成都信息工程学院公务卡管理使用培训.doc

成都信息工程学院公务卡宣传、培训计财处 2012.10.18（校内宣传）一、为什么要执行公务卡结算制度1、上级部门强制政策四川省政府办公厅关于全面推进公务卡改革工作的通知（川办发【2010】76号：是深化预算制度改革、加强公共财政管理的必然要求。是提高政府支出透明度、加强惩防体系建设的重要举措。是减少公务现金结算、规范单位财务管理的有效途径。 四川省财政厅关于实施省级公务卡强制结算目录制度的通知（川财库【2012】23号）精神2、学校若不执行公务卡或银行转帐结算，强制结算目录规定的18种费用的财政拨款不能使用，年末，相应拨款额度注销。18种费用上缴财政的教育收费及纳入拨款管理的资金，也不能申请使用。3、全国都实行国库集中支付制，加快预算执行进度及预算执行动态监控，财政资金（含财政性资金）4、公务卡结算有很多优点第一，消费结算方便、效率高。不需事先借现金，不需结算时补退款，方便教职工用款，提高办事效率，减少中间审批环节。第二,卫生，避免假钞，不需要保管现金，避免现金被盗、被抢、丢失及出现“小金库”等，而规避持卡个人及部门风险。第三，大大减少财务部门现金申请量及减轻现金申请难度；消费信息在财政系统中核对，给财务审核提供了有力的技术支撑，大大减少假发票及发票记载的消费内容与实际消费项目不一 致等问题；解决了长期困扰财务暂付款催报难的问题，便于促进财务决算工作。第四，进一步规范学校财务管理，提高公务支出透明度。第五，公务卡的“公务”性质、支付简单、方便及透支消费功能，客观上能够刺激消费，增加商户销售额。从而带动更多商户安装银行POS机，扩展公务卡结算商户网点。二、公务卡的办理范围 凡支出纳入学校预算，且支出预算包含强制结算目录费用范围的部门，需实行公务卡结算；少数部门，不涉及目录范围的公用支出，可不办理公务卡，但必须尽量用银行转帐方式结算。公务卡办理的范围原则上为学校在职教职工，因工作需要外聘人员需要办理公务卡的，由所在部门根据工作性质审核报财务处。公务卡实行“一人一卡”实名制，并由持卡人承担相应法律责任。 特别提醒：公务支出、报账等尽量由单位正式职工办理 各位领导督促有公务消费、科研课题经费的老师尽快办理公务卡三、公务卡的性质公务卡，是指由学校教职工个人持有、保管和使用，主要用于日常公务支出，也可用于个人消费，具有一定的透支消费额度和透支免息期的银行信用卡。 公务卡的具有双重属性1、共性 公务卡与其它银行信用卡一样，具有其它银行信用卡的一切功能。 2、财政财务管理特殊性它是专用银行信用卡,将财政财务管理的有关要求与银行信用卡的独特优势结合而成的一种新型财政财务管理工具和手段。其持卡对象、额度设定、开卡审批、消费、报销和信息传送及管理等方面要按照公务卡管理制度的专门规定严格执行。公务卡的财政财务管理属性要求我们，要做好公务卡消费信息的保密工作，控制“三公”经费消费额度，减少和杜绝与事业发展不相关项目的消费，并做好相关消费的说明及有关解释工作。3、如何正确认识公务卡的财政财务管理属性以及具有从源头上预防和减少腐败现象发生的作用？第一，公务卡结算在业务层面有一定的反腐作用，但是，过分夸大其作用，则适得其反，不利于公务卡推广使用。必须从机制上才能解决腐败现象发生的根源问题。第二，公务卡是银行卡，不能违背我国金融信息保密规定。第三，目前，我省的公务卡刷卡消费的POS机小票和上传财政系统的消费信息不含具体的消费清单。只包含：消费日期、消费金额、费用名称（发票上载明）、商户名称、消费流水号信息。四、公务卡的使用和管理 （一）公务卡由本人保管，只限本人使用。 （二）公务卡用于学校公务支出结算，持卡人在未办理报销手续之前，无论是公务消费还是个人消费均属个人行为，个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。 （三）持卡人因调离、退休等原因离开学校，应按要求及时结清欠款余额。 （四）公务卡遗失或损坏由个人自行到发卡银行申请办理。 （五）教职工应尽量在具备刷卡结算条件的单位购买商品和服务，减少公务消费现金结算。 （六）持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定，规范公务卡的使用。对恶意透支、拖欠还款所产生的后果，由持卡人负责，学校不承担由此引发的任何责任。（七）任何人不得以未办理公务卡为由不执行公务卡强制结算目录制度。财务处会从今天开始提醒报账的老师尽量使用公务卡，公务卡未拿到前，按成都信息工程学院现金管理办法（成信院发【2012】 号）执行，1000元（含1000元）以上的支出采用银行转帐方式结算。五、公务卡结算使用范围 1、正确理解公务卡使用范围：公务卡强制结算目录中的18种费用的日常公用和零星购买支出，小额支付鼓励使用公务卡结算，大额支付或受距离限制，持卡人无法到商户现场刷卡的，使用银行转帐方式结算，严格控制现金结算。三种结算方式具体适应情形：第一，在公务卡结算范围内的18种费用的日常公用和零星购买支出,只要具备刷卡或银行转帐条件的，一次性消费额度在公务卡信用额度内的，建议使用公务卡结算(简单、方便、快捷)，也可以使用银行转帐方式结算，两种结算方式只能选其一。第二，消费额超过公务卡额度，或者无法预计要超过公务卡信用额度的支出，只能使用银行转帐方式结算。不要部分刷卡部分现金或者部分转账。第三，若提供商品或服务的个别网点不具备刷卡条件或不便通过银行转帐方式支付500元以下（含500元）的有关费用（如签证费、快递费、过桥过路费、停车费、门票费、出租车费、购买饮料、零星办公或会议用品等），需要现金支付的，须经办人写明原因，并经计划财务处核实批准后可以报销。六、特殊情况的处理和注意事项（1）消费额超过500元（含500元）的有关费用（如签证费、过桥过路费、停车费、门票费、出租车费、零星办公或会议用品、公交车票、汽车票等），服务商若不能或不愿提供公务卡或银行转帐方式结算的，持卡人原则上不能在该服务商处消费。特殊情况需要消费，500-1000元须填写成都信息工程学院现金结算申请表，经财务负责人签字审核后，可现金报销；额度超过1000元要求填写成都信息工程学院现金消费申请表，提供对方不能刷卡不能转帐的证明，财务核实，主管校领导要签意见，再按关于调整经费支出审批程序的通知（成信计财发【2012】01号），履行审批手续，可现金报销。（2）在四川省省级公务卡强制结算目录中的公务用车运行维护费（加油、维修）、飞机票、会议费、培训费结算业务必须通过公务卡或银行转账结算（不具备条件的不在该服务商处消费）。（3）经办人长期在外地出差、进修等，不能在免息期内返校或委托他人办理报销及还款的，经说明理由并由派出单位提供书面证明后，可暂借给其现金，或先由个人垫付后，财务部门予以现金报销。（5）严格禁止将大额消费“化整为零”，分开开票，分次报销，规避转账和公务卡消费，如发票连号、个别断号但明显是一个单位开具的票据，财务人员有权拒绝报销。简单来说：原则上公务消费在公务卡信用额度内，刷卡结算，不刷卡就转帐；超过公务卡额度或因距离远不便刷卡就只能银行转帐：不具备刷卡条件也不便转账支付额度低于500元的有关费用，可以现金支付；500-1000元要现金报销就得财务处负责人审核；1000元以上要求转账，但学校的重要事项在无法转账和刷卡的地方办理，要履行审批手续。七、公务卡结算报销原则 1、不改变学校现行财务管理制度和报销审批程序。学校各部门负责人（科研项目负责人）对本部门公务消费行为进行管理和审核，严格执行财经纪律，控制经费支出，规范公务消费行为。2、持卡人因公务活动使用公务卡消费时，必须索要和保存公务卡消费交易凭条（pos机小票）和正式税务发票或财政票据。简言之：执行公务卡后两个基本不变：1、现有财务管理制度和报账流程基本不变2、现行会计核算办法基本不变执行公务卡后的三个小变化：（1）报销票据：发票+ pos机小票（+现金支付申请小额现金）（2）报账有时间限制：消费3天后透支免息期前10天内（3）超过1000元现金结算，需要主管校领导审批。3、因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的，持卡人应及时将相应报销款项退回财务部门，由财务部门负责办理资金退回手续。 4、有下列情形之一，所产生费用由持卡人承担，学校不予报销。 (1) 使用公务卡用于个人消费的部分； (2) 持卡人提取现金所产生的手续费、利息； (3) 因持卡人个人原因，未能在公务卡免息期内申请报销，所造成的罚息和滞纳金； (4) 因持卡人保管不慎或遗失等原因，导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失；(5) 其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的公务消费；(6)报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条（pos机小票）不符的。 八、公务卡结算报销程序 （一）公务支出使用公务卡结算的，必须在消费一周后（财政资金支付平台在消费一周后才能反映消费情况），免息还款期10天前，凭消费的原始发票和消费交易凭条（pos机小票），按财务报销审批程序进行报销。（二）财务初审人员在公务卡支持系统中通过输入“卡号”、“消费日期”、“消费金额”等基本信息，查询交易真实性。按规定进行审核后，对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销。对不予报销的部分，由职工自行偿还。（三）持卡人按财务报销审批程序进行报销后，财务部门根据持卡人提供的交易信息，办理公务卡还款业务。 （四）持卡人因出差在外或其他特殊原因，确实无法在规定的免息还款期内办理财务报销手续的，可通过传真等书面方式，委托本部门其他人员填制正式借款单，并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和消费金额的明细信息，经审核后先办理借款手续，财务部门于免息还款期前将资金转入公务卡，待持卡人回学校后再办理报销手续，并冲销其借款。 九、几个重要问题说明1、几个基本概念资金性质（财政拨款、教育收入、其他收入、经营收入、往来款），事业方向（教育、科研、社会服务等）。不分资金性质、事业方向，凡是18种目录的费用都被强制纳入公务卡结算范围。只能通过银行转帐或者公务卡结算。转账与刷卡：执行公务卡结算并不排斥银行转帐，原则上集中采购、定点加油尽量转账，小额支出尽量使用公务卡。刷卡消费指的是公务卡，公务支出只能刷公务卡，刷个人其他信用卡在财政平台上无法显示，不能报销。现金：含现金、现金支票、财务pos刷到个人储蓄卡的现金。我们要求转账、要求刷公务卡，避免现金交易，指的是消费时的结算方式，不是到财务报账时领取现金或者转到个人银行卡。2、信用卡和公务卡的说明都有信用卡性质，但是公务消费只能刷公务卡不能使用个人信用卡；个人消费可以耍个人信用卡也可以刷公务卡，公务卡用于个人消费部分由个人自己还款。 3、以非强制结算目录中的18种费用名义借款，而实际消费属于公务卡或银行转帐方式结算范畴，财务部门原则上不能报销。4、不能采用“化零为整”，以银行转帐方式划转预消费资金给服务商，然后办理消费卡，而规避使用公务卡结算；也不能采用“化整为零”，一次消费分开发票，分次报销，一经财务核实可以拒报。 5、今天会后试行11月出开始执行。试行期间财务处会给前来报销的老师一次提醒, 之后将严格执行。如果这次没有办公务卡的老师，请按照执行,1000元以上转账。6、11月开始原则上差旅费、备用金不再办理现金借款，通过转账或者刷公务卡解决，零星现金支付自己垫付。若有特殊需要，理由充分，履行审批手续，降低借款额度可适当借款。报销时，属于公