《公共关系实务》实训指导书

公共关系实务公共关系实务 实训指导书实训指导书 王王 红红 广东女子职业技术学院管理系广东女子职业技术学院管理系 2006 年年 3 月月 公共关系实务 技能训练 公共关系技能训练时秘书人员的一项基本技能 秘书是领导的助手 承担着领导与群众或客户交际的桥梁 因此 秘书应该具有处 理公共关系事务的能力 秘书在其工作环境中 接触面很广 在组织机构的里里外外 必须兼顾到各个层面 的人物 要考虑到各种状况 能策划 组织各类公共关系活动 圆满完成任务 一般而 言 公共关系基本技能包括公关演讲 公关调查 公关策划 签字仪式 危机管理 新 闻发布会 庆典活动的组织等等 一 公关演讲 实训目的 掌握演讲稿的写作方法和演讲技巧 学会在各种公开场合下发表演讲 并能利用演 讲的手段宣传组织形象 知识提示 1 演讲 即在群众集会或会议上就某个问题说明事理 发表见解 2 演讲稿 即人们在进行演讲之前所写的底稿 写作演讲稿是命题演讲的第一步 工作 写出高质量的演讲稿是演讲成功的基本保证 3 演讲稿包括称呼 开头 主体 结尾等五个部分 在写作过程中应注意 一是 选题要得当 立意要新颖 给人以新鲜的感觉 引起听众的兴趣 二是选材要具有真实 性与情感性 三是语调要亲切 句式多变化 应随着内容与感情的变化而不断变化 4 演讲可以分为命题演讲 即兴演讲 辩论演讲 5 公关演讲时肢体信息 沟通关系是树立良好组织形象的有效手段 其特点是热 情 简短明了 具有亲切感和凝聚力 项目情景 根据下面这段演讲辞 设计演讲者的动作 有鸿鹄之志的青年们 请首先确定你们前进的目标 有了目标 你就有同时间 赛跑的指南针和动力了 就像船具备了双浆和航标 可以乘风破浪 像汽车具备了 马达和车灯 可以夜行千里 像大鹏具备了双翅和眼睛 可以展翅高飞 望一切有 志青年 对准目标 勤耕苦作 出力发光 发扬 春蚕到死丝方尽 蜡炬成灰泪始 干 的精神 把宝贵的青春献给伟大的祖国 伟大的民族 任务与要求 1 结合学校 班级及个人的实践写一篇竞选学校学生会主席的演讲词 2 结合班级实际情况 设计几个论题 展开辩论 以提高语言表达能力 3 拟写一份演讲稿 要求内容完整 字数控制在 800 1500 之间 4 模拟组织一次现场公关演讲会 实训说明 本项目可选择模拟会议室 教室 会议室等场所进行 对实训场所适当做一些环境 布置 实训课分组进行 每位学生轮流扮演演讲者 主持人 评委 观众 演讲次序由抽 签决定 主持人负责本组演讲会的主持及会场气氛的渲染和调动 演讲会上每位同学的发言时间控制在 10 分钟之内 演讲结束后 由评委代表作点 评 不要固定某一位评委 每个人轮流一次 以百分制打分 去掉一个最高分和最低分 算出平均分 评分项目包括 内容 占 30 表达形式 占 20 有声语言 20 态势语言 占 20 风度 占 5 赛场 效果 占 5 二 庆典活动 实训目的 掌握庆典筹备方式 议程安排及庆典的规范服务 了解庆典活动的类型 理解庆典 活动的整体策划 组织 并能熟练应用与庆典活动相关的技能 知识提示 1 庆典是各种庆祝仪式的统称 是有目的地利用企业内部的重大节日或纪念日 社会生活中的传统节日等时机 通过各种形式的庆祝活动来营造一种喜庆气氛 以亲和 企业内部的人际关系 改善企业外部的社会舆论与关系环境 2 庆典活动可分为周年庆典 组织荣获重大荣誉 组织取得重大业绩 组织取得 显著发展等类型 3 庆典活动浅 应精心选择对象 发出邀请 确定来并 邀请上级领导 社会名 流 大众传媒 合作伙伴 同行业代表 消费者代表等参加 4 常见的庆典活动程序见下图 项目情景 成功职业中学创建于 1955 年 原来是一所农业类学校 起初只有 200 多学名学生 20 余名教职工和 50 万元固定资产 建校以来 学校历经三次撤并后 学校培养第三产 业的初中级技术人才作为办学的新的目标 初步减少 农字号 专业 陆续开设了公共 关系 文秘 礼仪服务 市场营销 美容美发等新兴专业 经过几年的发展 学校的文 秘专业被评为省级示范性专业 学校被省科委国家级重点职业学校 目前学校拥有近 3000 名在校生 200 余名专业教师 固定资产近亿元 成功 办学走过了 50 年 是一 部 成功人 自力更生 开拓进取 励精图治 艰苦创业的创业史 今年是学校建校 50 周年 学校领导经过研究 决定举办 50 周年校庆活动 并确定 了 以成功人为荣 做成功者 的活动宗旨 学校对内增强全体师生员工对学校的自豪 感和荣誉感 对外显示学校的实力和发展前景 学校早在一年前就成立了校庆筹备委员 会 斜射秘书组 新闻组 接待组 信息组 联络组 每组的组长都由学校的中层以上 主持人宣布开始 贺辞 介绍主要来宾本公司负责人致词领导或来宾代表致贺词 宣读贺电 贺信剪彩安排文艺演出参观活动酒会 干部担任 筹备会给予他们充分的权力和空间 自主设置校庆项目及相关事宜 重大项 目需由校庆筹备委员会讨论审核 秘书组织要负责庆典仪式的活动和筹划 制定议程 拟定邀请重要来宾的名单 并 撰写相关文书 直接接收筹委会领导 协调 监督 新闻组负责庆典活动的新闻发布会的筹划及新闻采访活动安排 接待组测主要工作由该校的文秘教师负责筹划 具体工作由文秘专业的学生承担 要求统一着装 负责迎接宾客 来宾签到 赠送纪念品 茶水服务 活动应到 参观杰 说 并要求在大门口列队迎送客人 信息组组织编写校史 校友录及学校宣传册 联络组主要负责联络各界校友 组织校友会 对于 50 周年校庆 学校领导非常重视 制定了一整套方案 专门拿出 80 万元经费 用于筹划庆典 在庆典仪式上安排了剪彩活动 校庆日晚上还将举行盛大的庆祝晚会 同时 为使校庆活动更具学术气氛 校庆期间还将举行 学校发展战略研讨会 和 职 业教育学术报告会 既体现隆重热烈 又让人觉得意蕴深刻 更能展现 成功人 气 度非凡 任务与要求 1 假如你是情景中成功职业中学 50 周年校庆的秘书组成员 请拟出参与校庆活动 的重要领导和来宾名单 2 编织一份校庆活动庆典仪式的程序 3 模拟演示庆典仪式的大会场景 实训说明 本项目可选择模拟会议室 教师 学校大礼堂及其他空旷场地进行 重要领导和来宾名单的单位 职务 姓名可由学生自己拟定 校庆活动庆典仪式的程序应结合情景内容 但不包括庆祝晚会 学术报告会 学校 战略研讨会内容 完成后 由全班学生集体讨论 庆典仪式场景模拟由全班学生完成 实训拟分组进行 每组学生分别扮演校方领导 接待人员 重要领导 来宾 要求各司其职 轮流模拟演示 三 新闻发布会 实训目的 掌握新闻发布会的礼仪和程序 懂得新闻发布会的筹划及准备工作 并能在新闻发 布会中运用 相关技能 知识提示 1 新闻发布会又称记者招待会 它是政府 企业 社会团体或个人把各新闻机构 的记者召集在一起 宣布某一消息 并就这一消息让记者提问 由专人回答问题的一种 活动 新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式 也是一种传播信息 以求新闻界客观 报道的行之有效的手段 2 新闻发布会大致有发布某一消息 说明某一活动 解释某一事件等类型 3 新闻发布会十分强调礼仪规范 其核心是诚 真诚地面对新闻记者 坦诚的公 布与组织机构相关的信息 4 新闻发布会的程序见下图 项目情景 1 某文秘班新学期刚组建班委 准备组织一次 新闻发布会 活动 会上班委会 将要颁布 施政纲领 还将接受班机同学的建议 要求完成 会场布置 挑选主持人 发言人和小记者 拟写发言提纲 进行现场演练 2 广东女子职业技术学院为了扩大学院知名度 特与广东电视台举办一场 当代 女大学生风采 综艺晚会 将邀请一些学生喜爱的明星参加 在晚唱之前召开新闻发布 会 届时将邀请本市的新闻单位和一些媒体的记者参加 新闻发布会发言人主要为高教 厅的领导和高校代表 请模拟演示本次新闻发布会 任务与要求 1 请列出该商城新闻发布会的程序 2 根据项目情景提示的资料模拟演示新闻发布会的场景 实训说明 本项目可选择模拟会议室 教室等场所进行 但应对环境作适当的布置 将全班学生进行分工 分别扮演主持人 高教厅领导 高校代表及记者 要求每位发言人都以相对应身份 角色的发言 每位记者都应提问 新闻媒体的名称由同学自拟 采访用的话筒 身份牌由学生自行准备 发言材料及提问根据情景材料设计 允许在此基础上做适当的延伸和扩展 将新闻发布会录像 待实训结束后 在班里播放 进行评价 四 四 签字仪式 实训目的 掌握签字仪式的准备和服务要求 学会制订签字仪式的程序 并能组织实施整合签 字仪式的过程 知识提示 1 签字仪式是公务活动中最常见的业务仪式之一 它包括两个阶段 一是准备工 作 二是举行仪式 2 签字仪式准备阶段的工作有 文本准备 正是文本一式若干份 准备签字用的 文具 旗帜等物品 决定参加签字仪式的人员 不知签字厅 3 签字仪式的程序见下图 发布新闻或信息提示会后安排宣布开始答记者问宣布结束 项目情景 江海学院是一所省直属重点职业学院 学校占地 1000 亩 设置中 高职 15 个系 开设 35 个专业 专任教师 700 多人 其中高级职称教师占全体教师人数的 30 现有在 校生 5000 多人 江海学院原是专门以培养水利 渔业 海洋作业等专业人才为主的学 校 为进一步整合办学资源 拓宽学校办学空间 学校确定了 将学校建成一所省属重 点综合性学校 的战略目标 在学校设施 师资 专业建设上投入了很大的资金 因学 校坐落于全国知名的化工城 学校拟发展地方特色专业 利用现有资源 对学校的专业 进一步拓展 决定筹建化工系 兴华化工集团是化工城中规模最大的一家国有企业 以前曾入选 全国十大化工企 业 现有员工 10000 余人 企业每年产值近 20 个亿 兴华化工学校就是该企业直属的 一所中等专业学校 使国家级示范中专 学校的化工专业为示范性专业 办学水平一流 这几年来 很多地方的中专学校都已升格高职院校或被高校合并 中等专业学校的办学 空间越来越狭窄 他们了解到江海学院正在筹建化工系 马上与江海学院进行了联系 江海学院领导经过分析 认为合并兴华化工学校对加快学校建设化工系有着积极的意义 学校在师资队伍 实习基地建设 专业办学经验 专业拓展 学生就业上将更具实力 有利于加快学校向综合性大学迈进 随后 双方进行了多轮的协商谈判 最后达成了一 致意向 一个月后 兴华化工学院师生员工喜气洋洋 江海学院与兴华化工集团的签字仪式 在该校多功能厅隆重举行 本次仪式由兴华化工学校办公室何主任负责筹备 参加的领 导有兴华化工集团总经理 人力资源部经理 办公室主任 兴华化工学校校长 副校长 江海学院参加的有院长 教学副院长 学院办公室主任 教务处处长及化工系主任 同 时还邀请了当地的新闻媒体记者参加 签字仪式上 大家举杯庆祝 共同祝贺这次合作 的成功 任务与要求 1 草拟一份签字仪式的准备方案 2 布置模拟签字厅 3 模拟演示签字仪式 实训说明 本项目可选择在模拟谈判室 模拟会议室 教室 学校 多功能厅 食堂等场所进 行 实训前教师需准备的道具 文本 文件夹 旗帜 签字笔 签字单 吸水纸 酒杯 香槟酒 横幅 照相机 桌子 可有学生桌拼凑 等 实训拟分组进行 每位分别扮演一个角色演示一次 每组轮流 参加实训的双方须简单演示见面礼仪 在着装上适当修饰 五 危机管理 进入签字 厅 就位 正式签署 合同文本 交换合 同文本 举杯 庆祝 合影 留念 实训目的 掌握危机处理的一般方法和技巧 了解常见危机 能制定危机处理方案 从而形成 较强的危机意识 知识提示 1 公共关系危机是指影响组织活动的正常进行 对组织的生存 发展构成威胁 从而使组织形象遭受损害的某些突发事件 2 常见的危机有重大工伤事故 天灾人祸 突发性商业危机 产品或企业信誉危 机 3 危机管理包括危机预防和危机处理两个阶段 危机预防的真谛不是为了要处理 危机 而是要尽可能不要让危机发生 危机处理的侧重点在于危机事故发生后的新闻传 播 信息控制 4 处理危机的一般程序和方法 成立危机事故处理组织 亲临现场 了解事物 控制损失 分析情况 确定对策 与新闻界联系 平息各种怨言 组织力量 有效行动 认真处理善后工作 总结调查 吸取教训 5 处理危机的宗旨 查明真相 实事求是 及时处理 力求主动 减轻损失 趋 利避害 承担责任 重塑形象 项目情景 1 紫云小区的一些住户到开元物业管理公司办公室指责物业公司管理费高 乱收 费 扬言要向新闻界举报 假如你是该物业管理公司的办公室主任 应该如何处理此事 2 某地有位消费者在购买使用了一种名牌牙膏后 引起牙出血和面颊肿痛等现象 于是诉诸当地的报社 当地几家新闻机构都播发 转载这一消息 一时间舆论哗然 造 成该牙膏的销售下降 据传这位消费者还要求厂家赔偿药费和精神损失 假如你是这家 企业的秘书 请制订一份简要的危机处理方案 3 收集社会上近段时间出现的一些危机事件 如禽流感 自然灾害 煤气瓦斯爆 炸等等 选取某一危机事件进行分析 并写出评析报告 任务与要求 1 如果你作为本项目情景中的危机处理小组成员 针对社会舆论 你将向领导提 出什么建议 2 结合本项目情景模拟一次应对媒体的采访活动 一部分同学扮演记者 一位同 学扮演公众的态度设计提问 3 请每位学生根据情景内容制定一份简要的危机处理方案 实训说明 本项目拟在模拟实训室进行 媒体采访活动一份组的方式进行 学生分别扮演记者 新闻发言人 媒体采访活动中 记者的提问应与本危机事故有关 主要参考本项目情景提供的各 类公众的态度设计提问 危机处理方案完成后 选择有典型性的方案提交讨论 可以是较佳的方案 也可以 是存在不足的方案 六 公关调查六 公关调查 实训目的实训目的 实地调查这种方法是将学习任务放在真实的任务情景中 目的是让学生学得真切 学得实用 提高协调沟通 调研策划等多方面的能力 1 培养学生运用公共关系原理的能力 深化对知识的理解 提高学生学习的兴趣 2 掌握公关调查的方法和程序 学会设计调查问卷 撰写调查报告等 任务与要求任务与要求 在学习 公共关系调查和策划 这一章时 让学生讲述调查研究的程序 方法 有 条件可以让学生到企事业单位进行实地调查 全班学生分成 10 组 每组 5 6 人 以小组为单位做调查 调查对象是市区的某一组织 例如学校 或某系 超市 酒店 公司 企业等 设计 1 2 份 30 题左右的调查问卷 设计一份访谈提纲 针对公众 完成一份不少于 3000 字的调查报告 实训说明实训说明 1 每班选择 2 3 份优秀的调查报告 2 由本组同学讲解调查过程中采取的方法及遇到临时问题的应对策略 3 展示调查过程中搜集的书面材料或录音等 4 展示调查结果统计的方法及发现的问题 七 公关策划七 公关策划 实训目的实训目的 本课程体现新型的公共关系实务体系 授课时突出其系统性 策划性和易操作性的 特点 目的是使学生具有公关意识 掌握公关活动的策划和实施 提高学生的公关技能 和交际能力 任务与要求任务与要求 针对 实训二 调查的组织所发现的问题 策划该组织一项或几项公共关系专题活 动 要求 对症下药 全班学生分成 10 组 每组 5 7 人 策