SOP体系编写说明

合肥菱电冷却设备有限公司 SOP 体系编写说明 1 合肥菱电冷却设备有限公司合肥菱电冷却设备有限公司 SOPSOP 体系编写说明体系编写说明 一 一 SOPSOP 体系内容体系内容 合肥菱电冷却设备有限公司 SOP 体系 是由核心 SOP 程序汇编整理的 每个 SOP 程序包括 5 个部分 目的 描述该 SOP 程序编写的意义 适用范围 规范该 SOP 程序的使用范围 职责 规定 SOP 程序执行者的工作内容 流程图 表示工作过程中事物各个环节进行顺序的简图 程序 解释 SOP 流程过程的文件 二 二 SOPSOP 体系编写说明体系编写说明 1 1 封面格式封面格式 合肥菱电冷却设备有限公司 SOP 体系编写说明 2 上图注释 合肥冷却设备有限公司 SOP 体系 宋体一号字 加粗 加下划线 程序题目 宋体二号字 加粗 版次 分发号 文件编号 发布部门 发布时间 实施时间 批准 审核 编制 宋体三号字 加粗 文件编号 根据公司文件编号管理制度 SOP 文件编号 LDSOP XX 部门代码 0X 流水号 2 2 正文格式正文格式 1 1 页眉格式 页眉格式 上图注释 合肥菱电冷却设备有限公司 SOP 体系 编号 版本 修改状态 宋体 五号 程序名称 宋体二号 加粗 2 2 正文内容格式 正文内容格式 合肥菱电冷却设备有限公司 SOP 体系编写说明 3 上图注释 标题 宋体小四 加粗 正文内容 宋体五号 3 3 流程图格式流程图格式 客户回访流程 相关部门客户回访专员客户营销中心 查询 客户资料库 准备回访资料实施客户回访 明确回访对象 整理回访记录 部门负责人审批 信息反馈给相关部 门 制定 客户回访计 划 通过 保存客户资料 结束 部门负责人审批 通过 部门反馈意见 客户问题解决及建议 未通过 开始 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 未通过 1 1 流程图画法 流程图画法 用 visio 软件绘制 涉及多部门的流程 采用垂直跨职能流程图形状 涉及部门内的流程或不适合用 跨职能流程图表述的流程 采用基本流程图形状 字体格式 标题采用 14 号宋体 不加粗 中间对齐 浅蓝色背景 部门名称采用 12 号宋体 不加粗 中间对齐 浅蓝色背景 合肥菱电冷却设备有限公司 SOP 体系编写说明 4 框内采用 10 号宋体 不加粗 中间对齐 浅蓝色背景 编号采用 10 号宋体 不加粗 中间对齐 浅绿色背景 注 如果一个流程中涉及到其它 SOP 程序 用橙色背景标出 流程绘制采用 进程 判断 文档 数据 终结符等常用符号 连接线采用动态 连接线 软件默认格式 绘制时尽可能不交叉 编号 阿拉伯数字标识 如遇到同步进行的编号 采用阿拉伯数字加英文大写字 母 例如 1A 1B 流程图的编号和程序的编号一一对应 2 2 绘制常用符号 绘制常用符号 流程操作或进程 该标识用于指示一项需要人工处理的活动 例如手工处理一个文件 如手写的采 购单 判断或批复 该标识代表一种判断或批复 它给人以强烈的视觉提示 即此处需要作出判断或 批复 数据信息 该标识用于指示输入流程的数据和信息 文件或表格 该标识文件 包括表格 字母和报告 它既可表示输入 又可表示输出 可在该 标识上写下标题用以代表特定的文件 结束或开始 该框用以表示一个流程的开始和结束 方向标记 流向箭头代表任务执行时的次序 它们引导着流程 肯定用黑色 否定用红色 3 3 绘制技巧绘制技巧 建议步骤 从一个高层次的流程开始 如有必要 到下一层次的流程 比如 子系统 确定每个子系统的开始和结束 保持重点 确定关键输入和输出 按步骤进行每个关键业务子流程 合肥菱电冷却设备有限公司 SOP 体系编写说明 5 节约时间 如果陷入困境 休息一下或跳到另一方面 采用标准的流程图符号 在过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会 认定流程的准确性 4 4 绘制注意要点 绘制注意要点 需要按实际情况绘制流程 不能按照你自己的想当然绘制流程 需要在整个组织内思考流程 不能把流程图局限在你自己的部门 需要与流程牵涉的人员交流 不能在真空中工作 需要在开始前确认流程的起点和结束 不能在确认起点和结束点前试图绘制流 程 需要高层次的流程图 不能陷入太多的细节 4 4 程序模板格式程序模板格式 上表注释 标题 宋体 五号 加黑 正文 宋体 五号 不加黑 步骤 指流程流向步骤 工作内容描述 指具体的工作活动 实施主体 指具体的实施部门或岗位 相关表单 指流程中使用的及产生的单据 报表 5 5 表格格式表格格式 所有表格表头均为公司统一格式 标题 宋体 加粗 二号字 表格内容 宋体 小四号字 注释 宋体 五号字 注 购买表格除外 三 流程优化说明 三 流程优化说明 绘制完流程图 今后为了进一步优化现有流程 我们可以从以下几个方面加以考虑 步骤步骤工作内容描述工作内容描述实施主体实施主体相关表单相关表单 1 客户回访专员在CRM系统上查 询客户资料库 详细分析客户 资料内容和客户需求 客户回访专员 2 客户回访专员