前期对外活动策划.doc

前期对外活动策划 前期对外活动策划 一、活动背景庆祝水榭八周年活动目的宣传咖啡文化，提高水榭在广外的知名度活动主题花“啡”花画“啡”画活动时间4月23日、24日11:3018:00活动地点六栋云山水榭门口草坪活动前期准备任务 二、 三、 四、 五、 六、时间负责人备注4.13宣传海报文案初稿张璐校道场地申请周晓青4.14前期活动预算表（对外、晚会当天下午对内）暂时不考虑前期对内4.15传单设计嘉慧联系设计人员林飞跟进确认六栋是否有手磨咖啡机颖瑶询问隧道口的洞要不要申请晓青如果要申请，下面就要跑申请传单文案、海报文案初稿林飞海报初稿嘉慧联系设计人员前提是找到设计人员学习制作纸盒者颖瑶材料自己看一下六栋或是大厅有没有现成的，最好不买材料设计卡纸宣传确定后再安排如果不做海报4.16（周四）到仓库确认是否有木板可以使用、联系黄鑫晓青、林飞物资购买（谨记要发票）马颖瑶塑料花、麻绳、油性笔、油漆笔、礼物纸、（自行决定是否需要购买制作纸盒的材料）申请贴海报的隧道位置晓青4.17海报终稿完成隧道处贴海报的申请晓青4.18（周六）打印海报马颖瑶准备花、芭芭露瓶子手工制作、纸盒的制作前期对外小组剪花、填咖啡渣、封口传单终稿4.19（周日）微信宣传推送文案晓青打印传单林飞制作卡纸宣传马颖瑶如果不做海报4.20张贴海报前期对外小组海报贴于隧道，征集六栋摆摊人员林飞联系微信推送人员马颖瑶联系市场部4.21微信宣传推送马颖瑶跟进搬伞具前期对外小组搬回来之后放在六栋4.22（周三）为六栋摆摊准备，同时要到大厅二期K房布置，防止活动当天下雨需要转移场地，制作引导板前期对外小组芭芭露瓶子、麻绳、纸、咖啡豆、花、油性笔、油漆笔、伞、桌子、椅子、传单、树叶、花等4.23六栋摆摊前期对外小组4.24六栋摆摊前期对外小组 七、活动流程 (一)种活动1.亲身体验用手磨咖啡机来磨咖啡豆，磨出来的咖啡粉装在纸盒里，最后可以把纸盒带走。 2.花“啡”花-芭芭露盆栽参与者先是拿到一个芭芭露瓶子（里面有咖啡豆，且已经用纸封了口），然后可以使用油漆笔和油性笔在瓶身作画（简单的图案、名字等等），作画完成后将13朵小花（具体几朵花可根据参与者的喜好）戳破封纸插入瓶子中，这样就完成了“芭芭露盆栽”。 工作人员为作品拍照（如果参与者愿意，则工作人员为作品和参与者拍照），最后参与者可以将作品带走。 3.画“啡”画-咖啡渣作画先是拿到一块纸板（木板），参考图画或是样本，然后利用咖啡渣、咖啡豆和其他材料（如纸片、木枝、叶片、花瓣等等），通过白乳胶、502将材料粘在纸板（木板）上，待材料牢固地粘在上面后，工作人员为作品拍照（如果参与者愿意，则工作人员为作品和参与者拍照），最后参与者可以将作品带走。 (二)活动后期工作1.清理场地2.收集活动图片3.如果参与者做出很好看的作品的话，可以利用微信做一个后期推文，推文中放出好看的作品的图片，作为这个活动的happy ending。 学生关注公众号并用便利贴为水榭留言后可以选择参加以下其中一 (三)活动中工作人员具体操作见附录人员安排 八、周四摆摊前准备（10:30-11:30）负责人周晓青、张璐、马颖瑶、李婉晴从大厅把伞、桌椅、各种材料等搬具体工作到六栋门口上半场（11:30-15:00）人数3组别传单组主要人员江佳寰颖瑶或婉晴指导参与者磨豆指导参与者作画张璐协助其他工作人具体工作派发传单指导组指导磨豆1指导作画、涂瓶身1指导参与者涂瓶身摄影组机动组11员控场组1周晓青随时留意活动情况下半场（15:00-18:00）人数11组别主要人员颖瑶或婉晴指导参与者磨豆指导参与者涂瓶具体工作指导组指导磨豆指导涂瓶身、作画身指导参与者作画协助其他工作人员随时留意活动情况、看管场地摄影组机动组11张展锋控场组1林飞摆摊结束(18:00-18:30)负责人周年庆小组具体工作把摆摊的工具收拾并搬到大厅、打扫场地周五摆摊前准备（10:30-11:30）负责人婉琪、淑娟、林飞从大厅把伞、桌椅、各种材料等搬到具体工作六栋门口上半场（1130-15:00）组别传单组人数311主要人员婉琪具体工作派发传单指导参与者磨豆指导参与者涂瓶身指导参与者作画在活动现场拍照协助其他工作人员随时留意活动情况，看管场地指导组指导磨豆指导涂瓶身、作画摄影组机动组11林飞控场组1淑娟下半场（15:00-18:00）主要人员11组别指导组指导磨豆指导涂瓶身、作画人数具体工作婉晴或颖瑶组别指导参与者磨豆指导参与者涂瓶身指导参与者作画在活动现场拍照协助其他工作人员随时留意活动情况，看管场地摄影组机动组11江佳寰控场组1周晓青摆摊结束(18:00-18:30)负责人周年庆小组具体工作把摆摊的工具收拾并搬到大厅、打扫场地应急方案1.下雨1)活动开始前已经下雨将场地转移至负一层水榭大厅二期K房（提前布置好），此时传单组人员要寻找适当场所如饭堂、又康门口等派传单，告知场所转移，必要时引导参与者到负一楼，其他人员按原来的工作安排2)活动过程中下雨a)若此时有参与者正在参与活动，可跟他们解释，带到负一楼，活动所有人员将设备搬至大厅b)若恰好没有参与者时，先转移场地，后按照1）操作进行。 2.保安蜀黍来了跟保安叔叔解释，尽量说服保安；实在不行唯有转移至负一楼，操作同下雨。 3.磨豆机被弄坏了联系玮恒，是否可以赶紧修好，若修不好，考虑到磨豆机本身问题，尽 九、量不要追究参与者的责任，但往后这个活动要取消了，工作人员要跟参与者解释清楚4.芭芭露瓶子用完了（可考虑用酒瓶替补一下）暂停这个活动，跟客人解释，这个活动的材料是限量的；若客人有兴趣则可提供酒瓶。 5.其他材料用完了1)花还没到跟客人解释，可让客人先绘制芭芭露瓶子，如果他愿意可以第二天再到活动现场进行插花2)花不够在过程中，控制组要随时留意假花的供应，根据实际情况减少假花的供应，若最后假花实在不够就从对内活动中调动少量来应急，但切记不可调动过多3)画笔不够根据实际需要情况立刻到文具店购买4)咖啡渣作画树叶等不够机动组赶紧补充6.户外桌椅不够可以借用六栋内的蓝色胶椅7.如果有参与者很强烈要求三个活动都参加，尽量不通融。 因为允许的话，肯定会再有第二个第三个这样的人，但我们的材料可能不太允许。 备注1.考虑到活动时间持续钟点数有点长，所以人员需要进行分成4批，则需要征集人员较多。 传单组人员要是时刻关注人流，根据特殊情况派发传单，其他水榭人协助。 2.各组人员必须清楚自己的工作，保证自己工作的同时要协助其他人员，发现问题及时向活动负责人反映，每场负责人为控场人员3.活动期间，收银员、服务员可以向在水榭的消费者介绍此次活动，鼓励大家参与。 4.为了不影响水榭的正常营业，不可以把材料带到水榭室内进行DIY。 5.由于23-26四天18:00以后六栋内实行全场8.8折优惠，活动过程中工作人员可以适当将该优惠活动推广，但需注意26日18点以后六栋不营业。 十一、附录 (一)机动人员或控场人员引导参与者关注公众号并用便利贴留言 十、六栋介绍三款活动，让参与者选择若选择磨咖啡豆，则引到长桌上，接下来由指导专员负责；若选择芭芭露，则引导选择芭芭露瓶子，坐到户外桌椅上绘制，指导作画专员跟进；若选择咖啡渣作画，则直接引导到户外桌椅进行，指导作画专员负责跟进；活动过程中摄影人员负责抓拍，若有完成者愿意拍照最好，留作后期用机动人员及时收拾桌椅，方便下一波参与者参与 (二)