如何防范资金风险和加强合同管理.ppt

如何防范资金风险和加强合同管理 股份财务部 如何防范资金风险 1 如何加强合同管理 2 资金与合同管理建议 3 主要内容 什么是企业资金风险 企业资金风险是指企业资金在循环过程中 由于各种难以预料或无法控制的因素作用 使企业资金的实际收益小于预计收益而发生资金损失 进而造成企业运转不畅 甚至破产倒闭 一 资金活动的风险管控事关企业生死存亡第一 资金活动影响企业生产经营的全过程 企业的资金活动与生产经营过程密不可分 企业生产经营活动的开展 总是依赖于一定形式的资金支持 生产经营的过程和结果 也是通过一定形式的资金活动体现出来 因此 资金管理一直被视为企业财务管理的核心内容 构成企业经营管理的重要部分 加强企业资金风险防范的意义 第二 资金活动内部控制通常是企业内部管理的关键薄弱环节 由于影响企业资金活动的因素很多 涉及面很广 不确定性很强 企业资金活动的管理和控制面临的困难很大 一是做好资金活动的管控 需要企业对自身业务活动做出科学的 准确的定位 二是做好资金活动的管控 需要对企业所处的政治 经济 文化和技术等环境做出客观的 清晰的判断 三是做好企业资金活动的管控 需要企业相机抉择 合理处理自身与外界的各种关系和矛盾 企业由于受到主客观条件的限制 很难做到自动对资金活动施以有效控制 资金活动内部控制的失误 往往给企业带来致命打击 加强企业资金风险防范的意义 二 加强企业资金管控有利于企业可持续发展第一 有利于企业防范资金活动风险 维护资金安全 资金活动贯穿企业生产经营的全过程 企业内部各部门 企业外部相关单位和个人都直接或间接参与企业资金活动 其中任何一个环节 任何一个机构和个人出现差错 都可能危及资金安全 导致企业损失 加强资金活动内部控制 有利于企业及时发现问题 防范并化解有关风险 加强企业资金风险防范的意义 第二 可以促进企业资金合理使用 提高资金效率 企业生产经营活动的有效开展 依赖于资金所具有的合理存量和流量 根据资金活动指引开展资金活动内部控制 正确评价企业的资源条件和未来前景 科学地进行筹资和投资 并对生产经营中的资金余缺进行合理调剂 有利于资金均衡流动 提高资金的使用效率 获得更好的经济效益 第三 可以规范企业经营活动 推动企业可持续发展 由于资金活动与企业生产经营活动紧密结合 根据资金活动指引规范企业的资金活动 实际上是从资金流转的角度对生产经营过程进行控制 有利于促使企业规范地开展业务活动 实现长期可持续发展 加强企业资金风险防范的意义 第一 科学决策是核心 第二 制度建设是基础 第三 业务流程是重点 第四 风险控制点是关键 第五 资金集中管理是方向 第六 严格执行是保障 内控对资金管控的总体要求 资金活动是指企业筹资 投资和资金营运等活动的总称 资金是企业生产经营循环的血液 是企业生存和发展的基础 决定着企业的竞争能力和可持续发展能力 企业资金活动中可能存在的风险无一不是重要风险 一旦转变为现实 危害重大 资金营运的管控又是子公司资金管控的重中之重 内控对资金活动的定义 一是审批控制点 把收支审批点作为关键点 是为了控制资金的流入和流出 审批权限的合理划分是资金营运活动业务顺利开展的前提条件 审批活动关键点包括 制定资金的限制接近措施 经办人员进行业务活动时应该得到授权审批 任务未经授权的人员不得办理资金收支业务 使用资金的部门应申报资金计划 记载用途 金额 时间等事项 经办人员在原始凭证上签章 经办部门负责人审批 财务岗位会计审核 公司分管领导 总经理 财务部门负责人审批并签章 资金营运内部控制的关键控制点及控制措施 二是复核控制点 复核控制点是减少错误和舞弊的重要措施 根据企业内部层级的隶属关系可以划分为纵向复核和横向复核这两种类型 前者是指上级主管对下级活动的复核 后者是指平级或无上下级关系人员的相互核对 如财务系统内部的核对 复核关键点包括 资金营运活动会计主管审查原始凭证反映的收支业务是否真实合法 经审核通过并签字盖章后才能填制原始凭证 凭证上的主管 审核 出纳和制单等印章是否齐全 资金营运内部控制的关键控制点及控制措施 三是收付控制点 资金的收付导致资金流入流出 反映着资金的来龙去脉 该控制点包括 出纳人员按照审核后的原始凭证收付款 并对已完成收付的凭证加盖戳记 并登记日记账 主管会计人员及时准确地记录在相关账簿中 定期与出纳人员的日记账核对 四是记账控制点 资金的凭证和账簿是反映企业资金流入流出的信息源 如果记账环节出现管理漏洞 很容易导致整个会计信息处理结果失真 记账控制点包括 出纳人员根据资金收付凭证登记日记账 会计人员根据相关凭证对有关明细分类账和总分类账等定期查询核对 资金营运内部控制的关键控制点及控制措施 五是对账控制点 对账是账簿记录系统的最后一个环节 也是报表生成前一个环节 对保证会计信息的真实性起到重要作用 对账控制点包括 账证核对 账账核对 账表核对 账实核对等 六是银行账户管理控制点 企业应当严格按照 支付结算办法 等国家有关规定 加强银行账户的管理 严格按规定开立账户 办理存款 取款和结算 银行账户管理的关键控制点包括银行账户的开立 使用和撤消是否有授权 下属企业或单位是否有账外账 资金营运内部控制的关键控制点及控制措施 七是票据与印章管理控制点 印章是明确责任 表明业务执行及完成情况的标记 印章的保管要贯彻不相容职务分离的原则 严禁将办理资金支付业务的相关印章和票据集中一人保管 印章要与空白票据分管 财务专用章要与企业法人章分管 资金营运内部控制的关键控制点及控制措施 资金营运内部控制的关键控制点及控制措施 资金风险的成因有哪些 资金风险防范主要把关三大环节 支出 管理 收取 1 是否存在风险2 是否及时准确 1 是否存在风险2 是否符合公司制度 1 是否存在风险2 是否效益最大 一 资金风险防范 收取环节 公司名称 相关问题 长丰海螺 江门海螺 个别水泥货款长期未到帐没有及时发现 未达账项跟踪流程存在缺陷 个别水泥货款资金录入不够谨慎 款到发货政策执行严谨 案例分析 江门海螺 水泥货款长期未到账没有及时发现 执行漏洞 1 银行电汇货款4个工作日内未到账 经办人没有发现 2 财务负责人每周不少于一次的两账资金审核未认真执行 3 销售和财务部门每月3日前逐户核对两账资金未认真执行 4 编制5月份 银行余额调节表 时 也未及时发现该未达账项 造成的后果 7月14日才收到29万元货款 时间跨度长达69天 截至2011年6月8日 剔除该29万元货款 该客户超发货1185 72吨 涉及金额达到22 02万元 5月6日 5月6日 5月13日 5月15日 5月16日 7月14日 录入销发系统 公司领导相关部门会签 货款退回 账号错误 再次录入销发系统 第一笔货款到账 阶段性超发货 第二笔货款到账 凭重汇单传真件错误 一 资金风险防范 收取环节 一 资金风险防范 收取环节 2010年10月27日 长丰海螺业务员毛方明书面申请给一客户录入资金10万元 请示中提及 对方钱已汇出 因我公司传真机故障无法接收 仅凭销售负责人 公司分管生产领导签字后就录入资金并发货 实际上 该客户直至10月29日才将10万元汇出 11月1日才到达长丰海螺公司账户 款到发货政策执行不严谨 一 资金风险防范 收取环节 公司名称 相关问题 杨湾海螺 重庆海螺 个别销售结算原价格执行与销售管理制度不符 造成货款少收 外轮停泊费存在少收和收取不及时现象 需要完善收费管理流程 案例分析 销发系统管理制度要求 同时满足三个条件执行原价 1 船到码头报港2 资金到帐3 有发运计划 1 制度学习培训不够 2 岗位技能有待提升 3 岗位责任心有待提高 4 审查力度有待加强 实际执行 重庆海螺12月29日8 00降价30元 吨 重庆某客户船运1695吨 应执行原价格 实际未按执行执行 少收款5 09万元 一 资金风险防范 收取环节 杨湾海螺 外轮停泊费收取流程不规范 公司对码头外轮停泊费的计算 发票开具和资金收取均由财务部门负责 缺少复核机制 不符合内部控制要求 导致部分船只费用收取不正确 不及时 1 停泊费计算依据不准确 2010年少收取停泊费1 02万元 按照中华人民共和国交通部港口收费规则 杨湾海螺按照船舶净吨位的0 23元 天 吨向船代公司收取码头停泊费 实际执行过程中 公司在计算停泊天数时 以装船结束时间作为计算依据 而不是按照离港时间 造成2010年少收取了部分船只的停泊费计10 157 6元 2 两艘外轮停泊费没有及时收取 一 资金风险防范 收取环节 银票因瑕疵到期后托收款较长时间未能到账 目前 财务部已加大了银票托收的监管力度 每月对银票托收情况进行统计分析 下发情况通报 纳入了责任人考核 重点检查子公司对银票托收的跟踪管理情况 一 资金风险防范 收取环节 一 资金风险防范 管理环节 公司名称 相关问题 赣江海螺 楚州海螺 公司未与信用社签订协定存款协议 不利于增加公司利息收入 银行承兑汇票未委托银行进行代保管 存放于公司门卫处 存在资金风险 案例分析 芜湖物流 工程款支付未履行审批手续 2009年经股份公司批准 芜湖物流与芜湖精工建设有限公司签订了办公楼 地坪等工程的施工合同 工程款支付由工程部办理手续 经股份公司领导批准后交由芜湖物流支付 芜湖物流于2011年1月在未经工程部 股份公司领导审批的情况下 应施工单申请自行借支55万元 二 资金风险防范 支出环节 六安海螺付款会签表中关键要素不齐全 支付42万货款 但发票税率变更 少抵税金6 02万元 二 资金风险防范 支出环节 临湘海螺2010年与武穴市矿渣经营部签订钢渣买卖协议约定 若40 fe2o3 43 每降低1 结算单价下浮2 8元 吨 若37 fe2o3 40 每降低1 结算单价下浮4 2元 吨 以上指标按实际比例计算 10年9月份结算钢渣3123 34吨 fe2o3月加权平均39 86 每吨应扣除 43 39 86 100 4 2 13 18元实际上 由于临湘海螺计算时对小数点进行了四舍五入 则每吨应扣除 43 40 100 2 8 8 4元导致多结算货款 13 18 8 4 3123 34 10000 1 49万元 经对2010年全年的钢渣结算进行梳理 共计多结算钢渣款1 75万元 二 资金风险防范 支出环节 质量扣款计算错误 六安海螺 银票背书支付手续不完整 股份公司 银行承兑汇票管理规定 要求 经确认供应商的身份 查看工作联系函及身份证 后 将工作联系函和身份证复印件等材料交到财务 同时在签收表上签字 完善手续后 方可办理票据交接 六安海螺于2011年4月公司支付中建材富磊 上海 建设有限公司设备安装尾款100万元承兑汇票 由石杰个人领取 但未取得该供应商的工作联系函 二 资金风险防范 支出环节 象山海螺 客户银票交款 公司银行转账退款 二 资金风险防范 支出环节 未按合同约定向供应商支付银票 二 资金风险防范 支出环节 如何防范资金风险 1 如何加强合同管理 2 资金与合同管理建议 3 主要内容 加强合同管理的意义 合同管理贯穿于企业各项经营 投资和筹资活动的全过程 做好合同管理 实际上在很大程度上就是做好企业资金资产管理 采购销售管理 担保工程管理等多项业务管理 加强合同管理对于企业防范和降低合同风险 促进长期可持续发展具有重要意义 一 合同管理的意义和要求 一 合同管理的意义和要求 加强合同管理有助于防范企业法律风险 维护合法权益 加强合同管理有助于降低企业运营风险 提高经营管理水平 加强合同管理有助于控制企业财务风险 提升资金使用效率 为什么要加强合同管理 一 合同管理的意义和要求 建立分级授权管理制度 实行统一归口管理 明确职责分工 健全考核与责任追究制度 内控对合同管理的总体要求 二 合同管理审核原则和方法 依法合规审查的原则 公平与利益兼顾的原则 与签订过程相结合的原则 风险控制与促成交易相结合的原则 各相关部门各负其责的原则 合同审核原则 二 合同管理审核原则和方法 合同审查过程中 要采取法律分析法 利益分析法 范本比对法 征求意见法和专家确认法 合同审查的流程要经过经办人起草合同 经办部门领导审核 合同需求部门或执行部门审核 财务部门审核 公司分管领导审核和公司主要领导审定等主要环节 合同审核方法 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同会签审查 合同经办部门应如实填写合同签订的背景情况 选择签约方的依据 招 议 标情况 比质比价情况 所签合同的主要内容 连同合同文本一并报送合同管理部门评审 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同会签审查案例 合同评审表与合同文本不一致 股份公司于2012年6月份与江苏精彩风机制造有限公司签订的原料磨循环风机叶轮总成修复备件合同 合同金额57 8万元 而合同会签表上却写为57 8元 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同计划审查 1 审查是否依照公司年度计划和月度计划 2 审查计划申报的准确性 3 计划是否经过报批 4 审查是否存在超计划采购或无计划采购 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同计划审查案例 重庆海螺部分备件超计划和合同采购后未及时使用 增加了库存 与重庆日迅机电有限公司签订备件cqbj11058合同中 型号为3v310 10常开220v电磁阀 合同及采购计划审批数量为30个 4月份到货验收实际入库数50个 当月也仅出库30个 剩余20个截止到检查日未补办计划 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 招 议 标审查 1 审查招议标方案 标书制作的正确性和规范性 2 审查投标单位的选择 选择具有实力和资质的供应商参与投标 公平竞争 3 审查标书是否按规定时间送达 密封性是否完好 4 审查投标单位保证金和标书费是否按照要求缴纳 5 审查评标原则是否公平 合理 符合公司利益 6 监督开标 评标 议标全过程 确保招议标过程和结果公平合理 7 审查投标单位的资质材料是否真实合法 8 审查招标结果的书面会签材料 9 结合招标资料审核合同文本 确保合同正确无误 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 招 议 标审查案例一 投标报价单未加盖印章 电气自动化部于2012年2月对2012年度高压电机外委修理进行了招标 财务部招标小组人员现场对标书及报价单资料审查发现 投标单位南京金星检修安装有限公司 海螺川崎装备制造有限公司报价单未按照要求加盖公司印章 存在一定的法律风险 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 招 议 标审查案例二 标书发放单位与实际投标单位不一致 供应部在2012年3月份石灰石招标过程中 共邀请12家单位参与投标 招标小组开标发现 投标单位长兴金洋矿业有限公司以长兴县槐砍石山岗矿的名义进行投标 而本次招标并未邀请长兴县槐砍石山岗矿 投标保证金也是长兴金洋矿业公司交纳 该公司未响应标书要求 经招标小组集体讨论决定 长兴金洋矿业公司作为废标处理 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 招 议 标审查案例三 投标单位资质未年检 装备部于2011年11月对2012年度衬板 链条 斗提等统购备件进行了招标 财务部 监察室人员现场对投标供应商资质审查发现 其中10家供应商资质没有按时进行年检 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 比质比价审查 1 审查比质比价材料的要素完整 格式规范 具体要素包括对方单位名称 数量 规格型号 品牌 价格 是否含税 运费等 联系人 联系方式 报价时间等 2 审查比质比价单位的供货来源 3 审查比质比价材料的有效性 4 审查比质比价议价程序的完备性 5 审查比质比价材料的真实性 报价截止时间 计价方式 交货期限 名称 联系人及联系方式 传真号码 厂家品牌 质量标准 规格型号 询价单基本要素 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 传真日期 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 比质比价审查案例一 建阳海螺物资采购合同比价不规范 比价单格式不统一 未注明价格是否含税 部分未形成比质比价汇总表 履行评审会签手续 个别合同比价单未盖章 不能作为比价依据 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 比质比价审查案例二 报价单不真实 六安海螺2011年5月与六安绿宇果树花卉研究中心签订的绿化合同 3份比价单 原件 均来自绿宇公司 涉及金额5 03万元 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 供应商资格审查 1 对签约对方主体资格的审查 2 对法定代表人资格的审查 3 对委托代理人资格的审查 4 对专业经营资质的审查 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 供应商资格审查案例 荻港海螺公司2012年度合同 供应商资质材料均未附在评审合同后面 造成合同评审人员在评审合同时无法对供应商资质材料进行审核 另外检查人员现场抽查了4家钢材供应商资质材料 供销处仅能提供其中两家供应商资质材料 且其中供应商芜湖鸿然达商贸有限公司提供的营业执照2011年度未年检 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 供应商信用审查 包括对签约对方当事人的履约能力以及履约信用的审查 1 履约能力主要包括支付能力和生产能力两个方面 2 履约信用主要了解对方是否是重合同 守信用的企业 以往是否恪守信用 是否有过违约行为 业绩情况是否良好等等 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 供应商信用审查案例 在2012年度基建电缆招标前 供应部 财务部 电气自动化部等相关部室对拟邀请投标单位进行了现场调查 重点对供应商的生产能力 信用状况 供货能力 业绩情况 财务状况等方面进行了审查 调研小组根据现场实际查看情况对供应商进行了评审 确保投标单位信用状况良好 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同内容审查 1 合同文本是否规范 2 合同条款是否齐全不漏项 用语是否准确 3 合同标的物的价格及其他收费是否合理 4 合同标的物的质量要有标准 产品要有验收方法 5 合同数量 规格清楚 交货时间应明确 6 包装物 提货地点 运输方式和结算方式应明确 7 合同定金 预付款 质保金是否合理 8 违约责任及违约金计算方法准确 9 签约对方法定代表人或委托代理人签字盖章应清晰 10 签约双方名称应与用印名称一致 11 合同会签部门是否有审批意见 若有是否已落实 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同内容审查案例一 合同大小写不一致 临湘海螺2011年5月份与石化集团巴陵石化分公司签订粉煤灰合同 合同中签订的总金额大写为150万元 小写总金额为15万元 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同内容审查案例二 扶绥海螺与与广西华恒贸易有限公司粉煤灰合同 合同第一条 粉煤灰含税到厂价129元 吨 一票制结算 合同第六条 卖方负责联系运输单位 代垫运费 买方收到运输发票后 按实际发生的运费与卖方结算运费 合同约定前后矛盾 易产生纠纷风险 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同内容审查案例三 签约双方名称应与用印名称不一致 海螺集团与南京帆软软件有限公司签订的科研中心数据服务软件购置合同 甲方 安徽海螺集团有限责任公司 写为 安徽海螺水泥股份有限公司 与安徽江南化工股份有限公司签订的炸药买卖合同 甲方 安徽海螺水泥股份有限公司 写为 安徽池州海螺股份有限公司 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同内容审查案例四 谈判记录供应商未签字确认 贵阳海螺盘江公司通过洽谈的方式与供应商签订2012年度原材料供货合同 并形成商务洽谈记录 但部分洽谈记录未要求供应商未签字确认 如与贵州城石实业投资有限公司 贵州隆盛强粉煤灰开发有限公司等签订的粉煤灰采购合同 商务洽谈记录未签字确认 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同审批审查 合同审批审查 审查合同审批流程的正确性 公司合同 包括股份公司统购合同 签订审批流程 合同经办部门 拟定合同和办理报批手续 相关部门审核 合同管理部门审查 公司分管领导审批 总经理审定 合同管理部门盖章 子公司合同的签订按照子公司签订权限或履行相关报批手续后 按照子公司合同管理规定的相应审批流程 办理合同签订工作 具体参照供应部下发的 一区一策 一厂一策 和装备部 电气自动化部下发的 备品配件采购分级管理实施方案 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同审批审查案例 中国厂10年10月份维修矿山分厂5000t破碎机及孔山破碎机 从如皋市苏北建机实业有限公司采购备件一批 金额26万元 其中部分备件金额超过2万元 根据装备部下发的 一区 厂 一策 分级采购管理要求 子公司采购单价在2万元以上的备品配件需经装备部批准 但中国厂未履行书面报批手续 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同签字印章审查 1 严格按照合同印章管理办法审核用印 企业法定代表人或由其授权的代理人签署后方可用印 2 采取恰当措施 防止已签署的合同被篡改 如加盖合同骑缝章 3 用印前对照会签合同认真审查用印合同 确保用印合同与会签审批合同一致 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同签字印章案例一 礼泉海螺2011年8 9月份陕西海智矿业和泾阳县融达公司供应的15184 86吨砂岩 由于供货商以原合同签订人没有授权委托为由 要求对该合同碱含量指标进行修改 将废品界定标准由1 3 改为1 5 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同签字印章案例二 怀宁海螺部分综合合同在用印前委托代理人员未签字 不符合怀宁海螺公司下发的 合同管理办法 制度规定 如与安庆五一电器安装有限公司签订的余热发电电缆接入工程合同 hnzh12004 金额5 86万元 公司委托代理人未签字 与恒达电机维修有限公司签订的高压电机维修合同 hnzh12020 合同金额8 7万元 公司委托代理人未签字确认 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同签字印章案例三 合同印章与价格调整确认函不一致 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同执行环节审查 1 审查是否存在未签订合同的大额物资采购现象 2 物资验收是否严格按照合同条款和集团制度约定进行 3 审查合同履约保证金是否及时收取 4 审查物资采购部门是否严格按照合同条款及验收结果办理付款手续 财务严格按照合同规定并选择合理的方式付款 5 审查是否定期清理长期暂估未结算物资 是否定期追踪核查预付款管理 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同执行环节审查案例一 合同结算错误 台州海螺石灰石结算金额错误 多付石灰石款2476 70元 如9月份结算8月份繁昌县庆程建材贸易有限公司石灰石款时 水份未按照合同标准扣除 造成2 水份未扣除 合计吨位104 37吨 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同执行环节审查案例二 大额物资采购未签订合同 临湘海螺电脑购置未签订合同 从岳阳市开元电脑有限公司采购的电脑 传真机 打印机未签订合同 2011年6月11日由生产处经办的发生绿化费用7950元 未签订合同 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同执行环节审查案例三 合同付款审批会签单填写错误 海门海螺公司付姜堰市立新液压设备厂设备款 合同金额3 6万元 会签单上合同错写万36万元 财务按实际付款 另质保金付款累计金额也有误 生技处没有和财务帐核对 三 合同管理各环节审核要点及案例分析 合同执行环节审查案例四 未按照合同约定进行付款 枞阳海螺公司未对达不到合同约定期限的耐磨件进行扣款处理 zybjj1005号合同在河北坤腾公司购买四号煤磨磨盘瓦一套 金额16 47万元 合同约定使用期限不低于12418小时 通过查看枞阳海螺耐磨件更换台账 该套磨盘瓦实际仅使用6574小时