浅谈如何利用ILASII 系统数据接口实现读者数据的批接入.doc

浅谈如何利用ILASII系统数据接口实现读者数据的批接入黄浏展（武汉职业技术学院图书馆 湖北武汉 430074 ）摘要：探讨ILAS 系统数据处理功能在读者信息处理中的应用问题，对如何利用ILASII系统自带数据接口实现读者数据成批接入全过程进行了剖析。关键词：图书馆 ILAS 数据处理ILAS系统是国内用户数最多、实用性最强、联网性能最佳的图书馆自动化集成系统，ILASII作为ILAS最新版本功能更全面、强大，对于众多才启用ILAS系统的广大高职、中职图书馆用户而言，要完全用好它、熟悉它需要经过不断的实践和探索。丰富的数据接口功能是ILAS系统的一个重要特征，这些数据接口可以很方便的实现ILAS系统与其他自动化系统相互配合使用，同时还能在处理复杂管理问题方面具有了更高的便捷性与灵活性。充分领悟各种数据库接口的功能特点，并将其灵活地运用实际工作中，对于提高图书馆管理工作的效率具有重要意义，往往能达到事半功倍的效果。将读者数据信息成批接入ILAS系统就是ILASII系统数据接口的其中一个应用。高校图书馆每年都要接纳大批新生读者，以往办理读者证，一般由图书馆工作人员根据院系或招生办公室提供的名单进行逐个输入。随着计算机应用的普及，各种名单也多采取计算机管理，各类院校学生户籍管理也是如此。我们可以利用ILAS系统中的接收定长数据至MARC库的功能，实现学生证数据批量转入ILAS系统，一方面省去了手工输入的繁琐，提高了工作效率，还能减少因人工输入造成的错误。1、读者证数据文字信息批接入1.1 读者数据接入原理定长数据MARC库是ILAS系统重要的数据接收应用程序，可用于其它定长数据库输出的非MARC数据转入书目库或其他MARC格式库。该程序支持两类格式接收：完全的定长数据和以分隔符分隔的数据。高校新生名单一般以电子表格或数据库（如FOXPRO、ACCESS）形式保存，可以先将这些数据转换成定长数据格式或分隔符分隔的数据格式，然后将ILAS系统读者库转换成MARC格式库，把读者定长数据导入读者MARC库。1.2 数据格式转换常用的读者名单形式有EXCEL电子表格形式、数据库（ACEESS、FOXPRO）形式，这些在院校图书馆一般都可以从学校内部获取。有些图书馆把读者证委托外部制证公司办理，还可以要求制证公司提供读者电子信息。不同形式的读者名单都可以通过各类系统软件自带功能转换成分隔符格式的文本文件。对于读者名单是以EXCEL电子表格制作的情况，可先将表格内数据形式转换成与ILAS系统一致，然后把工作簿另存为后缀为CSV (逗号分隔)的文本文件（student.csv）。存入该格式的文本文件时，如果工作薄的单元格中有“，”，则转入文本文件时，Excel程序自动给有“， 的这个单元格的内容加上双引号。还可以利用FOXPRO的导入功能将EXCEL电子表格先转换成FOXPRO数据库，然后再通过FOXPRO转换成带分隔符的文本文件。ACCESS格式的数据文件，可以选择ACCESS系统的文件导出功能，选择“文件导出”，在弹出的对话框选择“带分隔符用逗号或制表符之类的符号分隔每个字段”，在“下一步”操作中选择逗号为分隔符。如果读者数据信息以FOXPRO数据库存储，则可以用FOXPRO命令将其复制成带分隔符的文本文件。Use student.dbf(打开读者信息表名)Copy To student.txt Type Delimited(将表复制成带分隔符的文本文件)1.3 把文本文件转入ILAS系统（1） 将读者库设置成MARC格式库以系统管理员身份登陆进入ILAS系统，进入系统管理员菜单，选择系统参数数据库设置，在数据库参数设置窗口选择读者库，将数据库格式改为“CNMARC”。（2）将定长数据倒入MARC库进入系统管理员菜单，选择系统工具，选子菜单定长数据MARC库。在弹出的窗口选择student文本文件作为接收数据文件，书目库选择“读者库”，定义一个格式文件reader.fmt,文本转换选择分隔符格式，在格式设置内设置定长格式，格式设置如表所示。设定查重字段序列，一般选择读者证号作为查重字段，则在查重序列文本框输入“R01b”。为了防止倒入数据有误，将人工干预复选框前面划勾。带分隔符数据 分隔符填“，” 前缀、后缀填“”字段名次序号缺省值新增字段指示符R01a1R01b2R01p3123456R01s4R02s5R02t6R03u7R04b8R04d9R04e10格式设置表注：1 次序号代表该行字段所指示的值在源数据文件内处于第几位。如RO1a在读者证信息里代表读者姓名，如果源数据文件内读者信息的顺序分别是姓名、证号、性别，则R01a的次序号是为1，字段R01b代表证号，次序号为2，RO2s代表性别，次序号为3。2字段名如R01a，R01b等的含义可参照ILAS系统管理员手册，所设置字段可根据实际情况取舍。3.缺省值项是对于外部数据库内无该字段信息的情况，如读者流通类型、读者证状态、读者证起用与停用日期等，均在缺省项中进行设定。上表中R01p代表读者证密码，如果给所有读者同样的一个初始密码“123456”，则可在缺省值一栏输入“123456”。 1.4 注意事项完成以上步骤时，有几个关键问题：(1) 在进行数据格式转换时，应先对源数据文件进行整理，如读者证各属性信息最好按“定长格式设置”内标识的次序号先后顺序排好。如果是EXCEL文档，对其中的数据不要用特殊文字格式，如将字体设置成粗体、黑体、彩色等形式，否则容易出现转换错误。(2) 数据格式一定遵循系统默认格式，如读者证入档日期和停用日采用字符型字段而不是日期型，2006年3月11日应表示为“20060311”。对于读者属性的一些分类，有代号表示则不用文字，如“001”代表教师读者系列，”n”代表书证有效，“M”代表性别为男，这些在数据转换时要用代号。（3）数据倒入读者库时，读者库应为非使用状态，倒入前最好将有关数据库先做备份，如果倒入错误或失败还可以恢复原样。（4）源数据在转换成文本文件的过程中有可能存在错误，因此在倒入ILAS系统时最好先倒入一条数据，确认无误再倒入所有数据。（5）倒入数据过程中一定要查重，并选择“人工干预”，发生错误。（6）定长数据批接入读者MARC库后将读者库复原成“其它”数据库格式。2、读者证照片批接入读者证照片不是文字信息，不能作为定长数据倒入MARC库，而且ILAS系统读者照片是单独的一个数据库，而不是在读者库，所以读者照片不能随读者证其它信息一起导入系统。而如果采用手工逐张照片录入，则工作繁琐而费时。ILAS系统也提供了批录入读者照片的接口程序。该程序按读者照片文件名和读者证号一致批接入读者照片库，先检查有无此记录，如果没有，根据读者证号到读者库查找，得到读者记录号，然后新增照片库记录，否则修改原记录。2.1 照片处理将所有读者照片保存在同一路径下，如d:Pic,并将各读者照片文件名（不包括扩展名）改为相应的读者证号。如果读者证是委托公司办理，这个工作可以委托他们处理。2.2 照片倒入系统照片库在WINDOWS开始菜单运行“CMD”命令，打开WINDOWS系统的命令窗口，将当前路径转到ILAS系统Bin目录，如D:ilasIIbin,运行以下命令Photo_Batch_In 用户名 口令，用户名和口令指ILAS系统用户名和相应的口令。运行后将出现“批接入相片”窗口，选择一个错误文件和相片保存路径，单击转换按钮，则可将指定照片转入ILAS系统照片库。结语：以上介绍的虽然是读者信息成批倒入ILAS系统的方法，但实际上主要用于书目信息成批接入。许多院校的图书馆或资料室在还没有引进ILAS系统前，用的是其他数据库保存的书目数据，还有些图书馆因为合并前用的是别的系统，别的数据库，都可以用类似的方法进行处理。希望本文能给ILAS系统用户一点帮助。参考文献：1 李玉琳.谈如何把Excel