网络规划建设采购及物流管理流程审计控制矩阵.xls

序序 控控制制点点编编 号号 控控制制点点 分分类类 暂暂不不填填 主主流流程程子子流流程程控控制制点点目目的的风风险险控控制制点点描描述述 适用子公司的标准描述 1GD1 1 1控制环境组织架构 各项工作得到 有效的组织管 理 计划得到 有效的执行 以保证实现工 作目标 不恰当的部门架构 权责分配 可导 致职能未能有效地 执行 以致业务目 标不能达成 或定 下混乱的关系可导 致资源错配 最终 不能达成业务目标 1 省公司 分公司就网络规划 建设 采购及物流管理流 程设定有完善的组织架构和职责分工 并已得到正式的记录 2 对于网络规划 建设 采购及物流管理流程设定有省 地市分公司以及相关部门适当的职责和权限 就网络规划 建设 采购及物流管理流程相关岗位设定有适当的职责和权 限 2GD1 2 1控制环境风险评估 设定风险评估 标准保证工作 目标得到有效 的执行和监控 定期或不定 期进行风险评 估保证减少或 将实现工作目 标的风险降至 最小 未设定明确的工作 目标和计划 致使 工作实施过程和效 果无法监控和评价 1 省 地市分公司网络规划 建设 采购及物流管理部门 应根据业务和管理需要 制定年度 季度 月度 工作目标 和计划 并上报上级主管部门和领导审核 2 省 地市分公司部门主管设定和记录 网络规划 建设 采购及物流管理流程的风险评估机制 并定时评估和分 析 以了解公司在此所面对的风险和问题 为管理层提供所 需信息以作决策 计划 预测及控制等之用 3 根据风险评估结果和计划预算 对资源的分配定下优先 次序 并加以记录 3GD1 3 1控制环境控制活动 制定规章制度 保证计划的执 行得到有效的 执行 已达成 工作目标 省 市公司没有 不 完善的管理制度 引致员工无规则可 遁 增加舞弊机会 大量资金也因项 目最终失败而浪费 1 设定和记录规范化网络规划 建设 采购及物流管理的 规章制度和流程 并在实施前获得集团公司或公司管理层确 认 审批 2 根据业务发展和管理需求 及时对规章制度和流程进行 更新和完善 4GD1 4 1控制环境信息及沟通 有效的信息传 递余沟通保证 公司内部 与 外部实现有效 的沟通 信息 传递 对于工 作目标的实现 和计划的执行 进行有效监控 上下级 省 市公 司或部门间没有 不完善的部门的协 调机制 使各类管 理问题未能获得及 时沟通 共商解决 方法 以致问题深 化 1 按照集团公司上报要求向集团公司进行报告 2 定期或不定期向公司管理层提交网络规划建设 采购及 物流的情况报告 如网络建设项目进度等 3 公司内部建立顺畅 有效的沟通与协调机制 包括省公 司与地市分公司之间 部门之间 计划部 财务部 建设单 位等 部门内部岗位之间 4 公司与外部监管机构等建立顺畅 有效的沟通与协调机 制 5GD1 4 2控制环境信息及沟通 适当的员工培 训和考核 保 证有符合公司 业务和管理需 求的员工来执 行计划 并对 其进行必要的 指导 缺乏符合公司业务 和管理需要的人员 1 对于网络规划 建设 采购及物流管理流程相关人员制 定适当培训计划 报主管领导审批 2 设定适当的员工绩效考核办法 部门主管定期审核 以 便对员工进行指引和督导 6GD1 5 1控制环境监控 制定适当的监 控手段 保证 公司的政策和 程序得到有效 的监控和执行 既定的政策和程序 缺乏持续监控和强 制执行 导致监控 措施失效和管理不 善等问题日益严重 1 设定对相关部门 分公司的绩效考核办法 报管理层或 主管领导审批 定期进行绩效考核 并提交管理层进行审核 以保证工作目标未偏离方向 2 公司设定审计 监察 纪检部门对于网络规划 建设 采购及物流管理流程的执行情况进行监督 并对监督结果加 以纪录 7GD2 1 1 网络规划 网络规划编 制的前期工 作 确保滚动规划 的编制思路符 合集团发展战 略 网络规 划采用适当的 模板 网络规划与业务发 展计划和市场需求 不配比 高估市场 需求 导致网络利 用率不足 成本增 加或资金积压 1 总部每年下发文件要求各省公司编制滚动规划 同时明 确下一规划期内网络发展规划编制的指导思想 重点内容及 时间进度 2 省公司计划部门根据总部要求 制定本省滚动规划编制 指导思想及编制提纲 并通过招投标方式选择委托规划编制 单位 3 省公司计划部门负责人对滚动规划编制指导思想和编制 提纲进行审核 确保与总部要求一致 4 计划部门根据各部门职责分工 以调研提纲形式将规划 内容按项目分解落实到相关部门 8GD2 2 1 网络规划 现场调研 数据采集及 初稿编制 确保规划编制 基础数据真实 客观 使用 准确的数据 规划编制相关基础 数据脱离实际发展 情况 缺乏规划指 导作用 1 在规划调研过程中 省公司各部门向规划编制单位提供 战略规划 业务发展 网络规模 经营绩效等指标的历史数 据和预测设想指标 2 为确保规划编制基础数据的准确性和合理性 数据资料 提供单位的负责人或授权人员在提交数据或评审规划时 对 规划基础数据进行审核 规划编制单位对取得的资料分析测 算后汇总编制滚动规划初稿 9GD2 3 1 网络规划 规划的评审 修改 确保滚动规划 的编制思路符 合集团发展战 略 经过严 格的审核 网络规划与业务发 展计划和市场需求 不配比 高估市场 及客户需求 导致 网络利用率不足 运营成本增加或资 金积压 1 省公司计划部组织网络滚动规划的评审工作 由省公司 各相关部门负责人或管理人员组成规划评审小组 对滚动规 划进行初步审议 并出具初审意见 2 审议内容包括 1 依据市场经营现状 分析市场环境发展趋势 确 定业务发展预测是否可行 2 根据总部网络发展规划及核心技术发展走势 技 术规范及本公司的网络现状确定网络规划是否可行 3 评估财务部门盈利预测是否客观合理 规划所需 的资源预测是否合理 规划编制单位根据初审意见 组织补 充调研 完善细化规划文本 再次提交规划评审小组审议 省公司编制网络发展规划时 应以客观的经营绩效规划为基 础 实现业务规划 网络规划与绩效规划的相互匹配和衔接 3 省公司开展滚动规划评审时 应对业务规划 网络规划 绩效规划各指标进行测算对比 审阅各部分规划指标设置 是否合理 10 GD2 4 1 网络规划 规划的终审 合理确保滚动 规划的编制经 过管理层审批 经过适当 的管理层审批 滚动规划偏离公司 发展战略指引 1 由公司管理层 或技术评审委员会 各部门负责人对 通过初审后修改的滚动规划进行集体审议 并出具终审意见 11 GD2 5 1 网络规划 规划的报备 及实施 按要求向总部 报备及实施 滚动规划偏离公司 发展战略指引 1 滚动规划终审后 计划部规划管理负责人或规划管理人 员负责督促规划编制单位根据终审修改意见对规划文本进行 再修改与完善 要求尽快出版正式文本 省公司综合部负责 将规划的正式文本以文件形式向集团总部报备 2 同时将正式文本抄送省公司相关部门实施 市州分公司 比照省公司报备集团总部的方式将滚动计划报备省公司并予 以实施 12 GD2 6 1 网络规划 规划实施的 跟踪调整 滚动规划充分 考虑通信技术 发展变化 制 定应对预案有 效化解技术更 新风险 跟 踪调整 网络规划没有充分 考虑通信技术发展 变化因素 不能满 足市场多样化需求 大量投资因网络 建设可用期缩短而 浪费 从而削弱公 司投资盈利 1 计划部门实时跟踪网络技术发展情况 对通信技术现状 和规划期内的技术发展走势进行充分调研 拟定未来技术演 进方向 制定发展策略和应对措施 定期或不定期形成分析 报告 报送公司管理层审核 实现公司资源的科学配置 13 GD3 1 1 固定资产 投资计划 年度投资计 划编制依据 合理确保投资 计划的确定符 合总部及省公 司投资发展战 略 按照规 定格式和要求 偏离发展战略制定 的年度投资计划 可能不能满足业务 发展需求或造成资 源浪费 1 固定资产投资计划是以价值形态表现的建造和购置固定 资产的年度工作量计划 投资计划的编制要以市场需求为导 向 投资方向和投资重点要满足市场发展的需要 要以公司 长远发展目标和五年规划及三年滚动计划为依据 保证公司 可持续性发展 要着眼于公司整体能力的提高 通过优化资 源配置科学确定投资结构 做到统筹兼顾 综合平衡 要坚 持量入为出的原则 规避投资风险 根据公司的资金供给合 理确定投资规模 2 固定资产投资计划按隶属关系分为 省公司计划和市公 司计划 其中 省公司计划应涵盖市公司计划部分 固定资 产投资计划根据编制时间可分为 年初编制的年度固定资产 投资计划和年中编制的年度固定资产调整计划 14 GD3 2 1 固定资产 投资计划 年度计划投 资需求及基 础数据 使用准确的数 据 以及对需 求的协调和沟 通 偏离发展战略制定 的年度投资计划 可能不能满足业务 发展需求或造成资 源浪费 1 各业务需求单位收集汇总本单位投资需求 结合滚动规 划 经本单位负责人审批后提交省公司计划部门 2 投资需求应详细说明项目名称 投资计划 投资估算过 程 生产能力 建设时间 省公司市场 网络及工程建设等 相关部门向计划部门提交资本开支预算编制的基础数据 数 据提供部门的负责人或授权人员对资本开支预算数据进行审 核 15 GD3 3 1 固定资产 投资计划 年度投资计 划编制审批 及报批 确保投资计划 的确定符合总 部及省公司投 资发展战略 经过严格的 审核 偏离发展战略制定 的年度投资计划 可能不能满足业务 发展需求或造成资 源浪费 1 省公司计划部在三年滚动规划框架内 结合资金预算 业务收入等情况 与各业务需求部门进行建设项目的讨论筛 选 形成年度资本开支预算初稿 对于不确定的需求项目 经协商不能取得一致意见的 由计划部门汇总相关部门的意 见提交总经理办公会讨论决定 为应对临时性紧急项目建设 可以预留部分额度作为机动计划 2 年度资本开支预算提交公司投资决策委员会进行决策 并根据决策结果进行整理 经投资决策委员会签名确认后 提交公司董事会审议批准 年度固定资产投资计划提交公司 管理层审批后 报集团总部核准 16 GD3 4 1 固定资产 投资计划 年度投资计 划的分解 下达及调整 保证投资计划 按照管理层意 见分解落实 使用下发 缺乏对计划下达数 据的监控 不能正 确贯彻网络发展决 策 1 省公司计划部门根据总部下达的资本开支预算总额 定 期或按项目向省公司各部门和地市分公司分解下达固定资产 投资计划 固定资产投资计划经省公司计划 财务等部门负 责人审核会签 并提交管理层审批后 下发省公司各相关部 门和地市分公司执行 2 每年省公司计划部门根据年度预计收入完成值 各分公 司投资计划完成进度 对分公司年度投资计划进行调整 17 GD3 5 1 固定资产 投资计划 年度投资计 划执行评价 考核 合理确保年度 投资计划的执 行符合总部及 省公司投资发 展要求 跟 踪调整 缺乏对下达计划执 行的评价考核调整 不能正确贯彻网 络发展决策 1 总部核定省公司上报的固定资产投资计划指标 以正式 文件下达资本开支预算总额和投资收入比考核指标 总部将 投资收入比纳入省公司经营绩效考核指标体系 以资本开支 占收入比重指标为前提 在业务收入增加的基础上 可以保 持投资同比增加 2 总部建立固定资产投资季度分析制度和月度滚动分析制 度 监控各省年度投资计划的完成进度 省公司计划部门负 责定期填报投资分析报表 经计划部门负责人批准后 报总 部备案 3 省公司计划部门定期统计各单位固定资产投资计划完成 进度 对于计划进度与实际进度存在较大差异的情况 进行 跟进处理 根据内控要求 监控整个固定资产投资计划或预 算执行情况 同时应具有避免计划使用失控及年底突击花钱 的相关制度 合理规避风险 18 GD4 1 1 工程建设 施工 项目立项审 批 项目建议书 1 建设项目的立项 应以移动通信发展规划和通信市场的 业务需求做为编制项目建议书的依据 项目建议书应由规划 单位或市场 业务需求单位组织编制 2 编制项目建议书的主要内容 1 建设项目立项的理由 必要性和依据 2 拟建规模和建设地点的初步设想 3 投资初步估算和资金来源 4 项目建设进度要求 5 预计项目建成后的经济效益和社会效益 3 项目建议书编制完成 提交项目主管部门的立项委员会 审批 4 省公司根据集团公司授予的审批权限按照量力而行 因 地制宜 因事制宜的原则办理其他项目的立项审批手续 并 履行审核把关的职责 19 GD4 1 2 工程建设 施工 项目立项审 批 4 3 项目立项报 批 报备 1 省公司应结合集团公司的相关文件制定建设项目立项审 批流程的具体实施细则 5000万元以上的项目需申报集团进 行审批 项目立项审批应严格以年度投资计划为依据 必须 经过领导层审阅批准后下发新增项目的立项批复 2 对于总投资规模大于2000万元的建设项目 各省应于立 项批复后的十个工作日内将项目的汇总材料分别按项目以一 个汇总文件形式报备集团公司 原则上作为一个建设项目的 单项工程不需要再分别上报文件 3 对于投资规模在2000万以上的IT支撑网项目需按整体项 目单独另文报备立项情况 20 GD4 1 3 工程建设 施工 项目立项审 批 4 2 有可行性报 告 1 项目建议书批准后 由项目主管部门委托具有相应资格 等级的咨询 设计单位编制建设项目可行性研究报告 2 公司计划部门可针对具体情况考虑在立项时进行该项目 的可行性研究还是通过直接编制项目建议书的方式来代替可 行性研究报告 从而简化立项流程 3 可行性研究报告内容应包括 1 编制可行性研究报告的依据 2 项目建议书的立项概要 3 业务量预测和拟建规模 4 网路结构 路由和局址选择方案 5 投资估算和资金筹措 6 经济效益预测及投资回收年限 7 项目建设进度要求 4 公司计划部门组织相关部门的负责人对经过资格审查的 单位编制的可行性研究报告进行会审 会审通过报公司管理 层审批后下发可研批复 21 GD4 2 1 工程建设 施工 工程项目设 计与批复 1 建设项目批准立项后 建设单位管理的建筑工程 应向 当地建设行政主管部门办理报建手续 通信工艺工程应向通 信质量监督机构办理申报手续 2 公司要严格按照信产部等有法规办法 按时将传输网建 设项目相关资料向当地通信管理局报备 22 GD4 2 2 工程建设 施工 工程项目设 计与批复 1 建设项目批准立项后 建设单位可据此委托或通过设计 招标选定设计单位进行勘察 设计 2 移动通信建设项目的工程设计 一般按两阶段进行 即 初步设计和施工图设计 对于规模较小 技术成熟的建设项 目 经主管部门同意 可按一阶段设计 3 对于较大规模或较重要的建筑项目 应在初步设计阶段 前增加建筑方案设计和评选阶段 建筑方案的选定应征得当 地城建部门认可 序序 控控制制点点编编 号号 控控制制点点 分分类类 暂暂不不填填 主主流流程程子子流流程程控控制制点点目目的的风风险险控控制制点点描描述述 适用子公司的标准描述 23 GD4 2 3 工程建设 施工 工程项目设 计与批复 设计方案 报告 的审核 1 公司计划部门对已批复的工程建设项目 委托具有资质 的设计单位进行设计委托 并签订设计合同 2 设计单位经过勘查编制出版工程设计 初步设计阶段 设计单位应根据批准的可行性研究报告及有关的设计基础 资料编制设计文件 设计概算是初 步设计文件的重要组成 部分 要认真准确的编制 3 工程概预算由经过资格审查的设计单位编制 费用取定 标准依据国家专业机构颁布的管理制度以及采购合同签订的 设备费用 总体工程费用预算应严格以项目的批复费用为依 据 4 经过批准后的初步设计及核定的投资概算 是编制和实 施固定资产投资计划 招标 承包 材料设备订货以及编制 施工图设计和施工 监理等各项工作的依据 24 GD4 2 4 工程建设 施工 工程项目设 计与批复 设计方案的变 更 1 初步设计经公司计划部门审批后 设计单位应根据审批 后的初步设计 进行施工图设计 2 省公司应建立设计变更的审批制度和流程 对发生设计 变更应以立项批复文件和设计批复文件为工作的重要依据 3 确定设计变更发生在设计阶段还是工程阶段 如设计变 更后对工程预算的费用发生变化 应及时调整工程项目的设 计批复 必要时应重新对设计方案进行会审 如调整后超过 原投资计划应针对项目预算进行增加投资计划审批手续 25 GD4 3 1 工程建设 施工 工程建设计 划管理 项目组织的设 置 1 省公司应结合集团公司相关文件规定和国家的法律 法 规制定本省的建设项目管理办法 规范建设项目行为规范 在施工过程中 工程建设部门组织必要的技术人员以及监理 人员监督合同执行情况 工程质量 工程进度和投资成本控 制 2 工程项目管理应明确项目主要负责人 处理工程进行中 的主要问题以及整个项目的沟通联络 工程项目组的人员也 应包括 计划部门负责人 财务部门负责人 施工单位 设 计单位 隐蔽工程项目必须具备独立于工程部门的工程监理 3 工程项目建设计划 26 GD4 4 1 工程建设 施工 对监理单位 的选择和管 理 1 公司应根据国家 集团规定 使用监理单位对通信工程 建设项目和施工现场实施的监督管理 2 公司可通过公开招标或邀请招标的方式择优选定具有相 应资质等级的监理单位 招标结果应结果有关主管部门的审 批 3 公司应与监理单位签订监理合同 按照合同管理要求进 行审批 监理合同应得到公司法律部门审核 4 公司应按照监理合同加强对监控工作的监控 保证监理 质量 并对监理单位工作情况进行评价 并作为以后选择的 依据之一 27 GD4 5 1 工程建设 施工 对施工单位 的选择和管 理 1 公司通过公开招标或邀请招标 择优选定施工单位 承 担通信工程施工任务的单位必须具备下列条件 经工商行政管理机关登记注册 取得 企业法人营业执 照 持有相应的 施工企业资质等级证书 并按规定通过年 度资质审查 承揽一级干线施工的企业应取得ISO9000系列质量保证 书 施工单位应当在其资质等级证书许可的业务范围内承揽 工程 2 公司应按照相关管理规定对施工单位进行招投标 招投 标结果应得到主管领导的审批 3 公司应与施工单位签订施工合同 施工合同应得到公司 法律部门的审核 4 公司应根据施工合同加强对施工单位的监控 保证施工 质量 并对施工单位工作情况进行评价 作为以后选择的依 据之一 28 GD4 6 1 工程建设 施工 施工质量的 管理 1 为确保工程质量 开工前 由建设单位向质量监督部门 提交质监申请 2 建设单位应委托监理单位或指派工地代表 监理人员或 工地代表负责隐蔽工程随工验收 日常工程质量检查和工程 相关协调工作 3 建设单位应设立必要的监控手段以保证 施工单位应当建立质量责任制 确定工程项目的项目 经理 技术负责人和施工管理负责人 施工单位严格按照工程设计图纸工程建设标准和各项 规定进行施工 施工单位自行组织完成承建的工程项目或按照施工合 同将部分工程分包给其他单位 不得非法转包从中渔利 施工单位在施工过程中发现设计文件和图纸有差错的 应当及时提出意见和建议 29 GD4 6 2 工程建设 施工 施工质量保 证 1 建设单位在领取施工许可证或者开工报告前 应当按照 国家有关规定办理工程质量监督手续 2 建设单位应设定对工程施工质量的监控手段 工程管理 人员应定期对施工现场进行抽检 并设定一定的抽检比例 检查人员对抽检结果进行规范记录 并要求施工单位等及时 改正 3 采用监理单位的工程项目 建设单位应设定对监理公司 的监控手段 以保证 在施工过程中 监理人员经常做巡视检查 检测 对 隐蔽工程 事后难以检查及质量认证的重点部位 专业监理 工程师应进行现场监督 检测 复核监测数据后予以签认 监理单位对承建单位报送的分项工程质量验评资料进 行审核 符合要求后予以签认 总监理工程师应组织监理人 员对单项 分部 工程质量验评资料进行审核 符合要求后 予以签认 30 GD4 7 1 工程建设 施工 工程项目成 本监控 对工程造价的 监控 1 采用监理单位的工程项目 建设单位应设定必要的监控 手段以保证 监理人员依据施工合同计量实际完成的工程量 将工 程量报审表送总监理工程师审核 并予签认 依据施工合同有关施工费支付条款 专业监理工程师 审查承建单位报送的工程付款申请 包含由于停工 复工 工程变更引发的费用数额 并将审查意见报总监理工程师核 准 未经监理人员签认的工作量 不符合施工合同规定的 工作量 监理人员应拒绝计量和签认该部分的工程款支付 申请 依据施工合同有关施工费支付条款 专业监理工程师 审查承建单位报送的工程付款申请 包含由于停工 复工 工程变更引发的费用数额 并将审查意见报总监理工程师核 准 31 GD4 8 1 工程建设 施工 工程进度监 控 对工程进度的 监控 1 采用监理单位的工程项目 建设单位应设定必要的监控 手段以保证 专业监理工程师应依据施工合同和施工单位提出的进 度计划 编制进度计划控制方案 对重点目标进行风险分析 制定防范性措施 并报总监理工程师确认 监理人员现场检查和记录工程进度计划的实施情况 当发现实际进度偏离施工计划 应及时经由总监理工程师指 令承包单位采取调整措施 监理单位要及时审查承建单位报送的施工进度调整计 划 由总监理工程师组织协调建设单位及承建单位双方意见 落实进度调整计划 监理机构应建立月实际完成工作量和工作量统计台帐 对照计划工作量进行比较 分析 必要时制定调整措施 并在 监理月报 中向建设单位通报 32 GD4 9 1 工程建设 施工 进度的监控 1 工程建设部门的项目管理人员汇总每个工程的进度报告 编制汇总报告 包括计划进度以及实际进度等 提交工程 建设部门负责人或其授权人员审阅后通过月报的形式向工程 建设部门 计划部门 财务部门或公司管理层进行通报 以 确保工程相关人员及时掌握工程的进度 对工程进度存在的 问题进行跟进并对在建工程成本进行监控 33 GD5 1 1 工程物资 采购 有限公司集 中采购流程 管理 规范有限公司 集中采购需求 的审核和报送 管理流程 参加有限公司集中 采购的产品需求可 能不能够按照投资 计划和实际建设需 求及时生成 或者 不经过管理层审批 1 相关部门根据有限公司年度集中采购产品目录 收集各 建设部门的G网主设备需求和其他配套设备采购需求 包括 产品规格 技术要求和数量 依据年度固定资产计划经公 司领导审批后报有限公司 34 GD5 1 2 工程物资 采购 有限公司集 中采购流程 管理 规范有限公司 集采的 绿色 通道 项目上 报流程 对投资规模巨大的 项目缺乏完整的上 报资料 1 对于投资规模大于2000万元的省管建设项目及有限公司 明确的建设项目 省公司需将采购计划 纳入集中采购的 绿色通道 项目 上报有限公司批准 为充分体现完整性 同一专业在同一时间内的采购规模原则上需汇总后同时上报 35 GD5 1 3 工程物资 采购 有限公司集 中采购流程 管理 规范合同预案 上报有限公司 流程 无法保证有限公司 及时对合同预案进 行审批 1 省公司在进行技术和商务谈判后 应按照集团 合同预 案上报内容要求 完成合同预案报批手续 对于省公司上报 的基本符合建设程序且文档 手续齐全的项目 集团公司收 到文件后的3个工作日内完成合同预案的审查批复 省公司 在接到合同预案批复文件后 按照批复意见修改完善合同相 关内容 在满足批复意见要求后直接安排合同签约工作 需 上报合同预案的项目范围 1 省公司组织的一级干线项目 不论合同规模大小 2 可行性研究报告投资规模超过 2000万元的省管项目 3 集团公司明确规定需要加强管理 的项目 不论合同规模大小 4 首次引入的系统或新技 术 36 GD5 1 4 工程物资 采购 有限公司集 中采购流程 管理 确保上报有限 公司集中采购 需求数量的正 确性 可能在制定集中采 购产品需求数量时 没有考虑到现网 情况或者利旧需求 1 建设部门在上报采购需求时 通过项目评审或者设计会 审的方式 根据现有产品使用情况和设备闲置情况 核定需 求数量 37 GD5 1 5 工程物资 采购 有限公司集 中采购流程 管理 确保按照有限 公司对省公司 集中采购需求 的审批结果制 定采购方案 在制定集团采购具 体执行方案时 未 按照有限公司审批 结果 或者未经公 司管理层审批 1 对于有限公司既确定厂商也确定份额的集中采购产品 省公司按照确定的厂商和份额执行采购 对于有限公司仅确 定入围供应商名录的集中采购产品 省公司采购部门征求需 求部门意见 提出采购方案 经公司管理层审批后执行 38 GD5 1 6 工程物资 采购 有限公司集 中采购流程 管理 确保按照有限 公司集中采购 的合同文本格 式和执行要求 进行合同签定 和执行合同 可能导致有限公司 集中采购合同的签 定和执行不符合相 关规范 1 根据有限公司拟定的集中采购合同文本 省公司采购部 门拟定采购合同 履行合同会签审批流程后签订和执行合同 39 GD5 2 1 工程物资 采购 省公司集中 采购流程管 理 确保供应商预 审入围符合相 关条件 经过 管理层审批 未进行供应商资格 预审可能导致供应 商资质无法满足工 程建设要求 1 省公司设定供应商资格预审的条件 需要提供材料 资 格审查的权限和程序 入围条件 由牵头部门 相关部门 纪检监察人员组成资格审核小组 收集整理供应商的资料 产品使用试用或其他用户使用情况 组织交流或者实地考察 审核小组初步提出侯选供应商名单和各供应商的产品 服 务清单 经小组集体讨论同意后报公司有关部门和领导审核 供应商通过资格审核后 可参与省公司相关产品采购活动 40 GD5 2 2 工程物资 采购 省公司集中 采购流程管 理 规范化急需项 目的供应商试 用和入围流程 急需项目的供应商 不能得到及时和有 效的确定 影响工 程进度 1 对于业务发展需要急需 但尚未组织供应商入围预审工 作的 由分公司或省公司专业部门提出申请 报请公司领导 同意后 在指定范围内试用 负责试用的部门将最终使用的 有关设备 材料数量和试用结论通报审核小组 省公司将试 用情况良好 今后会长期和经常使用的设备材料及其供应商 经资质认证后核准纳入入围选型范围 41 GD5 2 3 工程物资 采购 省公司集中 采购流程管 理 确保采购申请 有立项依据并 得到审核 采购申请无立项依 据或者未得到有效 审核 1 建设部门根据立项批复提交采购申请 请购单 并输入 MIS系统 经相关负责人审核后提交采购部门负责人并批给 采购员办理 42 GD5 2 4 工程物资 采购 省公司集中 采购流程管 理 确保采购模式 的按照规定流 程得到管理层 审批 采购模式可能未经 管理层审批 1 采购员根据采购部门负责人审批的采购申请 依据公司 采购管理制度和招投标管理办法 提交采购模式报告 经采 购部门负责人 公司管理层审批后组织采购 43 GD5 2 5 工程物资 采购 省公司集中 采购流程管 理 保证紧急采购 能够按照相应 审批权限和操 作流程执行 紧急采购方式被滥 用或者采购内容未 经严格审批 1 省公司制定相关规范 明确紧急采购 指尚未获得立项 批复的项目的采购 的审批权限和操作流程 紧急采购申请 按 请购需求管理规范 的要求在办公系统的紧急请购中编 制完成并经审核批准后提交省公司物流中心 如果请购申请 未被批准 则修订请购内容 重新提交 44 GD5 2 6 工程物资 采购 省公司集中 采购流程管 理 规范化合同审 批会签流程和 采购订单正确 录入MIS系统 合同签定不符合管 理规定 或者采购 订单与合同不一致 1 根据经审批的评标报告或谈判报告 采购部门相关人员 拟定采购合同 按照合同审批流程会签后签订 合同签订后 采购员在MIS系统中完成采购订单的录入 序序 控控制制点点编编 号号 控控制制点点 分分类类 暂暂不不填填 主主流流程程子子流流程程控控制制点点目目的的风风险险控控制制点点描描述述 适用子公司的标准描述 45 GD5 2 7 工程物资 采购 省公司集中 采购流程管 理 保证采购订单 的交货日期和 数量的正确性 供应商对合同执行 不力未能被及时发 现和督促 1 在合同签订或订单下达之日起 采购部门采购员应及时 跟进供应商反馈信息 确认交货日期 数量等 如不能按时 交货 采购员应及时与建设部门沟通 46 GD5 2 8 工程物资 采购 省公司集中 采购流程管 理 确保省公司集 采项目的采购 执行情况得到 及时跟踪和正 确反馈 合同执行质量和供 应商的售后服务得 不到及时有效的监 控 1 物流中心按有限公司要求 每季度 汇总上报集团统购 物资采购执行情况 2 及时下发省公司集中采购产品目录和价格给分公司 3 物流中心汇总采购需求部门和分公司对于物资采购执行 和售后服务情况的反馈情况并公布 47 GD5 3 1 工程物资 采购 招投标项目 采购 保证招标范围 设定符合国家 和有限公司规 定 并建立了 相关管理机构 及制度 缺乏相关管理机构 和制度导致招投标 项目管理不符合内 控要求 1 省公司根据 中华人民共和国招标投标法 通信工 程建设项目招标投标暂行规定 信息产业部令第2号 明 确招投标采购的范围 招投标的流程 2 符合以下条件之一必须进行招投标 1 施工单项合同估 算价在200万元人民币以上 2 主要设备 材料等货物的采 购 单项合同估算价在100万元人民币以上的 3 勘察 设 计和监理等服务的采购 单项合同估算价在50万元人民币以 上 4 单项合同估算价低于上述规定的标准 但项目总投 资额在3000万元人民币以上 4 其他按照国家和集团公司 要求必须进行招标的通信工程建设项目 3 省公司成立招投标管理机构并明确其工作职责 权限 4 招标投标工作应当遵循公开 公平 公正和诚实信用的 原则 保证 谈判者不决策 决策者不谈判 5 不得将必须进行招标的物资采购化整为零或者以其他任 何方式规避招标 48 GD5 3 2 工程物资 采购 招投标项目 采购 规范化招标方 式的确定和招 标文件的编制 符合规定 可能未按照国家规 定的招标方式执行 招标文件编制不 符合规范 或者违 反保密规定 1 采用公开招标方式的 应在主管单位指定媒介上发布招 标公告 公告载明招标人的名称和地址 项目的性质 数量 实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项 2 采用邀请招标方式的 应向三个以上合格供应商发出投 标邀请书 投标人少于三个的 招标人应当重新招标 3 投标人不得以低于成本的报价竞标 4 招标文件应包括项目技术要求 投标人资格审查标准 投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及签订 合同的主要条款 5 参与人员不得透漏潜在投标人的名称 数量以及可能影 响公平竞争的有关招标投标的其他情况 设有标底的 标底 必须保密 49 GD5 3 3 工程物资 采购 招投标项目 采购 规范化招投标 项目的开标过 程 可能导致开标过程 不规范或者因缺乏 监督影响合法性 1 开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同 一时间公开进行 开标地点应当为招标文件中预先确定的地 点 2 开标由公司确定招标负责人主持 邀请所有投标人参加 3 开标时 由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密 封情况 经确认无误后 由工作人员当场开封 宣读投标人 名称 投标价格和投标文件的其他内容 4 开标过程应当记录 并存档备查 50 GD5 3 4 工程物资 采购 招投标项目 采购 规范化评标及 评标结果审批 过程 可能导致评标小组 未按照规定要求组 成 不能按照评标 标准公正客观地进 行评价 中标结果 未经管理层审批 1 由招标人代表和有关技术 商务 工程和法律等方面专 家组成评标小组 成员人数为五人以上单数 其中专家不得 少于成员总数的三分之二 小组成员名单在中标结果确定前 应当对外保密 与供应商有利害关系的人不得进入相关项目 的评标小组 2 保证评标在严格保密前提下进行 任何单位和个人不得 非法干预 影响评标的过程和结果 3 评标小组按照招标文件确定的评标标准和方法 对投标 文件进行评审和比较 设有标底的 应当参考标底 评标小 组向招标项目决策委员会提出书面评标报告 并推荐合格的 中标候选人 4 遵循集体决策的原则 决策委员会根据评标小组提出的 书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人 5 中标人应当符合以下条件之一 投标价格低于成本的除 外 能够最大限度的满足招标文件中规定的各项综合评价 标准 能够满足招标文件的实质性要求 并且经评审的投标 价最低 6 招投标整个过程应该由纪检监察人员监督 并对监督结 果进行确认 51 GD5 3 5 工程物资 采购 招投标项目 采购 规范化中标结 果通知流程和 保证合同及时 签定 可能导致中标结果 未能及时准确地通 知中标人 合同无 法及时签定 1 中标人确定后 物流中心向中标人发出中标通知书 并 同时将中标结果通知所有未中标的投标人 物流中心和中标 人应当在中标通知书发出之日起30日内 按照招标文件和中 标人的投标文件订立书面合同 52 GD5 4 1 工程物资 采购 非招标项目 采购 明确非招标方 式采购的制度 和流程 缺乏非招标方式采 购的相关制度和规 定导致执行混乱 1 省公司确定非招投标采购方式 以及其适用的条件 2 公司确定非招投标采购的审批机构 工作流程 3 根据 通信工程建设项目招标投标暂行规定 涉及国 家安全等有关特殊通信建设项目 或者在原局采用同型号设 备进行扩容工程设备采购的 可以直接发包或委托 53 GD5 4 2 工程物资 采购 非招标项目 采购 规范化非招标 方式的采购审 批和谈判流程 采购谈判不规范或 者未经管理层审批 1 对于非招标方式的采购 由采购部门牵头组织相关部门 组成谈判小组 进行采购谈判 编制谈判报告 并由参与谈 判的人员签字确认 2 整个采购决策过程应该由纪检监察人员监督 并对监督 结果进行确认 3 谈判报告经采购部门负责人审批后报公司管理层 或采 购委员会 审批 54 GD5 5 1 工程物资 采购 分公司采购 流程管理 规范化地市分 公司根据省公 司授权或者直 接负责采购的 管理流程 分公司可能在省公 司未充分授权的情 况下擅自采购 或 者采购流程不规范 1 分公司执行三类采购 对于参加有限公司集中采购的设备和项目 根据省公 司转发的集中采购批复中所指定的设备规格 数量和价格执 行 对于省公司统谈的设备和项目 根据省公司下达的采 购指导意见中指定的设备规格 数量和价格执行 对于零星采购需求 由分公司直接负责采购 采购审 批权限和操作流程按照省公司 物资采购管理程序 的相关 规定实施 55 GD5 6 1 工程物资 采购 供应商管理 确保供应商管 理的组织结构 职责分工和 管理制度的完 善 规范化对 于合格供应商 的审核 可能未制定有效的 管理方法和进行组 织架构配置而无法 实施供应商管理 无法建立有效的合 格供应商数据库 供应商管理混乱 1 省公司建立专门的供应商管理机构 制定相应的管理办 法 对于供应商实施分级管理 2 省公司建立合格供应商清单 并报经公司管理层或主管 部门审批 作为正式采购对象纳入采购商数据库 56 GD5 6 2 工程物资 采购 供应商管理 规范化供应商 考核评估制度 和升降级审批 流程 可能未实施有效的 供应商评估和奖惩 机制 无法实施供 应商的有效管理 省公司每年组织对供应商的考核 考核内容包括合同履约情 况 产品或服务质量等 根据考核情况 经相关管理层审批 后 对供应商予以晋级或降级 57 GD6 1 1物流管理 设备采购订 单的提交 合理确保资本 性支出项目所 涉及的相关资 产和应付账款 记录及时 真 实 准确和完 整并符合有关 会计准则的要 求 未核对采购合同制 作采购订单 不能 保证采购订单的真 实 准确 物资采购合同签订后 物流中心采购员根据物资采购合同信 息在MIS系统中完成采购订单的录入并提交给财务部 58 GD6 2 1物流管理 设备接收 入库 建立统一与规 范化的设备 货物到货验收 制度和流程 未对入库前的设备 货物进行验收 不能及时将不符合 采购要求 质量 功能 数量 产品 不符等 问题及时 发现 建立统一与规范化的设备 货物到货验收制度和流程 不开箱的外包装箱验收 当设备物资运抵仓库时 仓库实物 管理员根据设备的外包装箱与送货清单进行核对 检验核对 箱号 数量以及外包装是否完整等情况 仓库实物管理员验 收核对无误后 双方在到货确认书或验收报告上签字确认 开箱验收或安装验收 当设备物资运抵仓库 工程建设部门 视设备性质不同 和设备供应商代表对到货的设备进行开箱 验收 设备验收核对无误后 会同仓库实物管理员共同在到 货确认书或验收报告上签字确认 当设备物资运抵施工现场 时 接收直发 工程建设部门视设备性质不同 和设备供 应商代表对到货的设备进行开箱验收或安装验收 设备验收 核对无误后 双方在到货确认书或验收报告上签字确认 59 GD6 3 1物流管理 设备采购订 单的监控和 报告 合理确保资本 性支出项目所 涉及的相关资 产和应付账款 记录及时 真 实 准确和完 整并符合有关 会计准则的要 求 资本性支出所涉及 的资产 包括在建 工程转固 和应付 账款记录可能不及 时 真实 准确和 完整 采购订单录入部门应在采购订单中加入预计到货日期的信息 由仓库管理部门在每季度最后一个月25日之前对已到期但 尚未办理物资接收入库的采购订单进行汇总 并配合工程建 设部门调查原因 对于已经超过预计到货时间但尚未到货的 采购订单 由采购供应部门负责协调跟进 对于货到施工现 场的采购订单 在每季度最后一个月底关账前 工程建设部 门应将已到货但尚未提交收货确认的采购订单及相关单据 如 接货记录 提交仓库管理人员 以便及时在MIS系统中 作入库和出库记录 对于实际已经入库但尚未在MIS系统中 做接收入库的采购订单 仓库管理人员应在每季度最后一个 月底关账前完成采购订单接收 60 GD6 4 1物流管理 设备接收 入库 合理确保资本 性支出项目所 涉及的相关资 产和应付账款 记录及时 真 实 准确和完 整并符合有关 会计准则的要 求 资本性支出所涉及 的资产 包括在建 工程转固 和应付 账款记录可能不及 时 真实 准确和 完整 如采购合同明确指定供应商将货物发送到指定地点 货物到 库后 第三方物流公司的仓库管理员自制 运输签收单 和 设备供应商提供的 发货清单 进行信息核对 核对无误后 在 运输签收单 上签字并打印 入库单 如发现任何异 常情况 应立刻停止收货 并填写 收货异常通知 上报 省公司物流中心 同时通知设备供应商 并及时跟进处理异 常情况 61 GD6 5 1物流管理 设备到达施 工现场 合理确保资本 性支出项目所 涉及的相关资 产和应付账款 记录及时 真 实 准确和完 整并符合有关 会计准则的要 求 资本性支出所涉及 的资产 包括在建 工程转固 和应付 账款记录可能不及 时 真实 准确和 完整 根据合同条款确定供应商将物资直接配送到达施工现场 由 现场建设部门人员负责接收实物 并在供应商提交的工程物 资货物到达证明单上签字确认 并将相关的到货信息通知物 资管理人员 MIS操作人员 相关MIS操作人员对订单信 息 到货信息进行核对 核对无误后进行MIS账务接收 发 放操作 62 GD6 6 1物流管理设备出库 合理确保资本 性支出项目所 涉及的相关资 产和应付账款 记录及时 真 实 准确和完 整并符合有关 会计准则的要 求 资本性支出所涉及 的资产 包括在建 工程转固 和应付 账款记录可能不及 时 真实 准确和 完整 需求部门经适当授权的人员通过MIS系统 OA系统或书面提 交物资配送通知单 领用通知单 列明所需工程物资和所属 工程项目 办理工程物资的出库 物资配送通知单 领用通 知单须经需求部门负责人或其授权人员通过MIS OA系统进 行审批或在物资配送通知单 领用通知单上签字批准 63 GD6 6 2物流管理设备出库 合理确保资本 性支出项目所 涉及的相关资 产和应付账款 记录及时 真 实 准确和完 整并符合有关 会计准则的要 求 资本性支出所涉及 的资产 包括在建 工程转固 和应付 账款记录可能不及 时 真实 准确和 完整 仓库实物管理员建立非正常领用备查簿 登记非正常领用工 程物资的信息 并由仓库专门人员定期按照该备查簿向领用 人员催收补办手续 独立于备查簿登记人员的授权人员定期 至少每月 对备查簿进行审阅 对长期未办理出库的工程 物资进行跟进 并签字确认 64 GD6 7 1物流管理 库存物资的 监控和报告 资本性支出真 实存在 并经 过充分授权 资本性支出未经适当 授权引发舞弊风险 第三方物流公司必须对MIS系统账上所有的库存物资进行月 度 季度及年度的盘点 出具 工程物资月度盘点表 并 列明盘盈或盘亏的物资 第三方物流公司负责人要对盘点结 果进行签字确认 65 GD6 7 2物流管理 库存物资的 监控和报告 资本性支出真 实存在 并经 过充分授权 资本性支出未经适当 授权引发舞弊风险 物流中心每月对第三方物流公司的库存物资进行抽样盘点 每季度对第三方物流公司所有的库存物资进行空白盘点 出 具 工程物资月度盘点表 并报物流中心负责人签字确认 66 GD6 8 1物流管理 无合同无定 单物资临控 和报告 合理确保资本 性支出项目所 涉及的相关资 产和应付账款 记录及时 真 实 准确和完 整并符合有关 会计准则的要 求 资本性支出所涉及 的资产 包括在建 工程转固 和应付 账款记录可能不及 时 真实 准确和 完整 如存在无合同和订单的工程物资入库 由采购供应部门建立 台账 记录无合同和订单的物资到货情况 采购供应部门经 适当授权的人员定期审阅无合同订单的物资台账并对其中长 期未清理的物资余额进行跟进 在签订合同 创建订单后 及时履行入库程序 序序 控控制制点点编编 号号 控控制制点点 分分类类 暂暂不不填填 主主流流程程子子流流程程控控制制点点目目的的风风险险控控制制点点描描述述 适用子公司的标准描述 67 GD7 1 1 工程余料 管理 项目余料的 接收 入库 合理确保资本 性支出项目所 涉及的相关资 产和应付账款 记录及时 真 实 准确和完 整并符合有关 会计准则的要 求 资本性支出所涉及 的资产 包括在建 工程转固 和应付 账款记录可能不及 时 真实 准确和 完整 工程基本完工后 如该工程仍有工程剩余物资 市州分公司 工程建设部门应及时清理剩余工程物资 并将工程剩余物资退 回第三方物流公司仓库 随附 暂收工程剩余物资清单 第三方物流公司仓库管理员将 暂收工程剩余物资清单 和 打印出来的暂收工程剩余物资 入库单 进行单货核对 单 货核对无误后 才在 暂收工程剩余物资清单 上签字确认 同时进行工程剩余物资暂收货统计处理 68 GD7 2 1 工程余料 管理 项目余料的 监控 报告 资本性支出真 实存在 并经 过充分授权 资本性支出未经适当 授权引发舞弊风险 当工程完工后 由工程建设部门根据市州公司上报的 暂收 工程剩余物资清单 和审计部门提供的审减结果提出工程剩 余物资退库需求 填制 工程剩余物资清单 交财务部门 物流中心和市州分公司物流部门 分别对工程剩余物资的 价值和实物状态进行核对 核