山东省医疗保险档案管理暂行办法.doc

山东省医疗保险档案管理暂行办法一、为规范医疗保险档案管理，更好地为城镇职工医疗保险工作服务，依据中华人民共和国档案法、山东省档案条例和有关规定，结合我省医疗保险工作实际，制定本办法。二、全省各级医疗保险经办机构应依据本办法，做好档案管理工作。三、本办法所称医疗保险档案是指各级医疗保险经办机构在医疗保险工作中形成的文字、图表、照片、电子、数据等形式的具有保存价值的原始记录。具体包括文书、科技、会计、业务、电子、声像、照片、实物等门类。四、医疗保险档案是劳动和社会保障部门档案全宗的组成部分，是国家档案全宗的重要构成。各级档案行政管理部门应做好档案业务监督和指导工作;各级医疗保险经办机构应做好对下一级经办机构档案工作的业务指导。同时，应加强对定点医疗机构档案工作的指导，积极创造条件，在一个统筹地区内实行门(急)诊病历统一，督促定点医疗机构逐步为每一个参保患者建立完整的文字、声像档案。五、各级医疗保险经办机构应明确一名领导分管档案工作，研究制定本单位档案工作计划和管理制度，解决档案管理工作中遇到的实际问题。六、各市、县(市、区)医疗保险经办机构都应设立档案室。市级医疗保险经办机构应至少配备1名专职档案工作人员，县(市、区)可根据实际，配备1名专职或兼职档案工作人员。具体负责如下工作：(一)收集本单位形成的、应该归档的文书、科技、照片、声像、电子、实物等类文件材料，并按要求整理归档。(二)收集保管本单位业务活动中形成的业务、会计、电子等门类档案，编制相应的检索工具，积极主动为医保工作服务。(三)指导和监督本单位各部门文件材料的形成、积累和整理归档工作。(四)指导和监督下一级医疗保险经办机构的档案管理工作。(五)按规定向国家综合档案馆、劳动和社会保障部门或其他单位移交档案。七、各级医疗保险经办机构应建立健全各种文件材料归档以及档案保管、保密、登记统计、查阅利用、鉴定销毁等规章制度。八、各级医疗保险经办机构应建立档案工作岗位责任制，把文件材料的收集、积累、整理归档工作纳入相关工作程序，列入相关人员的岗位责任，并严格考核，与奖惩挂钩，确保应归档文件材料的齐全、准确、完整。九、各级医疗保险经办机构应依据国家及本办法有关规定，结合本单位的实际，制定并严格执行本单位各类档案的归档范围和保管期限表。业务档案归档范围和保管期限表可参见附录A。十、医疗保险档案整理原则是遵循文件材料的形成规律，保持文件之间有机联系，便于保管和利用。文书档案依照归档文件整理规则，以件为单位进行整理。会计档案依照会计档案管理办法进行整理。照片档案依照照片档案管理规范进行整理。科技档案按照科学技术档案案卷构成的一般要求进行整理。电子文件依照电子文件归档与管理规范进行整理。十一、医保业务档案应分综合、参保单位、参保人员、定点医疗机构、门诊特殊病种和住院、离休人员和二等乙级以上革命伤残军人、电子等类，区分保管期限，遵循文件材料的形成规律进行整理。 综合类档案应以件为单位装订保管。区分年度和保管期限后，按事由结合时间顺序排列。同一年度同一保管期限的档案从1开始流水编写件号，装盒管理。不同年度、不同保管期限的档案，不能放在同一个档案盒内。 参保单位档案可分为基本信息档案、缴费档案两个属类。基本信息档案记录和反映各参保单位的参保和变更变化情况，宜采用一单位一档的办法，分单位装盒，永久保管。其档号为参保单位登记号。同一单位的档案以件为单位进行装订，按医保工作程序结合文件形成时间顺序排列，流水编写件号。缴费档案应按缴费单据的编号顺序，或区分经办人结合工作月(周)分别装订成册，加封卷皮，分年度流水编写卷号，装盒短期保管。参保人员档案具体分申请、变更、缴费、结算、清算等类别。缴费和医疗费用结算档案应按单证编号顺序排列装订成册，加封卷皮，分年度流水编写卷号，装盒管理;其他档案以件为单位装订，区分类别，按承办时间顺序排列，流水编写件号，装盒保管。做好参保患者就诊信息的汇集、整理、存档，逐步建立健全门诊特殊病种患者档案和住院患者档案。定点医疗机构档案实行一单位一档的方法，区分不同的医疗机构分别装盒保管。同一单位的档案以件为单位进行装订，区分不同的保管期限，按医保工作程序结合文件形成时间顺序排列，流水编写件号，顺序装盒。建立健全离休人员、二等乙级以上革命伤残军人、特殊病种患者和住院患者档案，实行一人一档的方法，分人装袋管理。档号即病人的编号(医保编号或特殊病人编号)。袋内文件以件为单位进行装订，按时间先后顺序排列。医保电子数据应于每年年底形成本年度参保单位、参保个人、特殊病人、缴费、报销、变更、清算等业务数据文件，刻录到WORM型光盘上。十二、各类档案应根据工作需要编制检索工具，形成科学实用的检索体系，方便查找利用。综合类档案应按档号顺序编制归档文件目录。(格式见附录C1)。参保单位基本信息档案应建立参保单位登记簿和归档文件目录。参保单位缴费档案应以笔为单位顺序登记，形成缴费登记簿。(格式见附录C2，是否形成案卷目录由各单位自定)。参保人员申请档案应制作参保人员登记簿，格式见附录C2。参保人员缴费档案和报销档案应以笔为单位顺序登记，形成缴费登记簿和报销登记簿。(格式见附录C2，是否形成案卷目录由各单位自定)。变更和清算档案应建立归档文件目录。定点医疗机构档案应建立定点医疗机构登记簿(格式见附录C2)。特殊病人档案应建立特殊病人登记簿。(格式见附录C2)。其他档案按相应标准规定建立目录。十三、各业务处(科、股)室或相关人员应按归档制度的要求认真收集整理应归档的文件材料，及时向档案室归档。业务档案应遵循办结归档、谁办理谁整理谁归档的原则，由具体业务承办人员负责，随时办理，随时收集，办结整理，按时归档，交档案人员管理。综合类档案和电子档案应于第二年初归档，其他档案一般应按月整理归档。十四、坚持纸质、电子两套并存的原则，既要定期做好各种数据库的备份和整理归档工作，又要注意将能够转贮到纸张上的电子文件及时转贮到纸张，形成纸质文件，同其相应的电子文件一同归档保存。十五、归档电子文件应一式三套，一套提供利用，一套封存，一套寄存到本地国家综合档案馆。 十六、各医疗保险经办机构应设置专门的档案库房，配置符合国家标准要求的档案装具，集中保管业务档案。库房中的档案应区分门类，按档号顺序排列上架。档案库房应配备温湿度测量、除湿、空气调节、灭火、吸尘、消毒灭菌等设备，完善各种设施，达到防火、防盗、防尘、防强光、防高温、防高湿、防虫鼠、防污染、防水淹等“九防”要求。 十七、档案人员每日应对库房温湿度进行记录，及时采取措施，使库房温湿度保持在1424，45%60%之间，最大限度地保护和延长档案的寿命。十八、档案收进移出应严格履行手续，认真填写收进移出登记簿。十九、档案人员应定期对所存档案进行检查，发现问题，及时向分管领导汇报，采取措施予以解决，并形成检查记录或检查报告。二十、根据工作需要配备计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、磁带机等设备，采用功能齐全、性能稳定、数据安全的档案管理软件，有计划地开展档案著录和数字化工作，逐步实现档案整理编目和提供利用的现代化。二十一、各单位设计开发的医疗保险管理信息系统应充分考虑档案管理的要求，逐步实现经办业务与归档管理的一体化。二十二、档案人员应熟悉室藏档案情况，主动了解单位各项工作对档案的利用需求，采取多种方式积极为各方面服务。提供利用时，要坚持原则，加强管理，确保档案安全使用。坚持做好查借阅登记和利用效果反馈登记，定期编写档案利用效果典型实例。二十三、档案工作人员应根据单位工作需要，及时编写或配合有关部门编写文件汇集、业务信息等档案参考资料。二十四、档案工作人员应定期对档案的门类、数量及其保管利用情况进行统计和分析，提出改进管理的意见和措施。二十五、档案工作人员应及时提出档案鉴定建议，由单位分管领导组织相关人员对到期档案进行鉴定，判断存毁。经鉴定，确无需继续保存的，应进行登记造册，经单位负责人审查批准后，按规定进行销毁。二十六、各级医疗保险经办机构应根据档案法及其实施办法、山东省档案条例规定对在医疗保险档案收集、整理、保管、抢救和提供利用等工作中做出突出成绩的档案人员给予表彰和奖励。二十七、工伤、生育保险档案管理比照本办法执行。二十八、本办法由省社会保险事业局、省档案局负责解释。附录A 业务档案归档范围和保管期限表A1 综合类A11 医保工作政策、办法 永久A12 总结计划A121 年度工作总结 永久A122 工作汇报 长期A123 年度工作计划 短期A13 基础建设A131 规章制度 长期A132 经费A1321 决算 永久A1322预算 长期A1323 经费申请及批复 长期A14 业务管理A141 参保单位登记簿 永久A142 参保人员登记簿 永久A143 医保证、卡发放情况登记簿 永久A144 收入年报表 永久月报表 短期A145 支出年报表 永久月报表 短期A146 资金平衡年报表 永久季报、月报 长期 A147 医保年度检测分析报告 永久月、季分析报告 短期 A148 个人帐户划拨资金总表 永久A149 定点医疗单位发生费用年统计表 长期月统计表 短期A1410 与医院结算年报表 长期月报 短期A1411 统筹基金医院支付年报表 长期月报 短期A1412 个人结算情况年统计 长期月报 短期A1413 住院结算情况年报表 长期月报 短期A1414 门诊费用年报表 长期月报 短期A15 年度考核情况通报 永久A2 参保单位类A21 参保单位基本信息A211 参保申请书 长期A212 单位登记调查表 长期A213 参保人员基本情况表、上年度工资表 长期A214 营业执照或成立批文复印件 长期A215 质量技术监督部门制发的组织机构统一代码证书复印件 长期A216 银行帐户证明 长期A217 机关事业单位退休离休人员情况表 长期A218 单位变更登记材料 长期A219 人员增减变化材料 长期A22 参保单位缴费存根 短期A3 参保人员类A31 参保申请登记表 长期A32 变更 长期A33 缴费 短期A34 报销 短期A35 清算 永久A4 定点医疗机构类A41 申请材料 永久A42 变更材料 永久A43 定点服务协议书 永久A44 网络安全协议书 永久A45 年度考核材料 长期A46 取消定点 永久A5 特殊病人类 永久A6 电子类A61 统筹结算 永久A62 缴费 永久A63 个人帐户 永久A64 个人结算 永久A65 定期专项查询统计 永久附录B 业务档案具