恒丰采购管理制度.doc

恒丰采购管理制度 1.0目的加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益.2.0范围本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）的采购。 3.0权责3.1研发部根据客户要求负责制作图纸、技术标准、原辅材料清单及后续的修改、保管等相关工作；3.2质检部负责物料的检验工作；3.3仓库负责生产产品所需材料的本地采购计划申请及入库手续的办理；3.4采购部负责生产产品所需材料外地采购的申请及供应商的评选、议价、结算、发票、对账、合同等相关工作3.5各部门根据采购需求填制采购计划申请表；3.6部门负责人审核本部门非生产产品的采购申请；3.7董事长负责审批非生产产品的采购申请和采购合同的签订；3.8生产产品的采购各相关人员根据审批后的生产任务计划单执行工作。 4.0内容4.1供应商的管理4.0内容4.1供应商的管理4.1.1采购部应建立合格供应商名录，对所有的供应商进行评价，归档管理，对不诚信、质量不稳定的供应商及时替换；4.1.2采购部在选择新的供应商时，必须对其进行全面的了解，索要具体公司证件，以确保对方正常经营；4.1.3通用性大宗物料(如钢材等)和经常使用物料的供应商，必要时进行实地考察，评价对方的实际经营状况和内部质量管理运行的有效性，防止因供应商的原因给我方造成损失；4.1.4对于主要的主要原料的供应商采购部应当致少有三家以上的合格供应商，以保证公司原料供应的稳定性；4.2询价、议价4.2.1在签订合同前，采购人员应选择至少三家列入公司合格供应商名录内的供应商进行询价；4.2.2经核实确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前款限制；4.2.3选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序选择；4.2.4供应商提供报价的物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应商请购部门确认；4.2.5专业材料、用品或项目，采购部门应会同使用部门共同询价与议价；4.2.6采购频率高的物料出现下列情况时，应当从新议价 1、市场价格下跌或有下跌趋势时； 2、采购频率明显增加时； 3、本次采购数量大于前次时； 4、本次报价偏高时； 5、有同样品质、服务的供应商提供更低价格时； 6、其他有利于公司条件时；4.2.7采购人员询价、议价完成后，应将具体情况反馈给部门负责人，负责人认为需要一步议价时，退回采购人员重新议价，或亲自与供应商议价。 4.3合同的签订4.3.1供应商、价格经核准后，采购人员应以本公司出具购销合同或供货商出具购销合同形式与供应商订立合同，订购物料。 4.3.2如购销合同由供应商提供时，应谨慎确认合同中的每项条款，预防损害公司利益的事项，如有需要可向专业律师询问；4.3.3若一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于购销合同上明确注明;4.3.4采购部确认采购合同各项条款都准确无误后，报董事长签订合同；4.3.5采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度;4.3.6在物价上涨价段，应与供应商签订长期的采购合同，以应对原料价格上涨对我司产品成本的影响；4.3.7在与供应商签订采购合同时，交地地点应当选为我公司，减少我司承担原料在运输途发生意外损失的风险；4.3.8签订合同时，在保证质量、数量、交货期等相关条件的前提下，延长付款期限，提高公司的资金使用效率；4.3.9合同中应当约定争议处理方式及损失的赔付标准；4.3.10采购部执行采购工作，应当签订采购合同，零星采购除外；4.3.11合同签订后，采购部应妥善保管，并严格按照合同执行。 4.4采购的申请4.4.1仓库根据生产任务计划表和研发部下发的产品原辅材料清单并结合实际库存情况，确定本地采购物料清单及数量，填写采购计划申请表交由采购人员执行；4.4.2采购部依据仓库发放的生产任务计划表和研发部下发的产品原辅材料清单并结合实际库存情况，确定外地采购物料清单及数量交由采购人员执行；4.4.3非直接生产产品的采购由各部门负责填写采购计划申请表，经部门负责人审核，董事长批准后交由采购人员执行；4.4.4采购计划申请表应注明货物名称、规格、数量、需求日期及注意事项等相关内容；4.4.5紧急采购时，各部门应在采购计划申请表备注栏注明“紧急”字样，以便采购人员及时执行具体采购工作。 4.4.6除直接生产产品所需的采购外，须经相关人员审核批准后方能采购，如遇特殊情况，可先打电话确认，待情况允许时于当天办理补签手续；4.4.7除直接生产产品所需的采购外，其余采购原则上每星期执行一次，特殊情况每月不能超地两次；4.4.8采购人员接到申请时，及时安排采购工作，并在系统中录入采购订单；4.4.9采购部根据公司的实际情况，在不影响需求日期的情况下，尽可能节约采购成本，减少采购环节；4.4.10如安排公司人员直接在本地采购，则不需在系统录入采购订单，但必须由对方提供清淅的销售清单，详细地注明物料的名称、数量、单价、金额等情况；4.4.11采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行；4.5验收、入库、付款4.5.1采购物资运到本公司时，仓库人员及时核对数量、型号并通知质检人员进行检验;4.5.2检验员对物料及时（当天）进行检验，并将结果通知仓库；4.5.3合格的物料，仓库人员及时（当天）在系统中录入采购入库单并办理入库手续；4.5.4财务部及时填制采购发票；4.5.5检验不合格，仓库及时与采购人员联系；4.5.6如需要退货时，仓库协助采购人员及时办理退货相关手续；4.5.7向供应商付款时，采购人员填写具体的付款申请单，连同有关凭证报经财务部门审核，并经董事长批准后，出纳人员方可付款；4.5.8对于本地采购，采购人员报账时必须附仓库由系统中打印的入库单，经董事长批准后出纳方可付款；4.5.9出纳付款后，及时在系统录入付款单；4.5.10公司主要的供应商，采购部必须每月进行对账，对账时应先由对方提供相关发货、收款记录,其余供应商应保证最少两个月进行对账；4.5.11对账结果采购部必须进行归档妥善保管；4.5.12采购人员在实际工作中，应公平对待供应商，一切以公司利益为重，不得私下与供应商达成协议、收授贿赂、接受礼品，如因对方原因无法拒绝，价值在20元以上或合计过20元的，必须上交公司。 5.0考核5.1图纸、技术资料、原辅料清单错误、物料未申请采购、未及时采购、验收结果错误等原因延误工期，每次部门负责人不低于50元罚款，直接责任人不低于100罚款；给公司造实际损失的，部门负责按实际损失的3%且不低于100元进行处罚，直接责任人按实际损失的5%且不低于200元处罚;5.2其他工作不符合规定每次处于20元罚款；5.3相关人员如认为考核与实际情况不符或其他原因，可找公司领导申诉；5.4任何人不得损害公司利益