员工关系维护管理作业指引.doc

员工关系维护管理作业指引编号：版号：A/0员工关系维护管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人一、 目 的规范员工关系管理工作，促进融洽、和谐员工关系的形成，提高公司的凝聚力和向心力；建立和维护良性的内部信息沟通机制，加强员工参与公司管理，提高横向与纵向沟通效率。通过提高员工满意度达到提高员工敬业度的目的，从而强化公司人才竞争力。二、 适用范围适用于集团地产公司全体员工。三、 术语/定义无四、 职责规划区域公司4.1 总经办1) 根据集团员工关系维护管理规定，制定区域公司员工关系维护管理规定并上报执行；2) 负责区域公司各项员工关系维护活动计划的制定和日常相关工作的执行。4.2 区域公司领导1) 负责审核区域公司员工关系维护管理规定；2) 负责区域公司员工关系维护管理相关事项的审批。集团公司4.3 人力资源管理部门1) 制定集团员工关系维护管理规定，指导区域公司制定相关规定；2) 负责集团各项员工关系维护活动计划的制定和日常相关工作的执行。4.4 集团领导1) 负责审批公司员工关系维护管理规定；2) 负责集团员工关系维护管理相关事项的审批。五、 关键活动描述5.1 劳动关系管理5.1.1 劳动合同签订1）劳动合同是员工与公司确立劳动关系，明确双方权利义务的协议。所有正式员工均需按规定与公司签订劳动合同。2）新进正式员工必须在入职30天内与公司签订劳动合同，；3）外派或调动的员工，在办理外派及调动手续时，调出公司需开具异动函明确与其解除原签订的劳动合同，派/调入公司负责与其签订新的劳动合同。4）公司涉及试用期、劳动合同解除、终止、续签等活动均应遵循国家劳动合同法及劳动合同法实施细则。具体参见劳动合同管理流程5.1.2 劳资协调及劳资纠纷处理员工关系专员依据国家政策、法律法规及公司规章制度，协调劳资双方关系，组织处理两者纠纷。5.1.3 劳动人事相关政策咨询公司建立以下政策咨询渠道：1） 通过电话、邮件或当面向人力资源部工作人员进行咨询；2） 通过公司在OA系统上建立的内部信息交流平台进行互动咨询。员工可就所关心的劳动用工政策、劳动法规、劳动合同、社会保险、住房公积金、人事政策进行咨询，同时也可就公司劳动人事相关制度提出意见和建议。人力资源部在获知员工咨询信息后，需在24小时内给与回复。5.1.4 员工满意度/敬业度调查人力资源部每年举办一次员工满意度或敬业度调查，必要时可参加外部咨询机构组织的“最佳雇主”评选，以通过对内部员工的了解以及外部企业间的比较，不断修正和完善公司的人力资源制度，不断打造有益于提高内部员工敬业度的企业文化。5.2 员工内部沟通管理5.2.1 员工访谈沟通员工沟通分为入司前沟通、岗前培训沟通、试用期间沟通、转正沟通、工作异动沟通、定期考核沟通、离职面谈等，它构成一个完整的员工访谈沟通管理体系。员工访谈沟通的目的：改善和提升人力资源员工关系管理水平，为公司领导经营管理决策提供重要参考信息。5.2.1.1入司前沟通(1) 沟通目的与内容：重点对企业基本情况、企业文化、企业目标、企业经营理念、所竞聘岗位工作性质、工作职责、工作内容以及加盟公司后可能遇到的工作困难等情况进行客观如实介绍。(2) 沟通时机：招聘选拔面试时进行。(3) 沟通责任人：招聘人员负责对企业拟聘用人员进行企业基本情况介绍等初步沟通；对拟聘用人员，人力总监和各用人部门总监完成“入司前沟通”。5.2.1.2岗前培训沟通(1) 沟通目的与内容：对员工上岗前必须掌握的基本内容进行沟通培训，以掌握企业的基本情况、提高对企业文化的理解和认同、全面了解企业管理制度、知晓企业员工的行为规范、知晓自己本职工作的岗位职责和工作考核标准、掌握本职工作的基本工作方法，以帮助员工比较顺利的开展工作，尽快融入企业，度过“磨合适应期”。(2) 沟通时机：员工入司上班第一天到七天内；(3) 沟通责任人：部门经理或总监；5.2.1.3试用期间沟通(1) 沟通目的与内容：帮助新员工更加快速的融入企业团队，度过“磨合适应期”，尽量给新员工创造一个合适、愉快的工作环境，即使新员工最终被试用淘汰，也应该是经过了企业努力，属于员工自身的责任。(2) 沟通责任者：人力资源部总监：主要负责对公司环境进行试用期间的沟通；所属部门经理：新员工的工作安排及适应能力的沟通、工作引导。(3) 沟通频次要求：新员工试用第一个月：每月至少面谈1次，或电话沟通1次；(4) 沟通形式：以面谈为主，无法面谈时可采用电话、邮件等方式。人力资源部不定期组织新员工座谈会进行沟通，可与新员工培训结合进行。5.2.1.3转正沟通(1) 沟通目的与内容：根据新员工试用期的表现，作出是否转正的建议意见。建议同意转正的，应指出工作中存在的不足、今后的改进建议和希望；不同意转正辞退或延长试用期的，应中肯的分析原因和提出今后改进建议。(2) 沟通时机：提前于员工试用期到期日至少一周；(3) 沟通责任人：新员工所属部门经理或主管总监：进行新员工转正评价并形成部门专业意见；人力资源部：在审核员工转正时，并形成管理意见。人力资源部总监负责助理经理及以上级别人员的转正沟通；人力资源经理负责其余员工的转正沟通。 5.2.1.4工作异动沟通(1) 沟通目的与内容：使员工明确工作异动的原因和目的、新岗位的工作内容、责任、挑战及希望，以使员工比较顺利的融入到新岗位中去，同时以期达到使员工到新岗位后更加愉快、敬业工作的目的。(2) 沟通时机及责任人：人力资源部：在决定形成后正式通知员工本人前；异动员工原部门经理或主管总监：在接到人力资源部的员工异动决定通知后立即进行；异动员工新到部门经理或主管总监：在异动员工报到上岗之日，相当于新员工的入职引导和岗前培训沟通。5.2.1.5月度、季度面谈(1) 沟通目的与内容：沟通了解工作执行情况，辅导下属员工开展各项工作；(2) 沟通时机及责任人：部门经理：每月对下属员工进行一次工作面谈；主管总监：每季度对分管部门的员工进行一次工作面谈；总裁/董事长：每季度对分管的职能总监和部门经理进行一次工作面谈；(3) 面谈需填写月度或季度工作面谈表，提交人力资源部备案。5.2.1.6离职面谈(1) 沟通目的与内容：本着善待离职者的原则，对于主动离职员工，通过离职面谈了解员工离职的真实原因以便公司改进管理；对于被动离职员工，通过离职面谈提供职业发展建议，不让其带着怨恨走；诚恳的希望离职员工留下联系方式，以便跟踪管理。(2) 沟通时机：第一次：得到员工离职信息时或作出辞退员工决定时第二次：员工离职手续办理完毕，准备离开公司的最后一天。沟通需安排离职人员填写员工离职调查表。沟通人员在沟通后提交离职面谈记录。(3) 离职面谈责任人：原则上由人力总监或和员工所属部门负责人组织。(4) 离职面谈：第一次离职面谈：对于主动提出辞职员工，员工的部门经理或其他人得到信息后应立即向人事行政部反映，拟辞职员工部门经理应立即进行离职面谈，了解离职原因，对于欲挽留员工应进行挽留面谈，对于把握不准是否挽留的应先及时反馈人力资源部以便共同研究或汇报，再采取相应措施。对于助理经理及以上的员工主动辞职的，得到信息的人应先将信息第一时间反馈人力总监以便上报公司领导商议后进行决策。对于企业辞退的员工，经理以下员工由员工所在部门经理进行离职面谈；经理以上人员由部门主管总监进行离职面谈，人力资源部相关负责人应同时到场。第二次离职面谈：对于最终决定同意离职的员工，由人力资源部进行离职面谈。助理经理以下员工由人力经理进行离职面谈；助理经理以上员工由人力总监或分管领导进行离职面谈，原则上企业谈话人应比离职者的职级略高，至少应对等。面谈技巧应让离职员工自愿留下联系方式，以便跟踪管理。(5) 离职原因分析：离职原因分析每月度应定期进行1次，由人事专员负责完成，报人力资源总监，以便改进人力资源管理工作。5.2.2 “对角线”座谈会定义：人力资源部组织，公司最高层（董事长或总裁）和公司基层员工（普通员工和基层主官）参加的沟通会议。目的：为避免公司由于管理层级间隔，可能导致的在上情下达、下情上达中存在信息堵塞或误解，让公司最高层了解基层员工的心声，同时使基层员工了解高层的理念和发展规划，确保上下步调一致。形式：分部门或职能分别进行座谈频率：每季度一次人力资源部做好会议记录，针对员工反映的问题，由人力资源部负责跟进和反馈。每次“对角线”座谈会中应对上次座谈会总结的问题进行总结性反馈。5.2.3 全员大会举办时机：当公司要推行新的管理制度或有新的人力资源政策导入时；当公司有大的战略调整时；当公司遇到需要对全员进行动员或宣导的事件时，应举办全员大会。举办频次：不定期组织者：人力资源部5.2.4 职业生涯规划与咨询目的：帮助员工明确职业目标；帮助员工实施自我发展，实现目标；帮助员工适应工作；根据员工需求，给员工提供改变与发展的机会。形式：员工一对一访谈、问卷调查。责任人：人力资源总监。5.2.5 申诉目的：通过建立员工申诉渠道，倡导良性申诉方式；增强对员工个性化需求的关怀与重视；及时解决问题，稳定员工队伍。内容：员工认为个人利益受到不应有的侵犯，或需要检举其它职员有违反职务准则的行为申诉渠道： (1) 书面：请员工务必在申述书上署名并附上联系方式，以便申述能够得到及时解决；(2) 面谈：如员工通过面谈通道反映情况，却得不到直接主管认同的话，可以继续向部门经理或更上一层反映；(3) 从解决问题的角度出发，鼓励职员尽量使用向人力资源部反映以及通过邮件、书面等渠道，少用无证据的口头或电话形式；(4) 如员工认为有必要通过公司高层渠道时，同样也可以直接向公司董事长直接申诉。原则：(1) 申诉原则：实事求是；(2) 处理申诉原则：公正、高效，对举报人予以保密。申述及处理流程：(1) 员工向人力资源部提出申诉；(2) 人力经理了解详细情况，并做出详细记录；(3) 人力经理根据申诉内容，进行处理或协调处理、上报。5.2.6 合理化建议目的：为了充分激发员工的全员管理和参与意识，发扬员工的“主人翁”精神，鼓励和倡导员工为公司发展献计献策，进一步增强员工的使命感、责任感和归属感，促进公司各项工作的改进和完善。活动组织者：人力资源部负责活动的发起和组织；品宣布负责活动的策划并参与执行。频次：每年定期开展一次合理化建议活动，同时根据公司实际情况不定期开展员工提案活动。合理化建议执行流程：(1) 制定合理化建议活动方案，确定活动主题；(2) 收集合理化建议，组织合理化建议评估，制定工作合理化改善计划;(3) 跟进落实合理化改善计划，表彰合理化建议活动优秀团体、个人。5.3 员工活动管理5.3.1 员工活动经费5.3.1.1部门员工活动经费：标准：每月按上月末部门人数，以50元/人的标准核算部门员工活动经费用途：用于部门组织内部员工活动管理：由人力资源部负责该经费的管理经费申请流程：(1) 部门填写员工活动经费使用申请表，将活动计划在申请表中进行体现。该申请表需由人力资源部审核，总裁批准；(2) 费用报销时，需将已获准的员工活动经费使用申请表作为报销附件。人力资源部在审核部门报销单时，应做好部门活动经费使用情况的记录。使用规定：(1) 部门活动经费可以按月累计使用，但原则上不可预支；(2) 为使部门活动经费可用于部门全体员工，部门活动经费用于组织人数至少到达部门人数2/3的活动；(3) 部门活动经费不做跨年度累计。5.3.1.1 公司员工活动经费标准：每月按上月末全公司人数，暂定为以50元/人的标准核算公司员工活动经费经费用途：用于人力资源部组织的各类员工活动经费管理：由人力资源部负责该经费的管理和使用经费申请流程：(1) 人力资源部拟定活动方案，同时填写员工活动经费使用申请表，交总裁批准；(2) 费用报销时，需将已获准的员工活动经费使用申请表作为报销附件。人力资源部需对公司员工活动经费使用情况详细记录。5.3.2 员工活动小组成员：由人力资源部员工关系专员、行政专员、中庚会专员以及其他部门自愿者1-2名组成职责：负责在员工中组建各类兴趣小组，如羽毛球活动小组、篮球活动小组、摄影活动小组等。同时领导各小组策划、组织、执行各类公司员工活动。以达到增强员工之间、部门之间的联系，增进友谊，创建积极向上的工作氛围，引导积极合作的团队精神。员工活动小组于每年末制定下一年度的员工活动整体计划，并于活动前拟定详细的活动方案。5.3.3活动频次及时间(1) 小型活动：仅限于本地员工，如租赁乒乓球或羽毛球馆进行体育锻炼，每周一次；(2) 中型活动：仅限于本地员工，如集体郊游、家庭日活动、拓展活动、部门间体育比赛等，每年两次；(3) 大型活动：涉及到全集团，如各区域公司之间举行的文体比赛等，每年一次此类活动经费取自公司“员工活动经费”。5.3.