行政工作流程手册(附工作流程图)

行行 政政 工工 作作 流流 程程 手手 册册 附工作流程图附工作流程图 行政部主要工作是行政部主要工作是 执行办公设备 公共设施 店铺设施的日 常管理和维护 执行办公用品及日常用品的采购 发放管理 执行 公司证照印鉴的管理 执行档案的归档管理 执行固定资产及低值 易耗品的管理 执行各种费用的交纳 执行公司对外关系建立维护 执行突发事件处理 执行秘书事务管理 执行安全保卫工作 执行 后勤 食堂的管理 执行行政日常事务处理 执行上级交办事务等 具体工作流程具体工作流程 一 一 执行公司证照申办流程执行公司证照申办流程 成立公司或申请办理分支机构 先准备办理营业执照相关资料 然后到工商局领取营业执照登记申请表 营业执照申办完毕后 持 营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证 组织机构代码证办理完毕后 准备相关资料办理税务登记证 二 二 执行公司证照印鉴管理 执行公司证照印鉴管理 对于公司的各种印鉴及证照 应进行妥善保管 并对其归档编 号管理 证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批 登记 特 别是公章的外出借用 加盖 更应该按照公司的有关规定来执行 以免出现不良事件 印鉴 证照编号归档管理存放使用部门申请部门主管审核 经理审批签字借阅 使用登记按时归还 存放 成立公司营业执照申办组织机构代码证申办税务登记证申办 专管人员核对 三 执行办公用品及日常用品的采购 发放管理 执行办公用品及日常用品的采购 发放管理 月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况 并要根据 相关规定作适当储备以备不时之需 作好请购计划单经经理审批后 及时保质保量地采购办公用品和日常用品 采购物品应当定价定点 保证质优价廉 要作好物品出入库登记 每月盘存 帐物相符 四 执行固定资产及低值易耗品的管理 四 执行固定资产及低值易耗品的管理 对于公司所有的固定资产以及低值易耗品 需要建立台帐清单 监督各部门于每月 25 日进行盘点 办公室会根据各部门盘点情况 进行抽查 核对帐物是否相符 然后根据各部门盘点状况及调动 增加状况制作 固定资产 低耗品清单 报表发放各部门 每季度 组织财务部对各部门进行全面盘点 核对帐物 对需要报废的资产 按照相关程序申请报废 及时跟进各部门资产调动 出入库单据的 核对 做到帐物相符 对于资产管理不当 帐物不符 应进行相应 处罚 四 四 执行各部门及店铺基础设备 设施维修管理执行各部门及店铺基础设备 设施维修管理 行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修 对维 修全过程进行控制 电工负责对日常维修的材料进行申购及采购 保证质量 各部门对维修质量监督 确认 检查验收 部门申请 出入登记月末盘存 帐物相符监督检查 物品采购 经理审批请购计划单查看库存 资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物 维修申请准备材料安排维修维修结束检查验收 五 五 执行文件档案的归档管理 执行文件档案的归档管理 根据不同种类档案的特点 做好系统编目 分类存放 排列有 序 定期收集各类文件资料 并整理立卷归档 六 六 文件资料收发 复印 传真 打印管理 文件资料收发 复印 传真 打印管理 各类文件资料收发 复印 传真 打印均需在登记薄上作好详 细登记 记录 及时将各类信息 通知 文件 进行上传下达 特 别是各类价格通知 重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关 部门 七 七 执行各种费用的支付 执行各种费用的支付 按时申请 交纳公司各项费用 例如 店铺租金 员工房屋租 金 水电费 车辆养路费 车船税 工商管理费等 并将所要交纳 的各项费用进行审核记录 对各项资金审批单归类管理 做到资金 审批的及时 准确 以确保各职能部门工作的正常开展 八 八 执行对外关系建立维护 执行对外关系建立维护 建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键 行政部门肩 负着对外沟通 协调的重任 要把对外关系维护作为重要工作来抓 企业的经营活动涉及到方方面面的关系 既有政府部门的 又有社 会关系的 哪方面关系处理不好 或多或少都会有一定影响 在平 文件资料的收发 行政审阅 上传下达准确记录 文件 资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放 统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字 支付各项费用归类登记管理 文件资料复印 传真 打印 时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通 并结合实际情况 建立新的公共关系 在对外交往中要自觉维护公司形象 要将对外 关系维护情况及时向领导汇报 以便作出符合公司利益的调整 九 执行处理突发事件 九 执行处理突发事件 公司各种突发事件出现后 行政部门在收到信息的同时 要根 据事件影响的大小 迅速向领导汇报 并及时处理 将有可能对公 司或个人的不利影响降到最低限度 情况特别紧急又不能向领导及 时汇报时可先处理再汇报 但事后要向领导阐明原因 在处理突发 事件时 应把握有利原则 要充分维护公司或员工的利益 树立好 公司的整体形象 十 后勤服务保障十 后勤服务保障 行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中 要加强对食堂 宿舍 车辆的管理 为员工提供较为良好的生活 住宿环境 在符 合经费开支规定的情况下使大家基本满意 要经常检查食堂收支情 况 收集员工建议 提高保障质量 车辆管理中 要制定相应制度 经常提醒驾驶员遵章守纪 保证车辆随时处于良好的性能状态 确 保人员接送 货物输送的时效性 安全工作是企业的一项重要工作 行政部门是安全工作的主要 关系建立沟通协调经常维护情况汇报合理调整 突发事件出现 减少不利影响处理结果汇报 妥善解决处理及时汇报领导主要情况收集 拟定制度加强检查收集建议提高质量员工满意 执行部门 日常工作中应将安全工作 保密工作列入议事日程 要 真正做到天天讲安全 处处抓安全 人人有安全 保密意识 只有 安全保密工作做到位了 才能保证公司的正常工作秩序和正常的经 营活动 要充分明确重点保卫位置 不定期地组织检查 认真查出 安全隐患 及时消除潜在的安全危害并作好记录 要落实安全责任 制 签定安全责任制 规划安全教育 培训计划并认真加以实施 十二 日常事务处理 十二 日常事务处理 行政部门的工作杂而乱 涉及面广 大小事情多 并且很多事 务具有不可确定性 临时出现的工作 会给当日计划工作带来很大 的冲突 这时就要择其轻重而处理 总体来讲 行政部门属于服务 保障部门 是为其他部门包括店铺服务的 所以也要协助他们处理 不涉及本部门的日常事务 否则会影响正常工作秩序 甚至会影响 经营活动 故日常事务的处理是行政工作的重要方面 优先完成领导交办各类事务 规定时限内完成不了的 十三 执行上级交办事务十三 执行上级交办事务 应向领导说明其原因 并尽力尽快 完成 最终将完成结果向领导汇报 当日计划工作临时事务处理择其轻重处理注重时效结果 保证正常工作提高服务意识 熟悉安全制度 组织实施检查确保整体安全 提高防范意识规划教育培训明确保卫目标 接受上级交办任务及时完成保质保量汇报结果 人事日常工作流程手册人事日常工作流程手册 第一章第一章 前前 言言 第一条 为使本公司人事作业正轨化 制度化 能在有序可循的情况 下 使本公司人事统一 脉络一贯 并加强人事部门与各部门间的 了解 借以更密切配合 提高工作效率 特制订本程序 第二章第二章 主主 办办 第二条 人事 劳资工资事宜由公司行政部负责管辖和办理 下设人 事专员一人 负责下列全盘人事业务 第三章第三章 招募甄试招募甄试 第三条 人员招募作业程序如下 一 人事专员处收到 增补人员申请单 时 即行拟订招募计划 内容包括下列项目 1 招募职位名称及名额 2 资格条件限制 3 职位预算薪金 4 预定任用日期 5 通报稿或登报稿 诉求方式 拟具 6 资料审核方式及办理日期 截止日期 7 甄试方式及时程安排 含面谈主管安排 8 场地安排 9 工作能力安排 10 准备事项 通知单 海报 公司宣传资料等 二 诉求 即将招募消息告诉大众及求职人 如下 1 登报征求 先拟广告稿 估计刊登费 决定刊登何报 何时 然 后联络报社 2 同仁推荐 以海报或公告方式进行 三 应征信息处理 1 诉求消息发出后 会收到应征资料 经审核后 对合格应征者发 出 初试通知单 及 复试通知单 通知前来本公司接受甄试 2 不合格应征资料 归档一个月后销毁 但有要求退件者 应给予 退件 为了给社会大众一个好的印象 对所有未录取者发 致谢函 也是应有的礼貌 四 甄试 新进人员甄选考试分笔 试及面谈 1 笔试包括下列 1 专业测验 由申请单位拟订试题 2 领导能力测验 适合干部级 2 面谈 由申请部门主管 行政主管 核定权限主管分别或共同面 谈 面谈时应注意 1 要尽量使应征人员感到亲切 自然 轻松 2 要了解自己所要获知的答案及问题点 3 要了解自己要告诉对方的问题 4 要尊重对方的人格 5 将口试结果随时记录于 面谈记录表 3 如初次面谈不够周详 发出 复试通知单 再次安排约谈 五 背景调查 经甄试合格 初步决定的人选 视情况应做有效的背景调查 限 管理级员工 六 结果评定 经评定未录取人员 先发出谢函通知 将其资料归入储备人才档案 中 以备不时之需 评定录用人员经总经理核准 行政部部发出 报到通知单 并安排职前训练有关准备工作 七 注意事项 应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权 注意保 密工作 第四章第四章 任任 用用 第十四条 经核定录用人员 由行政部依据甄选报名单发给 报到通 知单 请他于报到时携带下列资料 一 填写本公司新进职工录用表 二 缴验学历证及身份证 三 缴验近期正面半身免冠照片 四 缴验体检合格证明 五 缴验计划生育证明 六 缴验经济担保书 以上应缴资料视情况可增减 第十五条 干部人员任用 视情况可发给 聘任书 第十六条 新进人员于报到日 行政部应检收其应缴资料 若资料不 全 应限期补办 否则首月薪资可暂扣发 第十七条 行政部随后应亲切有礼地引导新进人员报到 逐项协助办 理下列 一 领取员工相关文具用品 二 填写制考勤卡并解释使用 三 领取办公桌锁匙 四 视情况引导参观 介绍各部门及安排职前相关管理制度讲 五 行政部应引导新进人员向部门主管报到 第十八条 人员报到完毕随后应办理下列事项 一 填写 人员异动记录簿 二 更新员工花名册 六 收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案 第五章第五章 试试 用用 第十九条 原则上行政人员及营业员试用期为三个月 配送仓工人 司机试用二个月 期满合格者 办理转正手续才正试聘用 个别试 用成绩突出者 可提前转正 行政部部每月 15 日发出当月转正人员 考核表 由被考核人填写工作小结后 导购经店长 销售主管 行政部 经理考核确认 行政人员经部门主管 行政部 经理考核 后呈总部人力资源部呈相关领导核定 转正后的员工经分管部门主 管及总部人力资源部审批后可签订劳动合同 第二十条 行政部根据考核表发给 试用期满通知 第二十一条 行政部发出 试用期满通知 后 并依不同的批示 分 别办理下列事项 一 试用不合格者 另发给通知单 二 调 升 职者 由行政部办理异动作业 三 薪资变更者 由行政部办理调薪 第二十二条 前条办理完毕后 考核表应归入个人档案中 第二十三条 新进人员在试用期中 表现不合要求 部门主管认为有 必要停止试用时 可立即提前办理考核 并签人员异动申请单 报 请权限主管核定停止试用 第六章第六章 异异 动动 第二十四条 晋升 升职 升级 及降级由申请人填写 人事异动申请 单 及办理临时考核 转行政部签注意见后 呈权限主管批示 第二十五条 调职由申请人填写 人事异动申请单 送调职部门会签 转行政部签注意见后 呈权限主管核定 第二十六条 未批准的升 降 调申请单退回申请部门 经批准的申 请单则由行政部依据发布 人事异动通知 副本抄送申请部门及本 人 并限期办理业务移交手续 履任新职 行政部应立即变更薪资 名册 第二十七条 经批准异动后 涉及调整薪资者 行政部应根据人事异 动申请单批示 填制 薪资调整通知单 办理调薪 第七章第七章 请请 假假 第二十八条 员工因故请假 应至行政部领取请假单 依权限逐级呈 核 再转回行政部登记于考勤卡 表 上 第二十九条 休假作业应另参照 人事管理规章 有关规定办理 第八章第八章 考考 勤勤 第三十条 各部门主管应于每月 3 日前将上月份考勤表送行政部备查 第三十一条 如需变更出勤与轮休时间 或补充新进人员出勤时间 应填 出勤时间调整单 经权限主管核准后 转行政部登记备查 第三十二条 员工因加班 调休 请假 先至行政部领取 加班单 调休单 请假单 经权限主管核准后转行政部查核并登记于考勤表 上 第三十三条 员工因公于上班中外出 应填写 外出登记表 送部门主 管核准后 交行政部备查 第三十四条 因公而未打卡 应通知行政部呈上级主管核签 第三十五条 下班忘记打卡 可由本人找直属主管或行政部签证 若 未签卡者一律以旷工论 每月不准超过 3 次 第三十六条 行政部于每日检视考勤卡 表 遇异常状况或违规事 情 应即主动签办 并与部门主管联络 第三十七条 员工出勤情况 行政部应于每月终了后 编制 加班 调休 请假 一式两份 一份本部门留底核计薪资加扣 一份交给 各部门公布 限三日内接受更正申请 第三十八条 行政部应建立每一员工一份年度考勤统计表 印于个人 资料卡中 逐月依据考勤表予以登录 经登录后考勤表即可销毁作 废 第三十九条 每一年度终了 行政部应即依据年度考勤统计表 统计 是否有未休完特别假的人员 第四十条 每一年度终了后 行政部应即调查编制次年度享有特别假 人员名单 予以造册呈准后公布实施 第四十一条 有关考勤作业 请参照 人事管理规章 有关规定办理 第九章第九章 出 差 第四十二条 出差作业 应参照财务部 出差管理办法 规定办理 第十章第十章 奖奖 惩惩 第四十三条 员工遇有功过奖惩时 可由建议人填报 奖惩建议申请 单 公文 先由行政部签注意见后 呈经理核定 第四十四条 行政部根据核准奖惩建议申请单发布 奖惩通知单 公文 副本抄送本人部门及本人知照 另一份留底本部门月底加扣薪资 第四十五条 行政部应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内 第四十六条 奖惩作业应另参照 奖惩办法 规定办理 第十一章第十一章 考考 核核 第四十七条 考核分年中 年终 试用期考核 临时考核四种 其处 理程序如下 一 年中 年终考核 全年度分两次考核上半年 1 月 1 日至 6 月 30 日 下半年 7 月 1 日至 12 月 31 日 各考核一次 具体程序 参照 美邦集管字 2003 19 号文件 二 试用期考核 员工试用期 职员三个月 工人二个月 由试 用单位主管负责考核 并报公司分管领导审核 期满考核合格者 填具 试用人员考核表 报经理批准后转正 三 临时考核 为申请升降职 应附办理临时考绩 以作上级批示决策参考依据 第四十八条 考绩表办理完毕 存于个人资料袋内 并予以登录 第四十九条 考绩作业应另参照 考绩办法 规定办理 第十二章第十二章 薪薪 资资 第五十条 每月 1 日前将上月新进人员工资档案传真总部核准 行政 部应于每月 5 日前整理上月到职的新进人员 将核准工资登录于 薪 资名册 并依据工资标准核算工资 第五十一条 行政部应于每月 25 日整理本月份涉及调薪的人事异动申请单及考核表 经相关部门 主管审批 行政人员需经部门主管 行政部 公司经理 总部核准 店铺人员需经店长 销售主管 行政部 公司经理核准 经核准 后登记于薪资名册 并依据核准薪资标准核算工资 第五十二条 经批准离职员工 行政部应据此填制薪资通知单办理停 薪 由行政主管审核签章 登录于薪资名册后次月计算工资 第五十三条 核薪与调薪案件于归档前 应登录于个人资料卡内 第五十四条 每月 10 日前将上月工资核算完毕 经财务部主管 出 纳 公司经理审核后连同相关人事月报表 人事成本分析 人员变 动表 人事月报表 传真总部核准 第五十五 条 每月 15 日发放上月工资 公司开除 辞退行政人员者应当日结 算工资 辞职者应在每月 15 日结算工资 但店员有奖金 赔偿必须 每月 15 日结算工资 第十三章第十三章 训训 练练 第五十六条 职前训练 新进人员于报到后 行政部应办理以下职前教育 一 介绍公司历史背景 经营方针 工作环境 二 简介各部门组织 职责 作业状况 三 相关人事管理制度及注意事项 四 介绍各部门办公室及主管 第五十七条 在职训练 一 行政部于年度开始 依所需培训目标 对象 课程 教材 预 算 拟订训练计划 二 行政部于培训期中 应严予考核 三 员工于接受培训后 视需要提出心得报告 成绩优劣列入考核 依据 第五十八条 专业培练 一 专业知识 视必要可办理专案培训 二 搜集专业报导或讲座教材 印发给每位员工 三 各部门主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种培训机构 举办的讲座 观摩 训练 第五十九条 培训作业应另参照 培训办法 规定办理 第十四章第十四章 辞辞 职职 第六十条 正式任用的员工如感工作不适或其他原因想辞职 应于 15 天前提出辞职申请书 由部门主管及行政部主管签具意见后 呈 公司经理核准 再转回行政部 行政部凭此办理停薪手薪 第六十一条 行政部依据辞职申请书发给 离职通知单 通知本人于 批准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项 逐项办理移交 办理完毕后 由行政部审核无误后 并签署意见后计当月薪资 第六十二条 行政部根据离职通知单于当日即行办理下列事项 一 登记于人员异动记录簿内 二 注销行政部控制的人员状况表内登记 三 登记个人资料卡 注销个人资料档案 将资料存入离职档案袋 第六十三条 行政部视情况应约谈离职人员 并将面谈结果填入离职 人员面谈记录档案 以作为人事流动率检查参考 第十五章第十五章 移移 交交 第六十四条 各级主管人员及业务承办人员因故离职时 应将所负责 的公物及经办事务逐件列具清册 在监交人监督下点交接任的人员 并会同接任人员提出移交报告书 第六十五条 移交时应造清册名称 如下 一 印章戳记清册 二 所属人员薪资单册 三 未办或未了重要案件目录 四 保管文卷目录 五 职责事务目录 六 上级指定专案移交事项清册 第十六章第十六章 劳工保险劳工保险 第六十六条 人员于报到日时 由行政部登记办理投加保 生效日以 到职日为准 第六十七条 人员于退职日当天 行政部应即办理退保 第六十八条 投保薪资因调整薪资或其他因素而变动时 应由行政部 填报 投保薪资调整单 第六十九条 行政部应每月统计列册个人负担保费 核算当月工资时 从薪资内扣缴 第七十条 每月月底核对社保缴费明细 如有误及时 与社保局核对 第七十一条 保存社保相关资料 社保登记证年底需年检 第十七章第十七章 资料管理资料管理 第七十二条 各种人事命令 通知公布一周后 连同该案核准凭证 申请单或签呈 合并归档 第七十三条 每月初依据人员异动记录簿编制 人事异动月报表 呈 核阅后 列入人事流动率检查依据 第七十四条 行政部应于每月 10 日编制各主管名册 送守卫或总机 备查 如未异动可具文报备 第七十五条 员工若有需要 服务证明书 或 离职证明书 可至行政 部说明申请理由 由经办人填写证明 第七十六条 人事单位应备档案包括下列 一 人事异动案 二 人事奖惩案 三 人事考绩案 四 人事训练案 五 人事规章案 六 人事勤务案 七 人事表报案 八 福利案 九 文康活动案 十 涉外事件案 十一 收发文登记簿 第十八章第十八章 其其 他他 第一 二条 本作业程序 应另参照 人事管理规章 有关规定办理 如有疑义 可由行政部主管解释运用 如有未尽事宜 应另补充修 正 第一 三条 本作业程序承奉核准后实施 修正时亦同 一个处处像别人表明自己优秀的 恰恰证明了他 她 并不优秀 或者说缺什么 便炫耀什么 真正的优秀 并不是指一个人完美无缺