乘和除（*和/）、加和减（+和一）、连接符（）、比较运算符（=，=，）。Excel遵从“由内到外，由左到右”的运算规则。,5.3.1 公式,2.单元格的引用方式,相对引用在公式引用时直接使用单元格地址，不需要在公式中加入“$”符号。绝对引用在采用绝对引用的单元格地址中，行号和列标前都将带有“$”符号。混合引用混合引用有两种情况，若列标前带有“$”符号，则行号前没有带“$”符号，或是列标前不带“$”符号，行号前带有“$”符号。前者表示列标的绝对的、行号是相对的；后者表示列标是相对的、行号是相对的。,5.3.2 函数,1.自动求和,Excel提供了11类函数，其中包括常用函数、财务、统计、文字、逻辑、查找与引用、日期与时间、数学与三角函数、数据库和信息函数等。函数由函数名和参数组成。Excel函数的一般形式为： 函数名（参数l，参数2，） 其中括号内的参数可多达30个。如果函数以公式的形式出现，应在函数名前面键入等号“=”。,语法为：SUM（X1，X2），其中X1，X2为求和的参数，可以是数字或单元格名称。,5.3.2 函数,2.条件求和,SUMIF函数用于根据指定条件对若干单元求和。语法为：SUMIF（X1，X2，X3）其中X1为用于条件判断的单元格区域；X2为相加求和的条件；X3为实际求和的单元格。只有当xl中的相应单元格满足条件时，才对X3求和。,3.算术平均数,AVERAGE函数是对所有参数进行算术平均值计算，语法和使用方法与SUM函数类似。,4.求最大值,MAX函数。用于求指定范围中的最大值。语法为：MAX（X1，X2）参数最多为30个，返回结果为数值型数据。,5.3.2 函数,5.求最小值,MIN函数。用于求指定范围中的最小值。语法为：MIN（X1，X2）参数最多为30个，返回结果为数值型数据。,6.统计个数,COUNT函数。统计指定范围中为数值型数据的个数。语法为：COUNT（X1，X2），参数最多为30个，返回结果为数值型数据。,7.条件函数,IF函数。IF函数是罗辑函数中最常用的一个，可以按条件显示单元格的内容。语法为：IF（条件，结果1，结果2） 参数最多为30个，返回结果为数值型数据。系统首先判断条件，如果条件成立，则返回结果1，反之返回结果2。,数据图表,5.4,5.4.1 图表类型及用途,1.类型及用途,5.4.1 图表类型及用途,2.图表术语,5.4.2 创建图表,1.创建嵌入式图表,创建嵌入式图表可以使用图表工具栏或“插入”菜单中的“图表”命令及常用工具栏的“图表向导”按钮。,实例,2.创建图表工作表,把创建的图表作为新工作表出现时使用，此时，图表与数据均处于独立的工作表中。,实例,5.4.3 编辑图表,1.修改图表元素,用户只要移动鼠标到图表的绘图区域，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选取“图表选项”命令，打开的“图表选项”对话框，如下图所示。对话框包括了六个标签，用户可以分别对标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表进行相关设置。,5.4.3 编辑图表,2.修改图表内部数据,(1)删除数据若需删除图表中的某一数据系列，应先激活图表，然后按键或选择“编辑”菜单中的“清除”命令，或右击该系列数据，在弹出的快捷菜单中选择“清除”命令。(2)添加数据给图表增加数据有三种方法：使用拖放特性，使用“图表”菜单中的“添加数据”命令或使用格式工具栏的“复制”、“粘贴”按钮。对于图表工作表，只能采用后两种方法。(3)修改数据图表中的数值是链接在创建该图表的工作表中，图表将随工作表中的数据变化而更新。修改图表中的数据有两种方法：在工作表的单元格中修改或直接在图表中修改数据点。无论采取何种方法，修改结果都会反映在对应的图表或工作表中。,5.4.3 编辑图表,3.编辑整张图表,(1)图表的移动、调整、复制和删除移动：用鼠标拖动图表到任意位置。调整：图表被选中后，四周出现8个结点，拖动8个结点可改变图表的大小。拖动一个角的结点，同时改变图表的高度和宽度；拖动其他结点只改变宽度或高度。复制：使用“编辑”菜单中的“复制”命令，或者常用工具栏中的“复制”按钮，可将图表整张复制到其他的工作表或工作簿中。删除：按按钮或选择“编辑”菜单中的“清除”命令，可删除整张图表。,5.4.3 编辑图表,3.编辑整张图表,(2)改变图表类型(3)改进图表的外观为了使图表显示的数据更清楚、美观，有时需要对已创建的图表加上标题、数据标志、网格线、图例、数据表等。,数据的管理和分析,5.5,5.5.1 数据清单,1.数据库和数据清单,二维表与数据文件对应表,数据清单,5.5.1 数据清单,2.编辑数据清单,(1)增加记录在“记录单”上单击“新建”按钮，然后输入每一个字段的数据，字段间的切换可用键。所有字段输入完毕，按键或“新建”按钮，新记录加在清单的最后一行，一次可增加多个记录。(2)删除记录使用“记录单”中的滚动条或导航按钮（上一条、下一条），选择要删除的记录，然后单击“删除”按钮，确认删除后，该记录将被永久删除。(3)修改记录使用“记录单”中的滚动条或导航按钮查找要修改的记录，定位在修改记录项上，进行修改后，单击“关闭”按钮返回工作表。,5.5.1 数据清单,3.数据清单的查询,使用“记录单”可以对数据清单中的数据逐个查找，或者以每10个为单位进行查找。如果要进行逐个记录的查找，单击导航按钮或滚动条箭头；如果要以每10个为单位查找。在两箭头之间单击滚动条。 实例,5.5.2 数据排序,数据排序是指把数据清单中的所有记录按照某一关键字段的数据由大到小（递减、降序）或由小到大（递增、升序）进行排列的操作。 需要注意的是，如果是数值参与排序，则按照数值大小进行排序；如果是字符参与排序，则按字符第一个字母（A到Z的次序排序为升序，反之为降序）排序。排序的字段名称为排序关键字，Excel中允许用户对一个关键字进行排序，同时也支持对两个或三个关键字进行排序。 只对一个关键字进行的排序，称为简单排序，有两个或三个关键字参与的排序，称为多条件排序。 实例,5.5.3 数据筛选,1.自动筛选,筛选包括“自动筛选”和“高级筛选”两种。前者是对整个数据清单操作，筛选结果将在原有区域显示：后者则通过“高级筛选”对话框指定筛选的数据区域，筛选结果可在原有区域或某一指定区域显示。,自动筛选功能的下拉列表中