物资保管过程中问题的划分和处理.doc

保管过程中问题的划分和处理保管过程中的问题主要有盘盈、盘亏、储耗、规格调整、单价调整、大类调整、物资报废、仓储管理事故。1盘盈盘亏1.1 盘盈盘亏的处理库存物资原则上不允许发生盈亏。如发现盈亏应反复核实，查明原因，在查明原因的基础上，建立账卡，单独管理，并按管理权限审批后处理，不允许任意调整和擅自处理。库存物资出现盘盈和盘亏，必须如实上报，物资盈亏每年年终报批一次；由仓库填报“存货盘点盈（亏）及报废审批表”（详见C.2.2条），按规定程序上报，经上级主管部门审批后，在ERP系统中盘点流程录入数据并进行库存账务处理，打印“物资盘盈单”或“物资盘亏（事故损失）单”。未使用系统的单位手工进行账务处理。物资在库存保管中发生超额损耗和盘盈，应认真分析原因，制订措施，加强管理。1.2 盘盈单的制单作账1.2.1 盘盈单填写举例物资盘盈单单位：川西物资供应公司 制单日期：2011.04.18 盘盈单号：12201104055库存地点：自贡库 批准文号：川油财发（2011）05 大类号：12物料组物料编码物料名称及规格型号计量单位批次数量单价金额四号定位原因备注重晶石粉 一级吨0.025700.0017.50整进零发合计0.02517.50备注：审核:张三 财务复核：王五 制单人：李四1.2.2 盘盈单填写说明物料组、物料编码、四号定位、批次字段使用ERP系统操作时自动生成，手工填写时，无需填写；除备注根据情况填写外，其余字段必填。1.2.3 盘盈单记账方法盘盈数量、金额记入账面收入栏，结存栏数量、金额增加，账面收发字号及对象栏记单号和“盘盈”。1.2.4 盘盈单记账举例储备定额最高最低四号定位主1库（场）架2（区）层4（排）5位副库（场）架（区）层（排）位物资明细账 标准代号：SY5403-2009 单重(吨）：0.025 物资编码：_ 图号：_储存期（月）12 物资名称：重晶石粉 计量单位：吨 单 价：700.00 费率费额：100.00 型号及规格：一级2011年收发字号及对象入库日期出厂日期生产厂名收入发出结存资料稽核备注月日数量料款运费数量料款运费数量件数料款运费质证书合格证说明书11上年结转2010.12.232010.12.01四川恒化有限公司52003500.00500.00200稽核41212201104012四川恒化有限公司2011.04.122011.03.12四川恒化有限公司2014000.002000.0025100017500.002500.0010004181220110405盘盈0.02517.5025.025100117517.502500.001001过次页2.5.1.3 盘亏单的制单作账1.3.1 盘亏单填写举例物资盘亏（事故损失）单单位：川西物资供应公司 制单日期：2011.04.18 盘盈单号：12201104055库存地点：自贡库 批准文号：川油财发（2011）05 大类号：12物料组物料编码物料名称及规格型号计量单位批次数量单价金额四号定位原因备注重晶石粉 一级吨-0.025700-17.50整进零发合计-0.025-17.50备注：盘亏审核:张三 财务复核：王五 制单人：李四1.3.2 盘亏单填写说明盘亏单用盘亏（事故损失）单代替，数量、金额用负数表示，备注“盘亏”。其余字段与盘盈单填写说明（2.5.1.2.2）相同。1.3.3 盘亏（事故损失）单（即盘亏单）记账方法盘亏时，盘亏数量、金额记入账面发出栏，结存栏数量、金额减少，账面收发字号及对象栏记单号和“盘亏”。1.3.4 盘亏单记账举例储备定额最高最低四号定位主1库（场）架2（区）层4（排）5位副库（场）架（区）层（排）位物资明细账 标准代号：SY5403-2009 单重(吨）：0.025 物资编码：_ 图号：_储存期（月）12 物资名称：重晶石粉 计量单位：吨 单 价：700.00 费率费额：100.00 型号及规格：一级2011年收发字号及对象入库日期出厂日期生产厂名收入发出结存资料稽核备注月日数量料款运费数量料款运费数量件数料款运费质证书合格证说明书11上年结转2010.12.232010.12.01四川恒化有限公司52003500.00500.00200稽核41212201104012四川恒化有限公司2011.04.122011.03.12四川恒化有限公司2014000.002000.0025100017500.002500.00100041812201104055盘亏0.02517.5024.97599917482.502500.00999过次页2.5.2 储耗2.5.2.1 储耗的处理储存损失在规定的合理储存损耗范围内，按允差、允耗规定处理；发生储耗，报仓库主任或仓储主管审核批准后，在ERP系统中填制损溢单进行账务处理；未使用系统的单位手工进行账务处理。2.2 损溢单（储耗）的制单作账2.2.1 损溢单（储耗）填写举例物资损溢单单位：川西物资供应公司 大 类：12库存地点：川中库 制单日期：2011.06.30 损溢单号：12201106023物料组物料编码物料名称及规格型号批次计量单位数量单价金额备注重晶石粉 一级吨0.15700.00105.00包装自然破损，储存允耗1%，实际损耗率0.75%合计0.15105.00备注：物资管理部负责人: 财务复核： 仓储管理负责人：李四 制单人:张三2.2.2 损溢单（储耗）填写说明备注栏内写明储损原因、储存允耗和实际损耗率，其他填写方法与损溢单（运耗）相同。2.2.3 损溢单（储耗）记账方法物资储存损耗单记账时，损耗的数量、金额用蓝（黑）色签字笔或钢笔记入账面的发出栏，结存栏数量、金额减少，账面收发字号及对象栏记单号和“储损”（或“储耗”）。2.2.4 损溢单（储耗）记账举例储备定额最高最低四号定位主1库（场）架2（区）层4（排）5位副库（场）架（区）层（排）位物资明细账 标准代号：SY5403-2009 单重(吨）：0.025 物资编码：_ 图号：_储存期（月）12 物资名称：重晶石粉计量单位：吨 单 价：700.00 费率费额：100.00 型号及规格：一级2011年收发字号及对象入库日期出厂日期生产厂名收入发出结存资料稽核备注月日数量料款运费数量料款运费数量件数料款运费质证书合格证说明书11上年结转2010.12.232010.12.01四川恒化有限公司52003500.00500.00200稽核63012201106023储耗0.02517.504.9751993482.50500.00199过次页3 规格调整3.1 规格调整的处理库存物资规格发生混串，在符合规格调整条件的情况下，使用物资调整单将库存物资调整成为账实相符。3.2 规格调整的条件两项物资必须是一盈一亏；两种物资名称相同、规格型号不同或名称型号相同、规格不同；调整的数量必须相等。3.3 规格调整单的制单作账3.3.1 规格调整单填写举例物资调整单单位：川东物资供应公司库存地点：江北库 调整日期：2011.03.02 调整单号：44201103001序号原列物料组原列物资编码原列物资名称及规格型号原列批次原列单价原列金额应列物料组应列物资编码应列物资名称及规格型号应列批次计量单位调整数量应列单价应列金额调整金额()备注144球阀 Q11F-25 DN1520.0020.0044球阀 Q11F-25 DN20只125.0025.005.00244球阀 Q11F-25 DN2532.0032.0044球阀 Q11F-25 DN20只125.0025.00-7.00合 计52.00250.00-2.00备注：规格混串，规格调整。物资管理部负责人：李四 财务复核： 制单人：张三3.3.2 规格调整单填写说明原列物料组、原列物料编码、原列批次、应列物料组、应列物料编码、应列批次使用ERP系统时，由系统自动生成；手工填写时，原列物料组和应列物料组填大类号，其他字段无需填写。原列项填盘亏项，应列项填盘盈项。 调整金额（）：等于应列金额减原列金额。当应列金额大于原列金额时为“+”号，反之为“-”号，“+”号可省略。 备注：必须写明调整原因和调整类型。 物资管理部负责人为仓储主任或仓储主管，制单人为仓库保管工。3.3.3 规格调整单记账方法原列项物资数量、金额记入物资明细账发出栏，结存栏数量、金额减少；应列项物资数量、金额记入物资明细账收入栏，结存栏数量、金额增加。调整金额不记入账面，账面收发字号及对象栏记单号和“规格调整”。3.3.4 规格调整单记账举例储备定额最高最低四号定位主1库（场）架2（区）层4（排）5位副库（场）架（区）层（排）位物资明细账 标准代号：SY/T5600-2002 单重(吨）：0.0015 物资编码： 图号： 储存期（月）36 物资名称：球阀 计量单位：只 单 价：20.00 费率费额： 型号及规格：Q11F-25 DN152011年收发字号及对象入库日期出厂日期生产厂名收入发出结存资料稽核备注月日数量料款运费数量料款运费数量件数料款运费质证书合格证说明书11上年结转2010.12.152010.12.01重庆乐仪阀门厂240.0022稽核3244201103001规格调整120.00120.0011过次页储备定额最高最低四号定位主1库（场）架2（区）层4（排）4位副库（场）架（区）层（排）位物资明细账 标准代号：SY/T5600-2002 单重(吨）：0.002 物资编码： 图号： 储存期（月）36 物资名称：球阀 计量单位：只 单 价：32.00 费率费额： 型号及规格：Q11F-25 DN252011年收发字号及对象入库日期出厂日期生产厂名收入发出结存资料稽核备注月日数量料款运费数量料款运费数量件数料款运费质证书合格证说明书11上年结转2010.12.152010.12.01重庆乐仪阀门厂5160.0055稽核3244201103001规格调整132.004128.0044过次页四号定位主1库（场）架2（区）层4（排）6位副库（场）架（区）层（排）位储备定额最高最低物资明细账 标准代号：SY/T5600-2002 单重(吨）：0.002 物资编码： 图号： 储存期（月）36 物资名称：球阀 计量单位：只 单 价：25.00 费率费额： 型号及规格：Q11F-25 DN202011年收发字号及对象入库日期出厂日期生产厂名收入发出结存资料稽核备注月日数量料款运费数量料款运费数量件数料款运费质证书合格证说明书11上年结转2010.12.152010.12.01重庆乐仪阀门厂4100.0044稽核3244201103001规格调整250.006150.0066过次页2.5.4 单价调整2.5.4.1 单价调整的处理 依据相关文件或业务部门的书面通知，使用物资调整单对库存物资的单价进行调整。4.2 单价调整单的制单作账4.2.1 单价调整单填写举例物资调整单单位：川东物资供应公司库存地点：江北库 调整日期：2011.03.02 调整单号：44201103001序号原列物料组原列物资编码原列物资名称及规格型号原列批次原列单价原列金额应列物料组应列物资编码应列物资名称及规格型号应列批次计量单位调整数量应列单价应列金额调整金额()备注144球阀Q11F-25 DN1520.0040.0044球阀Q11F-25 DN15只225.0050.0010.00合 计40.00250.0010.00备注：按川油物财发（2011）02号文，单价调整。物资管理部负责人：李四 财务复核： 制单人：张三4.2.2 单价调整单填写说明调整前的单价填入原列单价；调整后的单价填入应列单价。其他字段填写与规格调整单（2.5.3.3.2条）相同。4.2.3 单价调整记账方法调整金额为“+”号时，用蓝（黑）色签字笔或钢笔记入物资明细账的收入栏，结存栏金额增加；调整金额为“-”号时，用红色签字笔或钢笔记入物资明细账的收入栏，结存栏金额减少。账面单价栏，用红色签字笔或钢笔在原单价上面画一道横线，由记账人盖章（下列物资明细账中用“”表示记账人盖章），再用蓝（黑）色签字笔或钢笔在原单价上方写上调整后的单价。账面收发字号及对象栏记单号和“单价调整”。4.2.4 单价调整记账举例储备定额 最高最低四号定位主1库（场）架2（区）层4（排）6位副库（场）架（区）层（排）位物资明细账标准代号：SY/T5600-2002 单重(吨）：0.0015 物资编码： 图号： 储存期（月）36 物资名称：球阀计量单位：只 单价 费率费额： 型号及规格：Q11F-25 DN152011年收发字号及对象入库日期出厂日期生产厂名收入发出结存资料稽核备注月日数量料款运费数量料款运费数量件数料款运费质证书合格证说明书11上年结转2010.12.112010.12.01重庆乐仪阀门厂240.0022稽核32444201103001单价调整10.00250.0022过次页2.5.5 大类调整2.5.5.1 大类调整的处理依据相关文件或业务部门的书面通知，使用物资调整单将串换的物资类别调整成为正确的物资类别。5.2 大类调整的制单作账5.2.1 大类调整单的填写举例将原归为44大类的孔板阀调整为38大类通用仪器仪表。物资调整单单位：川东物资供应公司库存地点：江北库 调整日期:2012.03.02 调整单号:38201203001序号原列物料组原列物资编码原列物资名称及规格型号原列批次原列单价原列金额应列物料组应列物资编码应列物资名称及规格型号应列批次计量单位调整数量应列单价应列金额调整金额()备注144孔板阀 KGKF-64 DN15090.00180.0038孔板阀 KGKF-64 DN150只290.00180.000.00合 计180.002180.000.00备注：按重庆气矿（2012）03号函，大类调整。物资管理部负责人:李四 财务复核: 制单人：张三5.2.2 大类调整单的填写说明调整单号：编号规则为“调整后的大类+年月+月流水”。调整前的大类、物资名称及规格型号、单价和金额填在原列字段；调整后的大类、物资名称及规格型号、单价和金额填在应列字段。计量单位和调整数量按实填写。 调整金额的填写与规格调整单（2.5.3.3.2条）相同。 备注：写明调整依据、调整类型。 其他字段填写与规格调整单（2.5.3.3.2条）相同。5.6.3 大类调整的记账方法调整前物资数量、金额记入物资明细账发出栏，结存栏数量、金额减少；调整后物资数量、金额记入物资明细账收入栏，结存栏数量、金额增加。调整金额不