档案管理办法(200809修订版).doc

档案管理办法（200809修订版）一、档案的类别根据公司实际情况，现入库的档案有：文书档案（上年度省公司来文、分公司名义发文、合同等）、科技档案（包括工程档案和基建档案含土地证、房产证）、会计档案（包括凭证、帐簿、报告、其他）、实物档案（包括奖牌奖杯奖状、字画、印章、内部出版物等）、声像电子档案（包括照片、软盘、光盘数据备份、各类软件盘、磁带录像带、录制的光碟等）。档案与资料是有本质的区别的。资料是现实中最接近档案，与档案关系最为密切的，但是档案没有资料的那种相对性与动态性。档案与资料都是重要的信息资源，但两者的形成渠道和文献价值有所不同。档案是在社会活动中直接形成的真实记录，具有法律凭证作用和历史查考作用，而情报资料则是通过各种渠道从外部购买、交流或直接收集得来的，只具有参考作用。例如，财务稽核资料、工会帐目、员工体检报告、文明创建资料不属于归档范围，只属于普通的汇集资料。原则上，应由相关责任部门自行保管。保管年限达到的，可以自行销毁。如果相关部门因为办公场地原因，确需寄放档案室的，可以办理寄放手续。但该资料的责任人仍属该部门。二、档案收集要求上一年度文书档案：凡通过OA和纸质所形成的公司行政文件、党委文件、纪要、传真、通报，由综合部打字室打印两套交档案室；省公司OA来文暂时由档案保密人员下载打印。各部门各部室、营业部、各县市公司内部文件由各单位自行打印留存，县市公司按县市档案管理办法整理。上一年度声像电子档案：主要是指公司在公务活动中形成的具有保存和利用价值的照片、录音带、录像带、唱片等具有声音、图像的文件材料，数据文件备份的光盘，各种打印机、复印机、电脑、扫描仪的说明书、程序盘。声像档案应遵循随办随归的原则，在活动结束一个月内由各部室负责移交档案室；各县市公司声像档案自行保管。上一年度实物档案：主要是指所获市级（不含分公司内部）、省级及以上荣誉奖杯奖状锦旗，废旧破损印章，字画，外单位所赠礼物等，应在获得后一个月内移交档案室；各县市公司自行保管。科技档案：应由从事科技活动的运维部负责立卷，并于项目竣工验收后6个月内向档案室移交归档；基建档案（主要指城区机房楼）由基建人员在工程完工后移交档案室。县市公司科技和基建档案自行保管。会计档案：应由财务部门负责立卷，隔年向档案室移交归档。三、收集范围除按收集指南进行移交，还有各部门的专业档案，每年三月底以前移交综合部。人力资源部：参加省公司人力资源等会议的会议材料省公司寄达的人事、绩效等机密文件与省里签订的劳动合同书、大中专生报到证、劳务用工协议干部统计年报及花名册、员工花名册及年报劳动工资报表、专业技术人才年报表当年本部门组织的大型会议（如人力资源提升会）材料其它见第二条收集要求党群工作部：参加省公司相关会议的会议材料党委年度工作安排、总结党的会议记录（民主生活会）党员花名册及统计年报党员组织关系介绍信及存根团员花名册、共青团员团干组织情况年报表精神文明建设相关材料、青年文明号、建设职工之家材料等职代会材料及会后收集到的提案、回复报告等当年本部门组织的大型会议（如职代会、企业文化宣贯、青年文明号培训等）材料其它见第二条收集要求纪检监察室：参加省公司纪检监察、廉政、审计等会议的会议材料纪委年度工作安排、总结（重要专题）及统计年报等当年本部门组织的大型会议（如纪检监察会等）材料其它见第二条收集要求综合部：各类半年总结、全年总结会议记录，大事记介绍信存根、存档合同参加省公司相关会议的会议材料参加市里各种会议的会议材料当年本部门组织的大型会议（如工作会、年中工作会、十大表彰大会等）材料其它见第二条收集要求运行维护部：参加省公司网络工作、计划拓展等会议的会议材料互联互通相关资料当年本部门组织的大型会议（如网络工作会、线路代维会、传输整治工作会）材料其它见第二条收集要求市场经营部：经营分析小组市场分析预测报告参加省公司市场工作等会议的会议材料当年本部门组织的大型会议（如营销年会、经营分析会等）材料其它见第二条收集要求营业部：大客户经验材料、分析预测报告当年本部门组织的大型会议（如集团客户培训会、渠道建设培训会）材料其它见第二条收集要求财务部：参加省公司相关会议的会议材料财务分析预测报告当年本部门组织的大型会议（如财务工作会、稽核工作会）材料其它见第二条收集要求各县（市）分公司：编写本公司大事记（如日常活动，宣传，新建基站等），于次年2月底前报综合部统一汇总。本公司在各项工作中形成的全部档案必须实行集中统一管理（移交综合部），任何单位和个人不得私自保存。鉴于以往移交不主动、不配合，现对移交纳入考核。各单位未按要求移交或者未在限期前说明情况的，扣该单位兼职档案员及部门主管绩效奖金100元/人次。领导签批传阅或办理的文件办完需及时归还综合部，因未及时归还综合部造成文件缺失的，或跨年归还造成综合部无法拆档进档的，扣该单位兼职档案员及部门主管绩效奖金100元/人次。四、移交要求交接档案时需附交接清单，双方签名盖章各执一份。五、对营业厅业务档案的指导意见业务档案介绍：用户信息资料是电信企业对用户进行服务活动的客观记录，它贯穿于服务活动的始终，具有价值属性。电信企业中需要管理的业务档案主要指的是所有办理业务时产生的原始凭证，包括合同、协议、内部工单、帐单、发票等等。在用户进行销户、业务变更、投诉等环节中，都需要对原始凭证进行查询。近些年来，开户资料成为许多电信运营企业管理的薄弱环节，由于未履行必要手续与资料缺失，电信企业被迫放弃诉讼权利，有的甚至根本找不到欠费者，形成吃哑巴亏的尴尬局面。对于每个运营商来说，有效管理如此庞大的用户档案，已经成为改善服务质量的重要一环。中国移动通信公司现有两亿多用户，而且用户数量还在增加。目前用户的基本信息（如姓名、身份证号、手机号等）大多以纸张的形式储存，也有一部分存储在业务数据库中。由于用户填写的文档表格是原始凭据，在数据核查、纠纷处理的过程中有重要作用，因此用户填写的文档资料用盒装的方式保存在各营业厅办公室。同时随着移动通信用户的增加，不断有新开用户的文档资料添加进来。指导意见：堆放凌乱的资料十分危险，不利查找，容易引发火灾。另外，糟糕的湿度和温度条件还会使档案资料被损坏，致使档案无法恢复，导致无法预期的结果。建议各营业厅配备一间业务档案专用库房，专间专用。业务档案库房应当坚固，具备防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染等条件。使用的档案装具应符合国家有关标准，存贮于特种载体的鉴定档案应当有专用的装具。室内应当保持清洁、整齐、通风。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。 业务档案管理人员应当定期对档案进行检查和清点，发现破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现丢失的，应当立即报告，并负责查找。由于各营业厅规模、客流量实际情况都不相同，对于业务档案，目前并无统一标准，分公司综合部将积极探索出一套行之有效的管理模式。六、档案查阅要求借阅者按规定办理查阅手续，填写档案查、借阅登记表。档案如需外借，必须办理借阅手续，借阅部门或个人必须保证档案的完整、安全和保密，不得擅自拆散或变更次序，不得再次外借、转抄、损坏、遗失、复印（如确需复印的，须在综合部登记，并将复印件妥善保管）。借阅档案不得超过一周，如需续借，须办理手续，对公司的特殊档案，须经公司主管领导或部门领导同意方可查阅。为方便各部门自行查阅档案，使查阅工作公开透明，易于操作，综合部特编制了文书档案查询方法。本办法自发布之日起执行，解释权属综合部所有。附件：文书档案查询方法文书档案的查询1999至2001年文书档案查询方法说明每个年度都有2本案卷目录，1本为永久长期，1本为短期档号：9051-1-56，1表示永久长期类，56表示案卷号是561、取出要查询的年度案卷目录（永久长期和短期2本都要翻看）2、根据要查询的内容，翻看案卷目录前几页的题名，找到该内容的案卷号3、根据案卷号在后面的详细内容中查找该文件4、找到该文件，记住文件所在的案卷号和页号（99-01年案卷都是整本装钉，文件的页号就是文件所在的位置）5、进入档案库房查找6、摇开密集架，找到该年度文书档案7、根据案卷号，看档案盒脊背标识，找到该卷，翻开后，再根据页号，找到该文件，直接复印即可8、还原时，要注意把案卷盒根据折叠痕迹完整嵌入2002至今文书档案查询方法说明:11代表党群类永久，12党群类长期，13党群类短期，21综合类永久，22综合类长期，23综合类短期，31人资类永久，32人资类长期，33人资类短期，41财务类永久，42财务类长期，43财务类短期，51市场类永久，52市场类长期，53市场类短期，61网络类永久，62网络类长期，63网络类短期档号：9051-12-274，12表示党群类长期，274表示盒号是274取出要查询的年度归档文件目录根据要查询