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公文写作培训讲稿-今天上午，我将围绕公文的文种和大家共同进行探讨。公文是党和国家机关传递策令、沟通情况、推动公务活动开展的书面文字工具，具有规范作用、组织作用、协调作用、宣传作用等等。我们今天讲的是行政机关的公文。行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。根据国务院20XX年发布的国家行政机关公文处理办法的规定，国家行政机关的公文种类有13种，包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。下面我们先来解读一下这十三个文种：一、命令命令，也可以称作令，是行政机关使用的公布性文种。主要用于公布重要行政法规和规章，宣布实施重大强制性行政措施，任免、嘉奖有关人员。用来公布规章时常采用正文附件的格式，附件为所发布规章。举个例子，比如中华人民共和国国务院令第496号，正文是“中华人民共和国水文条例已经20XX年3月28日国务院第172次常务会议通过，现予公布，自20XX年6月1日起施行。总理 温家宝 二七年四月二十五日”，所发布的条例附在后面一并下发。又比如国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令，这个命令的内容就是宣布实施重大强制性行政措施。而像三门峡市政府发布的关于对市安全生产监督管理局的嘉奖令，此类命令就是嘉奖令。命令没有抬头。尾部包括发令机关领导人职务及其签名章和成文日期等。签名章即发令机关领导人专门用于签名的个人印章，盖在成文时间上一行，不能压在成文时间上。写作命令时要注意：1.要严格按照发文权限行文。根据宪法规定，只有国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理、各部部长、各委员会主任和地方各级人民政府可以使用“命令”文种，省以下机关的职能部门不能使用。2.命令是指挥性公文，语言应当准确，语气应坚决果断。3.撰写和签发命令必须严肃认真，不能滥用，也不能朝令夕改。4.结构要严谨精悍，篇幅短小，使人易读易记，便于理解和执行。二、决定决定是行政机关使用的下行文的一种，用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。决定一般由三个部分组成，首先是标题和日期，其次是正文，最后是结尾。 1.标题和日期：决定的标题要完整地写出发文机关、决定事由和文种三项内容。在决定事由前一般用“关于”连结。例如国务院关于落实科学发展观加强环境保护的决定、三门峡市人民政府关于表彰20XX年度食品安全工作先进集体的决定。 决定的日期是会议通过或领导签发此项决定的日期，它写在标题之下，用圆括号括起。2. 正文：决定的主体部分也就是正文。其篇幅长短，要看内容多少。一个篇幅较长的决定，内容通常包括两层意思：一层是说明形势和有关情况，作出决定的目的与意义；另一层是说明决定的具体事项，落实决定的政策、措施和要求等等。正文开头部分一般用一个自然段，用“特决定如下”或“特做如下决定”与主体部分衔接。“开头”主要用来说明目前形势，分析或阐述做此决定的原因目的及意义，其语言要求简洁、概括性强。例如国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定，我念一下它的开头，大家可以体会一下：“为认真贯彻落实党的十五大精神和十五届四中全会通过的中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定，全面实施中华人民共和国产品质量法和质量振兴纲要(1996年20XX年)，提高我国产品质量总体水平，促进国民经济持续快速健康发展，现就进一步加强产品质量工作若干问题作如下决定：”。正文主体部分用来表达决定的具体内容，表达方式常采用条文式写法，在这些表现具体内容的“条”、“项”之间可以是明显的并列关系，也可以是明显的递进关系，无论何种关系，都一定要形成完整、严谨、清晰的整体。主体部分也可以用简述式写法，对所决定的事项作出直接公布。因为决定中的事项是下级机关、相关单位及所属个人必须执行的准则，所以要求写得明确、具体、详尽。正文结束语部分提出希望、号召和要求。 3.结尾。在决定的正文之后，可以写上“本决定自发布之日起施行”，通常不写成文日期和发文单位。如果要在报刊上发布，可以在文末署上发文机关名称。决定没有抬头，在正文末尾空白处盖章。三、公告公告是国家高级机关使用的一种公布性文种，用于向国内外宣布重要事项或法定事项。例如国家测绘局关于启用珠穆朗玛峰高程新数据的公告。公告一般只有周知性的内容而没有执行性的内容，也就是说，公告只是告知大家某一事项，而并不要求大家去执行什么事项，并且内容极其简单，一事一告，一般只有一段话，公告结束语一般使用比较固定和规范的专用词语，如“现予公告”、“特此公告”。公告不用红头文件的方式传播，全通过新闻媒体发布。公告的标题有四种不同的构成形式。一是公文标题的常规形式，由发文机关主要内容文种组成。如国务院关于坚决制止冲击铁路确保铁路运输安全畅通的公告。二是省略主要内容的写法，由发文机关文种组成。如国家税务总局公告、对外经济贸易部公告。这是公告比较常用的标题形式。三是省略发文机关，由主要内容文种组成。如关于1990年全国清理“三角债”成果和1992年继续清理“三角债”工作的公告。这种标题形式比较少见。四是只标文种公告二字。撰写公告时应注意几点：1.公告的语言要庄重严肃，朴实无华，不发表议论，也不加说明和解释，更不能使用渲染性的语言或形容词进行带有感情色彩的夸张描述。2.公告的使用者是国家高级机关，一般的基层机关，地方各级行政主管部门和企事业单位不能使用“公告”来发布遵守或周知事项，公民个人更不能使用“公告”。地方各级行政主管部门，比如金融、工商、公安、税务等部门根据职权发布周知事项，应使用“通告”。3.公告的内容必须是重要事项或法定事项。所谓“重要事项”，就是国内外关注的、尤其是有必要让国外了解的大事。例如新华社受权宣布我国将进行向太平洋发射运载火箭试验的公告。所谓“法定事项”，既包括由国家立法、司法等机关依法决定的事项，也包括依照我国有关法律规定应该使用“公告”予以公布的事项。如国家工商行政管理部门发布的关于企业法人登记注册的公告。四、通告通告是行政机关和企事业单位使用的告知性文种，用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，比如市人民政府关于禁止随地吐痰、乱扔乱倒杂物的通告。通告的标题，主要有5种写法：1.全题写法，也就是公文标题的常规写法，由发文机关、主要内容、文种三者共同构成。如河南省地方税务局关于认真落实事业单位、社会团体、民办非企业单位企业所得税征收管理办法的通告、广西工商行政管理局广西国有资产管理局关于办理19年度企业法人年检及国有资产产权登记的通告等。2.由发文机关文种组成。如中华人民共和国公安部通告、市房地产管理局通告等。3.由主要内容文种构成标题，如关于清理整顿无线电通信秩序的通告。4.只有“通告”两字。5.还有一种特殊的写法，先写上发文机关文种，即“通告”，再写上通告的主要内容。例如中国人民银行通告明日起发行1990年版壹圆券人民币。通告的正文和其他文种写法大致相同。1.开头部分，写明通告缘由，主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义。下面举个例子，听一下这个通告的开头：近期以来，我市清理非法占道经营，经过几次集中整治，取得了一定效果，但在一些主干道上仍有反复，禁而不止，影响交通和市容环境，群众反映强烈。为推进“讲文明、树新风”活动和精神文明建设八大工程的深入开展，市政府决定，集中一段时间，加大工作力度，实行综合整治，坚决彻底清理非法占道经营，让路于车，还道于民，改善交通秩序和市容环境。现通告如下：2.主体部分写明通告事项，常采用分条列项的写法，以做到条理分明，层次清晰。如果内容比较单一，也可以采用贯通式写法。3.结尾可以写上“特此通告”，也可以省略。通告中有要求大家执行的内容，它除了在公共场所张贴之外，还经常利用报纸、广播、电视等手段作公开宣传，是十三个文种里唯一的可以张贴的公文。五、通知通知是下行文的一种，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。根据作用，通知可以分为6种：1.发布性通知，用于颁布行政法规，如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知。2.批转、转发性通知，用于批转下级机关来文，转发上级机关、同级机关或不相隶属机关来文，印发下级机关、同级机关来文。这类通知的正文须把握三点：首先要对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，比如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；其次可以写明所印发、批转、转发文件的目的和意义，提出希望和要求。最后写明发文日期。3.指示性通知，用于对下级机关某项工作有所指示，如国务院关于加强文化遗产保护的通知。这类通知的一大特点就是：通常第一部分都是讲提高思想认识方面的问题，而最后一个部分则是讲有关组织领导的问题。文中应适当使用“不得”、“要”、“不要”、“必须”等词语，以使表意明确，语气坚定有力，这样有利于通知内容的贯彻执行。这类通知是目前我们使用最多的一种。4.知照性通知，用于告知一般事项。如庆祝节日，成立、调整机构，启用新印章等。5.事务性通知，通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属于事务性通知的一种，会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，参加人员，会议的时间、地点，需准备的材料等。6.任免通知，用于发布有关任免事宜。值得注意的一点是：凡是批转、转发、印发的公文，如果被转发、批转或印发的文件标题中有“关于”二字，那么标题中的第一个“关于”，即本级机关后的“关于”应该删掉，标题中只保留被转发、批转或印发文件的“关于”。如三门峡市人民政府办公室转发市体育局关于加快体育特色村建设实施方案的通知。另外，可以将人民政府转发通知的通知中所转发通知标题用文件文号代替，以避免“通知”二字的重叠。如河南省人民政府办公厅关于贯彻国发20XX23号文件精神进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知。六、通报通报是下行文的一种，用于表扬先进、批评错误、传达重要精神或情况。根据其内容可分为表扬性、批评性、指导性和沟通情况四种通报。如市人民政府关于表彰实施科技兴市“1+5”工程先进单位的通报、国务院办公厅关于江西上栗县“311”特大爆炸事故情况的通报。表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：首先写出主要事实：表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。其次分析指出事例的教育意义：表彰性通报，要在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。最后提出要求。情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。通报一般都是一文一事。通报具有典型性、及时性、真实性和新闻性的特点，各级、各类机关、企事业单位、社会团体都可以使用通报。通报重在叙述事实，让事实说话，寓事于理，以事明理。写作通报要注意：1.时效性，抓住时机，及时将先进典型和经验向社会宣传推广，对反面典型予以披露，引起警戒。2.指导性，选择对工作有普遍指导意义的事项发通报。3.真实性，通报中所涉及的事项必须真实客观。七、议案议案是行政机关专用的一个文种，用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的方案、市人民政府关于提请审议市环境保护条例的议案。议案讲求一事一案，不能把内容不同的两件以上的建议、意见写进同一份议案。同时，所提议案事项必须限定在本级人民代表大会及其常务委员会的职权范围内，否则不能作为议案。议案的开头部份可以简明扼要地阐述提出议案的目的或原因,也可以直截了当地提出需要审议的事项。 我举个议案的例子：市人民政府关于提请审议市建筑施工现场监督管理规定(草案)的议案，正文是：“市人大常委会:市建筑施工现场监督管理规定(草案)已经市人民政府同意,现送上,请予审议。”后面附上请求审议的规定。八、报告报告是上行文的一种，用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或要求。一般分为七种：1.工作报告，包括综合工作报告和专题工作报告。用于向上级汇报工作活动情况，它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法，有时也夹有成功的经验和挫折的教训。如三门峡市人民政府关于县污水处理厂建设和污水处理费征收情况的报告。2.情况报告，用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。比如本单位出现了正常工作秩序之外的情况，对工作产生了一定影响，应及时向上级机关如实汇报；即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新气象，必要时也要向上级机关汇报。情况报告与工作报告相比，其突出特点是使用面广、反映迅速、方式灵活，具有较强的信息性，往往成为上级决策的依据；而工作报告的作用侧重于决策的信息反馈性，服务于决策的连续性。3.建议性报告，即对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的想法之后，将其归纳整理成意见、办法、方案，上报给上级机关，希望上级机关采纳。如林业部制发的关于进一步加强森林防火工作的报告。对于建议报告，上级如果采纳，可能会批转给有关部门实施，这是建议报告目的的最终实现。4.检讨报告，也叫检查报告，是因为工作中发生失误而写给上级的报告，它不同于个人写的检查材料，它是下级组织写给上级组织的。5.例行报告，即在特殊紧急情况下，上级机关要求下级机关按周、按半周、按日向上级机关反映工作、汇报相关情况的报告。6.回复性报告，即为答复上级机关的询问事宜而写的报告。针对性强，上级询问什么，要求什么，就答复什么。如市人民政府关于治理河水质污染问题的报告，开头就写：“省人民政府：省政府转来省环保局提出的关于河水质污染状况的报告，经市政府调查研究 ，对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下：” 。7.送文送物报告，即向上级机关报送非法定文种文件如工作总结、规划等材料或向上级机关送交某一重要物品时随物一同送达的报告。只需写明“现将报上，请指正”即可。行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可，报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。 报告属于阅读件，不需办理。报告的正文部分 具体写法是：1.导语部分：不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。概括起来，大致有以下几种：背景式导语。就是交代报告产生的现实背景。根据式导语。就是交代报告产生的根据，例如：根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去冬派人到涪陵市和渠县，与市、县的同志一道 ，对城镇贫困户的情况作了一些调查。涪陵市委、市政府和渠县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及 采取的措施报告如下：叙事式导语。在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告。例如：19年2月20日上午9时40分，我省市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆消防车，经四个小时的扑救，大火才被扑灭。这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外，百货大楼三层楼房一幢及余下商品全部烧毁。时值开门营业不久，顾客不多，加之疏散及时，幸未造成人员伤亡。但此次火灾已造成直接经济损失792万余元。目的式导语。将发文目的明确阐述出来作为导语。例如：为认真贯彻落实国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知(国发1942号)切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好地为改革开放和经济建设服务，结合我市实际情况，就进一步加强森林防火工作提出以几点意见：报告导语的写法不止以上四种，运用时可以举一反三，融会贯通，灵活处理。2.主体部分也有多种写法，下面主要介绍几种常见形态。总结式写法。这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。大家可以具体学习一下国务院、省政府和市政府历年来的政府工作报告。 “情况原因教训措施”四步写法 。这种结构多用于情况报告。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。例如省商业厅关于市百货大楼重大火灾事故的报告，采用的就是这样的写法。指导式写法。这种结构多用于建议报告。希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。为此，建议要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表达。例如省计划生育委员会关于进一步加强厂矿企事业单位计划生育工作的报告，针对计划生育问题向省人民政府提出了四条建议：一、加强组织领导；二、明确职责；三、提高干部素质；四、落实经费。报告的结语可用“特此报告”、“以上报告，请审阅”、“以上报告如无不妥，请批转执行”等。九、请示请示是上行文的一种，用于向上级机关请求指示和批准。请示所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也要注意到时效性问题，对请示作出及时的批复。请示分两种：请求指示的请示和请求批准的请示。请求指示的请示运用于以下三种情况：1.遇到新情况、新问题，在有关的方针、政策、规章以及上级的指示中，都找不到相应的处理依据，无章可循，因而没有对策，需要上级机关给以指示。2.对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解释和说明。3.与友邻机关或协作单位在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决。请求批准的请示可分为以下三种：1.请求批准有关规定、方案、规划：依据有关规章和管理权限，下级机关制定的某些规定、方案、规划等，需要经过上级部门的批准才能发布实行。如本部门长期实行的法规，在制定出来后须经上级批准；由于本单位的特殊情况，难以执行上级的统一规定，需要进行变通处理，须提出变通方案报上级批准；设立新的机构，也要将设想或方案报上级批准；重要的工作计划、规划，也要报请上级部门批准。2.请求审批某些项目、指标：在工作中遇到人、财、物方面的困难，自己无法解决，可以提出解决的方案请上级机关审核批准，在人、财、物方面给予相应的调配。如请求审批基建项目，请求审批购进设备物资，请求增加人员编制等。3.请求批转有关办法、措施：某职能部门在自己的职权范围内制定了相关的办法和措施，却不能直接要求平级机关和不相隶属机关照办，可以用请示的方式要求上级机关批转给有关部门执行。比如绿化部门制定的保护花草和绿地的办法，由于职权的限制不可能自己直接出面要求有关部门都执行这一办法，就可以将这些办法和措施通过请示提交给上级，要求上级机关批转给所有相关部门施行。请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。1.开头部分主要表述请示的原由，这是上级机关批复的主要依据。请示原由要完备，应包括依据、基本情况、意义、作用等。一般而言，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。举个例子，比如市局关于成立老干部办公室的请示的开头：随着干部制度的改革和时间的推移，我局离退休干部日益增多，截至目前已达65人。由于没有专门的管理服务机构和工作人员，致使这些老同志的政治学习和生活福利得不到应有的组织和照顾，一些实际困难得不到妥善解决。为了使离退休老同志老有所为、老有所养、老有所依，充分发挥余热，根据上级有关部门的规定和离退休老同志的迫切要求，我们拟成立老干部办公室。现将有关事项请示如下：2.主体 部分是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。注意请示内容要完整，请求拨款的应附预算表，请求批准规章制度的应附规章制度的内容，请示处理问题的，本单位应先明确表态。3.请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求用语即可。常见的有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等等。请示只能报给直接的上一级机关，不能越级请示，也不能横向请示，如果情况特殊需越级请示要同时抄报直接的上一级机关。/请示只能有一个主送机关，不能多头主送，如需要两部门审理，要确定主送机关放在前面，中间加“并”字，如市政府并市委。请示主送的是上级机关，不能是某领导者个人。/请示必须坚持一文一事，要言简意赅，有主报机关的明确意见。请示不能抄送下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项。十、批复批复是下行文的一种，用于答复下级机关的请示事项。它是根据下级机关的请示而制发的，针对性、目的性很强。批复意见不管同意与否，必须清楚明白、态度明朗，不能含糊其辞、模棱两可。批复的正文分为开头、主体和结语三部分。1.开头部分一般注明批复的依据，用以说明是针对哪个请示所作的批复，也就是引述下级机关的来文标题和发文字号，要求写得严谨、明确。如“市文化局关于举办燕奇杯书法大赛的请示(文号)收悉”，接着，一般写上“经研究，现批复如下”。注意不可简单写成“年月日来文收悉”，许多来文，究竟是哪份，很不清楚。2.主体部分是批复的内容。请示的内容决定批复的写法。下级机关只就某个具体事项请示，批复的内容亦简单明了，可直接表态，同意的就写肯定意见，不同意的要提出有根据的、有针对性的缘由。有些批复可在同意的前提下，原则性地提出希望。批复使用的语言要简短，语气要坚决，态度要鲜明。对请示的批复一般分三种意见：完全同意，不完全同意、完全不同意。意见不同写法也不同。完全同意的批复可以不写同意的理由，只明确表态。如：“你局号文收悉，经研究，同意银水湖旅游度假村提前开工。”下级单位的请示，受政策和具体情况限制有时不能得到完全同意的批复。在写此类不完全同意批复时先说明同意部分，再讲清不同意部分及其原因。如：“你局号文收悉，经研究同意购制电脑6台，但因经费所限，暂不同意购制轻型印刷设备。”然后说明原因。完全不同意的批复，也一定要讲明不同意的理由和根据。因为对下级的请示有完全不同的理解，所以要在周密的思考和研究后，清楚、肯定、有针对性地答复下级请示，不能使用有歧义的词语。也可以在发文之前，先向下级单位讲明理由和依据。3.批复的结尾多用“此复”、“特此批复”等习惯用语。批复只能批给直接的下一级机关，也要对应请示坚持一文一事。如果所请示问题带有普遍性，或需告知其他机关，可用如下办法处理：将批复抄送有关单位，或将有关意见另用“通知”行文，将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。十一、意见意见是既含上行又具有下行和平行意义的一种公文，用于对重要问题提出见解和处理办法。/来自下级机关的“意见”只具有参谋建议性质，如是请示性意见，结束语写上“以上意见妥否，请批复”，如是报告性意见，结束语写上“以上意见如无不妥，请批转各地、各部门执行”，一经上级机关批准或批转，即转化为决策性的文件。/出自上级机关的“意见”，虽然文种名为“意见”，但这里的含义已经不是建议的意思，而是具有指挥性和决定性。结束语可写上“以上意见请认真贯彻执行”，也可以写在开头。如国务院关于解决农民工问题的若干意见。/出自平行机关的“意见”，是提出的见解和建议供对方参考。意见的表现形式有两种，一为意见，二为实施意见。写意见可以写得原则一些，提出大体要求和办法即可，写实施意见则需要更为明确具体，以便规范实施。十二、函函是唯一的一个平行文，用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。申请及商洽事项的函，首先简要介绍背景情况，然后说明商洽、询问、答复的事项和问题，最后提出希望和要求，结尾通常要写“可否，请审批”、“同意否，望请复函”等。使用函要符合公文的标准格式要求，不采用标准格式的文件属于便函。公函和便函是不同的，便函即信函，它是公文的一种形式，而并非文种。函的对应文种是复函，开头写上：你局关于事情的函悉。经研究，现函复如下。结尾一般可写作“特此复函”。十三、会议纪要下行文的一种，用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，篇幅不宜过长，语言表达要简明扼要，在每一层次之首可以写上“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议希望”、“会议号召”之类的标志语。会议纪要在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。一般有三种写法：一是概述法。把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。写作时注意：1.重点要突出，抓住会议明确和解决的主要问题。2.意见要统一，以会议的总结报告为依据，认真分析各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见，同时也要吸收少数人的正确意见，有分歧的意见一般不写入会议纪要中。3.内容必须真实，不能加入笔者个人见解。4.条理清楚，对会议记录材料正确取舍、合理删减，在会议结束后快速及时写作好。会议纪要分为普通格式和特定格式两种，特定格式的有专用版头，正文后要写上出席及列席人员名单，如三门峡市人民政府常务会议纪要。接着，我们讲讲：要正确地确定和使用文种一、文种名称的确定和使用，必须按照公文管理法规的统一规定，不能乱起名称。法定公文的名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。如不能用“请示报告”、“意见报告”、“告示”这种把两个不同的文种名称合并缩减在一起使用。二、文种名称的确定和使用，要依据行文的关系进行，要考虑与收文机关的组织关系。具体地说，收文机关是上级组织，在文种名称的选用上只能采用“请示”、“意见”或“报告”；向下级机关组织发文时，一般应选用“通知”、“决定”、“意见”、“通报”、“会议纪要”等文种名称；公开向社会群众公布某一周知或应当遵守的事项时，应选用“命令”、“公告”、“通告”；向平级单位或没有隶属关系的单位行文时，主要用“函”。三、文种名称的确定和使用，要考虑发文的具体目的和要求。如行文的目的是请求上级给以指示、帮助和支持的，就应用“请示”、“意见”；用于向上级汇报工作、反映情况的，可用“报告”；用于推动、指导下级工作或告知下级某一事项的，应使用“通知”；为了商洽、联系、询问某一事项时，应使用“函”。最后，讲一下：相近的易混淆文种的辨析公文中有些文种的名称、性质、作用、特点是非常近似的，这就给我们在文种的选择、掌握和具体运用上带来一些难度，以致于在写作实践中经常出现文种混用和错用的问题，直接影响了公文处理的质量和效率。为此，要准确使用公文文种就必须注意对易混淆文种的辨析。一、命令与决定这两个文种均属指令性文件，具有较强的指挥权威，它的发布者一般是中、高级机关，都是下行文。“决定”与“命令”的不同点主要在：在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及特定的具体事务， 也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。值得注意的是，命令和决定都有用于奖惩的功能，应当依据法律规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。二、公告与通告这两个文种均属告知性文种。区别在于：从使用者看，公告的制发者主要是党和国家的高级管理机关，新华社、司法机关及其他一些政府部门也可根据授权使用公告。通告则是党政军各级机关、企事业单位及社会团体都可以使用。从公布的内容看，公告内容的重要性大于通告，是郑重宣布重大事项、重要事项或法定事项的，通告则主要用于发布应当遵守或周知的事项，它所涉及的事项一般没有公告那么重大。从公布的范围看，公告是面向国内外的，范围广大，通告则主要是针对社会的某一方面，用于局部范围。发布时，公告是在报刊上刊登，一般不用红头文件的方式下发，也不能印成布告的形式公开张贴。而通告可以在新闻媒体上刊登，还可以公开张贴。三、通知与通报这两个文种都有一个“通”字，“通”在这里是传达的意思。“知”和“报”字均含知道的意思，具体内容是直陈情况与要求。所以，通知、通报均属于告知性文种，并且均是下行文。区别在于：通知的“通”字是用“知”字作补充，知的本意是知道，在这里又引申为知道或办理。严格地讲通知是知照性文种，它的内容侧重于提出要求，明确界限；通报的“通”字是用“报”字作补充，报在这里的含义是陈述情况。严格地讲它是陈述性公文，内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，有严格的约束力；通报的目的主要是或交流、了解情况，或通过正反面典型去教育人们。通知的表现方法主要是叙述，告诉下级机关该做什么，怎么做，通报则常兼用叙述、说明、分析和议论。通报既