4 电子表格重分类.doc

ABCD第四章电子表格重分类客户试算表中的Account Number是依公司管理需要所设定，在审计过程会因出具不同报告的需要，将一些性质相同的客户电子表格科目归属在同一个大表科目代码，简单来说这就是Mapping的概念。先前在第一章中已经提过KPMG模板依照标准会计科目(Mapping No.)不同而有所分类，在模板内容中除了Mapping No.外，另外使用了Groupings做为打印Leadsheets用途。本章就针对审计师如何根据项目的需要自行设定或修改Mapping、Grouping，及如何将客户电子表格科目对应至Mapping、Grouping说明。范例4-1 电子表格数据重分类关系说明Trial Balance会计科目代码Trial Balance会计科目Mapping Account #KPMG Leadsheets1001现金1.01.001M11002固定资产 1.01.016H11003存货 1.01.010K11004应付账款 1.02.003O11005应收账款 1.01.006R11006主营业务收入 2.01G11007主营业务成本 2.02G21008管理费用 2.06G3建立mapping acct #Menu 路径：Account Mapping将电子表格accounts 归属Grouping #Menu 路径：Account Assign Groupings建立lead sheets及其他groupingsMenu 路径：Account Setup Groupings将电子表格accounts 归属mapping #Menu 路径：Account Assign Mapping Numbers Map T/B to Mapping #注意：必需先将Map及Groupings科目内容建立在CaseWare数据库之后，才能把客户的Trial Balance Accounts归属于不同的Groups，若使用KPMG参考模板建立新文件时，CaseWare数据库已存在通用的Mapping No.及Grouping No.，之后只要依各项目所需新增或修改即可。4.1 建立及删除Grouping No.以下说明如何建立及删除L/S No。增修及删除重要科目、税报、重要财务信息等Grouping时亦为同样方法步骤。首先用户可以选择菜单EngagementGroupings开始建立L/S No.的过程。选择Setup Groupings后屏幕上会呈现Groupings窗口用户可参考当期文件目录来建立新的L/S No.。操作过程：1.要插入一笔新的Lead Sheet先将光标移至任何一列上，选择菜单InsertNew Line(详下图)或AccountNew Account即可插入一列空白的Lead Sheet。2.在空白的Lead Sheet内输入Lead Sheet代码(Number)及Lead Sheet名称（Description），若欲新增或修改的编号与原先存在的L/S No.编号相同时，CaseWare会出现一错误信息(如下图)，让使用者知道不能使用此一编号。Title及Behavior字段暂不设定，Behavior字段维持内定值Normal，待处理客户电子表格对应时再依所需设定即可。3.要删除自行建立的Lead Sheet只要将光标移至欲删除之Lead Sheet列上，选择菜单上AccountDelete就可将该列删除(如下图)。4.要排序Groupings窗口内的Lead Sheet科目只要按“Ctrl+”或“Ctrl+”移动到想要的位置即可，但请注意此处的排序功能并不会影响Assign Grouping窗口中Lead Sheet科目的排列顺序，Assign Grouping窗口中的排列顺序系依科目编号大小顺序排列。4.2 建立及删除Mapping No.接下来要介绍的是建立及删除Mapping Number的操作。用户可选择菜单上EngagementMapping（详下图）。屏幕上会呈现Account Mapping窗口（详下图）开始建立Mapping的过程，该窗口类似Trial Balance窗口分成Mapping及Report两个窗口，部份字段性质亦与Trial Balance窗口中Account及Report字段相同。操作过程：1.(1)要插入一笔新的Mapping时，将光标移至欲加入位置的上方列上，选择菜单上InsertNew Line(如下图)；或(2)菜单AccountNew (如下图)即可插入一列空白的Mapping。2.插入一列空白的Mapping列时CaseWare会自动给予一个Map No，使用者可自行修改成所需的编号，但若欲修改的编号与原先存在的Mapping编号相同时，CaseWare会出现一错误信息(如下图)，让使用者知道不能使用此一编号。3.在插入一列空白Mapping后，使用者可在该列将Type、Sign、L/S等字段直接填入或至菜单上点选AccountProperties进入Map Number Properties窗口修改编辑该Map No的字段内容(如下图)。Mapping Numbers字段内容说明请参阅4.3.2中修改Mapping Numbers Properties说明。4.要将排序Mapping科目，只要按“Ctrl+”或“Ctrl+”移动至想要的位置即可，但请注意此处的排序功能并不会影响Assign Mapping Numbers窗口中Mapping Numbers的排列顺序，Assign Mapping Numbers窗口中的排列顺序系依Mapping Numbers科目编号大小顺序排列。5.要删除自行建立的Mapping，只要将光标移至欲删除之Mapping列上，选择菜单上AccountDelete就可将该列删除。(我们不建议删除原先CaseWare内已经建立之Mapping)4.3客户试算表的对应(Assign)4.3.1 Assign(对应)我们需要将客户的试算表科目对应至标准科目。或者像KPMG所使用的Lead Sheet一样，我们也是要将客户的试算表按照它的性质分别对应到不同的Lead Sheet以方便查核时使用。在KPMG模板中,已经依照标准科目设置，同时提供弹性的修改，以便符合不同客户的需求。每一个对应的会计科目表示在财务报告上所显示的一个科目，或是某一类科目的加总。在会计科目对应时，必需将试算表上所有的科目都加以对应。依目前所建立的模板，每个项目在第一年建立时，需分别将试算表科目对应到MAP科目和L/S科目。第一年结束后，每年除了有异动的会计科目部分需重新对应，其余已经对应的会计科目，则不需要重新对应。4.3.2如何将客户试算表对应至MAP科目当Mapping 、Lead Sheet或其它Grouping Number已经被建立在Case Ware数据库之后，用户才能归类客户的试算表科目。选择菜单AccountAssign Mapping Numbers屏幕上会呈现一个Assign Mapping Numbers窗口注一注二注一：在这个Window之内左边所列示出来一些Acct. Number及 Account Description是客户的Trial Balance Acct.，第一次处理Assign工作时，Unmapped Accts.应该是满的。操作步骤：Map Unmapped Account To Mapping Number （将注一之窗口数据Mapping到注二之窗口中）方法一：A. 将游标移至一笔Unmapped Accts.纪录按鼠标左键一下选定，或以Ctrl或Shift连结选取数笔Unmapped Accts.纪录。B. 再将游移至所要对应之Mapping Number，按鼠标左键一下。C. 将光标移至Map指令按钮，按鼠标左键一下。D. 原来那笔被归属于Unmapped Accts.会自Unmapped Account窗口消失。被对应之Mapping Number旁会出现，可点选展开查看有哪些科目Assign至此Mapping Number中。E. 将要对应之电子表格科目对应完成后按下Apply指令按钮完成套用。方法二：A. 将游标移至一笔Unmapped Accts.纪录，或以Ctrl或Shift连结选取数笔Unmapped Accts.纪录。B. 将已选取Unmapped Accts.纪录，以鼠标左键拖曳到要对应之Mapping Number上，即可完成对应工作。C. 将要对应之电子表格科目对应完成后按下Apply指令按钮完成套用。若你将数笔电子表格数据对应至同一个Mapping Number，方法二会较为快速。注二：使用者也可以将Mapping Number下面的一些Number及Name重新Unmapped回至Unmapped Account。（将注二之窗口数据Mapping回注一之窗口中）操作步骤：将光标移至一个右边有号的Mapping Number，按鼠标左键两下，展开选择要Unmapped的会计科目，按鼠标左键两下。注三：用户若要更改客户电子表格科目对应的MAP科目时，可利用将科目重新Unmapped回至Unmapped Account再重Assign的方式，或直接点在该科目按住鼠标左键拖曳至要对应之MAP科目。当有的客户Accounts都被Assigned至标准会计科目代码后，Assign Mapping Numbers的左边应该是空白的。如下图此外，Assign Mapping Numbers窗口也提供了修改、新增及删除Mapping科目之功能。1.修改Mapping内容：点选要修改的Mapping科目再按鼠标右键出现快捷菜单（详下图）选择Properties。进入Properties for Mapping Number xxxx对话框(如下图)，用户可在此窗口内修改该笔科目内容，目前只使用到两个标签“General”及“Group 1-5”，修改完毕后按“确定”即可离开本画面。(1)维持内定值请勿更改设定(1) Behavior设定方式：点选Behavior下拉窗口会出现Normal、Title、Calculated、Unassignable选项。A. Normal：选择Normal时表示可以将电子表格科目Assign至该Map No.，科目编号旁的图示呈现，且在Map No.设定的借贷方向并不影响Link至CaseView文件时数字所表达的借贷方向。Map No.的Behaviour选择Normal时，Link至CaseView文件时数字所表达的借贷方向系由Assign至该Map No.之电子表格科目借贷方决定，请详见4.3.3对应科目之借贷特性说明。B. 选择Title时表示该Map No.仅做为Title之用，不会将电子表格科目Assign进来，且在Assign Mapping Numbers窗口中并不会看到Map Number；如下图设成Title科目，Map Number不显示出来C. 若选择Calculated选项时，表示该Map No.为数个Map No.的加总科目，且科目编号旁会出现小计算器之图示。Calculated设定方式步骤一：先指定Mapping No.之借贷方 (Normal Sign)后，再将Mapping No的Behavior设成Calculated。因加总科目之Mapping No. Link至CaseView大表时，系以该Mapping No. Properties 内所设定的借贷方向为数字表达之借贷方向。步骤二：设定Calculationa. 加总连续数个Mapping No.时请输入头尾Mapping No，中间以.连接，例如3351.3353即加总3351至3353等三个Mapping No.科目数字。b. 加总之Mapping No.非为连续科目时各Mapping No.间用，分隔，例如要加总3210及3240两个Mapping No.，Calculation即可设成3210,3240。c. 加总之Mapping No.同时有连续及不连续之科目时可合并上述两种方式设定，例如3351.3353,3210,3240，即表示加总33513353、3210及3240等五个科目数字。指定加总之Map No.举例说明如下：将3350累积盈亏科目的Behavior设成Calculated，加总33513353科目之金额(如下图)此时3350累积盈亏科目Properties之设定应如下，Link至CaseView大表的数字才会为正数在Behaviour设定为Normal时，先将Normal Sign设成Credit，再修改Behaviour设定成Calculated，此处为表达至大表的借贷方向823c4a4ca29a10c0e1bf3b2c55f1eb13.pdf22注：也可以在CaseWare 中点选Account Mapping进入Account Mapping 窗口(详下图)，直接指定要做为加总的科目及其借贷方，但无法设定Calculation。(2) Grouping设定方式如果你想设定Assign试算表科目至某一个Mapping Number时，该电子试算表科目其余Grouping如L/S科目，也同时Assign完成。此时即可透过Mapping Number Properties内的Grouping设定。设定方法：直接点选L/S、重要会计科目明细或税等群组旁之符号设定。请勿更动原设定值注意：此功能比较适用于第一次建立客户电子表格数据，各电子表格科目均未指定Mapping及Grouping 时，即使透过此种方式快速Assign设定Grouping，设定完成后仍可修改Grouping Assign情形。(3) 若用户将客户电子表格某一科目对应至归属之Mapping后，又在Mapping窗口内修改了对应Mapping科目字段属性内容，则需将客户该电子表格科目Unmap回去再Assign一次，修改过后的内容才会反应在Trial Balance中。2.增加Mapping科目：点选任何一个Mapping科目按鼠标右键，出现快捷菜单（详下图）选择New Mapping Number当进入New Mapping Number对话框(详下图)时可在窗口内输入新增科目内容目前仅需针对“General”及“Group1-5”内容填写即可，填写方式请详前面说明，当修改完毕后若按“确定”即可离开画面；但按“Add”则除了完成新增动作外会另外增加空白Mapping科目供使用者继续新增Mapping科目动作。在新增的Mapping科目编号与已存在CaseWare内之Mapping科目编号相同时，会出现如下图之错误讯息，要求用户修改Map No。3.删除Mapping科目：除了使用者自行建立Mapping科目外，原先已存在CaseWare内的Mapping科目，我们建议使用者不要将它删除。如何删除Mapping科目：点选要删除的Mapping科目按住鼠标右键，出现快捷菜单（详下图）时选择Delete Mapping Number，即可将该Mapping科目删除。4.有关Assign Mapping Number窗口其他状况：(1)若Assign Mapping Number窗口无法看见科目余额时请点选鼠标右键，出现快捷菜单(详下图)选择Show Balance或Show PY Balance。(2)在Assign Mapping Number窗口中出现如下图之情形时即右边窗口中所有的科目都无法看见中文名称时请点选鼠标右键，当快捷菜单出现时选择“Hide Extended Description”即可将隐藏的科目中文名称显示出来。gGroup之Assign：点选菜单AccountAssign Grouping，选择要Assign之Grouping群组Assign Grouping及增加、修改、删除Grouping之方法均与同Mapping，请参照Mapping方法。4.3.3 对应科目之借贷特性CaseWare数字Link至CaseView时，其数值正负号表达规则如下：MappingGrouping No.借贷方Mapping余额为Link至CaseView大表表达DebitDebit Balance正数DebitCredit Balance负数CreditCredit Balance正数CreditDebit Balance负数虽然Mapping Numbers或Grouping Numbers在建立时指定了借贷方向，但目前Behavior被设为Normal的Mapping Numbers或Grouping Numbers ，在CaseWare将数值Link至CaseView大表科目时，该Mapping Number或Grouping Number却会以Assign进来的电子表格科目中，会计科目编号最小的电子表格科目，其在Trial Balance所设定的借贷方向，做为该Mapping Number或Grouping Number的借贷方向，而不是以使用者在Mapping Number或Grouping Number的Properties窗口中所指定的借贷方向。若标准科目表达的借贷方与加总后之金额的借贷方向相同，则Link至CaseView大表之数字则会是正数，否则即为负数，举例说明如下：Account No. Description Sign Balance Map NoLink至CaseView大表结果2103应付商业本票Credit -180,000,00021032104应付商业本票折价Debit 3,876,7502103Credit-176,123,2502103176,123,2504.4 “Report”的设定方法提供一种可供审计师依据自行所需，设定资产负债表及损益表格式，并经由工作底稿呈现及打印出来。其设定方法有两种，分别说明如下：4.4.1 Accumulators：Accumulators系提供一种由上而下的区分阶级的加总方式来规画所需的报表格式。Accumulator字段可在Trial Balance中的Report标签下看到，如下图操作步骤：1.增加新的项目：将鼠标移至欲新增项目的地方，点选一下。再将鼠标移至Insert点选New Line，即会出现一列空白列供输入所需的科目名称。而当新增一个新的项目时亦须在“Type”这个字段设定“Balance Sheet”或“Income Statement” 以便为这个新的项目指定是要在资产负债表或损益表中表达。2.画分等级将鼠标移至新科目后的”Accumulator”字段上输入所需的等级(Leave1Leavr6) 。3.如何移动科目有时客户电子表格的分类方式与我们想要的分类方式有所不同，此时我们便须移动客户的电子表格以符合我们的需要，移动的方法为按住键盘的”Ctrl”同时再按下方向键即可将电子表格科目上下移动。4.使用Accumulator时应注意之事项：(1) 使用Accumulato方式设定Report，新增项目时可以不用输入科目编号，若要输入编号时其长度只能有两个字符(若编号要设为数字，只能介于0199之间)。(2)Accumulator只能区分Level 1Level 6，科目排列顺序会影响加总计算。(3)同阶层的加总科目必须使用相同的等级。譬如“总资产”与“负债及股东权益”系属同一阶级，故必须使用同一等级的“Level”，建议“总资产”与“负债及股东权益”合计科目均设为Level 6，以避免负债及股东权益面的加总科目误加到“总资产”。再如“总资产”与“流动资产合计”因“总资产”的阶级比“流动资产合计”的高故“总资产”所使用“Level” 必须比“流动资产合计”来得大才可以。(4)本期损益的处理当我们将客户的试算表汇入或输入时，试算表中分类为“Income Statement”会自动全部加总成为本期损益并增加一个持别的科目“Net Income”。而这个科目将会被指定在“Balance Sheet”中表达。因此如果我们要在损益表中表达本期损益时，我们必须新增一个新的项目。4.4.2 Control Accounts：Control Accounts设定之概念与Assign Mapping类似，系分别设定不同的加总Account No后，再将电子表格的科目各别归属到这些群组中以编排所需的资产负债表及损益表格式，如下图。操作步骤：1.增加新的项目：将鼠标移至欲新增项目的地方, 点选一下。再将鼠标移至Insert点选New Line或点选Insert 图示，输入所需的科目名称及科目编号。而当新增