卓识软件操作规范.doc

卓识软件操作流程为了落实新版GSP的计算机系统规范要求，各岗位人员严格按照以下流程操作要求来操作电脑软件，严格按照自己的操作权限操作，不得在他人名下操作任何数据，离开操作岗位，请关闭或锁定个人操作界面。一、基础数据的新增及维护：1、基础数据中涉及的药品资料，供应商资料，客户资料必须经由质量管理人员在审核合格的情况下才能录入软件系统。2、药品资料的分类：资料维护资料分类方案管理，打开之后在类型选择下拉框中选择：商品初装编码方案，然后可以对商品的分类进行合理的分类3、药品资料初装及维护：资料维护商品资料商品资料初装，打开之后点击界面左上角按钮，显示已经存在的药品资料。如果要添加新的药品资料，请选择左边的分类之后，点击按钮，系统出现如下界面：商品编号：系统根据所选择商品分类和已有商品编号顺序生成；商品条码：如果采用扫描枪检索商品，则可以录入商品条码；商品名称：必填项，系统根据商品名称会生成拼音码的助记码；单位：商品入库销售的最小单位产地：商品产地商品规格：商品销售的规格进价：首次入库单价 批发价：批发的标准价 零售价：零售的标准价；计量规格：商品的件装；批准文号：商品的批准文号； 剂型：商品剂型，可选择是否重点养护：如果是“是”，则为重点养护品种；储存条件：本商品的储存条件要求，一般是常温、阴凉、冷藏；类别：对应经营范围中的类别各内容填写完成后点击确认，并点保存增加。4、供应商资料初装及维护：资料维护客商资料客商资料初装，打开之后点击左上角，出现客商分类和已有的供应商信息。如果要添加新的供应商资料，请选择左边的分类之后，点击按钮，系统出现如下界面：单位编号：根据分类自动生成。单位名称：该供应商全称，系统根据名称生成助记码。是否进货：确定该单位是否是供应商。单位电话：该供应商联系电话经营范围：该单位经营范围，系统会根据经营范围判断进货销售的合法性。下面的证照有效期：请根据单位性质自行填写，系统会对有效期进行判断，系统会对证照效期提前预警，过期的单位系统禁止在业务单据中出现。5、客户资料初装及维护：资料维护客商资料客商资料初装，打开之后点击左上角，出现客商分类和已有的供应商信息。如果要添加新的供应商资料，请选择左边的分类之后，点击按钮，系统出现如下界面：单位编号：根据分类自动生成。单位名称：该供应商全称，系统根据名称生成助记码。是否销售：确定该单位是否是客户。单位电话：该供应商联系电话经营范围：该单位经营范围，系统会根据经营范围判断进货销售的合法性。下面的证照有效期：请根据单位性质自行填写，系统会对有效期进行判断，系统会对证照效期提前预警，过期的单位系统禁止在业务单据中出现。6、职员资料：资料维护职员资料职员资料维护，打开之后点击左上角，出现职员分类和已有的职员信息，如果要添加新的人员信息，请选择左边的分类之后，点击按钮，系统出现如下界面职员编号：系统根据分类自动生成。 职员名称：职员名称必须填写是否业务员：如果是“是”，在在单据中的业务员输入框内可以被选择到；是否收款员：如果是零售企业的收款员，请选择此选项为“是”；是否销售员：如果是零售企业的营业员，请选择此选项为“是”。7、库存参数设定：库存参数：用于设置商品的库存上限、下限以及合理库存，资料维护库存参数维护，分为以下以下两个功能总库存参数：商品在本企业的库存上下限及合理库存；货位库存参数：按照不同的库房设定各自不同的库存参数。二、采购业务操作：1、采购订单：采购管理订单管理采购订单，打开出现如下界面：单位编号和单位名称：需要确定订单进货单位，系统会自动校验单位证照的合法性，如果证照过期会出现如下界面：订单明细部分的生成可以采取手工填写和自动生成的方式：手工填写，可以根据库存及销售的因素确定进货数量及价格。自动生成：可以在单据的辅助功能菜单下选择自动生成订单：出现如下界面：系统预置了5种生成方式：低于下限补足上限：当库存低于库存下限时补足到库存上限的数量，如果不选择单据抬头的货位，默认是按照总库存上下限生成。补足合理库存：低于下限补足到合理库存的数字。补足多日销售：把近三天的销售作为补货数量。补足平均销售：把近三天内的平均销售作为补货数量。根据实际销售生成：把前一天的销售作为补货数量，保持较低的库存水平。采购订单录入完成后，如果无误，请点击单据左上角按钮，则系统自动生成采购记录。查询采购记录可以在GSP管理采购销售与验收药品采购记录2、采购收货：采购管理收货管理采购收货，打开出现如下界面：采购收货单：由库房收货人员根据采购订单的内容填写，首先在订单号中选择对应订单，然后在明细的商品编号中录入商品助记码，调取订单中有的品种，否则不能被录入，补充批号，效期，生产日期等信息。核对无误后点击按钮或按ALT+S键激活存盘。3、入库验收：采购管理收货管理采购入库GSP验收，打开后界面如下：本单据不能手共增加明细，首先要点击单据中的“提取收货单”按钮，调取已经完成收货动作的采购订单，然后验收人员根据实际验收情况填写验收通过数量，验收结果，外观质量状况等内容，整单完成后点击保存，保存后生成入库验收记录。查询验收记录可以在GSP管理采购销售与验收药品入库验收记录查询4、采购入库：采购管理入库管理采购开票入库，打开后点击按钮调取验收通过的订单，完成入库动作。此时整个采购动作完整，入库动作完成。三、采购退货操作：对于已采购入库的品种如果需要退货给供应商那么必须按照如下流程操作：1、采购退出开票单：采购管理退出开票采购退出开票，打开出现如下界面：单位编号和单位名称：需要确定原进货单位，系统也会校验单位证照的合法性。采购退货可以有两种办法：手工填写，提取原采购单。手工填写：从库存中调取商品，填写要退货的数量单家等信息，核对无误保存按原单退货：可以分别整单提取，按商品退货。整单提取首先选择退货单位，然后从该单据的“辅助功能”菜单下选择“提取采购单退货”，则会自动带出原单数量、单价、批号、效期等信息，操作员填写退货数量，确认后保存。按商品退货先选择退货单位，从辅助功能菜单下选择，按商品退货，选择要退货的记录。双击确认，修改退货数量，确认保存。查询采购记录可以在GSP管理采购销售与验收药品采购记录2、退出复核：采购管理退出开票退出GSP复核，打开后界面如下：本单据不能手共增加明细，首先要点击单据中的“提取退出开票”按钮，调取退出开票，然后复核人员根据GSP标准出库复核，所有商品复核完成，点击保存。3、退出出库：采购管理退出出库退出出库单，打开后点击按钮调取复核完成的退出开票单，核对无误，点击按钮，退货完成。四、销售业务操作：1、销售订单：销售管理开票管理销售开票单据，打开出现如下界面：单位编号和单位名称：需要确定客户单位，系统会自动校验客户资质证照的合法性。在商品编号或名称中输入药品名称的拼音码，检索商品，选择批号和效期，填写数量、单价等信息，系统会在录入价格后自动到下一行，开票完成后点击保存按钮，如果没有不符合要求偶的品种，销售订单将生成，确认后的订单生成销售记录。查询销售记录可以在GSP管理采购销售与验收GSP药品销售记录功能下查询。2、出库复核：销售管理开票管理销售出库GSP复核，打开出现如下界面：销售出库GSP复核：复核人员点击按钮，提取销售订单，按照GSP要求对将要出库的药品核对数量、批号等信息，核对无误后点击按钮或按ALT+S键激活存盘。查询验收记录可以在GSP管理采购销售与验收gsp药品出库复核记录查询3、销售出库：销售管理出库管理销售出库单，打开后界面如下：本单据不能填写，点击单据菜单中的按钮，调取复核合格的开票单，核对无误，点击保存，销售出库完成。五、销售退货操作：如果销售出库的药品客户需要退货，按照以下流程操作：1、销售退出开票单：销售管理退回开票销售退回开票，打开出现如下界面：单位编号和单位名称：需要确定原销售单位，系统也会校验单位证照的合法性。本单据不能手工填写，必须提取原销售单才能完成。A按原单退货：可以分别整单提取，按商品退货。整单提取首先选择退货单位，然后从该单据的“辅助功能”菜单下选择“提取原销售单退货”，则会自动带出原单数量、单价、批号、效期等信息，操作员填写退货数量，确认后保存。B按商品退货：先选择退货单位，从辅助功能菜单下选择，按商品退货，选择要退货的记录。双击确认，修改退货数量，确认保存。2、退回验收：销售管理退回开票销售退回GSP验收，打开后界面如下：本单据不能手共增加明细，首先要点击单据中的“提取退出开票”按钮，调取退出开票，然后复核人员根据GSP标准出库复核，所有商品复核完成，点击保存。3、退回入库：销售管理退回入库销售退回入库，打开后点击按钮提取通过验收的退回开票单，核对无误，点击按钮，退货完成。六、库管业务操作：1、盘点操作：准备盘点表录入实盘数据盘点审核盘点记账说明：A、功能说明：盘点功能用于纠正账面数量和实际库存的差异。B、功能位置：库管业务盘点管理准备盘点表|录入实盘数据|盘点审核|盘点记账C、操作说明（1）、准备盘点表：操作界面如下填写抬头中部门业务员、以及将要盘点的货位，盘点的架位，在过滤方式选择框中可以选择盘点账面数量大于零，等于零，小于零，不等于零以及所有的商品，填写好所有信息之后，选择“提取明细商品”菜单，调出商品，然后保存。 准备盘点表的作用是把将要参与盘点的商品的账面数量保存了一份，为后续盘点工作打下基础。（2）、录入实盘数据：打开录入实盘数据功能，选择“提取盘点表”功能，选择上步已经生成的盘点表，按照批号填写实盘数量，系统自动计算损益。录入完成之后可以点击入账保存已录入的数据。在此步骤也可以删除上步生成的盘点表。方法是选择下图中的取消盘点表复选框，然后入账。则删除上步生成的盘点表。（3）、盘点审核：审核已经录入的数据，如果无误审核通过，在盘点审核的过程中如果发现上步录入的实盘数据有误，也可以直接修改。（4）、盘点记账：对上边盘点录入的数量记账，生成商品损益，修正软件中现有库存。2、移库操作：填写抬头的部门、业务员、出库货位（将要移出的库房）、调入货位（要移入的货位）。在明细的商品编号或者商品名称中填写助记码调出将要移库的商品，填写移库数量。无误后转下一行，继续增加移库商品，填写完成之后点击保存。移库单不需要填写价格，主要是因为移库主要针对直营店之间商品移动，是以成本价移库。（2）、移库开票完成之后