社会保险业务档案管理工作实务

社会保险业务档案管理工作实务 主讲：李秀梅1.社会保险业务档案的概念2.充分认识做好社会保险档案工作的重要意义 3社会保险业务档案规范管理，必须保障基础用房、设备、人员三方面的条件。4.社会保险业务档案的工作流程5.达标验收的标准和工作程序6.长期档案的数字化转换7.档案的3个基础概念介绍一、 社会保险业务档案的概念1、什么是档案在档案法中定义，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的构成包括四个基本要素：档案的形成者是国家机构、社会组织和个人其形成有两个特点：一是按照一定的来源有规律地形成；二是具体活动中逐渐形成的，是陆续将多种文件材料有条理地积累起来的。档案内容是档案承载的知识信息 档案之所以有价值，在于它记录的知识信息可供人们查考利用，成为人类了解过去、指导当前和预测未来的依据。档案形式指载体形式、信息记录的表达形式 两个方面：一方面是档案信息的载体形式；另一方面是信息内容的记录方式。档案载体有纸张为主的书面文件等常规形式的档案；还有胶片、磁盘、光盘等现代形式的档案。 档案的本质是直接的、原始的历史记录 原始记录性是档案的本质，也是档案区别于其它事物的关键。文件与档案的关系非常密切，文件是档案的前身，档案是由文件有条件转化而来的。两者是同一物体的不同阶段，具有不同的性质，区别在于：一是文件是现行的，档案是历史的；二是文件具有现行的法律效力和行政约束力，档案是历史记录，具有凭证和参考作用；三是文件办理完毕后丧失现实效用才转化为档案，档案是保存备查的历史文件。档案与图书、情报材料的关系同样十分密切，它们都是记录知识信息的载体，区别在于：一是档案是保存原文真迹的、未经过再加工的原本和原稿，不是后追记、编写或收集起来的间接材料；二是档案是原始文献，而非派生文献。因此，我们用历史记录区别档案与文件，用原始记录区别档案与图书、情报材料。2.档案的基本价值h档案的凭证价值和参考价值构成了档案的基本价值。档案的凭证作用首先从档案形成的过程及结果来看，是由当时当事直接使用的文件转化而来，并非人们事后追记和编写，它是真实客观地反映了人们的历史活动，因而具有凭证作用。其次，从档案的外形结构来看，文件材料上保留着真切的历史标记。有些是当事人的亲笔手稿，有些留有负责人的亲笔签名或批示，大部分盖有机关或个人印信；还有反映人或事物活动的影片、照片和原声录影等。这些保留下来的历史真迹具有凭证作用。以上特点，使档案成为讨论、处理和研究问题的根据。档案的参考价值是指档案中所含信息对各项工作、科学研究以及满足人们需要有参考作用的价值。档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思想发展，能给人们提供互相联系的，以至于系列的、广泛的情报信息。可为人们今后处理社会与自然界的关系和社会内部人与人的关系提供借鉴。因此，档案对于人们查考既往情况，掌握历史材料，研究事物的发展规律，具有广泛的情报价值。3. 什么是社会保险业务档案国家3号令第3条规定：社会保险业务档案，是指社保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。4.社会保险业务档案的特点 社会性强, 社会保险档案的社会性源自社会保险自身的社会性。社会保险项目不断拓展，覆盖范围不断扩大，参保人数急剧增加，社会保险档案涉及的人群越来越广。专业性强 ,社会保险档案管理的工作流程与经办业务流程并驾而行，归档范围和保管期限依据资料记载信息专业查考价值而确定，档案管理水平以规范经办操作，满足社会需求而论。档案量大 ,参保人数的日益增长 社会保险项目多 社会保险业务环节多 社会保险业务凭证多 类别齐全 ,按照反映的内容，包括社会保险管理类、社会保险征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类等；按记录的形式，包括文字、图表、声像等；按依托的载体，包括纸质、磁介质、光介质和其它介质等。 利用率高 , 可以说，对社会保险经办工作，领导关心、社会关注、群众关切。 二、充分认识做好社会保险档案工作的重要意义 为加强和规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、安全和完整，充分发挥社会保险业务档案在服务民众、保障民生等方面重要的基础作用。2009年7月23日，人力资源社会保障部和国家档案局联合下发了社会保险业务档案管理规定（试行）（人社部令20093号，简称“3号令”），并于9月1日起实施。随后，为贯彻好规定，人社部社保中心于7月31、8月5日先后下发了关于贯彻落实社会保险业务档案管理规定的通知和社会保险业务档案管理规定（试行）宣传提纲；人社部办公厅于2010年6月下发关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知（人社厅发201055号），确定了达标验收工作标准，并提出总体要求，即：“力争用3年左右的时间，使全国绝大多数经办机构在社会保险业务档案管理方面做到落实制度措施、落实场地设施、落实专业人员、落实经费保障，基本实现社会保险业务档案规范化、信息化、专业化管理”。规定共16条，明确了制定规定的依据和适用范围，明确了社保档案的概念及其管理职责、条件、制度，档案的形成、分类方法、保管期限以及利用、鉴定、销毁、移交和相关法律责任等内容。为了使规定在我省贯彻落实好，近日与省档案局联合下发了。1.做好社会保险档案管理工作，是规范社会保险经办操作的重要抓手加强社会保险经办管理“三化”建设，其根本目的就是要改变包括社会保险业务档案在内的各项经办管理不够规范的状况。社会保险业务档案管理贯穿于社会保险登记、征缴、统计、待遇核发、稽核等经办业务的全过程，与社会保险各项经办业务既紧密关联又相辅相成，是正确处理各项具体经办业务、支持经办工作顺利进行的重要基础，在整个社保工作中具有非常重要的地位。所以说，做好社会保险档案管理工作，是规范社会保险经办操作的重要抓手。2.做好社会保险档案管理工作，是经办机构服务参保对象的重要媒介社会保险业务档案是参保单位和个人履行缴费义务和享受社会保险权益的原始凭证，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据, 是实现为参保对象“记录一生、保障一生、服务一生”的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。 连接我们与参保人之间的重要媒介就是这些经办手续材料，一项经办业务完成后，这些材料又转化为档案继续为参保人服务，所以说是经办机构服务参保对象的重要媒介。3. 做好社会保险档案管理工作，是改善民生促进社会和谐的重要保证进一步规范社会保险业务档案管理，有利于更好的维护广大参保对象的合法权益，伴随着覆盖城乡居民的社会保障体系目标的推进，社会保险将覆盖到更多的人、更多的方面。由此产生的社会保险业务档案资料数量将更加庞大。抓好社保业务档案管理，实质上就是关注民生、保障民生、改善民生在社保经办服务中的集中体现，可以说，社会保险业务档案，是重要的“民生档案”，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。随着民众维权意识的增强，参保对象对涉及自身利益的权益记录更加关注，由此带来的相关诉求也越来越多。因此，我们一定要从保障参保对象的权益和维护他们的切身利益出发，加强社会保险业务档案管理。规定从切实维护参保对象合法权益出发，就社会保险业务档案的管理职责、归档标准、保管期限等方面都作出了明确规定，对确保档案的安全、完整，更好地保存、保管参保对象的各类权益记录，切实维护和实现他们的各项社会保险权益将发挥十分重要的作用。三、社会保险业务档案规范管理，必须保障基础用房、设备、人员三方面的条件。规定第五条要求，、社会保险业务档案规范管理，必须保障基础用房、设备、人员三方面的条件。1、基础建设 档案室应按库房、阅览、办公三室分开的原则设计，三个区域间保持一定的分隔和联系，避免交叉，保持通畅。各区域设置标准如下：（1）库房面积，应参照建设部和国家发改委档档案馆建设标准等有关标准，根据室藏档案数量确定库房面积，充分考虑社会保险事业发展趋势，测算档案室面积。承重：楼面荷载应不小于12KN/ 消防：门窗、装修材料和装具家具均应采用耐火材料，绝不能有明火设施，并采用气体或干粉灭火系统。（2）阅览室 面积不小于12平方米 ，设在档案利用者易于到达的位置 ；采光：窗地面积比不小于1：5。（3）办公室可划分整理区和办公区 。整理区内设计摆放裁纸机、装订机、扫描仪等设备及档案整理台的位置；办公区要考虑档案编研、统计等工作需要。（4）展厅（陈列室或称荣誉室 ）成为本单位开展职工教育的场所和对外接待宣传的窗口。有条件的单独设置，没条件的在阅览室设立展示区，摆放展示柜。2、设备配备（1）档案装具档案装具包括存放档案的档案架和装订档案的包装材料 。密集架：存放纸质档案；防磁柜：存放音像档案和光盘；装订档案的包装材料主要有档案盒等，采用PH7.680.01无酸牛皮卡纸制作 。（2）档案工具档案工具包括整理装订档案的工具和对档案进行信息化管理的设备常用的整理装订工具一般有页码打号机、裁纸机、打孔装订机、归档印章和真空压缩封装设备等。处理医疗保险文件材料的，应增配消毒柜。 档案管理信息化设备一般有计算机、打印机、复印机等常用办公设备，扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频转换、刻录机等档案数字化设备，有条件的还可配备服务器、交换机、光盘柜、小型机等电子档案存储、应用设备。处理医疗保险文件材料的，应增配消毒柜。 3、档案管理部门和档案人员各级经办机构应明确分管领导负责档案工作的组织和领导；明确档案管理部门，负责档案工作的组织和推动；配备专兼职档案管理人员，负责档案工作的操作和实施。市级2人/万卷、县级2人/万卷配备专兼职档案管理人员，明确分工。 要说明的是，各地要因地制宜，有条件的要做足功课，对于目前硬件条件不足的要做出发展规划，积极行动起来创造条件。四、社会保险业务档案的工作流程档案的整个工作流程有，收集、分类、整理、立卷、移交、保管、统计、编研、检索、利用、鉴定和销毁等环节，每个环节都很重要。几大环节的基本功能和作用：收集：是档案管理的基础，档案数量的保障。整理：是档案管理的重要环节，档案整理好坏主要体现为是否整体化、有序化。鉴定：是档案管理工作中档案质量的保证，去粗取精。保管：是档案管理的重心，没有保管，无从利用。检索：是档案管理中查询的重要工具，检索工具能较全面地体现档案信息。统计：是档案工作科学管理的重要手段。编研：档案管理中档案信息开发的重要措施，详细地体现档案信息内容，提高利用水平。提供利用：档案管理的目的。我重点讲以下几个问题：1.分类分类方法：按“年度-业务环节”分类规定第八条，社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，按“年度-业务环节”或“年度-险种-业务环节”两种分类方法。近日我厅与省档案局联合下发的河北省社会保险业务档案管理办法（试行）中确定我省采用“年度-业务环节”的分类方法，一是已经能够满足分类的需要，二是案卷目录不会太零散。要说明的是，如果已采用“年度-险种-业务环节”方法分类的也可以。所有社会保险业务材料共分为9大类，4个共有的基础类：管理类、征缴类、统计类、稽核类，加上5个分险种的待遇类别：养老、工伤、失业、医疗、生育待遇类。具体到每个经办机构4个基础类别是必有的，加上所管理的险种待遇类别，就是单位的完整的分类。规定中附件确定了归档范围和保管期限，并在每个类别中列出了必须纳入归档范围的材料。2、立卷立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的公文，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位案卷的工作过程。文书档案按件进行整理，而业务档案量大，而且是单一重复的大量材料，适合按以“卷”为单位进行整理。规定中也能体现出来，第八条中“及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录”，就说明了社保业务档案是按卷进行整理的。工伤档案以前我省有按个人立卷的，我以为是不科学的，一是由于每人占用的档案空间不等，无法管理；二是总要有材料进来，不能封存不成为档案。所以说，在以后必须要按卷进行整理，按照不同的经办环节分类，按照经办时间先后顺序组卷，即时办结，及时整理立卷。组卷方法：以“卷”为单位进行整理。先区分年度，再区分类别，第三区分保管期限，第四区分同一保管期限下的属类(即该类中不同表单或材料)。每大类中根据文件材料所产生的业务环节、记载信息、保管价值等划分若干案卷。根据经办职能、经办流程等实际工作中的差异，可将某一案卷业务材料进行细分单独立卷，卷名根据细分标准在原卷名加上简要限定性词语，如参保人员登记卷，细分为城镇职工参保人员登记卷、城镇居民参保人员登记卷等等；也可将在同一大类下的，相同保管期限的不同案卷合并立卷。注意，不同保管期限的不能合并组卷，同一保管期限合并组卷必须是在同一年度下，同一大类中的文件材料。3.部门立卷问题：档案工作是由互相联系的若干环节组成的一个有机整体，不论是微观的具体业务，还是宏观的管理工作，都不是档案管理部门可以独立完成的，更不是哪个个人可以承担得了的。部门立卷制度正是要最积极有效地把档案材料形成部门的力量动员起来，以确保及时、准确、系统地做好归档工作。社保档案材料量大，专业性强，以及经办工作性质的要求，实行部门立卷，有以下好处 ：档案材料形成部门的同志比较了解和掌握本部门文件的形成过程，由他们承担档案的收集、整理工作，可以保证档案材料的有机联系，提高档案的归档质量；益于文件材料的平时积累，有利于提高档案的完整率和归档率。由于案卷是由档案形成部门的同志亲自整理、组卷和移交的，他们对各卷的基本内容心中有数，便于部门日后的借阅使用，无形中也就提高了档案的利用率。节省人力，提高工作效率。大量的档案材料分散在经办中及时整理，不用耗费过多的人力集中整理。有利于经办工作内控和考核。将档案管理工作列入经办工作流程中去，与经办工作同步进行，通过对档案的管理也必然会加强经办工作的内控和监督工作，同时，档案材料也是对经办人员工作成绩最直接的反映和记录。4档号以字符形式赋予档案实体的，用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号通常包括全宗号、目录号、案卷号、件号、页号。全宗号：档案馆（室）给定每个全宗的代码；目录号:全宗内案卷所属目录的代码; 案卷号:案卷排列的顺序号。从1开始的自然序号。社保档案目录号编排原则，为保管期限代码加档案类别代码。保管期限代码分别为：Y(永久)、H(100年)、C(50年)、Z(30年)、D(10年)；档案类别代码分别为：gl(社会保险管理类)、zj(社会保险费征缴类)、yl(养老保险待遇类)、yb(医疗保险待遇类)、sb(失业保险待遇类)、gs(工伤保险待遇类)、sy(生育保险待遇类)、tj(社会保险业务统计报表类)、jh(社会保险稽核监管类)。社保档号：全宗号-年度-目录号-案卷号如：1153-2009-Ygl-00015.利用档案利用是档案整个过程中最终环节，国家政府，以及档案馆工作人员，为档案所作的一切努力，包括档案安全保护最终目标就是能服务于现代化建设，服务于国家、服务于人民群众。社保档案就是主要为领导决策服务；为经办工作服务；为参保对象服务。因此，档案管理人员要明确服务方向，了解利用需求，科学地开发利用档案信息资源。在利用时要注意办理相关手续，确保档案的安全，做好利用统计，同时要保守档案机密。五、达标验收的标准和工作程序开展达标验收活动，是贯彻落实3号令主要载体形式，是督促检查各地贯彻规定的重要途径和有效手段。目的是加快推进社会保险档案规范化建设。达标分三个等级，按100分计，85分及以上为优秀，60-84分为合格，60分以下为不合格。（一）达标检查内容省厅为贯彻落实55号文件精神，去年3月份下发了关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知（冀人社字201137号），成立了由我厅和档案局共同组成的全省社会保险业务档案达标验收领导小组及办公室，对达标验收的总体安排。达标工作内容以冀人社字201137号文件附件的要求为标准。所以我们就按照这个标准积极地进行准备，对照检查、打分，对于不足积极进行改进。内容共分为四大类，16个项目，61条。四大类是组织管理、设施建设、专业建设和利用服务。1.组织管理：三个方面一是管理办法，这要求制定本单位或本系统的档案管理办法，最重要的是不能与国家办法相冲突；按规定开展业务档案目标管理，指的是明确分管领导，有相应的档案管理部门；将业务档案工作纳入单位议事日程，年度工作计划和单位发展规划，并进行部署、检查和总结，要求有文字材料进行左证。二是管理人员，要与所承担的档案管理工作相适应，数量与质量两个方面达到要求，相对稳定。三是管理措施，要求明确分管领导和档案管理人员的岗位职责；建立档案工作流程；并将档案的收集、归档工作列入各项经办工作程序，与年度考核挂钩；对所属经办机构进行监督指导，并进行年度评估。2.设施建设：三个方面档案用房，一是有合标的专用的安全的档案库房，库房内无安全隐患，无杂物；二是库房、办公室、查档室三分开档案用具，档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装具符合国家，数量充足。设施设备，档案保管的“九防”和计算机、扫描仪复印机等现代化办公设备。3.专业建设：七个方面相关制度，指的是档案归档、保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交、查阅利用、设备维护使用、岗位责任等管理制度。立卷，主要是要求重视立卷工作，必须实行部门立卷，坚持平时立卷和立卷质量符合规范要求。另：对于历年来积存档案整理问题，原则上从2010年开始要求按照“3号令”执行，对于以前已立卷的档案不做特别要求。关键要把握好的是，今后新生档案必须按要求规范到“3 号令”上来。收集，及时归档，包括各种介质的档案材料，如电子文件等。整理，按规定制定分类方案，规范整理，分类上架，不同载体分别存放。保管，建立全宗卷、库房内有存放示意图、库内温湿度符合规定标准、档案无受损情况。鉴定销毁统计，成立鉴定小组一、规范销毁档案、档案进出登记及时准确、报表符合要求。移交，一是按照河北省档案工作条例规定向同级综合档案馆进行档案的移交，手续完整；二是档案人员调动时履行移交手续。4.利用服务：检索工具，编制案卷目录、计算机检索，对30年以上档案进行扫描加工，实现电子化管理。利用，调卷迅速准确、借阅有登记、利用效果有反馈登记，有利用服务实例形成文字材料，实现网上查询。查询，指在经办大厅建立信息查询系统。(二)验收工作程序6月26日全省达标验收领导小组第一次工作会议，研究制定了全省社会保险业务档案达标验收工作程序，于近日以冀人社字2012234号文件下发到各设区市人社局。有自评、申报、审查、验收、认定和颁发牌匾和证书六个环节。1、自评各市、县级经办机构，对照社会保险业务档案达标验收内容和得分标准，先对本级经办机构社会保险业务档案管理情况进行自查评估、打分，达到65分以上，才能够申请验收，形成自评报告，而后征求同级档案管理部门意见后，填写验收申请表，并送同级人力资源和社会保障行政部门进行审查。2、申报市级自评结果符合条件的，可直接向全省验收领导小组办公室提出达标验收申请，县级须经所在市达标验收领导小组初审同意后，由市级达标验收领导小组办公室适时向省级申报。申请报告包括本级自评报告一式两份，社会保险业务达标验收申报审批表一式四份。3、审查全省验收领导小组办公室在收到申请后应在10个工作日内进行审查，并在3个月内安排验收，提前两周通知被验收单位；不符合条件的，应及时向申请单位做出书面说明。4、验收由全省验收领导小组办公室，组织抽调各市人社系统、档案行政管理部门的人员和专家组成验收工作组，具体开展验收工作。（一）听取申报单位的社会保险业务档案管理工作情况汇报，重点了解经办机构对档案工作的部署、管理，档案库房建设和档案保管情况，业务档案建设和利用及人员配备等情况。（二）查看申报单位有关社会保险业务档案的相关资料，如申报单位档案管理规章制度、档案管理工作规划、档案考评奖励制度等。（三）实地查看验收，对照验收标准逐项进行打分。（四）对市级验收要抽查部分县级经办机构业务档案管理工作情况。（五）验收工作组根据被验收单位本级业务档案管理和对县级的指导工作情况，与被验收单位交换意见，提出等级认定初步意见。5、认定全省验收领导小组办公室根据验收工作组验收结论对申报单位进行审核，提出达标等级认定意见，并报全省验收领导小组审批。全省验收领导小组认定为符合条件的，在3个月内公布申报单位的达标验收等级认定。6、颁发牌匾和证书全省验收领导小组研究确定达标等级认定结果后，由全省验收领导小组办公室负责向获得达标验收合格等级以上的单位颁发牌匾和证书。7、降级、撤销申报单位达标验收取得优秀或合格等级后，如发生业务档案损毁、丢失、泄密等重大问题，全省验收领导小组调查确认后，申报单位获得的等级将被降级或撤销提请大家注意的是，要认真做好备检工作，提供好备检资料。不求华丽，但求实效。只要在检查时能将你档案管理情况如实地呈现给验收工作组即可。希望各地积极创造达标验收的条件，条件成熟了积极申报，务必完成全省今明两年有80%的经办机构达标的工作目标。六、长期档案的数字化转换纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的 档案信息资源得到