人事档案管理规范.docx

版次：A/0文件名称人事档案管理规范编制部门行政人事部编制日期2012-3-14页次一、目的：为规范公司员工人事档案管理，有效的对员工档案进行妥善保管，同时为了维护档案材料的完整性、安全性，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本规范。二、适用范围：公司所有员工的档案管理工作均可参照本管理规范实行。三、权责：（1）公司所有员工人事管理档案的建立、管理工作由行政人事部人事专员（档案管理人）负责，由行政人事部完成人事管理档案的建立、更新工作。（2）公司员工的人事管理档案属于机密文件，必须是分管副总以上（含）的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。部门经理仅限于查阅本部门（职位低于本人）的员工人事档案，任何人不许以任何方式复印人事档案资料及将其带出办公室。（3）档案管理员的职责：由行政人事部人事专员负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。四、归档范围：公司员工入职档案、培训档案、离职档案、变动档案、劳动工资、委托书、合同及保密协议、竞业协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。五、归档内容：1、员工入职档案：（1）个人简历；（2）员工人才登记表（含面试评估表）；（3）员工入职登记表；（4）个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、暂住证复印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件等）；（5）原单位离职证明；（6）合同及协议（劳动合同、保密协议、竞业协议）。2、培训档案：（1）培训合同、协议；（2）培训相关资料及获取证书复印件。 3、员工变动档案：（1）员工转正申请表；（2）员工转正考核表；（3）岗位异动申请表；（4）奖惩文件。4、员工离职档案：（1）辞职申请表；（2）辞职交接清单；（3）离职工作交接单；5、其他资料档案：劳动工资、委托书、合同及保密协议、竞业协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。六、操作流程：接收新员工入职资料/调职档案检查档案所需资料是否完整限期内由员工/调出部门补全缺失资料 是 否将员工资料存档离职：将员工在公司期间的资料存档在职：将员工在职期间变动情况及时存入个人档案转职：将员工档案转至员工调入部门档案范畴流程描述：1、行政人事部人事专员确定员工入职后，办理员工入职手续并收集新入职员工基本资料，核对无误后，建立员工档案，并放入所在部门的档案范畴；如档案有所缺失，限期内补全资料。2、行政人事部人事专员根据员工资料变动情况，如岗位异动申请表、调薪通知单等，及时更新员工档案信息。3、员工离职时，应及时整理员工入职资料、在职资料及离职资料，并将此离职员工人事档案妥善保管。七、档案管理：1、基础管理：（1）原则：归档及时、整理规范。（2）新录用的员工，应及时建立档案，并更新员工电子信息台账。（3）档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门分类存档。（4）当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交行政人事部归档，原件当场查验。（5）离职员工档案每月月初进行清查并整理，以月为单位把离职人员人事档案调出进行单独管理。存档两年后方可销毁。2、档案的查阅（1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料。（2）不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经行政人事专员、行政分管副总同意。（3）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚。（4）原则上不允许员工自带档案流动，如因工作需要从档案中取证必须由部门经理、行政分管副总同意。（5）档案管理人应做好各部门及领导的查阅登记工作，并在员工档案查阅登记表签字确认。3、档案的销毁（1）公司任何个人或部门未经允许不得销毁公司员工档案资料。（2）当某些档案到了销毁期时，由档案管