浅谈施工单位对档案资料的管理.docx

浅谈施工单位对档案资料的管理石章平摘要：建设工程档案资料是工程施工全过程的原始资料,是反映工程质量的凭证，是工程使用过程中维修、扩建、改建等重要的参考资料，也能为事故调查和正确处理提供有力的依据。同时，工程技术资料的验收是工程实体验收的前提，合格的工程档案资料能够为工程顺利通过验收和创优创造良好的条件。本人独立完成了三金潭污水处理厂工程竣工资料的整理，并有幸参加了三峡坝区通航船舶服务区待迫锚地建设工程、武汉三金潭污水处理厂工程档案资料的竣工验收会，交通部档案馆馆长宁列辉等在验收会上对建设工程档案资料的管理作出了指导，本文就施工单位对搞好建设工程档案资料管理谈一些肤浅的体会。关键词：建设工程；档案；竣工资料一个项目工程要保证一流的工程质量，也包括一流的档案资料质量。施工单位的工程档案资料主要施工管理、技术、质量、验收等竣工资料。竣工资料作为工程验收和保证今后工程项目安全运行的重要文件，是工程项目在运行过程中检修、维修、改扩建等工作的重要依据，同时，系统、规范、准确、真实的工程资料便于使用单位查阅。所以，工程建设过程中必须做到资料图物相符、数据真实，同时分类科学，查阅方便，满足档案整理规范一、 施工单位档案资料的一般要求（1）档案资料应真实反映工程实际的状况，具有永久和长期保存价值的材料必须完整，准确和系统。（2）档案资料应使用原件，因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处，并有经办人签字及时间。（3）档案资料应保证字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字必须使用档案规定用笔。计算机形成的工程资料应采用内容打印，手工签名的方式。（4）施工图的变更、洽商绘图应符合技术要求。凡采用施工蓝图改绘竣工图的，必须使用反差明显的蓝图，竣工图图面应整洁，图样清晰，文字材料字迹工整、清楚。（5）档案资料的照片(含底片)及声像档案，应图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。（6）档案资料一般按照专业、单位工程组卷。二、 目前施工单位档案资料的缺陷施工单位大多只重视现场作业，而对工程资料缺乏关心，往往会使档案资料存在不少缺陷，影响工程的正常竣工验收。档案资料的缺陷一般有以下几种：（1）施工阶段验收签证资料的不及时、不真实。主要表现在工程验收签证资料与工程实施不同步，工序验收签证资料滞后于工程进展。部分必须在下道工序开始前就该完成的资料，如隐蔽工程、预验收、材料检验等资料，采用事后补签，降低了资料的真实性和可信度，降低了资料的实用价值。（2）施工阶段资料的不规范。资料的不规范表现在资料格式的不统一、资料填写的不规范。施工单位在收集资料的过程中，施工表格、样式、内容能不统一，同一个分项工程的同类资料纸质、页幅、字体等往往存在很大差别，成册资料的页码编制不完善。在三金潭污水处理厂档案资料的整理过程中，这种现象比较多，特别是商混站提供的混凝土试压、砂石水泥检验等资料采用16开复写纸、部分采用A4纸、电脑打印纸等，给整理装订带来了许多不便。资料填写字迹模糊不清，有的填写内容不完整，签名不规范，代签、涂改，没有按照要求加盖公章的，也都比较常见。这些都不利于资料的长期保存，也与资料的归档要求不符。（3）施工资料原件不齐全。由于时间和空间关系，有些重要的管理资料和文件在下发和转发时就是复印件，有些材料检验资料不能保证所有单位工程都是原件，比如三金潭污水处理厂有12个单位工程，其中10个单位工程使用8钢筋，按照总用量只够做一个批次抽检，而这几个工程又是同时施工，检验报告数量有限不能保证所有单位工程都是原始资料。还有的由于疏于管理，或者资料管理人员更换频繁，资料移交把关不严，造成原始资料丢失。（4）竣工图编制不规范。在竣工图形成过程中，用施工图修改的，修改部分过多、划改不当，对施工图变更修改部分手续不完备，都不符合竣工图编制要求。竣工图章不规范，内容填写不完整。在三峡工程档案资料的验收过程中，宁馆长指出，所有施工单位的竣工图章加盖的是项目部公章，而不是施工单位公章。（5）资料分类不科学，查阅不便；影像资料不完备。 （6）竣工手续不完备。一般工程完成竣工验收后，都需要验收组办理书面验收手续，工程交接、工程保修、设计、勘察、监理、监督、使用、建设等单位验收意见都需要归档建档，档案资料办理交接，质监部门办理工程备案。三、 施工单位档案资料缺陷的原因分析及建议造成工程档案资料质量缺陷的大致有以下几方面原因：（1）建设单位即业主对档案管理意识淡薄，只注重工程进度和前场形象，存在重建设、轻档案的形象，对档案资料管理不严，不够深入。（2）监理单位对资料监管不到位。有的监理单位现场监理工程师有较强的专业技术，而施工管理水平有限，无法对施工单位的资料提供指导性意见，对现场签证验收把关不严，对资料的统一性缺乏主导思想，有时让施工单位无所适从。（3）施工单位自身缺乏管理，施工管理人员、技术人员，资料管理人员没有经过系统培训学习，对档案知识了解不多，专业素质低下，往往造成资料格式混乱。资料管理人员更换频繁，接收人员对前期资料的不了解，容易造成资料缺失，衔接不上。为改善目前档案资料质量低下的现状，建议施工单位建立健全的档案制度，加强档案管理，从根本上解决档案资料所存在的缺陷。（1）加强档案管理知识的宣传和学习。目前工程建设大多为项目法人负责制，档案资料一般由项目负责收集和整理，就需要对项目部技术人员、资料管理人员进行专业培训学习，特别是项目部质检员兼任资料员的，必须加强理论学习，增强档案意识，熟悉档案业务，形成比较系统的档案知识体系，对档案资料的质量把关。（2）建立健全的档案资料管理制度。鉴于目前工程项目建设投资大、周期长的特点，建设中途可能出现管理人员更替或者其他不利于档案资料收集的因素，就必须根据项目实际情况，制定适当的资料管理规定，明确责任人分工，将资料管理制度贯穿到工程施工的全过程。同时加强与建设、监理单位沟通，在项目开始就制定一套适合于本工程、满足工程竣工归档要求的资料样本，避免资料形成的多样化、不规范、不统一。（3）加强施工过程中资料质量控制。在施工过程中，严格执行“三同步”原则：工程筹备开工与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程竣工验收与资料竣工验收同步。施工单位对资料执行“三把关”制度：质检员把关；技术负责人把关；项目负责人把关。在制定工程进度计划时，应将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并作为重要的网络节点来完成。资料管理人员要切实负责，深入施工现场，保证资料的完整、真实、准确，避免资料与工程脱节，切忌先施工、后补资料。（4）严格控制资料的竣工验收。资料竣工验收是归档的前提，因此工程建设、监理、质监等单位必须对竣工资料把关，特别是保证工程质量保证资料、隐蔽工程资料、施工记录的真实性；工程变更以及竣工图、文字资料的完整性以及资料立卷的合理性，达到归档备案要求，作为工程质量合格和竣工结算的凭证。四、结语工程资料管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是涉及各个专业技术部门的一项复合性工作。一份优秀的档案资料，是参与工程质量等级评定的前提，使用单位通过