电信企业集中采购应建立双元型信息化模式.doc

电信企业集中采购应建立双元型信息化模式大中国移动广东有限公司综合采购部 随着电信企业自身及所处环境的发展演变，传统的管理思想和管理模式越来越不适应当前的需求，以用户为中心型要的战略转求运营商提高运营和管理水平，要求企业提高管理效率以快速适应市场变化，这些都对企业采购提出了更高的要求。 电信企业采购工作现状 采购工作作为企业生产经营价值链主链条的第一环节，正日益成为运营商各级决策和管理者关注的焦点。电信企业采购的范围主要包括各专业的通信系统、计算机产品、电源及动力环境监控设备、技术支持及服务、管理和市场服务、业务类产品、通信工程、基建工程、人力资源服务、业务合作和其它办公类产品。 电信企业属于资金密集型企业，其采购成本常常占到企业全部经营成本的50%以上，直接影响整个企业的最终获利情况；所采购的产品构成庞大的通信网络的组成部分，直接为企业的生产运营服务。目前，集中式采购成为越来越多运营商的选择。这种方式能够给企业带来战略、成本、运营三方面的优势。成本方面表现为降低整个供应链上包括直接采购、物流、库存方面的整体成本。在战略以及运营层面，运营商通过加强采购管理，在降低物资采购价格、提高供应商产品质量与服务质量、有效控制供应风险的同时，能够优化整合企业内外部物资资源、信息资源和关系资源，有力地促进标准化设备及标准化设计的发展，进而提高供应链体系整体竞争力和运行效率，实现多赢的目标。 经过多年发展，电信企业信息化已取得了一系列显著的成果：大部分企业都有专门的信息中心，不少企业上线了多种类型的信息系统，使业务自动化水平、企业人员素质、经营管理和运作能力不断提高，企业竞争优势不断得到增强。与此同时，我们必须清楚地认识到问题的存在：企业信息资源共享性差、企业间信息化建设落后等。信息化平台可用于企业运营的各个方面，采购部门也不例外。对于采购部门来说，不仅企业内部的请购需求沟通需要通过信息化平台进行，而且在供应链管理的整个过程，信息化平台的支撑都起着重要作用。可以说，没有信息化平台的支撑，就根本不会有现今如此高效的供应链管理。 当前，广东移动集中采购所涉及的各部门都已经建立了自己的信息系统，但各孤立的系统间并没有进行数据共享，也不能对业务流程起到有效的支撑作用。广东移动集中采购工作的信息化建设主要面临以下几个问题。 第一，信息孤岛。集中采购的管理流程跨越企业内的多个部门，与采购相关的各个信息子系统相互独立，未实现集成，不能够对这种跨部门的协作提供有力的支撑。第二，长流程带来效率低下。采购流程涉及多个部门，公文在各个部门间的流转审批程序复杂，影响总体采购效率。第三，部门协调困难。集中采购具有部门穿越和项目穿越等特点，给部门间和项目间的协调带来很大的不便。第四，个性化需求不能得到满足。内部信息共享集采目录中的产品往往只考虑典型型号，难以满足特殊地区和部门的个性化需求。第五，决策支撑信息缺乏。目前信息化侧重于解决操作层面的问题，尚未构建应有的知识库和专家库，缺乏管理决策支撑信息。第六，创新能力不足。企业内部、企业间合作伙伴的信息共享不足，限制了组织创新能力的发展。 双元型信息化模式的理论基础 双元组织理论认为企业能力可以划分为开发能力与探索能力。开发能力是一种从事提高效率、复制、选择和实施等活动的能力，表现为把已有的知识复制应用于已有领域的经营活动，目的是保证组织的短期效率；探索能力是一种从事变异、试验、创新等活动的能力，表现形式为新的组织实践以及发现新技术、新流程等活动，目的是保证组织的长期效果。这两类能力并不能够自然而然地在组织内获得平衡，组织必须在探索能力与开发能力之间不断取舍，并始终面临着如何在探索能力与开发能力之间配置资源的两难选择。这样的两难选择就导致了组织发展过程中的各种悖论。 组织应对环境变革既需要开发能力也需要探索能力，双元型组织的本质就是试图对组织悖论进行管理。在日益动态复杂的环境下，成功地组织既能够有效运作当前的事业，又能够主动适应明天的需要。一般来说，双元型组织主要有结构型双元和情境型双元两种形态。 情境型双元是在整个组织层面同时展现协作能力与适应能力的结果：协作能力表现为组织的所有单元协调一致为实现既定目标而开展业务活动的能力；适应能力则是指在变革环境中迅速应对变化的组织重构能力。情景型双元组织既保证了跨部门协作的优势，又避免了跨部门协作可能出现的不足，高级管理层的紧密协作使得创新单元能够分享原单位的资源。 信息化能够提高企业生产效率，是组织开发能力的一种实现手段，同时信息化又能够为工作的灵活性提供可能。基于信息化的知识共享和部门企业间协作为企业创新提供了条件，保证了企业探索能力的挖掘。因此，信息化既能够提高整个组织层面的开发能力，又能够保证企业的探索能力，企业信息化可以作为情景双元组织的一种实现方式来解决组织悖论。 建立集中采购的双元型 信息化模式 建立采购中心的双元型信息化模式 本文以广东移动集中采购信息化为例，将双元型信息化概念模型实例化。广东移动现阶段初步建立了物资采购的主流程，集中采购信息化的总体流程如图1所示。图1 与采购相关的信息系统示意 当前采购信息化的主要问题在于各系统均出于相关部门和业务的效率考虑，在实现批量采购、大幅降低采购成本的同时，却面临着信息孤岛、时间效率低、难以满足个性化需求等问题，这是双元组织理论中开发能力强而探索能力弱的典型场景，两种能力的失衡导致了相关的组织悖论。本文在对企业集采问题调研分析后提出了利用双元型信息化模式解决企业集中采购管理的问题，其结构如图2所示。图2 双元型信息化概念模型 所谓双元型信息化模式是指以信息技术为手段来保证企业的开发能力，同时兼顾企业的探索能力。双元型信息化模式包括两个信息中心：内部信息中心和外部信息中心。内部信息中心主要面向企业内部用户，实现企业内部业务流程的整合，实现内部管理的一体化、业务流程的数字化，同时为管理和决策提供支撑，为内部门户。外部信息中心主要面向企业外部供应商和合作伙伴，以及企业的客户，实现企业间的协同商务、整合供应链管理，为外部门户。内外部信息中心通过一定规则进行集成并共享特定信息。图3 内部信息中心示意图 如图3所示，内部信息中心在对现有的集采流程进行优化的基础上，利用SOA（面向服务架构）思想对现有的企业信息系统进行集成。采购流程跨越多个部门，包括规划技术部、各采购需求部门、采购管理中心、财务部、后勤管理中心，涉及投资管理信息系统，办公自动化系统、GD139采购管理平台、合同管理系统、财务系统、物流管理系统等多个系统。利用SOA能够很好地对原有系统进行整合，这种松散耦合的方式也便于系统随着业务流程的改变而随需调整。集成的信息系统主要是对采购流程日常业务的支撑，即实现了组织的开发能力。同时在增强组织创新能力方面建立基于维基的知识管理平台，下设采购知识经验库、采购产品信息库、供应商资料库、供应商指标体系库等知识库，用于知识共享和创新、经验和最佳实践展示，充分满足个性化需求，并进行相应的绩效管理等，满足组织内部探索能力的需要。 如图4所示，外部信息中心也包括两个部分。首先是基于SOA的一站式采购电子商务网站，面向供应商、合作伙伴和电信企业本身，建立面向供应链的基于Web的商务电子化平台，为制造商、代理商及合作伙伴提供一个展示企业和产品的平台，同时也为供应链上各个企业间的沟通与合作提供信息平台。其次，外部信息中心也提供基于维基的知识共享平台，该平台设立产品资料库、设备维修经验库、技术情报知识库、产品开发协作库等知识库，为电信企业整合其供应链、实现大规模协作提供了支撑平台。企业的内、外信息中心和维基平台同样利用SOA架构相互连接，实现信息和知识的共享，充分调动企业的探索能力和创新能力，有效地解决组织悖论，为集中采购信息化带来新的解决之道。 双元型信息化模式的实现 步骤与优势 电信企业采购信息化的双元型模式可通过如下步骤实现。 第一，业务流程梳理。首先对业务流程进行梳理，对流程涉及的各个职能与业务部门及相关信息系统有一个清晰的认识，然后对于现有流程进行优化设计，形成集中采购信息化的管理规范，进一步形成基于SOA的整合方案。 第二，跨部门系统集成。在流程梳理的基础上集成现有信息系统，借助SOA思想形成一体化的集中采购管理系统，建立内部信息中心，兼顾集中采购的效率和灵活性。 第三，构建外部商务平台。构建基于Web的电子商务平台，集成供应链上的各个企业，建立外部信息中心，并与内部信息中心实现部分信息共享。 第四，建立维基知识管理平台。根据自身的业务特点与所处的行业特点建立内外知识管理平台，为企业的工作创新提供平台，提高企业的探索能力。 集中采购的双元型信息化模式的优势在于以下几点。首先，信息共享，基于维基的知识管理平台为企业外部人员提供了一个交流沟分享知识与经验的途径，为学习型组织的建立提供了机会与手段。其次，兼顾效率与灵活性，基于SOA的企业信息系统集成能够重用企业的遗留系统，支撑企业现有业务的运行，提高效率的同时也节约了企业重新开发系统的成本，而且这种松散耦合的集成方式能够随企业业务的改变而灵活适应。再次，利于创新，内外双元信息中心可