jd_training.ppt

positionanalysisandroleclarification session2 jdandmercer sresponsibilityanalysistool职位分析与美世职责分析工具 3 wewilllearn 我们将要学习 whatisposition职位的概念positionanalysismethod arcpi 职位分析方法 arcpi 介绍howtousemercer stoolanalyzeposition sresponsibility如何使用美世工具分析职位的职责 4 vision愿景 responsibility职责 function职能 organization组织 strategy战略 position职位 accordingcorporation sbusinessrequirementsetsposition 根据企业经营的要求建立职位 visiontoposition愿景到职位 5 thethinkingwayforbuildpositionmap建立职位图谱的思路 根据职级所表现的特性 将职级进一步整合形成大职层 体现公司战略导向的支持和传递 形成一种承上启下的通用层级关系 positionclass1 大职层 positiona no 职种乙 纵向的职级和横向的职种的交叉点为职位 根据工作任务的大小和业务发展的需要所需设定的职位数量即职数 从纵向上根据职位评估分数排序结果进行聚类分析 结合公司的情况整合成适宜的职级 从横向上基于组织机构和业务流程分析 以相同或类似职能为原则将职位归纳为职种 职种甲 职种丙 positionb no positionc no positionclass2 positionclass3 职类 6 whatisposition 什么是职位 positionis职位是 aorganizationstructure sbasicunit一个组织结构的基本单位itbelongstoorganization notpositionholder它属于组织 而不属于职位任职者resultsdriven positionmustbeoutput以结果为导向 职位一定有产出dynamic butrelativelysteady动态的 而又是相对稳定的 7 whenaemployeemoved hewouldtakehismanagementstyle problemsolutionandperformancelevelaway 当一个员工流动时 他带走的是他的管理风格 解决问题的能力和绩效表现水平 hewouldleavehispositon sfunction workscopeandresponsibility 他留下来的是他所处职位的 功能 工作的范围和应付的职责 intheotherwords hispositionstillexists 换句话说 他的职位仍然存在 whatisposition 什么是职位 organizationstrategy组织战略 function职能 lineofbusiness事业部 mainresponsibilityarea主要职责领域 department部门 structure结构 function职能 position position sexistence characteranddefinitionarebasedonorganizationstrategy 职位的存在 特征与定义 都是基于组织的战略 positionisorganization sminimizeunit职位是组织的最小单位 position position 9 middlelevel swashingmachine中层管理的洗衣机 high高middle中low低 clear清楚ambiguity含糊clear清楚 10 positionholder spointofview任职者角度 management spointofview管理者角度 tounderstandingposition maybeexistdifference对职位的理解 可能的偏差 11 jd职位说明书 expectedrole公司的要求 perceivedrole个人的理解 acceptedrole双方同意 distributeresponsibility分配工作职责assignmentclarification任务澄清 communication沟通 commission承诺 答应负责 positionrequirementrecruitmentprofilebasictoolofhrmanagement职位的要求招聘要求人力资源基本工具 12 jd sefforts consistentagreement岗位说明书的效果 一致的认同 jdmaystrengthenpositionholderforposition sunderstanding岗位说明书可以强化任职者对职位的理解 减少任职者和管理者对岗位职责的认识差异 jd岗位说明书 management spointofview管理者角度 positionholder spointofview任职者角度 management spointofview管理者角度 positionholder spointofview任职者角度 13 positionanalysisroadmap职位分析路径图 1 analyzeorganization组织分析 2 clarifydepartmentresponsibility部门职责澄清 3detaildepartmentresponsibility部门职责细化 4 distributetoposition分配到职位 5 writejd编写职位说明书 positioninformation职位基本信息2 position sexistencepurpose职位存在的目的position ssize职位规模worknetwork工作联系网络lowestpositionholder srequirement最低任职要求responsibilityscope职责范围measurestandard衡量标准 14 1 organizationstructureanalysis whatshapeshouldtheorganizationstructurebe 组织结构分析 公司应当采用什么样的组织结构 tallwithsmallunitsandsmallspansofcontrol 多层次结构以及较小的管理幅度 flatwithlargeunitsandwidespansofcontrol 扁平结构以及较宽的管理幅度 15 organizationstructure stype byfunction 1 组织结构的类型 按职能 1 16 byproducts 2 按产品 2 17 byarea 3 按地域 3 18 byfunction products area 4 按职能 产品 地域 4 19 matrixorganization 5 矩阵结构 5 function productmatrix职能 产品矩阵 20 keyconsiderationsoforganizationalstructureanalysis组织结构分析的考虑要素 verticalorientedorganization以纵向型结构为主taskspecific任务专业化stricthierarchywithmanyrules严密的层级链 规则多verticalcommunicationandreportingsystem纵向沟通和报告系统fewteams taskforces orintegratedpeople很少设有团队 任务小组和整合人员centralizeddecisionmaking集权的决策 horizontal flattenedorientedorganization以横向型 扁平化结构为主sharedtask authorization任务共享 授权loosehierarchywithfewrules松散的层级链 规则少horizontal face to facecommunication横向 面对面的沟通manyteamsandtaskforces许多的团队和任务小组decentralizeddecisionmaking分权的决策 functionalorganization职能型结构 functionalorganizationwithcrossfunctionteam设有跨职能团队或整合人员的职能型结构 lineofbusinessorganization事业部型结构 matrixorganization矩阵型结构 horizontalorganization横向型结构 21 functionanalysis职能分析 22 2 clarifydepartmentresponsibility部门职责澄清 applyprocessthinking andidentifywholeteam sgeneralfunctionmodules orfunctionline应用流程的思想明确整个团队的总体职能模块 或职能条线detaileachworkformodule line分析细化各模块 条线下的工作内容decomposeworkinnecessary必要时进一步分解工作内容accordingto verb verb sobject format eg reviewmaintenanceaffordresponsiblycircuitry按照 动词 动词的宾语 的格式描述 如 检查所属线路维护工作 caretodescribeourteamorourwork avoidtobeimpractical注重描述本团队做或所能影响的那部分工作 避免描述太虚donotdescribecarefullyhottodothework avoidtobetrivial不需要一步一步地具体描述如何完成工作 避免描述太琐碎needtodescribe what not how 需要描述的是 做什么 what 而不是 怎么做 how 23 3 detaildepartmentresponsibility部门职责细化 theobjectivetofurtherdetaildepartmentresponsibilitydescriptionistoclarifyeachposition sresponsibility 在部门职责描述下的进一步细化 目的是明确各职位的职责 24 4 deposetoposition rolemapping aeffectivepositionanalysistool分配到职位 职责匹配 一种有效的职位分析工具 whatisrolemapping什么是职责匹配 detaildepartment sresponsibility andmaptoeachposition将细化的部门职责匹配到各个职位thepurposeofrolemapping职责匹配的目的 analyze clarifyrelationshipforeachpositioninimplementationprocess distributework clarifyresponsibility improvecorporation decreasemistakeorwrangle分析 澄清各项工作执行过程中各相关职位之间的职责关系 分配工作 分清职责边界 以加强合作 减少误解或扯皮现象standardforrolemapping职责匹配的标准 howtodividetheworknow nothowshouldwedo partsthatun clearoroverlapshouldfillbyactualwork现在是怎么分工的 而不是应该是怎样的 不清楚或重叠的部分按照实际情况填写 25 4 decomposetoposition rolemappingsample分配到职位 职责匹配示例 26 4 decomposetoposition rolemappingsample分配到职位 职责匹配示例 27 commitment使命和任务strategy策略composedbyfollowing由下列构成 4 decomposetoposition分配到职位 arcpi 另一种有效的职位分析工具 position role organizationstructure组织结构 workprocess工作流程 storepurchaseprocess备用品采购流程 position role position role position role 28 4 decomposetoposition arcpiexplanation分配到职位 arcpi的诠释 a v审批 approval veto 审核以批准或否决的权利r主要负责 responsibility 负责启动并跟踪某一活动 并确保该活动的顺利完成 对该活动的结果负责 主要是 管理 该活动 不一定需要亲自完成它p参与 participation 做为行动小组成员之一参与该活动c咨询 consultation 为某活动提供咨询 建议i被告知或获悉 informed 必须被告知 但是没有直接影响力 29 4 decomposetoposition arcpirule分配到职位 arcpi的运用规则 nodirectlyrelationshipisblock无直接关系的可以留空r meansonlyresponsibilityforthedepartmentr 指只对本部门负责everyactionhas andonlyhasar therefore mustagree on r ordecidedbysupervisor ifnoagreement pleasereferencefollowing每一活动都有 而且通常只有一项r 因此 必须就此项r形成共识 或由上级拍板决定 达不成共识时可以按如下页方法决定 detailaction commonone 将活动细分 最常见的方法 movertosupervisor notthebestone 将r上移给上级主管 不一定是最好的方法 supervisordecideswhoisr上级决定将r给谁 30 4 decomposetoposition arcpisample分配到职位 arcpi应用举例 31 4 decomposetoposition arcpisample分配到职位 arcpi应用举例 续 32 utilizeanalysisresults identifyresponsibilityofposition利用分析结果明确职位的职责 savecurrentarcpidraft basedoncurrentsituation adjustresponsibilityaccordingtojobrequirement保留当前状况的arcpi稿 从当前状况出发根据工作的需求进行职责调整adjustmentfocusesarerandp调整的重点是r和preferringorganizationalchart makea vandrinonesamereportinglineasmushaspossible参照组织架构图 尽量使a v和r在一条汇报线上communicationisveryimportantinadjustmentprocess teammanagerormanagementteam sdiscussionanddecisionarenecessary调整的过程中沟通十分重要 需要由团队的经理或管理小组讨论决定accordingtoarcpianalysisresult consolidateanddescribeeachposition sresponsibilities根据arcpi的分析结果 归纳整理 并描述各具体职位的职责becarefulofeachposition sreportinghierarchy identifycorrespondingorganizationalstructure注意各职位的汇报线关系 明确相应的组织架构 33 departmentrolesandresponsibilitiesexercise 60minutes 部门职责撰写练习 60分钟 34 rolemappingexercise 30minutes 职责分配练习 30分钟 session3 howtowritearightjd如何撰写精确适用的职位说明书 36 wewilllearn 我们将要学习 jd sdefinitionandeffects职位描述的定义和作用jdpreparation职位说明书的准备工作jd swritemethod职位说明书的撰写方法jdcaseandpractice职位说明书案例及练习 37 jdis 职位描述是 aexactinstructiontoeachemployee sworkassignment contentsandevaluationstandard对每个员工的工作任务和内容及考核标准的准确说明individualworkcontent oneofprescribeinworkscope个人工作内容 工作范围的一个规定accordingtoself developmentneedsidentifymaintask jdwillincludeexpatiation organizationhassomeresourcesthatmatchwithhr theresourcesomethinglikeresponsibly power benefits qualificationandenvironment组织根据自身发展需要所确定的重要工作 与可能拥有的人力资源相匹配而产生的 针对人在组织中的责 权 利 资格 环境等方面的阐述 38 jdis 职位描述是 aprogress jdisaprocessthatidentifyorganization sbusinessstrategy andcollocateeffectivelyfunction responsibilityandstructure一个过程 职位描述是明确组织为了实现其经营战略 按最有效方式配置的职能 职责和结构的一个过程describeobject toachieveneedsoforganization sbusinessstrategy seffectivefunction responsiblyandstructure描述对象 为了满足组织实现经营战略的需要的最有效的职能 职责与结构jdisaprocess职位描述是一个过程analysisanddifferentiation分析与识别checkandconfirmation检验与确认writingandupdate撰写与更新aresponsiblydetaillist jdisapositionthatrelativelyallofresponsibility一份职责清单 职位描述是一个职位的所有相关职责的清晰列表amanagementtool一个管理工具exactjdstatus准确的描述职位现状positionholderandsupervisoragree on被任职者与主管共同接受topositionprovideexactinformation为职位评估提供准确信息indicateposition slong termobjective asabaseinindividualobjectivesettingandperformancereview指出职位的长远目标 将作为个人目标设定与业绩考核的基础topositioncompetencyneedsanddevelopusefulinformation为职位能力需要与开发提供有用的信息toselectrightpositionholderproviderequirements为遴选适当的任职者提供要求 39 jdisnot 职位描述不是 topersondescribe对人的描述toperformanceevaluation对业绩的评估 40 whydoweneedjd 为什么要描述职位 identifyeachposition srole明确每个职位的角色identifyeachposition scontributionfororganizationobjective明确每个职位对组织目标的贡献provideexactlistthatpositionholds reducethegapamong expectedrole understandingrole and acceptedrole 提供职位所承担职责的精确列表 尽可能减少 期望的角色 理解的角色 与 被接受的角色 之间的差异 positionholder spointofview任职者角度 manager sprintofview管理者角度 41 jdtool jd 42 typicaljd典型的职位说明书内容 jd spurpose职位的目的positionlocationinorganization职位在组织中的位置positionholder smainreasonability任职者的主要职责merceraddedcontents美世增加的内容positionsize职位的规模networkofinternalandexternal内部与外部交互的网络lowestrequirementsforrecruitingaposition职位在招聘时的最低要求performancemeasurestandard业绩衡量标准 43 jd seffects职位说明书的作用 whydoweusejd 为什么使用职位说明书 asacommunicatetoolforpositionholder与任职者沟通的工具atoolorganizationanalysis组织分析的工具as作为objectivesetting目标设定positionevaluation职位评估positionrequirements base职位要求的基础recruiting招聘entry leveltraining入职培训wiseandtraining劝导与训练 fromjd wewillget 通过职位说明书 我们将获得 identify consistent sampleinformation明确 一致 简单的信息responsiblyarea职责区域responsibly职责的宽度 深度verb inuseddescribe描述中使用的动词measurestandard衡量标准externalstandard客观标准areainbalancecorecard在平衡计分卡所属区域objectiveandnetwork目标与网络clear logicandunderstanding清晰 符合逻辑 便于理解requirements要求actual detail现实的 具体的 44 position spreparedsteps职位描述的准备步骤 1identifyposition spurpose明确职位描述目的 2revieworganizationstructure审核组织结构图 3functionanalysis职能分析 4positionanalysis职位分析 5employeecommunication员工沟通 45 jd spreparation 1 职位描述的准备 1 jd spurpose whendoweneedjd 职位描述的目的 何时需要描述职位 organizationchange组织变革m a收购兼并split拆分organizationrestructure组织结构重组functionrestructure职能重组positionrestructure职位重组periodicalupdates周期性更新 46 jd spreparation 2 职位描述的准备 2 revieworganizationstructure审核组织结构图organizationstructureexpressesstructureforresponsibilityallocation corporationandcorrespondrelationship组织结构图是表达对工作责任的分配 合作及协调关系的架构图clearlyexpressallofdepartmentorposition sinterrelation清楚地表明了所有部门或职位之间的相互关系organizationstructureisnotunchanged whenaorganizationalstructureororganizationalresponsibilityischanging organizationstructurewillchangeaccordingly组织结构图并非一成不变 当组织的构成或组织内的责任分配发生变化时 组织结构图会发生相应的改变 47 jd spreparation 3 职位描述的准备 3 jobanalysis职能分析subject executivelevel主体 高层管理者organizationcoordinator hrdepartment externalconsultants组织协调者 人力资源部 外部顾问results listalloffunctionandresponsibilityareatoensurenomiss结果 列出所有的职能与职责区域 以保证没有遗漏selecttypicalposition optional 选择典型职位 可选方法 48 jd spreparation 4 职位描述的准备 4 jobanalysis rolemapping 职位分析 职责匹配 identifyorganizationcoordinator hr externalconsultants确定组织协调者 人力资源部 外部顾问preparelistthatdorolemapping准备匹配用的表格ifpossible pleaseprovidecurrentrolemappingdraft如果可能 基于现有的职位描述做出职责匹配的初稿buildjobanalysiscommittee成立职位分析委员会stablemember hrmanagement externalconsultant固定成员 人力资源部管理者 外部咨询顾问specialmember executivelevel businesslinemanager特别成员 高层管理者 直线经理reviewpositionanalysisdraft审核职位分析初稿fromtoptobottom自上而下maybereviewedbycommittee orinvitepositionholderrepresentativejoinanddiscuss可选择由委员会审核 也可邀请所有任职者代表参与讨论organizationcoordinatorproposesrevisedsuggestion组织协调者提出修正意见revise修正wording遣词用句responsibilityadjustment职责调整organizationrestructure组织重构 49 jd职位说明书 expectedrole公司的要求 perceivedrole个人的理解 acceptedrole双方同意 distributeresponsibility分配工作职责assignmentclarification任务澄清 communication沟通 commission承诺 答应负责 positionrequirementrecruitmentprofilebasictoolofhrmanagement职位的要求招聘要求人力资源基本工具 50 jd spreparation 5 职位描述的准备 5 employeecommunication员工沟通back to back背对背face to face面对面 expectedrole公司的要求 perceivedrole个人的理解 acceptedrole双方同意 distributeresponsibility分配工作职责assignmentclarification任务澄清 communication沟通 commission承诺 答应负责 51 writejd职位描述的撰写 accordingtojdformat fillrelativeinformationandcontentforthepositionmapping andthengetjd按职位说明书的格式 将职位相关信息以及职位匹配的内容置入形成职位说明书positionholderdraftfirstly andthendiscusswithsupervisor由任职者撰写初稿 再与主管讨论 52 jdformat职位说明书的格式 1 2 4 5 6 7 3 8 53 1 identity基本信息 identity基本信息date日期organization组织名称department部门positiontitle职位名称incumbentname任职者姓名approval签名supervisor主管职位名称supervisor sname主管姓名approval签名 theidentityofthepositionplacesitwithinthecontextofthecompany 基本信息明确了职位在组织中的位置jdneedtobereviewedwhenannuallyupdatedperformancecontract 每年制定新的业绩合同时 职位描述需要重新签字dateshouldberenewedwhenjdwasupdated 每次更新职位描述时 日期相应变更otherinformationbasedonorganizationrequirement可以根据组织要求提供其他信息 grading region 组织等级 地区等signatureofhrpeople人力资源管理者签字等 54 2 purpose 职位存在的目的 thepurposedefinesthemainroleoftheposition anditanswers3questions 职位存在的目的描述了职位的主要角色 它要回答这样三个问题 whydoesthispositionexists 这个职位为什么存在 withinwhatlimitsdoesitoperate 这个职位在什么限制之下工作 withwhatlong termobjectives 它的长远目标是什么 thepurposeisfor why notfor how or what 职位目的只描述 为什么 而不是 如何 什么 couldbewritteninthebeginning orbegeneratedafterfinishingallotherparts 可在开始时撰写 也可在职责描述完成后总结 purpose whythepositionexists withinwhatlimitsandwithwhatobjectives 目的 职位存在的理由 限制条件和目标 55 purpose 职位目的撰写 withwhatobjectives withinwhichlimits whydoesthepositionexist 为 什么目标 在 什么限制条件下 做 objectives目的 limits限制条件 results结果marketshare市场份额profit利润sales销售quantity数量quality素质service服务 policy政策principles原理guidelines准则supervision日常监督 organize组织instruct指导recommend推荐plan计划operate操作活动 todowhat做什么 56 exampleofpurpose 职位目的举例 itservicessupervisor信息系统主管 toadviseandmanageitandcommunicationservicesinalloperationsofthecompanywithinbusinessgoalsandpolicies withtheobjectiveofincreasingworkingefficiencyandproductivitythroughtechnology 为了通过科技手段提高工作效率与生产力 在公司经营目的及政策限制下 向公司各部门提供有关电脑管理及信息沟通服务的建议 accountingsupervisor会计主管 toorganize coachandcontroltheaccountserviceinxyzcompanywithaccountingprincipleandmethodology withtheobjectiveofensuringthedeliveryofaccountingreports 为了按时按质地递交会计报表 在通用的会计法则和方法限制下 组织 指导 控制xyz公司会计工作的开展 57 examplesofthepositionframework within 用词参考 目标与限制 withwhatobjectives 目标market市场份额performance业绩profitability利润efficiency效率productivity生产率quality质量service服务deadlines期限safety安全continuity持续性 withinwhichlimits 限制laws法律values价值观principles原则policies政策strategies策略guidelines方针patterns模型methods方法techniques技术systems体系 practices作法customs习惯procedures程序conditions条件models模式rules规定routines常规instructions指示regulations规则criteria准则 58 thinkingandactionverbs用词参考 做什么 search调查evaluate评估develop改善propose提议advice建议thinking思考decision决策action行动 initiate发起participate参与contribute贡献recommend推荐plan计划decide决策organize组织implement实施direct manage指导 管理execute realize执行 实行control控制supervise监督revise修改adapt应用 59 4 operatingnetwork工作联系网络 theoperatingnetworkshowsthecontactsandinteractionthepositionhaswithotherpartiesinside internal andoutside external theorganization andwhichpartyimpactswhom 工作联系网络显示这个职位与组织内 外部联络的对象 以及相互影响的关系notincludedailycommunication 不包括日常交流notonlytheproceduresbeforeandafterworkflow 不仅仅指流程前 后道工序 external外部 external外部 internal内部 60 definitionofoperatingnetwork工作联系网络定义 supervisor直接上级 subsidiary直接下属 otherdepartments 集团 其他部门 influence direction policy decision影响方式 指导 方针 决策等 influence instruction regulation laws market etc 影响方式 指导 规则 法律 市场等 influence instruction order market etc 影响方式 指导 指令 命令 市场等 external外部 external外部 otherdepartments 集团 其他部门 otherpositions本公司 部门 其他职位 otherpositions本公司 部门 其他职位 61 exampleofoperatingnetwork工作联系网络举例 人力资源总监hrd generalmanager总经理 government政府机关hrassociation人力资源协会hrconsultant人力资源顾问 hrconsultant人力资源顾问externalservice外部服务机构applicator应聘者 subsidiary直接下属 hrvp集团人力资源副总裁 external外部 external外部 hrmanager子公司人力资源经理 financedirector财务总监 salesdirector销售总监 62 5 minimumrequirements最低任职要求 thissectionspecifiestheminimumqualificationsandskillsthatacandidateneedstoberecruitedinthisposition dependingontherecruitmentpolicy theserequirementscouldbeforfulloperationallevelorloweriftrainingandguidanceareprovided 招聘本职位任职者的最低要求 但如果公司提供相应的培训与指导 也可根据招聘政策相应降低 minimumrequirements最低要求education experiences教育 经验education background professionalskills specialeducation training etc 教育 学历 专业技术 特殊教育 培训等 衡量标准 证书 学位等 experiences local multinational specialtalent generaltalent howmanyyears 经验 本地 跨国 专才 通才 几年 specialtransferablebackgroundshouldbenotified 特殊可转化的背景应被注明specificknowledge skills特别知识 技能specificknowledgeandskills notincludedintheeducation experiences arerequiredfortheposition 指教育 经验未能含盖的特别知识与技能language computerskills specialtechnicalskills communicationskills etc 如语言 计算机 特殊技术 沟通等 63 exampleofminimumrequirements最低任职要求举例 minimumrequirements最低要求education experience教育 经验bachelordegreecoveringhrandbusinessmanagement人力资源或工商管理专业本科学历extensivehrmanagementexperienceinmulti culturalenvironment跨国公司人力资源管理的丰富经验specificknowledge skills特别知识 技能language fluentenglish语言 流利英语computer familiaritywithpersonnelmanagementinformationsystems计算机 熟悉人事管理信息系统others goodcommunicationandinter personalskills其他技能 优秀的沟通与人际技能 64 6 responsibilities主要职责 4 8items4 8项correspondtoapermanentobjectiveandindicatepreciselytheexpectedresults主要的职责和期望的贡献payattentiontolong termandcontinuousresponsibilities withoutreferencetoatimeframe关注长期 持续的职责 尽量少地考虑时间性express what responsibility insteadof how task 描述 做什么 而不是 如何做 headings标题ranking序号objective definition目的 定义 1 2 measurementcriteria衡量标准 quantitative数量qualitative质量 responsibility主要职责 65 exampleofwritingresponsibilities 1 主要职责写法举例 1 heading标题objective目的finalresult结果verbsofreflection action动词 思考性 行为性 activity活动 marketing市场营销inorderto为了expansionandprofitability市场扩张与利润率assess recommend plan organize评估 建议 计划 组织marketingactivities市场营销活动 marketing市场营销assessmarketconditionsandtrends recommend planandorganizemarketingactivitiesinordertoensurecompany sexpansionandprofitability 为了确保公司的市场扩张和利润率目标的实现 评估市场情况与趋势 建议 计划与组织市场营销活动 66 exampleofwritingresponsibilities 2 主要职责写法举例 2 cash flowmanagement现金流管理inorderto为了liquidity investmentreturn流动率 投资回报forecast control invest预测 控制 投资cash flow现金流 cashflowmanagement现金流管理forecastshort t