WORD排版入门与技巧.doc

WORD排版入门与技巧 目 录1.综述12.基本概念13.文档分节23.1插入“分节符”步骤23.2取消“分节符”步骤43.3设置纵横混排的版面54.文档样式64.1页面设置74.2利用样式创建纲目结构84.2.1定义各级标题样式84.2.2定义多级符号列表84.3输入文档的纲目结构94.4调整纲目级别105.设置页眉和页脚115.1正文分节125.2设置页眉页脚版式125.3设置页眉与页脚135.4移去页眉上的横线145.4.1改变页眉的样式145.4.2修改页眉样式155.4.3取消页眉的边框格式175.4.4和页眉横线“永别”176.生成文档目录176.1设置目录内容186.2插入文档目录18 WORD排版入门与技巧1. 综述一篇长文档，一般主要由封面、目录、正文章节等几部分组成，此外摘要、页眉、页脚也是文档的重要组成部分。为方便他人阅读以及美观地打印，需要对文档的版式作一定的设置，比如封面不参与页码编排、目录单独编页、正文单独编页，正确合理的页眉页脚设置等等。最后文档的目录要做到能自动生成，以方便在修改完文档后迅速对目录做更新。那么这要如何实现呢？其实在WORD文档的编辑中，通过对文档采用“分节”处理、对章节应用“文字样式”，就可以方便地实现封面不参与页码编排，目录、正文独自编页，以及文档目录的自动生成。下面以WORD2003版本为例就这些操作和2个技巧作简要介绍。2. 基本概念要处理上面提到的问题，首先要弄明白两个概念：节和样式：节是文档的一部分，一个文档可以由多个节组成，但默认情况下Word会将整个文档视为一个节。在一个节内，可以单独设置某些页面格式的设置选项，如页边距、页方向、页眉和页脚以及页码的顺序。因此通过分节，一个文档中可以在不同的节内应用不同的页面设置。样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一组格式。当应用样式时，系统会自动完成该样式中所包含的所有格式的设置工作，可以大大提高排版的工作效率。样式通常有字符样式、段落样式、表格样式和列表样式等类型。Word提供了多种内建样式，如标题1标题3、正文等样式。Word同时也允许用户自定义上述类型的样式。文档的每一章节都要采用文字样式，这样利用它可以快速改变文本的外观。当应用样式时，又只需执行一步操作就可应用一系列的格式，大大提高了工作效率。而不同的章节、正文采用正确合理的文字样式，可以满足文档编排的不同需求。3. 文档分节 目录、正文独自编页要采用“分节”技术，而后不同的节就可以采用不同的页眉页脚。“节”是文档格式化的最大单位（或指一种排版格式的范围），分节符是一个“节”的结束符号。默认方式下，Word将整个文档视为一“节”，故对文档的页面设置是应用于整篇文档的。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局，只需插入“分节符”将文档分成几“节”，然后根据需要设置每“节”的格式即可。3.1 插入“分节符”步骤a、单击需要插入分节符的位置。b、单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框。c、在“分节符类型”中选择需要的分节符类型，分别为：“下一页”：分节符后的文本从新的一页开始；“连续”：新节与其前面一节同处于当前页中；“偶数页”：分节符后面的内容转入下一个偶数页；“奇数页”：分节符后面的内容转入下一个奇数页。分割符选项d、插入“分节符”后，要使当前“节”的页面设置与其他“节”不同，只要单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在“应用于”下拉列表框中，选择“本节”选项即可。分节页面设置3.2 取消“分节符”步骤方法一、菜单：编辑-替换-高级-特殊字符-选择分节符,全部替换,确定,关闭 。方法二、在分页不多的情况下，可以这样做：把当前的视图转换为普通视图，光标定位在分节符上按Del键，删除就可以。手工删除”分节符”分节设好后就可以对各个节进行样式设置，以及通过页眉页脚来设置不同的页码了。3.3 设置纵横混排的版面在同一个Word文档中，可以设置纵横交错的页面，以适应宽度要求不同对象的排版要求。设置方法如下：a、首先将光标定位于“横向页”的上一页末尾 。b、点击“插入”菜单“分隔符”命令，在弹出的窗口中选择分节符类型中的“下一页”，点击“确定”按钮插入第一个分节符(在普通视图中可以看到)。如下图所示：分节符设置c、然后再将光标定位于新产生的页面即“横向页”（此时还是纵向的）下方，重复上面的操作，插入第二个“下一页”分节符。d、此时，“横向页”便单独占据了一个页面，空白的页面，将光标定位于这个页面中，点击“文件”菜单“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”窗口中将“纸张方面”改为“横向”，同时将应用范围选择为“本节”后确定即可，此时“横向页”正式成为横向的，可以编辑横向文档了。结果如下图所示：页面方向设置纵横混排效果4. 文档样式默认情况下，在Word下建立的文档都是基于Normal模板的，键入的文字会自动应用一些特定的样式。如：文本区的文字会自动应用“正文”样式，页眉区的文字会自动应用“页眉”样式。在Normal 模板中的“正文”样式就定义了“宋体5号”等一系列格式特征，而“页眉”样式则定义了“底端单实线段落边框”等格式。下面从页面设置开始对样式的使用作顺序说明。4.1 页面设置a、单击【文件】【页面设置】，打开“页面设置”对话框。b、在“页边距”选项卡中，设置上边距：3.7cm；下边距：3.0cm；左边距：2.8cm；右边距：2.8cm；装订线：0 cm。c、切换至“纸张”选项卡中，在“纸型”下拉列表框中选择“A4”。d、切换至“版式”选项卡中，设置页眉2.5cm，页脚2cm。页面设置4.2 利用样式创建纲目结构对于篇幅较长的文档，首先应该完成的工作是确定各部分的主要内容，然后创建文档的纲目结构。首先创建一个空白的Word文档，文件名“WORD排版入门知识与技巧.doc”。4.2.1 定义各级标题样式在本文中，共有三级标题，而这些标题的格式与Word的内建标题样式不同，所以修改以下三个内建标题样式和内建正文样式。 样式名 格式 标题1 14磅、宋体、加粗、段前段后0磅、单倍行间距 标题2 14磅、宋体、加粗、段前段后0磅、单倍行间距 标题3 14磅、宋体、加粗、段前段后0磅、单倍行间距 正文 14磅、宋体，标准字间距、单倍行间距、首行缩进0.85厘米 4.2.2 定义多级符号列表多级符号列表是为文档设置层次结构而创建的列表。文档最多可有9个级别。在本例中，只定义三级符号列表。1)、单击【格式】【项目符号和编号】【多级符号】，见下图：“多级符号”选项卡2)、选择任一种多级符号样式，单击“自定义”按钮，打开如下图所示的“自定义多级符号列表”对话框： “自定义多级符号列表”对话框3)、设置第1级别符号a、在级别列表中单击“1”。b、保持“编号格式”文本框中的“1.”,不做修改。c、从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3”。d、单击“字体”按钮，打开字体对话框，设置字体黑体，字号小三号。4)、设置第2到第4级别符号在本文中采用WORD默认级别定义,不做修改。4.3 输入文档的纲目结构将计划好的文档纲目结构输入到文档中。如下图所示：输入的文档纲目4.4 调整纲目级别(1)、选中全文，单击【格式】【项目符号和编号】【多级符号】，选择定义好的多级符号，单击确定，页面文字格式如下图所示：应用了第1级编号的文档(2)、选中有关段落，使用“格式”工具栏中的“增加缩进量”按钮（提升级别）和“减少缩进量”按钮（降低级别）调整纲目级别。设置完毕后的纲目结构如下图所示：设置完成后的纲目结构接着对各级标题应用对应的标题样式。 经过这样设置之后,就可以在各个纲目下按照正文样式进行文档的编写和修改了。5. 设置页眉和页脚文档要求页码由正文起用阿拉伯数字连续编排，9号宋体字，页脚居中排列。页眉也由正文起设置，内容为“WORD排版入门知识与技巧”，9号宋体字，居中排列，页眉底下划一条线。5.1 正文分节根据文档格式要求，页眉和页脚从目录后即开始。所以在目录后另起一节,录入正文，与目录页分属不同节。a、鼠标在“一、综述”前单击。b、单击【插入】【分隔符】【分节符】【下一页】。此时，全文由此分成两节，可以分别设置不同的页眉和页脚。5.2 设置页眉页脚版式a、单击【文件】【页面设置】，打开如下图所示的“页面设置_版式”对话框。b、切换至“版式”选项卡中，设置页眉2.5cm，页脚2cm。c、单击【确定】按钮。“页面设置_版式”对话框5.3 设置页眉与页脚a、将光标移至“一、综述”后，单击【视图】【页眉和页脚】，打开“页眉和页脚”工具栏，同时页眉处于编辑状态。因本节页眉与上一节不同，因此要保证“页眉与页脚”工具栏上的“同前”按钮未被按下。b、设置页眉为“WORD排版入门知识与技巧”。单击页眉区中心，输入“WORD排版入门知识与技巧”，9号宋体字，设置居中对齐，由于采用默认样式，因此页眉底已经有一条下划线，点击“关闭”按钮结束。结果见下图页眉设置c、设置页脚，正文以“1”为起始页码。 单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，开始编辑页脚。单击“页眉和页脚”工具栏上的“页码”按钮，在页脚中插入页码，9号宋体字，居中对齐。单击“设置页码格式”按钮可以选择页码的样式，起始页码由1开始，注意确保“链接到前一个”按钮不要按下,呈灰色状态。如下图所示：页脚页码设置5.4 移去页眉上的横线设置页眉可能会碰到一件讨厌的事，那就是页眉的横线，当页眉的内容需要去掉，但那根横线怎么也去不掉，是怎么回事呢？前面提到，WORD的Normal 模板中的“页眉”样式是定义了“底端单实线段落边框”等格式的，所以，自动应用“页眉”样式的页眉是会出现一条横线的。知道了页眉横线的来历，要去除它就不难了。5.4.1 改变页眉的样式如果仅仅想去除页眉下的横线，最为直接和方便的就是改变页眉的样式。例如，在编辑页眉时可以把页眉的样式换成“正文”。因为“正文”样式中没有段落边框的格式内容，页眉下自然也就不会再出现横线了。5.4.2 修改页眉样式 改变页眉的样式，失去的可能不仅仅是一条横线，还有其他一些包含在“页眉”样式里而在“正文”样式里所没有的格式特征。如果不想失去它们，可以修改“页眉”样式，在“页眉”样式中去除有关横线的相应格式内容。如在Word 2003中，可以依次选择菜单栏中的“格式/样式”，在随后出现的“样式”对话框中依次选择样式列表框中的页眉和更改按钮，此时“修改样式”对话框就出来了。单击“修改样式”对话框中的格式按钮，选择其中的“边框”。再在随后出现的“边框和底纹”对话框中选定“设置”下的“无”，最后依次点击按钮确定和应用。你会发现页眉下的横线同样消失了。选择”样式修改”选择修改”边框”选择边框”无(N)”去除页眉下划横线的页眉5.4.3 取消页眉的边框格式修改“页眉”样式后，当前文档中页眉的横线全部消失了。如果仅仅想去除当前节的页眉，可以在编辑页眉时依次选择“格式边框和底纹”，在随后出现的“边框和底纹”对话框中选定“设置”下的“无”。特别要提醒的是：“边框和底纹”对话框中的“应用范围”项选择“段落”，而不是“文字”。5.4.4 和页眉横线“永别”即便用以上的各种方法删除了横线，但在Word下给新建立的文档添加页眉时，就会发现那条横线又出现了。要想和页眉横线“永别”，可以有两个选择：首先在修改“页眉”样式时，勾选“修改样式”对话框中的“添至模板”复选框。然后建立一个自己的文档模板，并且指定该模板为默认模板，当然该模板中肯定没有那条横线。6. 生成文档目录接下来就是要生成目录了，是自动的哦。自动生成目录的方法：把光标放在欲插入目录的地方，然后执行菜单：插入-引用-索引和目录就完成了。当然要作到这样，是需要有前提的，前面的工作大多为此。6.1 设置目录内容目录中要显示的内容，是预先定义和设置好的。在目录中可以显示的文字包括3部分： 样式：应用了标题1标题9样式或基于这9个样式的自定义样式的文字。 大纲级别：被设置为19级大纲级别的文字。 目录项域：使用目录域项(TC域)标记的文字。a、将文档中的标题段落应用各级标题样式。这一步在建立文档纲目时已经完成了，可以再检查一下有无遗漏或错误。b、切换到大纲视图，保证将要显示在目录中的文字设置为正确的大纲级别。已经应用了内建标题样式的段落的大纲级别已自动设置，也可以将没有应用内建标题样式的文字设置为需要的大纲级别，以显示在目录中。c、若不能应用内建标题样式，也不能设置大纲级别的文字位置，若需要显示到目录中，可以使用目录项域（关于目录项域这部分内容放在以后“关于域的应用”时再说）。6.2 插入文档目录 a、在文档开头单击鼠标，输入“目录”，并设置为规定的格式。b、回车另起一行。单击【插入】【引用】【索引和目录】。打开下图所示的“索引和目录”对话框。 “索引和目录”对话框c、将“使用超链接而不使用页码”选项取消。选中“显示页码”和“页码右对齐”选项。显示级别设置为3。d、单击【选项】按钮，打