文件和档案管理制度.doc

文件和档案管理制度 文件和档案管理制度为加强企业档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产服务，根据档案法及公司有关档案工作的规定，结合公司实际制定本制度。 一、档案管理机构的设置1.公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。 公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。 2.公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。 3.各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。 4.档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 二、资料归档的基本要求1.文件资料必须保持成套性和完整性。 2.归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。 3.在一个年度或一个项目结束后，由档案员按照文件的特点，系统组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒)，经主管负责人审查签字之后，按移交归档程序和时间要求，向档案室移交归档。 4.每一个保管单位都要填写案卷封面(包括单位名称、项目名称、保管单位名称、编制日期、张数、保管期限、档案号等)卷内目录和备考表。 5.归档的文件资料必须符合国家规定的文件种类、文件格式等有关要求，书写工整清楚，不准使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。 6.各类档案归档一份。 7.声像、电子版档案归档二份。 8确定档案保管期限的原则8.1凡记述和反映公司重要活动和历史面貌，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保存。 8.2凡在较长时期内需要查考利用的档案列为长期保存(30年)。 8.3凡在短时期内需要查考利用的档案列为短期保存(10年)。 8.4介于两者之间的档案，一律从长保存。 三.档案接收制度1.接收档案必须认真验收，并办理接交手续。 2.存放档案必须有专用柜，排列方法一律从左向右自上而下。 3.借阅档案必须按借阅制度办理。 4.每年12月31日前对库房档案进行一次清点、核对，做到账物相符。 四.档案保管制度1.档案库房应具有防火、防盗、防光、防高温气体、防潮、防尘、防有害生物、防污染等设施条件。 2.档案室每月进行一次安全检查，检查情况应登记，发现问题当即处理或向领导反映解决。 3.非库房管理人员，不得进入库房。 如因工作需要进入库房的，应由管理人员陪同。 五.档案登记统计制度1.档案统计主要包括档案管理基本情况、档案数量、档案利用效果。 2.严格履行借阅手续，如实填写借阅档案登记表，并妥善保存，作为积累档案利用的依据。 3.档案员要主动与利用者联系，请利用者协助填写“档案利用效果登记表”并将利用效果实例汇编成册。 4.档案统计报表每年年底报总公司档案室和唐山市档案局一份，档案室留两份。 六.档案的保密制度1.档案管理人员必须贯彻执行国家保密制度及公司的档案保密规定，确保档案的安全。 2.档案管理人员对所保管的档案内容不得泄露。 3.不得擅自翻印、复印、传抄档案、资料。 4.经鉴定批准销毁的档案、资料，必须送指定造纸厂销毁，不准卖给废品收购站。 5.发现档案、资料丢失或下落不明，要立即报告保卫部门。 七.档案借阅制度1.借阅档案应根据档案的重要程度履行不同的借阅手续。 2.机关各部室因工作需要在档案室查阅档案者，须经部门经理签字。 调阅档案且离开档案室或复印案卷内容(不带出机关)者，须经部门经理、经理办公室主任签字，方准予借阅或复印。 3.凡外单位借阅档案或复印案卷内容并带出机关者，必须持单位介绍信，经公司主管领导签字，方可调阅或复印，“介绍信”留存档案室。 4.借阅档案，借出时间最长不超过15天。 5.借阅档案的人员，必须保守档案的机密，保证档案的安全，不得涂改、勾划、剪裁、拆散或擅自复印、转借。 借出后归还的档案，档案管理人员要认真核对、检查，发现问题要向借阅人当面提出，查明情况报告领导。 八.档案鉴定销毁制度1.档案的鉴定，由档案鉴定小组负责，档案鉴定小组由公司主管领导、业务技术部门、经理办和档案室的负责人员组成。 2.鉴定工作每三至五年进行一次。 3.根据档案保管期限规定，对超过保管期限的档案由鉴定小组提出存毁意见。 4.销毁的档案登记造册，报经公司主管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人在销毁册上签字并注明年、月、日，销毁清册立卷归档长期保存。 九.违规处罚对违反下列行为之一的直接责任人及主管领导人应视情节轻重给予不同程度的处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任1.不按规定档案，不按期向档案室移交档案的；2.因保管不善，造成档案损毁、丢失的；3.伪造、涂改档案的；4.擅自销毁、抄录、复制档案的；5.泄露档案内容，造成严重后果的。 附则档案员职责 1、负责收集、统计、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作； 2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。 纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。 4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件