公司档案管理制度.docx

公司档案管理制度档案管理制度一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度，公司档案管理制度。二、 归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便，管理制度公司档案管理制度。五、 资料的收集与整理1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5. 档案管理员根据公司的文书立卷归档管理制度实施档案归档整理。六、 资料的分类与归档1. 公司档案资料的分类依据文书立卷归档管理制度的有关规定执行。2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。七、 档案的借阅1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送总经理办公室主任核批。3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4. 档案借阅者必须做到： 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。八、 档案的销毁1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。第三篇：公司档案管理制度范文一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。第四篇：公司档案管理制度公司档案管理制度1.目的为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。2.范围本制度适用于公司各级档案管理。3.名词解释3.1档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。3.2归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。3.3“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。4职责4.1公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。4.2各部门应指定兼职档案管理员，并负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。4.3行政部档案管理工作：4.3.1组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。4.3.2组织开展档案的鉴定和统计工作。4.3.3负责编制、完善档案管理制度。4.3.4负责公司档案室的组织建设工作。4.4各部门档案管理员：4.4.1负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。4.4.2在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。4.5公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。5.管理内容：5.1档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。5.2档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。5.2.1质量要求：5.2.1.1纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。5.2.1.2电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件，做好备份。5.2.2档案收集规则公司各部门档案管理员在收集资料时应注意：5.2.2.1及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。5.2.2.2严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件进行检查：5.2.2.2.1文件应为已处理完毕的生效文件；5.2.2.2.2文件如是原件，应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全；如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。5.3档案整理规则：5.3.1.1公司档案设置三级类目：5.3.1.1.1一级类目以部门名称关键词进行设置。5.3.1.1.2二级类目设置6大类，包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。5.3.1.1.3三级类目根据档案具体内容进行设置，如：公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。5.3.2装订：5.3.2.1归档文书类文件应按件装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文之前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前。来文在后。5.3.2.2装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。5.3.2.3对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。5.3.2.4不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。5.3.2.5对于特殊类别的资料，如设计图纸等，可根据自身需要，进行装订。5.3.3排列：归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排序。5.3.4编号：公司英文字母+案卷位置编号-类别简称-案卷号-件 例如：xdd2a-行.公文-01-001意指：此份资料为新大东公司行政部公文类2014年档案，位置在2a箱第一个案卷的001号文件。5.3.4.1声像档案照片及底片一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号；每组照片须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。录音带要在每一盒外贴上标签，注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度、保管期限等标识；录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度、保管期限等标识。5.3.4.2实物档案每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管理由，保管时间及期限。5.3.5编目：5.3.5.1卷内文件目录：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。5.3.5.2将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。5.3.6装盒：将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及备考表项目。档案盒应采用标准的外形尺寸，备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等，放置于盒内文件之后。5.4档案的保管和保护：5.4.1档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管保护责任人。5.4.2声像档案应一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次，如有问题，及时采取措施，进行修补、复制等。5.4.3档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。5.5档案的移交：5.5.1移交规则：在所有档案移交前，公司各部门的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。5.5.1.1文书档案的移交：由各部门档案管理员将材料原件进行整理分类，定期移交行政部。5.5.1.2声像实物档案的移交：声像实物档案形成后，所在部门档案管理员应在一周内向行政部进行移交。5.5.1.3对于各种重要资料，如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。5.5.2移交要求：5.5.2.1移交的资料均应为原件。5.5.2.1.1若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与行政部进行原件移交，在办理借出手续。5.5.2.1.2各级单位在签订合同类文件时，应确保移交行政部一份正本原件。5.5.2.2移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。5.5.2.3资料应按类别、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。5.5.2.4移交时移交人应仔细填写档案交接登记表，确保填写内容的完整、准确、清晰。5.5.2.5行政部档案管理员对移交资料进行检查核实，确认无误后双方签字并各留一份档案交接登记表，以备查考。5.5.2.6移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。5.5.3移交时限：一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作，对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。5.6档案的借阅：5.6.1公司人员借阅本部门档案，填写档案借阅单，经部门负责人、行政部经理签字后方可借阅；5.6.2公司人员借阅本部门档案，填写档案借阅单，经部门负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅；5.6.3外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信，经公司授权领导审批后方可借阅。5.6.4档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司，不得将所借档案转借他人。5.6.5档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，不得自行复制，修改。其主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。5.6.6借阅人需要复制档案时，应提出申请。复制件用后及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法归还的应在档案借阅单上注明复制件用途。5.6.7档案借阅不得超过一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理，档案管理员负责催办事宜。5.7档案保管期限：档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年则编为“d10”。凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映企业一般工作活动的，在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。5.8档案的处置5.8.1公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，通过鉴定提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。5.8.1.1如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。5.8.1.2如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。5.8.2销毁5.8.2.1经鉴定销毁的档案须编制档案销毁清册，相关部门进行会审，行政部审核，确认无误后报公司总裁审批，签字确认后方可销毁。5.8.2.2对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做他用。档案的销毁必须由两名以上人员共同进行，销毁人、监销人明确分工。6.对发生以下行为者将进行相应处罚：6.1借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政处罚警告处罚；造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人通报批评处罚；发生丢失行为的，其相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。6.2私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处罚；给公司造成损失的，给与相关责任人行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。6.3借阅人员私自将档案转借他人或向第三方泄露信息，未给公司造成损失的，给予有关责任人通报批评处罚；其行为导致后果严重并造成经济损失的，相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。7.附表：7.1卷内文件目录7.2备考表7.3档案交接登记表7.4档案借阅单7.5档案销毁清册第五篇：公司档案管理制度德兴市天然气有限公司档案管理制度为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。一、档案管理原则公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性档案分散管理相结合的原则。二、组织公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部门明确由专人兼管档案工作。三、档案管理部门的工作职责综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系统。财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合。其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并交至综合管理部档案管理员立卷归档。四、档案管理人员职责负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；凡本公司印发出的公文一律由综合管理部统一收集管理。做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司制度办事。五、归档公司档案室资料上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；本公司的请示与上级机关的批复；本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；本公司反映主要职能活动的报告、总结；本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；综治工作材料；本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料； 会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。六、档案的收集与归档承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷。凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料，均须归档保存。管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分级别。党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检查。各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续。七、档案的保管公司管理的档案应有专柜保存，确保完好不丢失。做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作；档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修补和复制。公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问题及时组织整改。每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以及对破损和褪色的材料进行修补和复制。八、档案的借阅必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还。档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理续借手续；借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部档案管理人员与借阅者当面核对清楚；档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续；原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅。归还档案时应保