外贸部工作计划书.doc

外贸部工作计划书篇一：外贸部工作计划书外贸部工作计划书1外贸业务部的定性及定位1）工作前沿性2）桥梁作用3）形象作用4）工作要求公司的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。基于这些特点，就要求本公司的外贸工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（有好有坏），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。外贸部门有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生产部及其它部门为基础的、在工作中要能同本公司其它部门进行有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。2外贸业务部门的工作流程1）外部2）内部3）所需资料表格4）工作的特点及要求大概讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心， 同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层，同内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门。从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的工作安排。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。1）样品单：（SAMPLE FORM）业务中有些客人要求看样品，及打样品。样品确认后做货。另外订单确认后，外贸业务部也应要求各配件 供应商打样确认，以确保质量交货期。样品在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样品时，要填样品单，样品单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样品单业务部存一份，交会计一份，样品单填写一定要标明所有的客人要求细节。样品要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后照办做货。另外：订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打样确认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。确认样品无误后在通知供应商生产。2报价单：（QUOTATION FORM），同客人面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标标明产品所有细节，交货条件，付款方式，交货时间等。报价单由主管或业务员留存。3形式发票：（P/I）这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。4成本分析单：（COST ANALYSE FORM）在报价时，业务员要做本询价的成本分析。（大概），在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规定的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。现公司规定：部门操作时，利润如低于5%则要求经理的同意。因为客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。5生产加工单：（ASSEMBLING FORM）在订单确认后，要根据同客人所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以指正。 开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。如跟单（采购对订单理解有所偏差时可及时指出）。6采购单：（PURCHASE ORDER 或P/O）这里主要指根据订单要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货期。特别注明质量要求及交货期。采购单要经本部门主管或经理审核再传真给供应商。每次传真的采购单要求供应商签字回传备案。7验货报表：（INSPECTION FORM）公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检。包括：对配件的检查；中期验货及最终验货；验货时要求照单验货。如有任何疑问请及时通知主管或经理，以便及时解决问题；跟单员要通知主管每次验货的情况；主管也有责任询问每张订单的情况。8财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM）公司要求会计处要有明确的订单财务记录。包括：1）订单订金/尾款详细的记录；2）各订单配件的款项明细资料。9装箱单：（PACKING LIST）每张订单要根据客户的包装要求做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人，以证明货已做完，也是作为催款的一种暗示形式。10. 其它资料：外贸部可能要接解到的资料还有，C/O 单，报关单，订舱单，商检单，提单，等等。11公司要求每张订单的资料要全部夹入-资料FILE 。包括此张单涉及到的所有资料。工作要求：外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。同采购部，外销部门经常会碰到客户问价格的情况，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格， 这时要同采购部多沟通，以了解成本等价格因素。故本部门人员要能与各部门相处融洽。同生产部，要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特殊情况下，（指客人要货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。1）周期长，工作隐性。2）工作方式上：跟单员要能配合生产部生产工作，与QC协作，全程监督。3）部门上班时间为：8：30-11：30； 1：305：00 部门不加班（特殊情况例外）。4）公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。5）外贸主管可以有相应的活动经费。指外出请客吃饭等（但只适合在一定的范围之内）。6）公司给外贸部门车辆方面的主便，可以及时调用公司交通工具。7）外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。8） 每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。9） 公司网站设计要具有时代特性，简单明了，主要要突出产品。网上产品要及时更新。10）外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌握，不至被动。11）公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。12）部门资料要整理清晰明了。分类归档。如给客人报价资料，要按类归档，以便到时查验。13）信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要及时回给客人。14）确保按照合同上要求，按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就其它部门的意见。15）在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面。16）主管的指令要明确。3外贸部的内部工作人员配备，权限及责任（参考岗位权责）人员要求1）经理2）主管3）业务员4）跟单员外贸部门的人员要求少而精。如部门人员暂时不够。宁愿多花时间找合造人员，也不应勿忙找人顶替所缺职位。由于工作的关系。部门要求人员：要诚实，勤奋，有合作精神及团队精神。 经理：1）主要负责本部门的长期规划，带领本部门人员开辟市场，2）负责对主管的直接领导。3）负责抽查部门订单情况。.4）负责公司部门的抽象业务规划。5）参加展览及同客户接触。6）对一些较复杂的情况做出断定，指示主管如何操作。7）经常检查部门订单进展情况。篇二：外贸部策划书成立外贸部策划书目录一， 外部的组建二， 工作要求三， 业务流程四， 外贸部单证要求五， 外贸业务的开展方法六， 总结由于公司有自营进出口权，并且有长时间的国际贸易业务，所需手续公司都已具备。在此基础上，成立一个专门的外贸部，个人认为有以下几点。一，外贸部的组建1，外贸部成员。外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。 D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。个人认为有以下几点：? 公平合理的分发询盘给业务员。对于新成员给予成长的时间、空间及独立处理各项事情的机会。? 定期汇总出货情况，定单合同，成交额等上交上级主管。? 定期召开例会（也可依据情况而定），总结近期的工作；集体探讨解决工作中遇到的问题及如何做好业务完成公司目标；集体分享和交流开发客户的技巧，经验，大家互惠互利，共同进步。? 生产协调。出货高峰期公司生产进度安排难免紧张。将本部门出货定单汇总，根据业务员提供的信息，对客户做一个系统的分析，合理安排生产，制定出货计划。同时也可根据不同的客户需求及未来合作的潜力做相应的调整，让业务员和客户沟通争取缓冲时间，总之，努力做到既不失去客户也兼顾到客户的利益，并且生产和交货期有保证，公司的利益也达到最大化。在部门成立初期，可一人多职（如业务员可以负责单证的处理及船务等）。随着公司的发展，业务的增多，逐步完善。另外，业绩是业务部的整体目标而非业务员或业务主管的单打独斗，需要整个部门的合作来完成。2，硬件设施。业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。3，部门之间的合作。首先与生产部的合作，在和客人谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客人要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。4，货运代理，快递公司CIF 或CFR情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。快递公司，依据当地情况，择优而取。二，工作要求1，分工明确，权责分明，有团队精神。2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也要明确归类。3，信息要及时处理，尤其是询价。4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。5，业务部成员定期对工作汇总。6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。三，业务流程1，询盘与报价在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式（中英），单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。2，订单及生产。报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。 得到客人的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。 3，所需单据。如果做信用证，上面有明确规定。如果是FOB，就要和客人沟通确定此事。如：CI，PL几正几副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的证明。4，验货。如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。5，出货。FOB情况下提前与客人沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。四，外贸部单证要求。业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有1，报价单 2，形式发票/合同 3，生产单 4，财务跟踪单，5出货明细 6，箱单 7，订舱单，8，出货通知（客人要求时做）等。表格见附件，仅供参考，如果公司已经有完善的表格，以公司的为主。五，外贸业务的开展方法1，展会。参加有权威，口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高，但是客户的来源最直接也最有效的方式。2，网络推广通过关键词搜索、B2B注册会员等，可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户，直正成交的很少，更多的是探价，或者同行之间的摸底。付费平台相对较好，如果产品独特，价格有竞争力，技术含量高，成交的潜力还是很大的。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。A，阿里：名气大，但是竞争激烈，费用不便宜。比较适合比较特别，竞争少的产品。B，中国制造：有名气，费用也不高。买家主要集中在欧美国家。C，搜索引擎：GOOGLE按点击收费，一般带来的是有购买意向的买家，可以有针对性的投放一些国家和地区进行宣传。百度主要针对国内，购买百度的排名对内销会起到很大的作用。如果准备投资网络，最好从产品的市场，客人的分布考虑，同时咨询网络公司，有个清楚的了解之后再做投资。3，客户的介绍有些客户，曾经发过信息，但是并没有生意上的往来，却有可能成为我们与某些合作伙伴的媒介。如果在价格，服务，质量，出货上都有保证，老客户也会介绍新客户。另外，在和客户关系很好的情况下，可以请客户介绍。在经济全球化的时代，贸易无处不在。综合以上几点，展会与付费的网络平台是开展业务的有效方式。外贸业务存在一定的机遇性，免费的网络平台也能找到有潜力的客户，但是大多情况下要花费很大的时间与精力。做业务是要靠积累而非一日之功，多积累才有收获。六，总结初来乍到，对公司的出口业务情况还不了解，以上只是基于以前的工作总结出的，希望对外贸部的成立有所帮助。另外，公司的产品对我来说是新的，在熟悉产品的过程中肯定会遇到一些问题，肯求王总在如何更快的熟悉公司产品及重点掌握哪些部份给予指点。毕竟做销售，产品知识很重要，业务员做到比客人专业