浅谈成教学生档案的特点及管理.doc

第15 卷第2 期湖南大学学报( 社会科学版) Vo1. 15, No. 22 0 0 1 年6 月Journal of Hunan U niversity (Social Science Edit ion) Jun. 2 0 0 1浅谈成教学生档案的特点及管理李春湘, 陈树勋, 李凡成(湖南中医学院成教学院, 湖南长沙, 410007)摘要 简述了成教学生档案包括学生学籍档案、学生学习档案、学生德育档案、毕业学生信息反馈档案等范畴, 成教学生档案有个体档案内容的不确定性、个体档案管理过程的复杂性和延续性、毕业生档案整理、发放时间上的紧迫性等特点, 个体档案因其高于毕业文凭的真实性和可信度而成为学生就业、晋升的有效凭证、整体档案有为成教学院接受上级评估验收、为领导对于未来办学的科学决策、为学生补办档案、为甄别伪造文凭和档案提供依据等作用。因此, 应从学校领导加强对成教学生档案管理工作的重视、加强学生档案工作的制度建设、规范学生档案的管理、档案管理人员要加强自身建设等角度来加强成教学生档案的管理。关键词 成人教育; 学生档案; 档案管理中图分类号 G275. 9文献标识码A 文章编号100821763 (2001) 0220206203学生档案是教学及主管部门在招生、教学、学生管理过程中形成的、直接涉及到学生个人学籍、学习、德育等方面的历史记录。广义上的学生档案分为个体档案和整体档案。狭义的学生档案专指直接涉及到学生个人且应归入学生人事档案袋的个体档案; 学生的个体档案一般存放在学生工作单位的人事部门, 而整体档案一般由学校永久地保存。本文拟简述成教学生档案的范畴、特点、作用,以求采取更有效的办法加强对成教学生档案的规范化管理。一、成教学生档案的范畴成教学生档案包括学生学籍档案、学生学习档案、学生德育档案、毕业学生信息反馈档案, 列表如下:成教学生档案一览表个体档案 整体档案学籍档案考生报名登记表学生(转、休、复) 学材料第二学历材料学生登记表新生录取名单审批表新生注册表学生学籍表(卡)新生名册学籍处理决定学习档案毕业实习成绩考核册毕业论文及评语毕业学生成绩表考试证登记册学生成绩册函授生作业情况登记本考场记录本教学巡视情况记录毕业论文答辩情况登记本毕业生名册毕业证书登记册学位获得者名册学生毕业决定续表个体档案整体档案德育档案学生在校奖励材料学生在校处分材料入党入团材料毕业生登记表学生证登记册学生宿舍巡视记录德育学分评分表学生奖励决定学生活动记录学生纪律处分决定学生会议记录学生干部名册学生入党积极分子及党员名册毕业生信息反馈档案毕业生质量调查计划、总结, 使用单位对毕业生质量的评估意见, 毕业生在单位获得的荣誉、成果业绩等材料。二、成教学生个体档案的特点成教学生的整体档案内容及管理办法与普教学生的整体档案内容及管理办法基本一致。在此, 本人只谈成教学生个体档案的特点。1.个体档案内容的不确定性普教大学生一般来源于中学生, 高校录取时档案随人一起走, 进入大学后中学时期的档案一应俱全。而因为成教学生来源于普教统招后的落榜生、来源于以待提高学历的在职职工、来源于社会青年, 学校及教育主管部门在录取成教学生时也放弃了对中学时期档案的要求, 因此, 成教学生进校时除了一张考生报名登记表统一放在学校的招生办外, 没有个人的档案袋。从上表个体档案所列内容来看, 成教学生内部不同的生源、不同的学历层次、不同的学习形式会导致学生个体档案内容的差异, 其差异表现为通过成招考试录取的学生的学籍材料是考生报名登记表, 攻读第二学历的学生, 其学籍材料是成人高校第二专业学历教育招生报名表, 短期培训班学员、自考助学班学生无学籍档案, 进修学生进校至少一年后才有学籍档案, 函授学生、短期培训班学员无实习档案, 由于转学、休学、复学、留级、退学等原因就会导致学籍等一系列档案材料的变更。成教学生的入学目的和动机、经历、文化基础以及在大学里受到与普教学生不一样的待遇等, 决定了成教学生特殊的个性; 成教学生之间家庭生活条件、受社会环境影响的程度不同, 这些都决定了他们在相同的教育氛围中个性心理、学习毅力、学习成绩、德育水平等方面的差异, 从而影响其行为的发生, 也使其学习档案、德育档案内容存在着较显著的不确定性。 2.个体档案管理过程的复杂性和延续性近年来, 为满足社会青年、高考落榜学生的求学愿望, 成教学院开始招收进修学生。进修学生的渗入, 客观上造成同一年级学生档案呈滚筒式管理; 生源质量的参差不齐, 导致留级或不能按时毕业或中途淘汰的也不少, 不便于对成教学生的平时建档工作, 这样既增加了学生档案管理的复杂性, 又造成了学生档案管理的延续性。成教学生毕业后工作单位短期内难于落实, 即使落实了母校也难于了解到信息, 这就为档案的邮寄增加了难度。另外, 为避免档案路途丢失, 近年来,成教学院一般不负责邮寄学生档案, 而是由学校封好盖章后再由学生本人签名领取。然而学生对于档案重要性的认识并不深刻, 有些学生特别是函授生,毕业多年, 学习期间的档案一直放在学校, 直到要在单位晋级、晋升职称或转干时, 才想起到学校来拿档案。这样, 既不便于单位对学生的了解甚至延误了学生本人在单位的发展, 也造成了学校学生档案的大量积压。档案员深感成教学生档案“内容不多, 管理不易”的困惑。3.毕业生档案整理、发放时间上的紧迫性与普教大学毕业生一样, 成教毕业生的主要档案材料如毕业生成绩表、毕业论文及评语、毕业实习成绩考核册、毕业生登记表等大多数是在临近毕业时形成的。因此“突击建档”成为学生档案的一大显著特点。由于脱产学生后期实习任务的艰巨, 往往直到临毕业前几天才从实习医院赶回学校,有些学生忙于找工作单位, 实习结束后也不按时回校填写有关材料, 有些学生档案意识淡薄, 实习的有关考核鉴定材料也不按时带回学校, 这就使得学生在后期学习期间形成的档案难于及时到位, 也同时影响了档案的质量和整理工作。三、成教学生档案的作用1. 个体档案的作用学生个体档案体现了大学生在校三年五载的全部学习、生活情况, 是学生一生中最重要的一段历史的真实记载, 是学生在校努力奋斗的劳动成果。基于其具有客观真实性和全面可信度, 因此, 它成为学生走向社会、向社会推介自己的最有效的证明材料, 成为学生毕业后招工录干、走上工作单位后晋职晋级的最有效凭证, 它的作用和可信性远远超过毕业文凭。2. 整体档案的作用学生整体档案对于学生个人、对于高校搞好成人教育更有重要的作用:(1) 整体档案为成教学院定期接受上级教育主管部门对函授、夜大学的办学水平的检查、评估和验收提供了可靠的依据。(2) 为成教学院的领导对于未来办学的科学决策提供依据。随着市场经济的发展, 社会组织形式的多样化、就业岗位和就业方式的多样化、工作类型的多样化对人才的需求, 使成人教育的改革日益显示其必要性和紧迫性。例如, 用人单位对成教毕业生的评估意见、使用情况, 成教毕业生在社会发挥作用、取得业绩和成果的情况, 函授学生的学习状况等, 促使成教学院领导加强对教学课程设置、教学计划修改、教学内容的调整、教学方法和手段的更新以及如何加强成教学生素质教育等方面的思考和决策。(3) 由于自然灾害如洪灾、火灾等的影响, 有可能造成毕业学生人事档案的损害、丢失, 成教学院保存好学生的整体档案, 便于为毕业学生补办有关个体档案提供依据。(4) 正是人们认识了学生个体档案在就业、晋升中的重要作用, 因而近年来市场上出卖假文凭、假档案的现象时有发生, 扰乱了人才招聘和正常的晋升工作秩序。保存好学生的整体档案对于甄别伪造文凭和档案, 抵制不正之风, 对于维护成人教育的声誉起了重要的作用。四、如何加强对成教学生档案的管理多年来, 由于人们对成人教育本身存在认识上的误区, 对成教学生档案管理方面也就难免存在不足。随着成人教育的蓬勃发展, 特别是近年来对于在职继续教育的重视, 人事部门在专业技术职务晋升方面对于继续教育的硬性要求等, 促使人们不断接受成人教育, 因而加强成教学生档案管理成为成人教育形势发展的必然要求。1. 学校领导要加强对成教学生档案管理工作的重视学校要加强档案管理工作的基础设施建设。要配备专门的档案室, 分年级、班级配备专柜, 档案室要有防潮、防火、防盗设施, 档案员平时要做好防虫工作。有条件的学校最好对档案实行电脑管理。学校要配备相对固定的专职档案管理员, 同时要委派相关工作人员作为兼职档案员负责平时档案的收集工作。要加强对档案管理人员的政治思想教育和业务培训, 支持和理解他们的工作, 关心他们的生活、职称的晋升、各项待遇的落实, 提高他们的工作积极性。专职档案管理员的工作应相对固定。学校要在新生入学教育、平时的政治思想教育工作中加强对学生档案意识的渗透。教育学生把档案视为自己的劳动成果, 督促学生毕业时按时提走自己的档案, 最大限度地减少学生个体档案的积压。2.加强学生档案工作的制度建设, 规范学生档案的管理成教学生档案管理作为成人教育管理工作的重要组成部分, 要有相应的管理制度并列入成人教育各项管理制度文件汇编之中。档案管理制度必须体现下述内容: 学生档案的范畴及质量要求、归档的时间和保管方法、学生个体档案的领取办法、学生个体档案的补办程序、专职和兼职档案管理员的职责、对档案管理工作的奖惩办法等。制度的作用重在落实, 成教学院领导要带头坚持制度执行上的连续性和坚定性的统一, 不以档案形成科室、档案管理员或学生不切实际的主观意志为转移, 同时注意调查研究, 根据形势的发展和需要修改和完善管理制度。档案管理员要克服因档案管理过程的繁琐而带来的畏难情绪, 坚持管理制度的坚定性和学生主体地位的灵活性的统一, 在档案管理工作中不断总结经验, 为制度的不断完善提供客观依据, 为制度的贯彻执行把好关。对于在档案工作中出现的有影响的失职行为要从严处理。3.档案管理人员要加强自身建设成教学生档案在一定程度上反映了成人教育的管理能力和水平, 对于引导社会和用人单位了解学校具有广告效用。因此, 档案撰写人员和管理人员对学生档案的数量和质量要从严从高要求。形成档案的科室即招生、教学、学生管理有关部门要树立正确的档案意识和为学生服务的思想, 力争学生档案数量上的“全”和质量上的“精”。杜绝以毕业时间在即、工作忙等为借口, 对学生档案采取的敷衍塞责或任务式行为。成教学生档案管理人员要培养强烈的事业心和责任感, 办事要细致、严谨, 对档案的质量要把好“入口关”。同时要注意钻研业务知识, 深入了解学生的实际情况, 平时加强与招生、教务、学生办工作人员的联系, 对不同来源、不同层次、不同类别的学生应该有的档案资料要做到心中有数, 尤其要对进修生、转校、转专业、转年级班级、留级、休学、复学、读双学历等学生的情况了如指掌, 对学生的奖惩材料, 入党入团材料要根据上级有关文件精神及学校的档案管理规定办理。要重视平时的建档工作, 尽量减轻因学生毕业或年终突击建档而带来的压力和负担, 以尽量消除档案的遗漏现象, 把好档案的“出口关”。要加强对整体档案作用的认识, 督促相关科室按时移交档案资料, 要统一对这些档案进行甄别、整理、编目、立卷归档。加强与学校综合档案室的联系,自觉接受其业务指导, 按时向其移交相关的档案。8 0 2 湖南大学学报( 社会科学版) 2001 年 1995-2005 Tsinghua Tongfang Optical Disc Co., Ltd. All ri