全面预算成本控制方案五—运杂费管理暂行办法.doc

附件： 全面预算成本控制方案之五 运杂费管理暂行办法 第一章 总则 第一条 为了确保公司预算目标的实现，以公司整体利益最大化为出发点，并使日常经济活动有效控制在预算范围之内，同时为了加大西安民生集团运杂费的管理力度，既满足日常经营工作的实际需要又能厉行节约、降低成本，特制定本办法。 第二条 运杂费是指西安民生集团各成员单位为保证正常经营活动拉运货物、为顾客送货所发生的一切费用。其成本发生受运杂费年度预算制定及调整环节、派车环节、送货汽车管理环节、送货三轮车管理环节、车辆燃油管理环节、车辆修理管理环节、车辆的安全规范管理环节、运杂费收取环节、车辆的费用报销及付款环节等一系列流程的影响，从可控性来看，属于可控成本。第三条 本办法中的运杂费管理范围包括：机动车运杂费、送货车运杂费、三轮车运杂费。其中：车辆固定费用有车辆养路费、强保费、安全费、道口费、二环费、在岗驾驶员年审费、营运证审验费、车辆审验费、货运车辆年审费、办理车辆进城证费；车辆变动费用有油费、汽车配件费、修理费、换季保养费、购轮胎费、过桥费、停车费、补胎打气费、座垫费、捆扎绳费、上下站货物保价费、租车搬运费等。第四条 运杂费成本控制目标为：集团各成员单位运杂费年度预算总额、分解后的单车预算额度。 第五条 民生集团各成员单位营业管理部为运杂费归口管理部门，对其使用标准和总量控制负责。总量指标考核民生集团各成员单位运杂费归口管理部门负责人，分解后的单车预算指标考核每辆车具体责任人。第六条 本规范适用的范围为西安民生集团股份有限公司及其各成员单位。 第七条 民生集团各成员单位运杂费归口管理部门负责人为本规范执行的责任人，相关部门负责人及具体责任人为本规范实施主体；集团及其各成员单位计划财务部为本规范执行的监督考核机构；集团及其各成员单位人力资源部为本规范执行考核奖惩机构。第二章 运杂费年度预算制定及调整环节的控制 第一条 运杂费年度预算的申报：集团各成员单位营业管理部应根据集团年度全面预算的整体安排，本着成本节约的原则，按照以前年度运杂费支出的实际情况、本年度业务量、车辆的使用年限等情况，制定本单位年度运杂费预算明细，并填写年度运杂费预算分解表（见附表一）。 第二条 运杂费年度预算的审定：集团及各成员单位计划财务部对集团各成员单位营业管理部核定的运杂费年度预算进行综合平衡和审定。核对的参考依据为运杂费与销售收入的比例、市场油料价格、车辆百公里耗油量、车辆的使用年限等历史数据，年度运杂费预算应在规范和控制费用支出的原则下，确定集团各成员单位的预算总额，并按海航集团最终批准的全面预算额执行。 第三条 运杂费年度预算的分解：集团及各成员单位的计划财务部和集团各成员单位营业管理部对已经批准的运杂费年度预算进行分解，根据历史数据以及可预见的业务量的变动情况分解到月，集团各成员单位营业管理部应在分解后的额度内报销车辆的相关费用。 第四条 运杂费年度预算的调整：一般情况下不得对运杂费年度预算进行调整，但如使用车辆数量、车辆状况、市场油料价格发生较大变动确需进行调整的，由集团及各成员单位计划财务部根据全面预算相关规定程序进行调整。第三章 派车环节的控制第一条 集团各成员单位营业管理部的运输车辆（机动车、送货车、三轮车）须严格实行派车制度，车辆调度员（班长）应严格按照审批后的西安民生集团送货单一式五联（营业员、车辆调度员（班长）、售后服务部、顾客、库房各一联）（见附表二），西安民生集团派车单及时安排车辆，对于没有西安民生集团送货单或西安民生集团派车单可以拒绝派车。第二条 集团各成员单位车辆调度员（班长）根据西安民生集团送货单登记的顾客地址，并结合车辆情况、同方向商品统一合理安排，统一调配，降低货运成本。第三条 车辆调度员（班长）接到车站到货通知单后，须填写西安民生集团派车单，由区域经理或大柜长审核（确认经代销商品、专柜商品、退货商品），经集团各成员单位营业管理部车辆主管审批同意后，派货运车将商品从车站按时拉回。若此费用应由专柜厂商承担，专柜厂商应在西安民生集团派车单上签字认可，费用由交付员代垫，月底将应收明细汇总表交集团及各成员单位计划财务部核算中心处，集团各成员单位计划财务部相关会计据实际金额从厂商货款中扣除。第四条 集团各成员单位营业管理部应严格执行集团百公里免费送货规定，对超出送货区域及范围部分按规定向顾客收费，特殊情况免收费用由营业管理部部门负责人审批。第四章 送货汽车管理环节的控制第一条 集团各成员单位营业管理部车辆（机动车、送货车、三轮车）应严格实行“单车核算、专人管理”制度，每辆车均应建立费用支出明细帐。第二条 送货流程：由营业员据顾客购物开据的发票进行送货登记，并填写西安民生集团送货单一式五联，第一联存根、第二联送货单、第三联售后服务、第四联送货处、第五联顾客收货，填完后二、三、四联交送货处、第五联收货，由集团各成员单位车辆调度员（班长）根据西安民生集团送货单统筹安排后派车。送货车驾驶员或三轮车工接到西安民生集团送货单后，据登记的详细地址将货物送到顾客家中并摆放到位，将西安民生集团送货单交于顾客由顾客签字后收回。送货汽车(三轮车)驾驶员返回后将经顾客签字后的西安民生集团送货单交集团各成员单位营业管理部车辆调度员（班长）处。第三条 送货汽车驾驶员每次送货回公司后，必须将途中发生的各种费用（过桥费、停车费等）的票据交集团各成员单位营业管理部车辆调度员（班长），集团各成员单位营业管理部车辆调度员（班长）将西安民生集团送货单与所发生的费用进行核对，经核对无误后，及时登记西安民生集团车辆使用明细表（见附表三），登记表包括的内容有车牌号码、行驶里程、送货时间、往返地点、送货过程中发生的费用（过桥费，停车费）等。第四条 集团及各成员单位计划财务部会同营业管理部不定期对西安民生集团车辆使用明细表进行抽查，发现记载不实、不全者应呈报人力资源部根据公司相关制度进行处罚。第五章 送货三轮车管理环节的控制 第一条 免费送货原则上由送货汽车送货，但对送货汽车不能到达、汽车运力不足的情况下，经集团各成员单位营业管理部部门负责人审批后，方可雇佣人力三轮车为顾客送货，三轮车工由集团各成员单位营业管理部临时雇佣。第二条 三轮车运费标准由营业管理部根据市场价格、所送商品的大小、路程的远近、件数等情况核定出不同的运价标准，并报集团及各成员单位计划财务部备查。第三条 每次送货后，三轮车工必须及时开据发票，发票由三轮车工到地税局开据（其中：税费由三轮车工个人承担）。第四条 集团各成员单位营业管理部车辆调度员（班长）将西安民生集团送货单与所发生的运价进行核对，经核对无误后及时登记西安民生集团三轮车使用明细表（见附表四），登记表包括车主姓名、送货地点、送货时间、送货件数、付费金额、发票号码等。第五条 三轮车运费由集团各成员单位营业管理部车辆调度员（班长）据西安民生集团三轮车使用明细表进行汇总，于每月20日经三轮车工确认后付费。第六条 集团及各成员单位计划财务部将会同营业管理部不定期对三轮车使用情况进行抽查，发现送货汽车闲置而使用三轮车及三轮车所付运价高于市场价格等给公司造成损失者，应呈报人力资源部根据公司相关制度进行处罚。 第六章 车辆燃油管理环节的控制 第一条 燃油费根据民生集团下达的燃油费指标，本着节约的原则，并按照海航集团西安采购分部统一采购的要求，指定定点加油站，实行定点加油、专人结算。第二条 车辆加油必须严格实行一车一本（卡）制度。各车辆加油时凭西安民生集团车辆加油登记本或西安民生集团加油卡在指定加油站加油。第三条 定点加油站加油员应严格按照合同规定核对车牌号与西安民生集团车辆加油登记本或西安民生集团加油卡车牌号是否相符，核对无误后对号加油，集团各成员单位计划财务部和营业管理部应不定期对定点加油站的诚信度进行抽查，若发现不诚信情况，拒付燃油费并解除定点加油合同。第四条 每辆车在加油后，驾驶员应及时将西安民生集团车辆加油登记本或加油单据反馈给集团各成员单位营业管理部车辆调度员（班长），各成员单位营业管理部车辆调度员（班长）应做好西安民生集团车辆使用登记表的登记工作。第五条 集团各成员单位营业管理部每月定期到定点加油站根据单车加油情况，做好燃油登记（统计）工作，并与西安民生集团车辆使用登记表中燃油费统计数进行核对，确保两者数字无误。 第七章 车辆修理管理环节的控制 第一条 坚持“保养为主，定期维护”的原则，着重在车辆保养上下功夫，及时发现和消除故障，使车辆处于良好的运行状态，保证车辆安全系数，减少车辆维修方面的支出。车辆小故障实行自修，无修理能力或无修理设备，实行定点维修、专人结算。第二条 车辆保养、维修等必须坚持“先预审后维修”的原则，由驾驶员提出申请，集团各成员单位营业管理部车辆维修技师会诊，对于车辆的小修，由集团各成员单位车辆维修技师购料自修，对于车辆维修技师不能处理的，由车辆维修技师确定修理项目并详细填写西安民生集团车辆维修（配件购置）申请单（见附表五），然后报部门负责人审批，驾驶员持审批完毕的西安民生集团车辆维修（配件购置）申请单到定点维修厂进行维修。第三条 配件购置坚持“定点采购、专人结算”，由车辆维修技师、车辆主管等人通过对配件质量、供货条件、信誉和服务等进行综合考虑，并参照市场同等业务量优惠价格水平的前提下进行采购，力求达到配件购置的最优化。对于采购金额大于3万元以上的采购业务，由民生集团计划财务部、民生集团审法室审核确认供应商和采购单价，然后签订采购合同完成采购任务。 第四条 定点维修厂应按照西安民生集团车辆维修（配件购置）申请单所列项目进行维修，对维修过程中发现所列项目不能完全修好，驾驶员应及时向集团各成员单位营业管理部车辆维修技师报告，由车辆维修技师确认，然后征得部门负责人同意后，方可增加修理项目，有更换另部件的需将坏、旧零部件带回。第五条 西安民生集团车辆维修（配件购置）申请单一式三联，第一联存根联，第二联会计报销凭证，第二联由集团各成员单位营业管理部车辆调度员（班长）留存。维修完后由定点修理厂提供流水单，相关维修人员在维修单上签字确认，驾驶员将流水单拿回，交集团各成员单位营业管理部车辆调度员（班长），车辆调度员（班长）应做好西安民生集团车辆使用明细表的登记工作。 第六条 送修车辆接回时，集团各成员单位营业管理部车辆维修技师应就其车辆维修质量等进行验收，不符合质量要求要重新进行修理。若同一台车同一部位在短期内连续出现重复维修将追究接车人责任。 第七条 车辆在行驶途中突然发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，由司机就近联系修理事项，但应及时与车辆主管联系，维修费在2000元以上时必须征得部门负责人同意后方可维修，过后应及时补办相关审批手续。第八条 车辆维修预审程序。集团各成员单位营业管理部审核集团各成员单位计划财务部审核据金额权限由相关领导审批审批权限参照西安民生集团权责核决表。第九条 由集团及各成员单位计划财务部会同集团各成员单位营业管理部有关人员负责对定点维修厂的诚信度进行抽查，若发现不诚信情况，拒付修理费并解除定点维修合同。 第八章 运杂费收取环节的控制第一条 集团各成员单位营业管理部与专柜供应商签定合同时，应在合同中明确标示运杂费交款方式、交款时限及滞纳金比例等。 第二条 运杂费收费范围。执行集团公司免费送货承诺时发生的运杂费，经代销商品由集团各成员单位营业管理部承担，专柜商品由专柜自行承担。 第三条 集团各成员单位营业管理部必须严格执行月清月结制度。每月25日前，将当月应收运杂费明细表交集团及各成员单位计划财务部核算中心处，对于合同规定应从货款中扣除，由集团及各成员单位计划财务部相关会计人员及时从货款中扣除，对于合同规定以现金方式交纳，每月由相关会计据应收运杂费明细表内容开具交款小票由供应商交至集团各成员单位计划财务部出纳处。 第四条 为了体现收支两条线，集团及各成员单位营业管理部未经本单位计划财务部授权的情况下，不得直接收取客户的现金。 第五条 由集团及各成员单位计划财务部相关会计开具收款收据，对要求开具公司统一定额发票的客户，须持收款收据第三联在扣款或交款后一个月内到集团及各成员单位计划财务部发票管理员处换取（发票管理员将此联粘贴在定额发票存根联上）。 第九章 车辆费用报销及付款环节的控制 第一条 集团各成员单位营业管理部车辆调度员（班长）应于每月25日根据西安民生集团车辆使用登记表记录，汇总填制西安民生集团车辆报销明细表（见附表六）。第二条 车辆报销付款程序。集团各成员单位营业管理部填写会计报销凭证汇总单后附发票、西安民生集团车辆报销明细表、定点加油站单车加油流水汇总单、西安民生集团车辆维修（配件购置）申请单、车辆维修流水单、审批完毕的费用预审单等集团及各成员单位计划财务部审核据金额权限由相关领导审批审批权限参照西安民生集团权责核决表后办理付款手续。三轮车运费发放流程：集团各成员单位车辆调度员集团各成员单位营业管理部部门负责人审核集团及各成员单位计划财务审核据金额权限由相关领导审批审批权限参照西安民生集团权责核决表后须附发票、三轮车运费发放明细表。 第三条 购油、汽车修理、购置汽车配件等费用，应由集团各成员单位营业管理部物流室有关人员在结算时，索取增值税专用发票，以便作增值税进项抵扣，达到节约开支的目的。 第十章 车辆的安全规范管理 第一条 驾驶员须按照交通部颁发的中华人民共和国道路交通安全法规范驾驶，严禁酒后、疲劳驾驶车辆，坚决杜绝带病开车执行任务，并严格遵守出车前、行车中、收车后的安全检查。 第二条 集团各成员单位营业管理部主管每月应组织驾驶员进行一次安全业务学习，并对车况进行一次安全自查。对不参加安全业务学习的驾驶员以及未通过安全自查的车辆须责令停止继续运营。第三条 驾驶员应遵守交通法规不得违章驾驶，凡日常违章罚款不得报销，由驾驶员自行承担。发生交通事故由集团各成员单位物流室车辆主管按照交通法规的有关规定进行处理。 第四条 驾驶员须有自觉为客户着想的良好职业道德，负责将顾客购买的大件商品送到顾客家中，并摆放到位；出车时应遵循仪容仪表整洁大方、车辆清洁干净等系列优质安全规范的运行服务标准；驾驶员不得发生误车行为，凡因主观原因造成误车的，应追究相关人员的责任。第五条 严禁公车私用。驾驶人不得擅自将车辆开回家或作私用,经公司特许或返回时已超过晚上9点例外，车辆应停放于指定位置、停车场或适当合法位置。第十一章 附则 第一条 本规范的最终解释权归西安民生集团股份有限公司计划财务部。第二条 西安民生集团各成员单位均可参照执行。第三条 本规范自发布之日起实施，以前发布的管理办法与本暂行办法有相悖之处以本办法为准。附表一：年度运杂费预算分解表 月份 车牌号 油料消耗 修理费 过桥费 停车费 配件费 罚款 养路费 强保费 审验费 营运费 进城证 三轮车费 其他 小计 合计 部门负责人签字： 制表人： 注：此表一式三联，计划财务部、营业管理部、制表人各一联。附表二： 西安民生集团送货单 编号： 年 月 日营业员姓名 厂商编码及名称 柜组编码及名称 商品名称 顾客姓名 顾客联系方式 顾客地址 发票号码 区域经理（大柜长） 经营性质（经代销商品、专柜商品）