医院档案管理制度

医院档案管理制度医院档案管理制度 档案室管理制度 1 档案是党和国家的宝贵财富 档案工作人员必须提高警惕 加强保密 保卫工作 严防破坏 严防丢失 泄密事件发生 2 档案资料要按科学方法整理 按各类档案的性质 价值分 类排列 存放分盒 柜存放 做到安全保管 利用方便 3 档案管理人员要热爱本职工作 熟悉档案材料 缩短调卷 时间 提高工作效率 档案员调动工作时 须得将保管的档案进 行清点 造册 办理移交手续 4 档案管理人员应做好 八防 工作 保持室内清洁卫生 注意通风干燥 避免阳光直射 5 建立检查制度 定期清库查库 对新增加和借出的档案进 行必要的加工整理和清点核对 及时存档 6 档案资料要经常进行检查 破损和字迹模糊不清的文件要 及时补充和复制 档案安全保密制度 1 严格遵守和执行国家关于档案管理的有关规定 提高警惕 确保党和国家机密的绝对安全 2 档案人员要模范遵守党和国家的保密制度 自觉保守党的 机密 不该说的机密绝对不说 不该问的秘密绝对不问 不该看 的机密绝对不看 不利用档案资料谋取私利 3 档案室内严禁存放易燃 易炸物品及食物 严禁吸烟 做 好防盗 防火 防潮 防尘 防虫 防污染等 八防 工作 4 不得携带机密文件 如因工作需要 需经领导批准认可 5 对密级文件和保密的档案材料 未经领导同意不得擅自翻 印 复制 抄录 上级机关机密文件等一律不准对外泄漏 6 档案室内配备消防器材 要经常检查保养 使其趋于良好 状态 7 档案室外人莫入 工作人员下班前要检查门窗是否关好及 电源是否切断等 8 档案室钥匙要有专人保管 不得转借或丢失 如意外丢失 钥匙 应及时向领导汇报并采取有力措施加以防范 档案的收集整理制度 1 档案管理人员 应督促 检查各部门兼职档案员做好平时 收集 定期收集 年终收集等工作 2 各部门兼职档案员 应熟悉本类档案材料的归档范围 对 所属的文件材料一旦处理完毕 按归档范围及时收集 3 各级领导及办事员外出开会 产生的文件应及时交给所属 的档案员存档 4 科研成果 基建项目和专题性 或成套性档案 要做到及 时收集 在项目完成通过鉴定验收后两个月内为档 5 设备档案材料应做到购买后 立即通知档案人员 到现场 开箱验收收集 6 部门兼职档案员收集文件材料应齐全 宣传 原件 打印 本一起收集 报告 批复一起收集 在收集过程中 如发现铅笔 圆珠笔 签发予续不全等等问题应及时处理解决 档案借阅制度 1 档案管理人员要熟悉所藏档案情况 积极主动做好档案借 阅利用工作 开展调阅 借阅 复制等档案利用工作 2 凡外单位来院查阅档案 必须携带介绍信办理审批手续 查阅 抄录 复印档案须经分管领导审批后方可进行 3 查阅档案只限在档案室内进行 抄录档案要原文抄录 不 得修改 圈点 划线 涂改档案原件 抄好核实无误后加盖印章 方可有效 4 本室档案原则上不借出 确实需要借出 须经分管领导批 准 办理借出登记 借出便用时间限于三天 利用者对借出的档 案不得遗失 转借 归还时要认真核对 严格注销予续 5 档案管理人员要做到调卷及时准确 借出的档案建立效果 登记 定期做好档案的利用分析 以发挥医院档案的社会效益 经济效益 档案保管统计制度 1 档案统计是了解和掌握档案形式 管理 利用和发展的 重要手段 档案工作人员必须准确 及时 科学地做好档案统计 工作 2 对存档的档案应对照目录认真核对 分类摆放 规定管理 3 档案统计工作内容 主要对档案工作管理的基本情况进行 统计 对各类档案的收进 移出 销毁 复制 实存等 必须统 计清楚 4 对档案的利用效果 借阅人次等做详细记录 5 按时向上级有关档案管理机关报送档案工作统计年报 档案立卷制度 1 本机关实行部门立卷 定期为档 集中保管的工作形式 各科室兼职档案员负责部门形式文件的积累 立卷 归档工作 2 兼职档案员在本部门领导下 收集相关的文件材料 将办 理完毕 具有查考利用价值的单份的文件材料按照一定的原则和 方法组成一个个案卷 3 文件整理过程 必须遵循文件材料形成的客观规律 保持 文件材料之间的历史联系 4 文件整理过程 应区分不同价值 按照档案整理要求进行 编号排列 5 党政 各职能科室按年度为档案的部门在次年三月底以前 为档 科研成果 基建项目和专题性 成套性档案 在项目完成 通过鉴定验收后两个月内归档 6 合内目录合归档文件目录打印二份 一份自存 一份上交 院档案室存档 综合档案库房管理制度 1 档案库房属机密重地 非档案室工作人员未经领导批准 不得擅自入内 2 严禁在库房内吸烟和存放易燃物品 切实做好防盗 防火 防潮 防电 防尘 防高温 防虫 防鼠工作 配备防火设备 做好库房温 湿度测试记录 3 保持库房整洁美观 档案柜 橱 案卷等摆放科学 系统 规范 便于查找利用 4 必须经常对档案库房安全和保密情况进行检查 发现问题 及时汇报和处理 每年年底对库内档案进行检查核对时 对破损 和变质档案及时修补 复制或其它技术处理 5 档案工作人员变动时 将所管理的档案数量和状况交代清 楚 严格办理交接手续 档案鉴定销毁制度 1 档案管理人员应根据各类保管期限的规定 定期对各类档 案进行认真鉴定 对超过保管期限的档案 按照有关规定办理报 批后 才能予以销毁 2 对超过保管期限的档案 必须成立鉴定销毁档案领导小组 并会同有关部门对档案进行认真鉴定 并登记 造册 经分管领 导审查后方可销毁 3 严格执行销毁程序 指定专人监督 应有两人在场 鉴销 人在销毁清册上签字 销毁清册和鉴定报告应长归档长期保管 4 明确鉴定标准 制定本机关保管期限表 作为划分档案价 值 鉴定档案的依据 人事档案管理制度 1 人事科集中统一管理职工档案 任何人不得保存他人的人 事证明材料 2 及时做好档案的传递催要 做到人员调动及时传递档案 3 严格执行 中华人民共和国档案法 和保密规定 认真 做好借阅 归还 登记予续 非工作需要 任何人不得查阅档案 4 对政审外调人员查阅档案按程序办理 院内职工查阅档案 须经院长同意签字方可查阅有关部分 不得翻阅全部档案 不准 代他人查阅档案 5 尊重个人隐私 做好档案的保密工作 取送档案 不准带 入公共场所 不准带回家 6 认真做好档案的安全工作 非档案人员未经批准不得进入 7 对已清理 需要装订销毁的档案材料 要认真组织复核 鉴别 清理工作 以防有误 8 做好档案室内卫生 保持室内整洁 做到室内防盗 防火 防潮 防虫等工作 会计档案归档制度 1 医院财务部门档案管理人员 对每年形成的会计档案 负 责整理立卷 装订成册 2 当年的会计档案 在会计年度终了后 可暂由财务部门保 管一年期满后 由财务科编造清册 案卷目录 移交医院综合档 案室保管 3 医院财务科和经办人必须按期将归档的会计档案全部移交