广告资料档案管理制度.doc

广告资料档案管理制度1、 广告业务档案包括： 设计完成的广告样张，含图片、照片、文字等资料； 收取和查验的广告证明和查验记录。对不能存档的要记录内容。 广告审查情况记录材料； 广告合同； 其它应当保存的材料。2、 档案内保存的文件资料应当完整，真实地反映广告承办的全过程。3、 分类保存须利于查找、使用。存档资料应及时更新。4、 档案资料不得外借。因特殊原因需借出的，应进行详细的登记，注明用途及归还时间，借出人必须签名。5、 广告档案的保存时间为自合同签定之日起二年。常州凌非广告有限公司2011年3月28日广告承接审查制1、坚持预防为主，充分认识广告审查工作是广告业务合法、顺利开展的保证。坚持依法办事，不因人情、合同额、口头许诺等原因违反原则。2、广告审查的范围及应提供的文件：广告客户主体资格的审查。对委托承办或代理广告业务的客户能否做广告和做某项广告的合法资格进行审查，需查验企业法人营业执照，并将企业法人营业执照的复印件存档备案。审查证明文件。必须要求客户提供证明其广告内容真实、合法的证明文件，包括生产许可证、技术合格证、销售许可证、代理委托书、专利证明、商标证明等（上述证明复印件即可）。对不能出示证明或证明文件不全、不真实的，在未征得业务部经理的同意前，不能与客户签订合同。审查广告内容是否符合广告法规定，特别是广告表现形式、诉求对象、广告语等有无引起消费者误解，引发企业间不正当竞争、损害国家主权及其他不符合社会主义精神文明建设要求的内容。业务代表应同广告审查员一起，了解、审查广告客户的声誉及履约能力，避免与有可能影响合作双方企业形象、信誉或不能履约的客户签约。3、由广告审查员在广告制作、发布前进行广告审查，在定稿后的样搞上签署审查意见，并监督审查意见的执行。常州凌非广告有限公司2011年3月28日广告费管理制度1、以广告合同为依据，按照其中“广告费支付”方法的约定对客户的广告费支付、回款情况进行统一登记（附表），以便使公司掌握客户每月及全年广告费的回款情况，便于公司对业务的运作准确掌握，同时合理安排公司的各项开支，减少欠费或缩短回款周期，保障公司及业务代表的利益。此表一式二份，由业务员，财务室各执一份。2、与客户签订广告发布合同时，双方应就广告费支付方法进行协商并严格执行。业务代表有义务督促客户按时支付广告费。3、广告费支付方法：（1）常州地区的客户广告费以转帐支票支付。（2）外地客户通过银行电汇支付广告费。业务代表向客户提供准确的公司银行资料，同时向客户确认付款结果。二级代理机构辖区内客户的广告费由公司统一收回后按规定时间集中划拨。（3）公司为客户支付的广告费开具正式发票。开发票前，应由业务代表负责提供准确的金额、时间及付款单位名称后再开发票，避免错开重开。（4）因错开而发生的作废发票，应及时退还财务部门，以免遗失。（5）如需将发票寄至外地，必须采用挂号信或具挂号功能的邮寄方式，以保证发票不会丢失或以备查找。如需寄EMS邮件的，应提前获得业务经理的签字批准，否则费用自理。（6）业务代表应对自己客户广告费的支付情况、合同履行进度全面了解并定期汇报。4、对欠付广告费的处理办法：(1) 通过仔细登记，及时督促，尽量避免出现广告费长期欠付。(2) 对于可能出现的欠付情况，业务代表应心中有数，了解其欠款金额、欠付原因及付款时间，并通知财务部门。(3) 催款方式及操作要求：见“应收广告费的管理暂行规定”常州凌非广告有限公司2011年3月28日广告客户承接登记制度1、广告客户归公司所有，由公司统一分配。为保证客户资源的有效利用，应保持客户的正常流动，一般3个月流动一次。对客户分配产生的分歧，由公司统一协调，业务代表应自觉配合。2、业务代表应具备独立开发新客户，发展长约客户和维护老客户的能力。对于新开发的客户在正式联系以前，应在业务部内进行核对，避免交叉。3、业务代表不论因何原因离职后，即停止对客户的联系，如有其他原因联系的，不得私自代表本公司立场，同时不再享受相应的报酬。其原有客户由公司统一分配。4、客户登记使用统一格式的“客户登记表”（见样表），由业务代表、公司各掌握一份。每名业务代表掌握各自的客户，公司通过电脑存储全部客户资料。客户资料如发生变化，应由业务代表会同电脑操作人员及时进行修改补充完善。5、常州市客户采用送达制，即出刊后及时登门拜访，完成