医院院办公室管理制度.doc

医院院办公室管理制度 医院院办公室管理制度 一、公文处理制度依据国家机关公文处理条例，结合医院实际情况制定本制度。 （一）公文的起草与办理 11、文种的使用常用公文种类包括通知、通报、决定、通令、请示、报告、会议纪要、函、呈批件等。 要求下级部门办理和有关单位周知或执行的事项等，用“通知”；向下级部门和有关单位传达重要精神或情况，表扬先进，批评错误等，用“通报”；对重要事项或重要问题做出安排或处理，用“决定”；对下级部门宣布奖惩事宜，用“通令”；请求上级机关指示、批准的事项，用“请示”；向上级机关汇报工作（包括工作总结）、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问等，用“报告”；记载和传达会议主要精神和议定事项，用“会议纪要”；平行或者不相隶属单位、部门之间相互商洽工作，询问和答复问题等，用“函”；医院内部各部门、科室请示问题、申请事项用“呈批件”。 22、公文格式和文字基本要求公文起草的基本要求是符合政策，切合实际；观点鲜明，层次清楚；格式规范，语言通顺。 “请示”所请求答复的问题要具体明确，理由充分；“报告”内容要实事求是，重点突出；“通知”所告知的事项要表达准确，简明扼要。 凡是以医院名义上报的请示、报告，下发的通知、通报、决定、通令、会议纪要，都要使用统一印制的“公文首页”。 文尾要有发送单位、承办单位、拟稿人、印数等项目。 医院内部请示问题、申请事项用呈批件。 公文的行文格式、版面布局、字体字号等按公文样式执行。 标点符号和数字，分别执行国家语言文字工作委员会等颁发的标点符号用法和关于出版物上数字用法的试行规定。 33、公文办理公文根据职能分工由相关部门起草，送院办公室编号登记，填写公文处置单，报医院领导审批签发后，印制，盖章，发放，存档。 （二）外来公文的阅办 11、登记各部门收到（包括邮寄和参加会议带回）的上级机关、团体、兄弟单位的所有文件、通知、通告、函等公文，统一交院办公室登记编号。 22、传阅院办公室呈院领导审阅，院领导签署意见后，由院办公室将文件复印，传给相关部门，并做好登记。 33、落实承办部门根据院领导批示，组织相关工作的落实。 涉及多个部门落实的事项，主办部门要做好牵头工作，相关部门要积极协助和配合。 院办公室要随时跟踪并督促检查落实情况，注意做好协调和信息传递工作，避免误事。 44、归档承办部门办完公文所有事项后，将公文交回院办公室。 院办公室每季度清理一次，每年将所有公文分类，编目、装订、归档，妥善保管。 二、会议管理制度（一）会议种类及其规定 11、院办公会主持人和参加会议人员由总经理或执行院长主持。 各部门经理、主任、副经理参加。 根据需要吸收相关人员参加。 会议内容研究确定医疗护理、学术技术、经营服务、市场宣传、人力资源、后勤保障、行政管理等方面的专题问题。 由相关部门领导事先报告总经理和执行院长拟提交议题的初步方案，经领导确认后在办公会上介绍，通过与会人员充分讨论，形成决议，由会议主持人作结论，并明确落实责任。 22、院周会主持人和参加会议人员由总经理或执行院长主持。 各部门经理、主任、副经理，各科主任、护士长参加。 根据需要吸收相关人员参加。 会议内容通报需要中层领导了解掌握的重要情况，布置安排需要落实的工作任务，提出某一问题的指导思想和原则。 由部门领导就本部门职能范围通报情况、布置工作、提出意见，总经理和执行院长就重要问题作强调，明确任务。 33、其他会议包括医疗质量分析会、医疗管理组织会议、护士长例会、员工大会、党总支会议、工会会议、团总支会议，根据需要召开的其他专题会议。 上述各种会议的内容、主持人和出席人员，根据会议任务和实际需要确定。 （二）会议组织工作要求 1、各种会议都要明确主题和目的，发言讲话要简明扼要，所议事项一般都要形成结论，落实责任。 2、应参加会议人员如因故不能参加，需向会议主持人请假同意，不得无故或不假缺席。 3、院办公会、院周会和其他全院性的会议由院办公室统一负责会务工作。 4、院办公室负责院办公会、院周会和其他全院性会议决定事项的督促落实工作。 5、所有会议都要有专人做好会议记录，根据需要撰写会议纪要。 会议记录和会议纪要都要妥善保管。 6、院办公会两星期召开一次，院周会每星期召开一次，医疗质量分析会每月召开一次，其他会议根据实际需要召开。 三、保密工作制度（一）总则 1、依据国家保密法，结合医院实际情况制定本制度。 2、医院文书、医疗、科技、经营、市场企划、人力资源、基建、设备、会计、电子、声像、实物等12类104种档案和住院病历、留观病历，共106种载体均列入保密管理范围。 3、保密等级分为秘密、机密和绝密三个等级。 4、保密工作实行总经理负责制，院办公室负责日常工作。 （二）密级、时效和管理程序根据不同载体的性质和重要性确定其密级、时效及其管理程序和要求。 1、医院规划、计划、总结、会议记录及纪要、讲话稿、大事记、合同、协议，列入永久性绝密级载体管理。 借用上述文件须经院领导批准。 2、卫生统计、医疗服务项目、客户满意度调查记录及其总结，列入永久性绝密级载体管理。 3、会计报表、会计账簿、会计凭证，列入永久性绝密级载体管理。 4、医疗投诉、纠纷处理资料，列入永久性绝密级载体管理。 5、市场推广方案、广告宣传方案、公益活动方案、经营项目及其价格方案、人才招聘方案，列入绝密级载体管理，保密期10年。 在正式对外推出之前只限参与该项工作的相关人员知道，不得向包括本院员工在内的任何单位和个人透露。 向外推广后，其电子文档和书面文档均由部门经理保存，同时交档案馆一份存档。 6、科研课题的论证方案、调查报告、实验记录、实验报告、总结、论文、申报材料、推广应用方案，列入绝密级载体管理，保密期10年。 对外协作时需要使用上述材料要报总经理批准。 7、营业执照、执业许可证和其他专项批文，列入永久性机密级载体管理。 原件存档案馆，复印件在院办公室管理，填写申请单并经院领导批准登记后方可借用。 8、员工登记册、执业证书、注册证书，列入永久性机密级载体管理。 9、临床和医技科室的各种登记、记录资料，列入永久性秘密级载体管理。 10、医院简报，列入秘密级载体管理，保密期3年。 定稿后的电子文档复制给企划部，供医院网站使用，用毕即行删除，不得复制给其他部门和人员。 11、其他秘密载体均列入秘密级载体管理。 （三）保密环节的具体要求 1、各单位领导为本单位保密工作责任人，要经常督促、检查和落实保密工作，对本单位保密工作全权负责。 2、各单位要指定一名责任心强、业务熟悉的人员为保密员，负责本单位秘密载体的收集、保管、移交等工作。 3、文件定稿前的起草、讨论、研究、征求意见、审批、打印、复印过程中，参与该项工作的人员不得向外泄露相关内容。 4、定稿形成正式文件后的电子文档，只在部门领导的微机中保存，其他人员的电子文档必须全部删除。 5、形成正式文件后的书面文档，即进入专人保管、按密级要求使用管理的轨道。 6、各单位的文件在移交档案馆之前，要集中存放在加锁的铁柜中，由单位保密员保管，不得分散存放，不得丢失，应用完毕的文档要及时收回。 7、各单位要按照我院档案工作管理规定确定的归档范围和移交时限及时将档案材料移交档案馆。 8、档案馆的各类档案均属秘密载体，要认真保管，严格借阅手续，确保保密安全。 9、外出参加会议或活动带回的秘密载体（包括书面材料和电子文档）应及时交院办公室登记，不得私自保存。 10、复印、拷贝、借阅、摘抄涉密载体，要填写审批单，并经院领导批准。 11、培训、会议或汇报材料制作成幻灯片的，在拷贝到电教室微机使用后要立即删除。 12、摘录和记载秘密内容必须使用专用笔记本，并要妥善保管。 员工离职要将笔记本及时移交院办公室。 13、任何人不得将秘密载体向任何单位和个人传播，不得泄漏秘密信息。 14、所有员工都要严格遵守保密纪律，做到不该说的秘密不说，不该听的秘密不听，不该问的秘密不问。 15、各单位要做好日常保密教育，增强全体员工的保密意识和自觉性。 16、违反保密规定，造成影响和损失的，要根据情节轻重及其后果，给以相应的处罚。 触犯法律的要依法追求法律责任。 四、档案工作管理制度依据档案法，结合医院实际情况，制定本制度。 （一）总则1.医院各类档案（病历除外，下同）实行统一管理，建立综合档案室。 2.档案工作受总经理领导，日常工作由院办公室管理。 3.综合档案包括文书档案、医疗档案、科技档案、经营档案、市场企划档案、人力资源档案、基建档案、设备档案、会计档案、电子档案、声像档案、实物档案等12类。 4.院办公室秘书为综合档案室兼职档案员，各单位指定1名人员为本单位兼职档案员，兼职档案员应保持相对稳定。 （二）档案1.各类档案（除病历以外）由综合档案室统一收集、归档、保管。 2.任何单位和个人都不准私自保存、销毁应归档的文件材料。 本院工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件材料,必须及时向兼职档案员移交。 3.各单位要把文件材料的积累、移交纳入本科室的职责范围，负责对本部门文件材料的积累、保存、移交。 档案人员要及时收集各类档案材料，每季度归整一次，避免档案资料失散丢失。 4.每年形成的会计档案由资财部按照归档要求，分类，装订成册，专柜保管。 于第二年三月向综合档案室交付案卷目录，第四年三月移交档案。 5.合同（不含人力资源合同）、离职员工档案等随时交综合档案室。 6.除上述第 5、6款规定的档案以外，各单位档案按年度上交，本年度档案于第三年的三月将档案材料完毕后移交综合档案室，办理交接手续。 7.各类档案的归档范围见附表112。 8.为提高移交的合格率,各科室在移交档案前,需告知综合档案室进行质量检查，凡发现有不合格的档案材料,必须进行重新。 9.归档的各类档案，必须保证齐全完整、分类清楚，符合档案形成规律。 档案室的档案资料要按门类和裁体进行科学分类、排列、编号,档案柜架要排列有序。 10.综合档案室要建立健全档案规则，积累存储本院归档文件的备考表（注释说明）、分类方法、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍，以及档案利用情况统计和利用效果典型事例、本册丢失和销毁的处理情况。 （三）档案保管1.为确保档案的安全,建立专用档案库房和使用标准的档案装具,库房内应配备温湿度计、防虫药剂和防(灭)火设备,随时保持库房整齐、清洁。 2.定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取有效措施加以解决，对破损或变质的档案材料要及时修补和复制,确保档案的完整与安全。 3.保持柜内档案的整洁。 每月开柜通风除尘一次,每半年查看档案一次。 发现潮湿、字迹扩散或纸张破裂等情况,及时采取措施,进行复制或其它技术处理。 4.根据季节变化,随时调节室内温度和湿度,避免阳光照射。 库房温度一般应保持在14-24之间。 相对湿度在45%-60%之间。 每天记录室内温度情况。 5.档案库房要坚固，并采取必要的防潮、防电、防火、防盗、防光、防尘、防高温等措施,延长档案寿命。 档案室内严禁吸烟。 6.保持档案室清洁卫生，定期清扫,不得存放与档案无关的物品。 （四）档案利用1.借阅人经同意到综合档案室借阅档案时,必须履行登记手续。 外单位查阅档案,需带本单位介绍信,经同意可以查阅,但只限在档案室内查阅。 2.利用档案要办理借阅手续,填写档案借阅登记薄。 3.借阅人注意保护档案，不得拆卷或在文件上勾画、涂改（必要时可用铅笔)、如发现上述情况要按档案法规定追究责任。 4.复制、摘抄档案，需要经有关领导和档案室同意，凡经允许摘录、复制档案后、必须经档案人员审核和核对。 5.未经允许不得将档案携带出医院。 6.借出档案用毕及时归还,避免丢失。 归还后立即注销借阅登记。 7.档案的利用方式、是以档案原件提供利用为主。 8.档案员要积极主动地开展档案利用工作,配合有关部门编写各种编研材料，不断提高服务质量,逐步实现档案管理的现代化。 9.每周 二、四上午开放综合档案室，为各单位人员提供档案利用工作。 （五）档案保密1.档案工作人员要有高度的保密意识。 认真执行保密法和保密守则。 严守秘密,确保档案的绝对安全。 2.为做好保密工作,明确以下内容为档案保密范围,需控制借阅:上级带有密级的文件；本院党总支、院办的会议记录,涉及人员处理的案卷和其它不宜扩大阅知范围的文件资料。 3.未经院领导批准，不得翻印、抄录档案。 查阅档案一般在档案室内查阅，不得随意将档案带出档案室或交给他人保管。 4.严格遵守档案的销毁和审批制度，销毁档案时要有专人负责，并在指定地点销毁。 5.工作人员离开档案室时，要关好门窗，并定期检查门锁的牢固情况，发现问题，及时修理，清除隐患，确保防范措施严密有效。 6.兼职档案员、借阅档案的人员，要注意保密，不得随意将档案内容扩大影响范围。 7.要经常对干部、职工进行保密教育,不断增强保密观念,组织有关人员定期进行保密工作检查。 五、行政印章管理制度 1、院领导直接负责行政印章管理工作，日常工作由院办公室管理。 2、行政印章的刻制经总经理批准后，由资财部到法定的公章刻制部门刻制。 3、医院所有行政印章都要留存印模，建立印章档案。 4、行政印章销毁须经总经理批准后，由综合档案室按有关规定实施。 5、行政印章在综合档案室设置专柜专锁存放。 行政印章由专人管理。 实行双人监督管理制度，管章人不得拥有综合档案室钥匙。 6、凡属本院起草的公文落款用印，须持经总经理批准的公文处置单和印毕的公文，严格按批准数量盖章。 7、其他文件资料用印，须填写用印审批单，经总经理批准后盖章。 8、因特殊情况需要带行政印章外出，须填写印章外带审批单，经总经理批准，由印管章人将印章封装登记，用毕及时封装送回。 9、用印必须有印章管理人员盖章，不得由经办人代替。 10、出特殊需要外，用印时间一般安排在每周 二、四上午。 11、所有用印都必须填写用印登记本，填写项目要齐全。 六、复印工作制度 1、医院复印机主要是复印数量少、非常规性的资料。 规范文本和制式表格经院领导审批后由物流部统一安排印刷。 各单位要认真把关，严格控制复印范围和数量。 2、部门（科室）复印资料20份以下的经本部门经理（主任）批准，部门（科室）复印资料20份以上须经执行(业务)院长批准。 3、复印时间为周 二、 四、日下午1400至1700，如遇急件经院领导批准可随时复印。 4、复印资料要填写复印审批单，由专职人员统一复印，并做好复印登记，核算成本，按月统计。 如果无复印审批单，将不给予复印。 5、复印纸由院办统一领取使用，其他各部门和科室不再领取复印纸，只领取打印纸。 七、礼品礼金管理制度为明确相关部门的职责和权限，加强礼品礼金的规范化管理，避免因管理不善出现失误和漏洞，特制定本制度。 1、礼品、赠品、赠画、题词、锦旗、奖杯、礼金、红包、回扣等（以下简称礼品礼金）均属医院财产，列入医院统一管理。 2、医院任何部门、科室及个人接受礼品礼金后，都要及时向本单位领导报告，单位领导在清点后，如数、及时、完整的上交。 3、礼品礼金由院办公室统一登记、管理，移交双方在登记本上签字。 4、礼品礼金根据不同情况分别交由不同单位保管，中大件礼品、赠品等交物流部保管，赠画、题词、锦旗、奖杯等交档案馆存档，礼金、红包、回扣等交财务部管理。 5、礼品礼金的使用由院办公室或其他相关部门提出建议，填写物品请领单经总