基建管理信息系统解决方案.doc

基建财务内控信息系统 简介 远光软件股份有限公司 2012 年 2 月 2 目录目录 1 1概述概述 4 4 2 2应用价值应用价值 4 4 3 3远光产品概述远光产品概述 5 5 4 4系统解决方案系统解决方案 7 7 4 1产品应用框架 7 4 2详细解决方案 9 4 2 1基础数据管理 9 4 2 1 1业务描述 9 4 2 1 2功能描述 9 4 2 2项目前期管理 11 4 2 2 1业务描述 11 4 2 2 2功能描述 11 4 2 2 3产品特色 13 4 2 3概算管理 14 4 2 3 1业务描述 14 4 2 3 2功能描述 15 4 2 3 3产品特色 18 4 2 4投资及资金计划管理 19 4 2 4 1业务描述 19 4 2 4 2功能描述 19 4 2 4 3产品特色 25 4 2 5招标与采购管理 26 4 2 5 1业务描述 26 4 2 5 2功能描述 26 4 2 5 3产品特色 29 4 2 6合同管理 29 4 2 6 1业务描述 29 4 2 6 2功能描述 30 4 2 6 3产品特色 33 4 2 7需求管理 33 4 2 7 1业务描述 33 4 2 7 2功能描述 34 4 2 7 3产品特色 37 4 2 8库存管理 37 4 2 8 1业务描述 37 4 2 8 2功能描述 38 4 2 8 3产品特色 43 4 2 9存货核算 44 4 2 9 1业务描述 44 4 2 9 2功能描述 44 4 2 9 3产品特色 49 4 2 10工程结算 49 4 2 10 1业务描述 49 4 2 10 2功能描述 50 4 2 10 3产品特色 53 4 2 11收付款管理 54 4 2 11 1业务描述 54 4 2 11 2功能描述 54 4 2 11 3产品特色 58 4 2 12报销管理 59 3 4 2 12 1业务描述 59 4 2 12 2功能描述 59 4 2 12 3产品特色 63 4 2 13竣工决算 64 4 2 13 1业务描述 64 4 2 13 2功能描述 64 4 2 13 3产品特色 66 4 2 14工程转资 66 4 2 14 1业务描述 66 4 2 14 2功能描述 67 4 2 14 3产品特色 70 4 2 15其它模块 71 4 2 15 1业务描述 71 4 2 15 2功能描述 71 5 5技术方案技术方案 7373 6 6方案实施建议方案实施建议 7373 6 1实施策略 73 6 2实施方法论 74 6 2 1项目规划 75 6 2 2业务分析 76 6 2 3系统配置 76 6 2 4运行上线 77 6 2 5验收交付 77 7 7选择远光选择远光 7777 7 1远光简介 77 7 2服务体系 79 7 2 1统一的服务网络 79 7 2 2快速的服务响应 80 7 2 3专业技能 可信赖的服务团队 80 7 2 4全方位的服务业务 81 1概述概述 随着社会经济的不断发展 大型企业通过集团化规模效应展示的市场竞争 优势越来越明显 集团企业组织机构 产品或服务跨度大 集团管理存在较大 困难 如果缺少有效的管控手段或工具 将导致集团政策在分 子公司执行过程 中走样 集团内部业务处理口径不一致 数据不可比 对集团分析决策带来较 大影响 因而集团企业在充分发挥规模效应的同时 需要强化内部管理 电力企业基建期工程具有 施工周期长 资金投入大 专业众多 涉及单 位及人员多 资源密集 项目管理者与施工单位和项目监理之间有着十分紧密 的关系等特点 因此必须要有一款优秀的管理软件 依靠选进的信息管理平台 将繁多 复杂的信息进行集中 快速地处理 使信息变得更清晰 透明 为企 业管理者决策提供及时 准确 适用的信息 本系统就是这样一款适合于电力 企业 集团 的项目全生命周期 全功能的管理软件 基建管控信息管理系统 下面简称 本系统 是面向电力企业的以工程项 目管理为核心的企业级应用系统 系统提供与其它软件的集成 是一个开放的 集成应用平台 本系统提供了多组织 多项目支持 多个项目可以并行进行 适合于电力 企业集团和单个企业应用 系统提供了项目的全生命周期管理 包括 前期费 用管理 项目概算管理 投资与资金计划管理 招标与采购管理 合同管理 需求管理 库存管理 存货核算 工程结算 收付款管理 报销管理 竣工决 算 工程转资 电力企业基建期 通过采用本系统 可以实现对项目的全面掌控 通过信 息系统固化管理体系和业务流程 规范工程管理人员的管理行为 提高内控执 行力 系统自动控制与系统辅助控制相结合 达到实时控制项目费用 及时归 集项目成本 快速完成竣工决算 以及规避和防范风险的目的 2 应用价值应用价值 本系统以先进的项目管理理论为基础 结合电力企业项目管理的特点 提 供了用户急需的业务功能 是电力企业项目管理人员的好帮手 通过采用先进 5 的管理思想以及科学的数据处理方法 借助于计算机 网络和通信技术 实现 电力企业建设期的业务信息管理 达到建设管理 日常办公的自动化 网络化 通过融入项目的工程管理流程和实践 对工程基建期的管理信息进行系统和综 合的处理 为电力企业管理者决策提供及时 准确 适用的决策信息 系统实现的目标是为建立现代的新型电力工程项目 以数据为中心 充分 运用一切先进的技术手段 实现全面的电力工程项目计划 工程 人财物的计 算机网络化管理 全面提高项目管理水平 提高工作效率 最大限度地开发电 力工程项目的生产力资源 信息资源 以获取最佳的经济和社会效益 1 提供了项目的全方位 全生命周期管理 涵盖了从项目立项到项目验 收和移交的各个阶段的业务要点 避免了管理漏洞的出现 2 提供了符合电力企业特点的项目概算功能 可通过导入功能快速导入 概算信息 为以概算为主线的业务处理提供支撑 3 通过引入 过程结算 机制 实时归概 并依据工程月度施工进度报 表自动生成成本核算信息 及时反映工程投资情况 实现业务 财务一体化 4 通过充分应用信息工具的优势 实现物资管理与财务管理的无缝衔接 物资数据与财务数据的有效共享 确保物资实物流与价值流同步流转 5 提供了符合电力企业特点的竣工决算功能 可以帮助用户快速编制项 目决算系列报表 系统可以按用户选定的项目 结合项目的概算 合同及付款 记录等信息 自动生成竣工决算系列报表 6 提供了优秀的流程管理功能 利用远光工作流平台 可以满足用户在 流程上的各种需求 企业可以方便的定制适合自身管理特点的处理流程 无需 为了适应软件而改变或调整管理流程 而且可以随着企业的发展动态调整流程 7 提供全方位 多角度的统计分析和辅助决策功能 对于总结经验 提 高项目管理水平有积极作用 8 支持高层决策 中层控制 基层运作的集成系统 是真正意义上企业 级专业项目管理信息平台 6 3远光产品概述远光产品概述 远光集团业务整体解决方案是远光公司集多年服务于大型集团企业管理信 息化经验 将国际先进的管理模式与中国电力企业的管理实践相结合 设计开 发的一体化集团企业资源管理系统 提供包括预算管理 电价管理 工程管理 资产管理 设备管理 基建项目管理 成本管理 资金管理 产权管理 账务 处理 内控及风险管理 商务智能等完整的解决方案 产品围绕电力集团企业的三大核心资源 财务 资产 供应链 以电力价 值链为主线 推动电力集团企业资源的集中共享和高效利用 实现企业资源分 配的优化调控 经营绩效的分层细化落实 经营风险的在线监控 最终实现电 力集团企业价值管理最优化 通过梳理业务间衔接关系 整合业务流程 实现 企业内部业务协同 横向贯通 通过集中部署 统一业务处理标准及统计口径 实现资产集约化 供应链集约化 财务集约化及集团整体管控 实现集团资源 优化配置 资产集约化 基于资产的规划设计 采购建设 运营管理 技改退役的全 生命周期 通过计划管理 采购管理 物资管理 设备管理 财务管理五大业 务的一体化集成应用 全面管理资产的技术 价值 费用 收益四大属性 实 现安全可靠性 使管理效率 使用寿命 全生命周期成本和收益等指标综合最 化 供应链集约化 在确保提供稳定安全的电能产品的前提下 发挥规模优势 通过对于企业供应链的各个环节 物资供应 燃料供应 的集团化动作和精细 化管理 降低成本 财务集约化 以全面预算管理为核心 以资金流为主线 以集团集中核算 为基础 通过集团财务业务的集中管理 构建横向融合 纵向集成 集中管理 的财务管控体系 下图远光电力行业整体解决方案 其中本系统的功能分布于资产集约化中 的工程项目管理 供应链集约化中的集团物资管理 财务集约化中的资金管理 等等各系统中 7 图1 远光电力行业整体解决方案 4 系统解决方案系统解决方案 4 1 产品应用框架产品应用框架 图 2 基建管控信息管理系统 以概算为主纲 以资金流为主线 以概算与合同对应 概算与物资明细对 8 应 概算与会计科目对应 概算与资产目录对应为基础 保障基建业务连成线 一线畅通 图 3 施工相关业务一线畅通 图 4 物资相关业务一线畅通 9 4 2 详细解决方案详细解决方案 4 2 14 2 1基础数据管理基础数据管理 4 2 1 1业务描述业务描述 随着企业信息程度的加强 为了满足企业管理的需求 需要把基础数据进 行统一管理 实现数据共享 高度实现企业信息无缝整合 在系统业务开展之前 将基础数据信息进行整理 在项目实施初期预设或 根据业务发展需要增加维护到系统中 供后续业务调用 基础数据管理 计划管理 合同管理 投资及资金计划 管理 招标采购管理库存管理 概算管理 存货核算 工程结算 收付款管理 竣工决算工程转资 报销管理 图1 1基础数据管理与其他模块的关联 4 2 1 2功能描述功能描述 系统提供各类基础数据的维护功能 如 项目信息管理 费用表设置 物 料档案 计量单位 仓库 库位 批次设置 供应商信息设置 科目设置等等 基本信息 通过基础数据的统一管理 实现各功能模块的资源共享 在众模块中把基 础数据统一编码 统一分类 从而避免因没能形成统一识别 导致统计分析出 现偏差 有效地降低对基础数据的管理难度 同时保持系统的高度灵活性和可 10 扩展性 项目信息管理 项目信息管理 费用表设置 费用表设置 基础数据管理 概算与工程明细对应设置 概算与工程明细对应设置 物料基础信息 物料档案 供应商管理 供应分类设置 其它参数设置 计价方式设置 计量单位 仓库 库位 批次设置 供应商信息录入科目的设置 各功能的控制参数设置 其它基础数据 其它基础数据 图1 2基础数据管理功能 项目信息管理 项目立项后 根据项目具体的特性 如 基本信息 厂区自然条件及主厂 房特征 主要工艺系统简况 主要技术经济指标等 把相关信息在系统中按工 程分类创建基建项目 支持开展后续的管理业务 图1 3项目管理 11 4 2 24 2 2项目前期管理项目前期管理 4 2 2 1业务描述业务描述 前期工作是从建设项目的立项申请 可行性研究 初步设计到项目开工前 所进行的一系列工作 主要包括项目建议书 可行性研究报告 初步设计等工 作环节的材料编制 招标 评标 评估 审查 报送及相关工作 为更好地控制前期费使用过程中的混乱局面 加强和规范基建投资项目前 期工作经费管理工作 强化资金计划约束 提高资金使用效益 因此需要对前 期工作进行有效管理 通过信息系统实现前期费用的有效控制及实时归集 在 项目正式立项审批通过后 把需纳入项目成本的转入项目概算 纳入正式项目 成本管理范筹 前期费用管理 基础参数设置 概算表 图2 1前期费用管理与其他模块的关联 4 2 2 2功能描述功能描述 项目前期管理包括前期合同管理 前期资金管理 其它费用 合同之外的 管理 前期付款等内容 实现前期合同的有效管理 通过前期合同控制前期的费用发生 通过前期 资金控制前期付款 同时实现前期费用的实时归概 12 合同管理 参考 合同管理 资金计划管理 参考 资金计划管理 前期管理 费用支付 参考 费用支付 图2 2前期费用管理功能 合同管理 项目开工前所进行的一系列工作环节所签订的合同 如 项目建议书 可 行性研究报告 初步设计等 都可以通过前期管理中的合同管理功能有效管理 通过建立规范的合同模板 建立规范的合同审批 合同变更审批流程管理 实现合同管理的规范化 在登记合同时 建立合同与概算的对应关系 通过合 同台账 概算执行情况对比表等功能 全面动态跟踪概算和合同的执行情况 为管理及决策层提供丰富 准确的信息支持 具体请参看合同管理部分 图 2 3 服务合同界面 费用支付 13 根据前期合同的实际进度 合同条款确认费用支出需求 引用合同快速生 成付款申请单 并通过付款申请单快速生成付款审批单 通过规范的合同支付 审批流程管理 建立流程与业务数据的控制关系 实现合同支付操作 前期合同的支付实现各类费用的全面归集 实现支付过程中对资金的合理 控制 具体内容请参看收付款管理部分 图 2 4 服务合同付款申请界面 4 2 2 3产品特色产品特色 实现前期费用的全面管理 通过前期合同控制前期的费用发生 通过前 期资金控制前期付款 实现项目全面管理功能 实现前期费用的实时归集 在项目正式立项审批通过后 需纳入项目成 本的转入项目概算 纳入正式项目成本管理范筹 系统提供强大的审批流程 用户可以根据管理的需要 自定义审批的流 程 系统根据预设的审批流程岗位顺序向下传递 具体请参考合同管理 资金管理 付款管理部分说明 14 4 2 34 2 3概算管理概算管理 4 2 3 1业务描述业务描述 建设项目实施开始阶段 根据初步设计的内容和范围执行概算定额或概算 指标进行编制形成概算 为实现通过概算对后续业务的有效控制 把概算信息整理后 导入信息系 统 作为编制建设项目投资计划 确定和控制项目投资的依据 签订建设工程 合同和贷款合同依据 控制施工图设计和施工图预算的依据 衡量设计方案技 术经济合理性和选择最佳方案的依据 工程造价管理及编制招标标底和投标报 价的依据 考核建设项目投资效果的依据 通过概算项目与招标 合同 结算 付款等功能的集成 实现了对相关业 务进行跟踪管理与控制 概算管理 计划管理 合同管理 招标采购管理基础参数设置 库存管理 存货核算 决算 分摊 图 3 1 概算与其他模块的关联 15 4 2 3 2功能描述功能描述 系统提供了符合电力企业特点的项目概算功能 主要实现概算编制 概算 维护 概算变更 概算执行情况查询等功能 可以帮助用户编制项目概算 制 定各级概算的投资计划 并通过与招标 合同 结算 付款等功能的集成 实 现对相关业务进行跟踪管理与控制 最终将概算的实际发生值归集到概算节点 中 实时反映概算的执行情况 概算编制 原始项录入 调整项录入 概算变更 概算变更 概算维护 概算维护 概算查询 概算编制查询 概算变更查询 概外项录入 展开项录入 概算执行情况查询 概算附表记录 建设期贷款力气计算表 编制年价差计算表 图 3 2 概算管理功能 力气计算器 应为利息计算器 概算编制 概算编制实现概算项目及费用的管理维护 将初设概算或审定概算按照系 统规则整理后 快速导入信息系统中 形成概算表 实现了对后续业务的跟踪 管理和控制 16 图 3 3 概算编制 概算变更 当施工图设计阶段发生数量 价格变更时可以通过概算变更来处理 及时 调整概算量价信息 确保概算数据的合理性 准确性 图 3 4 概算变更 概算维护 17 根据概算节点属性信息的不断完善 可通过概算维护功能进行补充修改 图 3 5 概算维护 概算附表记录 建设期贷款利息计算表可维护筹措债务资金时在建设期内发生并按照规定 允许在投产后计入固定资产原值的利息 记录建设期各年度贷款利息的计算依 据 供后续业务参考引用 编制年价差计算表可维护建设概算编制年度的市场价格与电力行业定额 造价 管理机构规定的取费价格之间的差额 供后续业务参考引用 图 3 7 概算附表记录 概算查询 18 强大的查询功能 能够通过概算执行情况查询功能查询概算项目的关联合 同情况 工程结算 物资领用等执行情况 提供数据进行合同与概算 完成与 概算的对比 从中可以了解合同投资完成情况 了解并分析合同投资超出概算 的原因 为管理及决策层提供丰富 准确的信息参考 图 3 6 概算执行情况查询 4 2 3 3产品特色产品特色 通过与招标 合同 结算 付款等功能的集成 实现了对相关业务进行 跟踪管理与控制 为方便概算的快速录入 系统提供把概算信息按照系统处理的规则整理 后 快速导入到信息系统中 根据项目成本的实际发生情况 实时将项目的成本反映到概算的执行明 细中 并及时归集到财务总账中去 实现业务与财务数据的一致性 概算采用树型的管理结构 各概算节点的发生值 可自动逐层向上汇总 可以根据管理的需要扩充概算的级次 这样就能在更细致的层面上对工 程成本进行分析和控制 为达到对概算在不同阶段的管理要求 系统提供多种概算维护方式 用 于管理和区分以不同方式维护的概算 实现以概算为主线的全程业务跟 踪管理与控制能力 19 建立概算节点与会计科目的对应关系 实现后续相关业务自动生成财务 凭证功能 提供建设期贷款利息计算表维护 以方便查看筹措债务资金时在建设期 内发生并按照规定允许在投产后计入固定资产原值的利息 提供编制年价差计算表的维护 以便查看建设概 预算编制年度的市场 价格与电力行业定额 造价 管理机构规定的取费价格之间的差额 实现对概算实际发生值实时的监控 随时了解概算的执行情况和资金的 流动情况 4 2 44 2 4投资及资金计划管理投资及资金计划管理 4 2 4 1业务描述业务描述 为加强对项目资金的跟踪监管 确保项目资金发挥应有效益 通过投资与 资金计划管理 实现项目实际进度与资金计划相结合 在工程施工过程中定期 地进行投资实际值与工程目标值比较 发现并找出实际支出额与计划投资值存 在的偏差 分析产生偏差的原因 并采取有效措施加以控制 从而更有效地提 高资金需求计划编制的准确性 防止出现与项目建设进度不匹配 月度资金计 划与预计月度资金到位情况不匹配 资金完成超资金计划的的现象 资金计划管理 付款审批单 报销管理 基础参数设置 合同信息 概算表 图 4 1 投资及资金计划与其他模块的关联 4 2 4 2功能描述功能描述 投资与资金计划提供 年度 季度 月度投资与资金计划 项目年度 季度 月度投资计划 年度 季度投资计划下达 年度资金计划调整下达 20 月度投资计划 年度 季度资金使用计划建议 月度资金计划 投资计 划管理台账 资金计划管理台账等功能 计划明细设置 计划明细设置 投资及资金需求计划 年度投资资金需求计划 季度投资资金需求计划 月度投资资金需求计划 项目投资计划 项目年度投资计划 项目季度投资计划 项目月度投资计划 资金计划 年度资金使用计划建议 季度资金使用计划建议 月度资金计划 资金计划下达 年度资金计划下达 季度资金计划下达 资金计划调整下达 年度资金计划调整下达 计划管理台账 资金计划管理台帐 投资计划管理台帐 图 4 2 投资及资金管理功能 计划明细设置 根据投资及资金计划编制需求 完成情况统计的维度 建立概算项 目 合同与计划分类之间的关联形成计划明细 为后续投资及资金计划 编制 执行控制等提供支持 21 图 4 3 计划明细设置 投资及资金需求计划 各部门按照资金控制目标 通过引用计划明细 参照工程进度 计 划明细对应的合同 概算金额 累计申请支付金额 累计已付金额等信 息 根据时间纬度年 季 月维护各计划明细的投资计划和资金需求计 划 审核后形成各部门年 季 月度投资及资金需求计划 22 图 4 4 投资及资金需求计划 年度 季度 月度项目投资计划 为了确保投资计划的正确性 计划部根据各部门提交的年 季 月度 投资及资金需求计划 通过系统快速汇总其中的投资计划 并根据投资 计划会议结果填写审定部分的投资计划 最终确定年 季 月度项目投资 计划 图 4 5 年度项目投资计划 年度 季度 月度资金计划 计划部根据各部门提交的年 季 月度投资及资金需求计划 通过系 统快速成汇总其中的资金需求计划 参照工程进度调整资金需求计划形 成项目年 季 月度资金计划 并根据会议结果填写审定部分的资金使用 计划 最终确定项目年度 季度 月度资金计划 确保资金需求计划满 足项目建设的需求 复合经济性原则 23 图 4 6 月度资金计划 年度 季度资金计划下达 参考项目工程年度资金使用计划 针对各出资方的上报金额 上级 根据整体情况下达年度投资各投资方的投资规模 为工程的顺利进行提 供资金保障 参考项目工程季度资金使用计划 针对各类费用类别上报金额合计 数 上级根据整体情况下达季度投资各出资方的投资金额和各种费用类 别的投资金额 24 图 4 7 年度资金计划下达 年度资金计划调整下达 为了确保投资方案的顺利及时进行 每年上级根据整体情况对已下 达的资金金额有所调整时 可及时在系统中调整 快速的反映计划调整 的出资方和调整金额 为计划的进行提供依据 25 图 4 8 年度资金计划调整下达 投资 资金计划管理台账 通过投资计划管理台帐 对上期投资计划完成情况进行对比分析 查找投资完成超计划或滞后于计划的原因 对于存在的问题提出相应的 对策 为下期投资计划的编制提供参考 结合资金计划管理台帐 对上期资金计划完成情况进行对比分析 查找资金完成超计划或滞后于计划的原因 并提出相应的对策 为下期 项目资金计划编制提供参考 图 4 9 资金计划管理台账 4 2 4 3产品特色产品特色 对计划明细项进行统一的管理 使管理者能更直观地了解到各计划明细 项的信息 同时也有利于相关统计 分析报表的生成 根据项目投资与资金执行情况 系统可协助管理人员快速出具投资与资 金计划的相关原始数据 编制人员根据项目总体进度要求 快速编制项 目的投资与资金计划 随时查询到投资及资金的申请情况 通过引用计划明细快速编制投资与资金计划 引用投资与资金计划快速 汇总生成投资计划 由系统自动计算并带出相关参考信息 大大提升工 作效率 节省人力 同时也可减少错误 月度资金计划审批后 可用于对相关付款进行控制 26 系统自动提取年 季 月投资计划 概算实现发生值快速生成投资计划管 理台帐 并提供相关查询 报表取数及投资完成情况比对 系统自动提取年 季 月资金计划数据 资本金 融资到帐单 累计已执行 金额快速生成资金计划完成情况表 并提供相关查询 报表取数及资金 完成情况比对 系统提供上传附件的功能 上传与当前单据相关的附件资料 供后续参 考 4 2 54 2 5招标与采购管理招标与采购管理 4 2 5 1业务描述业务描述 为了明确采购招标的各项技术规范及商务条款 确实整个采购招标过程按 照规定执行 避免采购困难及候选单位之间的不平等竞争等情况的出现 达到 计划内采购的目的 需要进行正确 合理而有效的招标与采购管理 招标与采购管理 基础参数设置 概算表 合同管理 招招标标管管理理系系统统 图 5 1 招标 采购管理与其他模块的关联 4 2 5 2功能描述功能描述 招标采购按功能可分为 采购申请 采购计划 采购结果三部分 各部门 根据项目现场实际进展情况和工程里程碑节点计划 制定采购申请 由相关部 门审批后统一形成采购计划 并确定采购方式 由上级部门批准 最终完成采 购评定 采购申请分为物资采购申请和工程及服务类采购申请 采购计划关联 27 引用采购申请单 根据不同的采购方式 采购计划分为物资询价采购计划 工 程及服务类询价采购计划 招标采购计划 系统通过询价采购评定表 招标采 购评定情况表 招标结果通知单来管理每种采购计划的结果 采购申请单 工程及服务采购申请单 物资类采购申请单 采购计划表维护 招标采购计划表 物资类询价采购计划表 工程类询价采购计划表 采购评定情况表 招标采购评定情况表 询价采购评定情况表 招标结果通知单 图 5 2 招标 采购管理功能 采购申请单 为了进行基建期包括设备 材料 工程及服务等各类需求的采购 明确采 购来源 使采购有迹可循 相关部门按照项目进度要求提出采购申请 并组织 有关部门进行审核 确认采购方式 以便设置统一的采购计划 根据采购需求 的不同 系统提供两种采购申请单供用户选择使用 工程服务类采购申请和物 资类采购申请 同时系统提供采购申请单审批流程 且流程可根据项目单位实 际情况来进行个性化设置 审批通过的采购申请单可供后续采购计划功能引用 以实现采购申请关联传递到采购计划的业务需求 28 图 5 3 工程及服务采购申请单 采购计划 根据不同的采购需求和采购方式汇总采购申请 形成采购计划 上报审批 根据采购主体及采购方式的不同 系统提供三种招标采购计划功能 招标采购 计划 工程及服务类询价采购计划 物资类询价采购计划 同时系统提供采购 计划单审批流程 且流程可根据项目单位实际情况来进行个性化设置 审批通 过的采购计划可供后续采购结果管理功能引用 以实现采购计划关联传递到采 购结果管理的业务需求 采购方式为招标的 需要上报集团公司招标系统 内控系统提供数据导出 功能 待招标系统完成审批后 将批复结果维护在内控系统 29 图 5 4 工程类询价采购计划表 采购结果管理 有关部门根据采购计划中审核通过的物资和项目形成采购结果 并关联相 应的采购文件 根据采购方式的不同 系统提供三种采购结果管理功能 招标 结果通知单 询价采购计划评定表 招标采购计划评定表 同时系统提供采购 结果单审批流程 且流程可根据项目单位实际情况来进行个性化设置 4 2 5 3产品特色产品特色 系统提供各种招标采购单据的审批流程 且流程可根据项目单位实际情 况来进行个性化设置 系统提供多种采购申请 采购计划 采购结果管理方式以适应不同的需 要 采购计划业务单据与采购申请单据及采购结果单据建立关联关系 使整 个采购环节贯穿起来 一方面能从需求来源查询到采购结果 另一方面 也可从采购结果追溯采购源头 4 2 64 2 6合同管理合同管理 4 2 6 1业务描述业务描述 合同是业主和承包商 供应商之间关系存在的法律依据 在工程实施过程 中是双方的最高行为准则 也是对双方争执判定的法律依据 当前电力行业的 工程项目越来越大 所涉及的方面和关系也越来越多 越来越复杂 这就使合 同的作用越来越重要 因为只有合同才能把项目各方复杂的关系明确下来 规 范各方的行为 保证项目的成功 有效的合同管理是促进参与工程建设各方全 面履行合同约定的义务 确保建设目标实现 质量 投资 工期 的重要手段 因此 加强合同管理工作对于承包商以及业主都具有重要的意义 30 合同维护 概算管理 工程结算 付款申请 入库 物料档案 基础参数设置 图 6 1 合同与其他模块的关联 4 2 6 2功能描述功能描述 系统提供的合同管理包括合同录入 合同变更 查询分析等功能 通过合 同维护录入合同的原始信息 可根据合同履行过程中业务的需要 通过合同变 更功能实现合同变更 与此同时可通过合同台账功能对合同进行查询分析 合同维护 服务合同录入 施工合同录入 合同变更 服务合同变更单 施工合同价款调整单 合同查询 服务合同查询 施工合同查询 设备合同查询 材料合同查询 合同台账查询 设备合同录入 材料合同录入 设备合同变更单 材料合同变更单 服务合同变更单查询 施工合同价款调整查询 设备合同变更单查询 材料合同变更单查询 图 6 2 合同管理功能 合同维护 根据业务应用场景的不同 系统提示四大类合同 施工合同 服务合同 31 设备合同和材料合同 将签订后的合同内容包括基本要素 付款条款 明细内 容 工程量清单 物资明细 等信息录入到系统相应的合同类型中 选择对应 的概算节点 通过概算与合同的对应 在合同签订时就能对预计投资情况提前 做到心中有数 并且可通过附件功能把合同签订过程中所涉及的文件上传 同 时系统还提供合同审批流程 且流程可根据项目单位实际情况来进行个性化设 置 图 6 3 施工合同录入画面 基本信息 合同变更 合同在执行过程根据实际业务需要 有关部门在与供应商 服务商 施工 单位 协商 签订合同补充协议后 对合同进行变更 将合同调整的内容以变 更单方式存档 系统提供合同变更功能 记录合同各项内容的变更情况 并提 供合同变更审批流程 且流程可根据项目单位实际情况来进行个性化设置 32 图 6 4 施工合同价款调整单 合同查询 为随时了解到设备 材料到货情况 工程施工进度 合同款项支付情况 同 时为保障工程进度 资金安排提供真实准确的实时数据支持 系统提供合同台 账功能 以便能在庞大的合同库中快速调出任一合同查看合同的相关执行情况 并在查看合同信息的基础上快速调用各合同的出入库 工程结算 合同变更 付款申请 支付明细 发票等信息等 33 图 6 5 合同台账 4 2 6 3产品特色产品特色 系统提供合同登记 合同变更审批流程 且流程可根据项目单位实际情 况来进行个性化设置 合同与概算建立对应关系 并为合同签订后的后继业务 工程进度报表 物资出入库 付款申请 提供数据基础 合同与概算紧密关联 签订值 执行值可与概算实时进行对比 了解概 算执行情况 为项目成本控制提供实时准确数据 针对不同的合同类型提供不同的变更信息 如总金额变更 合同明细变 更等等 合同变更与原合同紧密关联 变更数据实时反映在原合同和合 同台账中 可随时查询合同变更痕迹 实现以合同为主线的后续业务全过程跟踪管理 合同台账实时数据汇总 方便穿透的功能 让用户能随时了解到设备 材料到货情况 工程施工进度 合同款项支付情况 为保障工程进度 资金安排提供真实准确的实时数据支持 合同冻结与关闭 系统提供根据不同的合同结合实际情况执行合同冻结 与关闭的操作 4 2 74 2 7需求管理需求管理 4 2 7 1业务描述业务描述 使用单位或施工单位根据施工图纸 使用情况填写需求申请单 工程部专 工根据施工单位所报需求进行汇总 物资部根据工程部填报的供货申请编制物 资供货计划 与供应商沟通协商到货数量 到货时间 34 需求管理 基础参数设置 合同管理 库存管理 图 7 1 需求管理与其他模块的关联 4 2 7 2功能描述功能描述 需求管理模块提供需求申请 供货申请 物资供货计划功能 使用单位或 施工单位根据施工图纸 使用情况可在系统中填写需求申请单 经审批后可被 引用汇总生成供货申请 在与供应商沟通后在系统中维护物资供货计划 对于设备需求 系统提供安装需求计划和总体催交计划 来实现设备安装 的跟踪 需求申请 需求申请 供货申请 供货申请 安装需求计划 安装需求计划 物资供货计划 物资供货计划 总体催交计划 总体催交计划 图 7 2 需求管理功能 需求申请 用于物料需求申请 说明领用原因 工程名称 物料名称 需求数量 需求时间及用途等信息 经相关部门审批后 作为供货申请的依据 也可 作为领料出库的来源 供货申请 35 用于对需求申请进行汇总 快速生成供货申请 并且提出供货数量 到 货日期要求 经相关部门审批后 作为物料供货计划的依据 图 7 4 供货申请 物资供货计划 采购合同签订后 供应商按合同约定进行供货 甲方在合同有效期内通 过物资供货计划向供应商提出供货要求 与供应商沟通协商到货数量 到 货时间 并把相关信息录入系统 包括 物资名称 规格型号 供货数量 要求到货日期等 36 图 7 5 物资供货计划 安装需求计划 根据项目进度需求 通过安装需求计划功能 记录安装所需求的物料 需求数量 安装时间 图 7 6 安装需求计划 总体催交计划 物资部根据施工单位填报的安装需求计划填报 总体催交计划 组织 催交工作 并与供应商沟通确定预计到货时间 确保设备及时到货 37 图 7 6 总体催交计划 4 2 7 3产品特色产品特色 通过需求申请单可以汇总多部门的需求 形成供货计划的来源 物资到 货入库后 再根据需求申请的数量形成领料出库 应用物资供货计划可以与材料合同建立关联关系 便于合同的跟踪查询 4 2 84 2 8库存管理库存管理 4 2 8 1业务描述业务描述 先进 科学 有效的库存管理可以帮助企业和优化日常业务流程 提高工 作效率和工作质量 平衡需求和供给之间关系 提高信息资源的集成和共享 在保证生产经营活动持续进行的前提下 降低和控制合理的库存量 减少存货 积压和占用 加速资金周转 帮助企业不断提高管理水平 提高企业的综合竞 争能力 38 库存管理 基础参数设置 合同管理 收付款管理 需求管理 存货核算 图8 1库存管理与其他模块的关联 4 2 8 2功能描述功能描述 库存管理模块提供 日常入库业务 包括采购入库 调拨入库 其他入库 出库业务 包括出库单 调拨出库 其他出库 库存调整 包括盘盈入库 盘亏毁损 库存调拨等功能 是结合批次管理 物料对应 库存盘点 即时 库存管理等功能综合运用的管理模块 对存库业务的物流管理全过程进行有效 控制和跟踪 实现完善的企业仓储信息管理 39 物资到货 材料到货 设备到货 物资开箱验收 材料开箱验收 设备开箱验收 库存盘点 盘点任务录入 盘点处理 盘点调整 盘赢入库 盘亏出库 物资入库 材料采购入库 设备明细入库 物资出库 设备明细出库 领用出库 设备采购入库 无合同采购入库 其它入库 固定资产领用出库 其它出库 库存查询 库存台帐查询 库存收发存情况查询 领用申请单 领用退库 退库通知单 报废处理 报废申请 报废入库 报废处理 借用业务 借用出库单 借用归还 其它业务 扣款通知单 包装物处理 图8 2库存管理功能 物资到货 根据合同要求 对供应商送达的货物办理一种入库前手续 主要目的是点 40 清核实送货数量和报送审批 系统提供设备到货记录单 材料到货记录处理功能 记录各到货物资对应 的供应商信息 仓库信息 物料信息和合同等信息 到货记录单可关联物资供 货计划 或采购合同增加 也可引用物资档案手工新增 图8 3设备到货单 物资开箱验收 经过到货处理环节后 根据施工领用进度 提前组织相关方进行验收 现 场记录验收结果并各方签字确认 把验收结果维护到信息系统 系统提供引用设备到货记录单 材料到货记录生成对应的开箱验收单 记 录收货数量 合格数量 不合格数量 验收结果等验收情况信息 41 图8 4设备开箱验收单 物资入库 物资到货验收合格后 需求办理相关入库手续 并按货物保管要求分类 分区域 库位存放 做好物资标识 系统提供引用设备 材料 合同 或物资供货计划 或设备 材料 收货记 录生成入库单 并记录对应的设备 材料 明细 入库数量等基本信息 图8 4设备入库单 42 领用出库 施工单位根据项目需要 申请领用物资 说明申请领用数量 用途 经审 批后可领用出库 系统提供关联需求申请单生成领用出库单功能 图8 5领用出库单 库存盘点 企业经营管理过程中需定期或不定期对物料进行盘点 以确保系统帐与实 物的准确对应 库存盘点是对账存数据和库存数据进行核对的重要方法 是保 证企业账实相符的重要手段 系统提供创建盘点任务计划 生成盘点单两大功能 用户可通过盘点任务 计划规定盘点范围 盘点类型 盘点开始时间 盘点完成时间 盘点形式等内 容 之后系统通过建立盘点任务 生成盘点表 根据实盘与账面的数量 金额 差异自动生成对应的盘盈入库单 盘亏出库单 成本调整单 43 图8 6盘点任务 库存查询 库存查询是根据用户指定的查询条件 对物料库存及出 入库情况进行统 计查询 并可以穿透到明细情况以及每笔单据的具体内容 通过这些数据来了 解物流库存运作和管理情况 从中发现问题和改进点 通过库存即时台账查询 可以实时地了解物料的库存情况 图8 7库存台帐查询 4 2 8 3产品特色产品特色 通过库存台账及相关查询可以及时反应物料的库存情况 通过概算与物资明细的对应 在物资出库时也实时进行归概 44 4 2 94 2 9存货核算存货核算 4 2 9 1业务描述业务描述 存货核算是企业会计核算的一项重要内容 其核心工作是存货计价 对企 业的原材料 设备等存货的入库成本 出库成本及结存成本进行核算 从资金 的角度管理存货的日常出入库业务 反映和监督存货资金的占用情况 存货核算 基础参数设置 库存管理 合同管理 图 9 1 存货核算与其他模块的关联 4 2 9 2功能描述功能描述 存货核算管理模块提供 存货出入库核算 存货出入库凭证处理 期初期 末处理功能 通过合同规定的单价 可暂估物资的库存价值 通过物资的发票来确定物 资的最终库存价值 根据估价金额与发票金额的差额来调整入库 出库成本 有利于及时反映库存成本 项目成本的发生情况 通过设置凭证的生成规则 系统实现业务单据自动或手动生成财务凭证的 功能 以实现业务与财务的同步处理 有利保障业务与财务的账账相符 45 发票核销 采购发票录入 发票核销 成本处理 成本调整单 费用分摊 费用发票发入 盘盈 盘亏调整 参考 库存管理模块 成本计算 业务核算处理 暂估处理 凭证处理 期末处理 采购费用分摊 图9 2存货核算功能 发票核销 对于采购发票 核销是确认发票对应采购入库单的一种业务 是核算入库 成本的依据 已核销的发票才可以执行入库核算 将采购发票按照系统处理的规则整理 在采购入库单审核完成后录入到系 统中 以对后续业务进行跟踪 管理与控制 系统提供 自动核销 手工核销 两种方式 通过采购入库单生成的采购发票审批通过后自动核销 图9 3采购核销清单 费用分摊 采购成本除了包括购买价款还包括相关税费 运输费 装卸费 保险费 以及其他可归属于采购成本的费用 系统通过按数量自动分摊 按金额自动分 46 摊 手动分摊方式 将采购过程中产生的费用分摊到对应的采购物资上 保证 采购成本核算的准确性 图9 4费用分摊 盘盈 盘亏调整 参考 库存管理模块 成本调整 成本调整主要用于调整前期的出入库成本或在库成本 从而达到调整期初 余额或者期末余额的目的 凡是需要进行库存金额调整 成本差异调整等不涉 及数量调整的处理都可以通过手工新增或系统自动生成成本调整单来实现 系统可通过自动产生 手工录入两种途径生成成本调整单 在采购发票与 入库单核销业务或费用分摊业务后 系统可能自动产生调整类型为入库调整和 出库调整的成本调整单 在盘点调整业务后 系统可自动产生调整类型为余额 调整的成本调整单 手工录入时 可对库存台账的明细进行调整 47 图 9 5 成本调整单 暂估处理 暂估处理主要完成暂估入库和暂估冲回两个功能 收货入库时采购发票未 同时到达 此时按采购合同价格暂估物料价值进行入库 财务根据此来做暂估 入账工作 其价值为不含税价 发票到达 并与入库单核销后 系统按照参数 设置的暂估冲回方式来进行暂估账务的处理 形成正常的应付账 并对成本的 差异部分进行调整 凭证处理 各种业务流程单据完成流转后需按凭证模板生成凭证 以作为财务核算依 据 可实现单据和凭证之间的联查 此功能用于设置各种业务单据与财务科目之间的对应关系 一种业务单据 可以设置一个凭证模板 系统将按设置的对应关系生成相应的财务凭证 48 图9 7凭证处理 期未处理 企业为了总结某一会计期间的经营活动 必须定期进行期末处理 期末处 理完成后 不允许再处理本会计期间的业务 期末处理需逐月进行 不能跨月进行 处理时需检查业务单据是否流转完 成 49 图9 8期末处理 4 2 9 3产品特色产品特色 在核销业务中 一张采购发票可以与多张采购入库单核销 多张发票也 可以与一张采购入库单核销 同样 多张采购发票可以与多张采购入库 单核销 在采购核销业务或费用分摊后 系统可自动产生调整类型为入库调整和 出库调整的成本调整单 在盘点调整业务发生后 系统可自动产生调整 类型为余额调整的成本调整单 系统成本调整单 自动更新存货成本台账和库存台账 并通过归概的操 作对各概算节点的出库成本进行调整 对于暂估的物料可以确定其暂估成本 并记入应付的暂估科目 实现对 未确认实际成本和已确认实际成本物资的财务账的分开管理 避免账面 上的混淆 通过存货成本台账查询 能方便企业人员随时查看库存成本 了解库存 50 资金占用情况 并对于不合理的地方在后期业务中作出调整 对于每月的业务发生数据进行关闭 保证业务财务数据的一致性 4 2 10 工程结算工程结算 4 2 10 1业务描述业务描述 由于基建工程建设周期长 耗用资金大 为使建筑安装企业在施工中耗用 的资金及时得到补偿 需要对工程价款进行中间结算 进度款结算 全部工程 竣工验收后再进行竣工结算 为了保证结算工程量价的准确性 避免工程量 进度款的虚报 浮报 保 证结算竣工资料的完整性 真实性 确保开具的建安发票符合规定 预留款准 确扣除 从而确保工程结算及时申报 进而保证后续的账务关帐 竣工决算能 够顺利进行 需要进行正确而合理的工程结算管理 有效管理工程月度施工进 度报表 工程竣工结算报表 建安发票 结算管理 基础参数设置 合同管理 收付款管理 图10 1工程结算与其他模块的关联 4 2 10 2功能描述功能描述 根据合同和概算的要求 结合工程施工执行情况 在系统中编制 工程施 工进度月报 工程竣工结算表 录入建安发票等信息 通过各方审定后 作 为工程明细结算和竣工结算的依据 并以此形成收付款依据 工程月度施工进度报表录入每月完成工程量和工程累计完成情况 为进度 款的付款申请提供付款依据 在合同工程量全部完成且验收合格后提交 录入 工程竣工结算表 确认全部工程的完成工作量 两张报表的工程量确认审核流 51 程中 均有第三方单位参与核定 业主单位在收到施工单位开具的与进度款 结算款金额等值的发票后 登记建安发票的相关信息 并以此作为付款的依据 工程月度施工进度维护 工程月度施工进度录入 工程竣工结算维护 工程竣工结算维护 结算查询 工程月度施工进度查询 工程竣工结算查询 收付款管理 图10 2工程结算功能 工程月度施工进度 为了进行进度款结算 施工单位根据合同付款条款 工程量清单结合实际 施工情况 每月向业主单位提交工程月度施工进度报表 报表经过监理单位审 核 业主单位相关职能部门审定后确定本月完成投资 业主单位根据审定后的 完成投资 计算合同条款中需要进行扣除预付款 预留质保金 预留工程款及 其他扣款后向施工单位支付本月工程进度款 系统提供工程月度施工进度报表录入功能 根据实际施工情况录入本月完 成工作量和累计完成情况 同时提供月度施工进度报表审批流程 且流程可根 据项目单位实际情况来进行个性化设置 52 图10 3工程月度施工进度报表 工程竣工结算表 为了进行工程竣工结算 施工单位按照施工合同 或工程委托单 约定 完成全部承包的工程量 经验收质量合格 且收到竣工质量验收报告后 竣工 资料齐全 符合合同结算条件的要求 向业主单位提交竣工结算表 竣工结算 表经过监理单位 业主单位 造价审核单位审定后确认合同结算金额 业主单 位根据审定后结算金额结合合同条款 已付款情况 计算出竣工结算后应付款 金额 系统提供工程竣工结算报表录入功能 根据实际施工情况填报完成工作量 同时提供工程竣工决算报表审批流程 且流程可根据项目单位实际情况来进行 个性化设置 53 图10 4工程竣工结算报表 建安发票 业主单位在收到施工单位开具的与进度款 结算款金额等值的发票后 将 发票信息存档 并以此信息作为付款的依据 系统提供建安发票录入功能 主要用于登记施工单位