《采购学》课程实验指导书.doc

采购学课程实验指导书编著 徐杰北京交通大学经济管理学院前 言一、课程性质课程编号：40L105Q适用专业：物流管理类本科专业课程层次与学位课否：专业选修课 学时数：32学分数：2实验学时数：6执笔者：徐杰编写日期：2006年12月本课程是为管理科学类专业本科生开设的专业基础课程，重点讲授商贸活动中采购过程的综合技术和策略技巧。它的任务是使学生正确理解现代采购管理的相关理念，掌握采购过程中的模式选择方法、供应商选择技术、决策技术、策略技巧和管理方法，初步具备从事企业采购工作的能力，为以后从事企业管理的实践工作奠定理论基础。二、实验的任务与教学目标采购学是一门实践性很强的课程，因此在教学过程中，引进实验教学环节，将大大提高同学的学习兴趣、深化对知识的掌握、提高实际操作能力。本课程的实验主要有两个：一是招标采购模拟实验，即通过市场调研、采购招标、投标、开标、评标、签约过程的模拟，理解招标采购的功能及实现过程，掌握招标文件、投标文件的编制技巧，熟悉采购市场调研过程，学会撰写调研分析报告、评标报告。目的是使同学通过切身参与招投标和市场调研过程，熟悉实际采购业务，提升参与实际工作的能力，初步具备从事企业采购工作的能力，为以后从事企业管理的实践工作奠定基础。二是电子采购全过程模拟实验，即模拟现代企业采购全过程，采用先进的电子采购技术进行采购需求、采购计划、采购决策、供应商报价等等，展现从提出采购需求到采购商品入库的全过程。使同学熟悉采购流程，能自行根据采购过程中上下游各部门的要求，独立完成采购业务的各个环节。三、实验课程内容和学时分配实验一 招标采购模拟实验：4学时；实验二：电子采购模拟实验：2学时实验1 招标采购模拟实验一、 实验目的与要求（一）实验目的通过市场调研、采购招标、投标、开标、评标、签约过程的模拟，理解招标采购的功能及实现过程，掌握招标文件、投标文件的编制技巧，熟悉采购市场调研过程，学会撰写调研分析报告、评标报告。（二）实验要求l 采购方根据实际需求编制招标文件，招标文件的内容要具体、详尽；l 供应商要完全响应招标文件的要求，编制投标文件，投标必须在实际调研的基础上进行；l 供应商是由若干小组构成，由于涉及商业机密，投标文件在未开标前必须保密，供应商之间不能互通信息；l 由采购方和第三方一起确定评标的指标体系、分值及其他规则；评标方法的设计要科学合理，并在开标前输入到系统中。l 借助实验软件中提供的供应商资格排序，由采购商和第三方组成的评标专家组共同确定中标单位；l 由中标单位与采购方签订合同；l 未中标的小组要分析原因，撰写未中标的分析报告。（三）实验原理此实验是分组实验，首先要将学生分成若干小组，分别代表采购方、供应商和评标方。l 采购方根据采购需求编制招标文件，招标文件中真实地反映采购方对采购物品的技术和商务需求，因此招标文件必须在一定的市场调研的基础上编制；招标文件完成后在招标平台上发布招标公告。l 采购方和另一组（第三方）的同学一起编制评标准则，包括厂商评价指标体系以及评标办法等，并按实验系统的要求在开标前输入到系统中；l 销售方要在市场调研的基础上编制投标文件，投标文件必须很好地响应招标文件的要求，并且与实际市场销售价格、技术性能等相符。l 供应商在提交投标文件的同时，要将其中的关键信息通过实验系统录入。l 供应商通过模拟招标平台提交标书；l 系统在规定时间会根据评标指标体系自动生成建议的中标顺序。l 由采购方和第三方根据实验软件提供的中标顺序的基础上，进一步进行协商确定最终的中标人。l 由中标单位和采购方签订采购合同，并就合同的具体事宜进行协商，补充完善合同条款。l 未中标的小组要拟定详细的分析报告，说明未中标的原因，以及今后的改进措施。二、实验准备（一）前期准备资料l 采购方准备市场调研分析报告（从买方的角度）l 销售方准备市场调研分析报告（从卖方的角度）l 第三方准备评标标准和评标办法。（二）采购方的市场调研分析采购方的市场调研主要目的是为了编制招标文件做准备，也就是要事先确定科学合理的采购商品质量、性能、交货期、价格指标等等。采购方的市场调研分析包括以下几个方面：l 本公司采购的产品市场属于哪种类型？l 市场中有多少供应商？l 向一个供应商订购产品时，其他供应商的反应会怎样？l 供应市场中特定产品的差异程度如何？l 有哪些可用的替代品？l 本次采购和长期采购中可能发生哪些情况？l 本次采购的产品技术性能如何确定？l 不同技术性能的产品价格情况分析？l 确定招标的标底及拟选供应商基本情况（三）销售方的市场调研分析销售方所进行的市场调研是指为了本次投标，对竞争者状况的调查。为此，调研内容主要包括：l 该产品的供应商基本情况？l 竞争者的产品质量、性能、价格等与本公司产品比较；l 本次采购中将采取的具体投标策略；l 本次采购对公司业绩的影响？l 确定几种可选的投标报价方案？l 价格分析和利润测算？l 等等（四）第三方准备评标标准和评标办法评标方法有很多，包括以最低评标价为基础的评标方法、综合评标法、以寿命周期成本为基础的评标方法及打分法。实验过程中一般采取综合评标法。所谓综合评标法是指以价格另加其他因素为基础的评标方法。在采用综合评标法时，评标中除考虑价格因素外，还要考虑下列因素：（1）运费和保险费在计算内陆运费、保险费及其他费用时，可采用下列任一做法：第一，可按照铁路(公路)运输、保险公司以及其他部门发布的费用标准，来计算货物运抵最终目的地将要发生的运费、保险费以及其他费用，然后把这些费用加在投标报价上；第二，让投标商分别报出货物运抵最终目的地所要发生的运费、保险费以及其他费用，这部分费用要用当地货币来报，同时还要对所报的各种费用进行核对。（2）交货期在确定交货期时，可根据不同的情况采用下列办法：第一，可以按招标文件中规定的具体交货时间为基准交货时间，早于基准交货时间的，评标时也不给予优惠，若迟于基准时间，每迟交一个标准时间(1天、1周、10天或1个月等)，可按报价的一定百分比换算为成本，然后再加在报价上；第二，如果根据招标文件的规定，货物在合同签字并开出信用证后若干日(月)内交货，对迟于规定时间、但又在可接受的时间范围内的，可按每日(月)一定的百分比乘以投标报价再乘以迟交货的日(月)数，或者按每日(月)一定金额乘以迟交货的时间来计算，评标时将这一金额加在报价上。（3）付款条件投标商必须按照合同条款中规定的付款条件来报价，对于不符合规定的投标，可视为非响应性投标予以拒绝。但对于采购大型成套设备可以允许投标商有不同的付款要求，提出有选择性的付款计划，这一选择性的付款计划只有在得到投标商愿意降低投标价的基础上才能考虑。如果投标商的付款要求偏离招标文件的规定不是很大，尚属可接受的范围，在这种情况下，可根据偏离条件给采购单位增加的费用，按标书中规定的贴现率算出其净现值并加在报价上，供评标时参考。（4）零配件的供应和售后服务情况如果投标商已在境内建立了零配件和售后服务的供应网点，评标时可以在报价之外不另加费用。但是如果投标商没有提供上述招标文件中规定的有关服务，而需由采购单位自行安排和解决的，在评标时可考虑将所要增加的费用包含于报价之中。（5）货物的性能、生产能力以及配套性和兼容性如果投标商所投设备的性能、生产能力没有达到技术规格要求的基准参数，只要每种技术参数比基准参数降低的，将在报价基础上增加若干金额，以反映设备在寿命周期内额外增加的燃料、动力、运营的成本。（6）技术服务和培训费用等投标商在标书中应报出设备安装、调试等方面的技术服务费用以及有关培训费，这些费用应与报价一并提供给招标方。评标通常要考虑多种因素，为了既便于综合考虑，又利于比较，可以按这些因素的重要性确定其在评标时所占的比例，对每个因素打分。打分法考虑的因素可具体量化为：投标价格。内陆运费、保险费及其他费用。交货期。偏离合同条款规定的付款条件。备件价格及售后服务。设备性能、质量、生产能力。技术服务和培训。等等采用打分法评标时，首先确定每种因素所占的分值。例如，确定分值在每个因素的分配比例为：投标价6070分；零配件10分；技术性能、维修、运行费10-20分；售后服务5分；标准备件等5分。 这种方法的好处在于综合考虑，方便易行，能从难以用金额表示的各个投标中选择最好的投标。缺点是难以合理确定不同技术性能的有关分值和每一性能得的分数，有时会忽视一些重要的指标。 在实验过程中，要求第三方的小组列出本次招标时评标考虑的因素，并且确定每一指标的权重和评分细则，具体要制订出专家评分表，以使评标过程更加科学合理。三、实验基本操作流程及说明（一）招标过程由采购方根据采购需求，在市场调研分析的基础上，编制招标文件，并上传到招标采购平台上。招标文件的基本格式要求如下：1.投标须知1.1定义l 项目法人： l 招标代理机构：具有相应的招标资质，受项目法人委托，在招标过程中负有相应责任的单位，即(招标代理机构名称)。l 潜在投标人：指有意参加投标的企事业单位和其他社会经济组织。l 投标人：经过审查符合本次招标所规定的相应资质要求，参加投标竞争的潜在投标人。l 预中标人：经过评标而选定的进行合同谈判的投标人。l 中标人：最终被授予合同的投标人。l 项目招标领导小组：由招标人、招标代理机构及有关单位按一定的程序和要求而组建的机构，负责领导招标工作。l 评标委员会：在项目招标领导小组的领导下，由聘请专家和有关单位人员组成，负责具体评标工作。l 需方：招标设备工程项目法人名称。即项目法人，在招标阶段成为招标人，在签订和经济合同阶段称为需方。l 供方：在招、投标阶段称为投标人，在中标以后签订和执行合同阶段称为供方。为便于招标文件及附件直接转化为经济合同，在招标文件第二、三卷中称投标人为供方。1.2产品概况及招标范围产品概况（略）1.3交货期合同生效后个月。1.4投标与开标l 投标时间：l 投标地点：l 开标时间：年月日l 开标地点：投标文件保管无失密后拆封，验证投标法人委托书、投标保证金等投标文件是否齐全。投标文件正本保存备查，评标使用副本。采用分段开标：第一步，开技术标，经过澄清后，投标人在规定的时间内可进行必要修改补充；第二步，开商务报价标。1.5投标人资质合格的投标应具有圆满履行合同的能力，具体应符合下列条件：l 具有独立订立合同的权利。l 在专业技术、设备设施、人员组织、业绩经验等方面具有设计、制造、质量控制、经营管理的相应的资格和能力。l 具有完善的质量保证体系。l 业绩：具有设计、制造与招标设备相同/相近设备1到2台/套2年以上良好的运行经验，在安装调试运行中未发现重大的设备质量问题或已有有效的改进措施；或主机设备有相应业绩厂商的技术合作或技术支持。l 具有良好的银行资信和商业信誉，没有处于被责令停业或财产被接管、冻结、破产状态。2.技术规范2.1投标人所作的一切有效补充、修改文件2.2投标文件的编制（略）2.3投标保证金（略）2.4投标文件的份数和签署（略）2.5投标（商务）报价l 投标人应该严格按照报价表的格式认真填写价格表和各种分项价格表。l 投标人的报价为闭口价。即中标后在合同有效期内价格固定不变。l 若单价和总价有差异，则以单价为准，并对总价进行修正；若数字和文字表示的金额有差异，是以文字为准，并对数字作相应的修正。l 投标报价应注明有效期，有效期应与投标有效期相一致。2.6投标文件的递交l 投标文件的密封与标记。（略）l 投标截止日期。l 投标文件的补充、修改和撤回。（1）投标截止日期前，投标人可以书面形式向招标代理机构对业已递交的投标文件提出补充或修改，相应部分以最后的补充和修改为准。该书面材料应密封，由投标人代表签字并加盖公章。（2）投标人不得在投标截止日期至投标有效期满前撤回投标文件，否则其投标保证金将予以没收。l 无效投标（略）2.7开标l 从投标截止日期到授予合同时为止，有关投标文件的审查、澄清、评议以及有关授予合同的意向等一切情况都不得透露给投标人或与上述工作无关的单位与个人。l 参与评标的人员应严格遵守国家有关保密的法律、法规和规定，严格自律，并接受上级主管部门和有关部门的审计和监督。l 投标人申报的关于资质、业绩等的文件和材料必须真实准确，不得弄虚作假。l 投标人不得串通作弊，哄抬标价，致使定标困难或无法定标。l 投标不得采用不正当手段妨碍、排挤其他投标人，破坏公平竞争。l 投标人不得以任何形式打听和搜集评标机密，不得以任何形式干扰评标或授标工作。l 投标人若违反上述要求，其投标将被废除。三、附件（略） 实验过程中，以电脑等同学较为熟悉的产品采购为例，要求招标文件中重点写清楚对电脑配置的要求，以便各不同厂商根据要求进行投标。（二）投标过程销售方根据招标文件的要求，编制投标文件，投标文件基本格式要求如下：投标文件1、投标资格文件2、投标人承诺函3、投标人法定代表人授权书4、投标人资格、资信证明文件5、关于投标人资格的声明函 6、企业法人营业执照7、生产许可证、有关鉴定材料。8、工厂简介（包括组织结构、生产能力、设备、厂房、人员等）。9、质量保证体系及其质量认证证明。10、近三年资产负债表、损益表及经营状况（包括销售额）。、11、银行资信证明12、业绩及目前正在执行合同情况（包括完成情况和出现的重要质量问题及改进措施）。13、近三年经济行为受到起诉情况。14、其它文件和资料。 投标文件中所需的全部资料在网上基本都能得到，重要的是要求同学响应招标方对电脑基本配置的要求，尽可能提供性能上满足，价格上适合的电脑品牌及配置。投标文件要求全部密封。 投标文件完成，除了要向采购方提供一份招标文件以外，还要结合实验软件的设计要求，将投标文件中的主要信息按软件要求填写。（三）开标和评标过程评标的目的是根据招标文件中确定的标准和方法，对每个投标商的标书进行评价和比较，以评出最低投标价的投标商。此次模拟实验中，采取系统评价和专家评价相结合的评标办法：即首先由系统根据卖方自己填写的各项指标进行综合评定，并提供供应商排序。在此基础上，由采购方和第三方组成的专家组结合此排序结果，对投标文件进一步进行研究，确定最终的中标人。评标必须以招标文件为依据，不得采用招标文件规定以外的标准和方法进行评标，凡是评标中需要考虑的因素都必须写入招标文件之中。 评标工作结束后，要由第三方编写评标报告，评标报告应包括以下基本内容：招标通告刊登的时间、购买招标文件的单位名称。开标日期。投标商名单。投标报价以及调整后的价格(包括重大计算错误的修改)。价格评比基础。评标的原则、标准和方法。授标建议。（四）中标和签约 评标后中标方与采购方要签订采购合同，合同基本格式要求如下：采购合同条款：1、定义2、合同标的3、供货范围4、合同价格5、付款6、交货与付款7、包装与标记8、技术服务与联络9、质量监造与检验10、安装、调试、试运行和验收。11、保证与索赔。12、税费。13、配套与外购。14、合同的变更、修改、中止和终止。15、不可抗力。16、合同。17、合同的生效。18、其他。19、附件。（1） 附件一 供货范围。（2） 附件二 价格表。（3） 附件三 差异表。（4） 附件四 履约保函。（5） 附件五 分包与外购。四、实验报告要求采购方上交的实验报告：l 招标文件l 市场调研分析报告l 采购合同销售方上交的实验报告：l 投标文件l 市场调研分析报告l 未中标原因分析报告（未中标的，中标方签订采购合同）评标方上交的实验报告：l 评标指标体系设计l 各指标分值确定的原因l 评标报告实验二 电子采购模拟实验一、实验目的模拟现代企业采购全过程，采用先进的电子采购技术进行采购需求、采购计划、采购决策、供应商报价等等，展现从提出采购需求到采购商品入库的全过程。使同学熟悉采购流程，能自行根据采购过程中上下游各部门的要求，独立完成采购业务的各个环节。二、实验要求模拟试验的开展是按照班级进行管理和分派，即通过对某一个班级进行分组管理，进行实验管理，班级成员扮演不同的角色进行模拟试验，整个系统的运作过程由带领实验教师统一进行分配管理控制。该实验的角色具体包括：l 采购需求部：代表用户提出采购需求，上报采购计划部。l 采购计划部：汇总各部门报来的采购需求计划，形成一份汇总的采购计划，报市场资源部。l 市场资源部：收到采购计划后，进一步完善，形成要约申请书，发给各个供应商，要求供应商在规定时间内回复。l 供应商：代表厂商，对要约申请做出反映，提出报价单，包括质量、技术性能等。l 采购决策者：市场部将收到的报价单发给决策专家，由决策专家进行评价，最后给出最终的供应商。l 合同管理部：由合同部拟出详细的采购合同，发给中标供应商，并与之签约。签约后的合同书要同时发给运输部、仓储部、财务部。l 财务付款部：财务部根据合同书的要求付款。l 物流部：运输部根据合同要求安排运输计划，存储货物。在这个过程中以上八个角色进行交互，共同完成整个模拟试验内容。三、实验步骤1. 采购需求部：代表用户提出采购需求，上报采购计划部。采购需求部操作具体流程如下：（1） 采购需求部管理员登录：进行试验的角色在分组时被分配成为库存公司管理员的学生用户，在进行试验的时候，第一步完成登录。（2） 采购需求部提出采购需求：采购需求部模拟顾客的需求向采购计划部提出采购需求。（3） 采购需求部接收到货通知：仓储部向采购需求部发送到货通知，采购需求部对到货通知进行确认，整个采购过程完成。（4） 结束.采购需求计划的格式如下：需求单位名称： 代码：申请编号：申请日期： 要求送达日期：物品编号货名性能要求数量价格要求送达地点用途检验要求其他事宜2. 采购计划部：汇总各部门报来的采购需求计划，形成一份汇总的采购计划，报市场资源部。采购计划部管理员操作流程：（1） 采购计划部管理员登录：进行试验的角色在分组时被分配成为采购计划部管理员角色的学生用户，在进行试验的时候，第一步完成登录。（2） 提出采购计划：采购计划部根据采购需求部的采购需求，制定采购计划，并发送给市场资源部。（3） 结束。采购计划的格式如下：物品编号货名规格型号需求数量现有库存安全储备已购未入量采购数量底价现有供货商送达日期：送达地点检验要求备注3. 市场资源部：收到采购计划后，进一步完善，形成要约申请书，发给各个供应商，要求供应商在规定时间内回复。市场资源部管理员操作流程：（1） 市场资源部管理员登录：进行试验的角色在分组时被分配成为市场资源部管理员角色的学生用户，在进行试验的时候，第一步完成登录。（2） 发出要约：市场资源部根据采购计划向供应商发出要约。（3） 转发报价单：供应商提交报价单后，市场资源部将供应商提供的报价单转发给采购决策专家。（4） 通知签约：市场资源部根据采购专家反馈的评价表通知合同管理部与指定供应商签约。（5） 结束。市场资源部的要约申请书格式如下：货名规格型号质量保证售后服务供货商信誉采购数量送达日期：送货地点运输要求检验要求付款方式备注4. 供应商：代表厂商，对要约申请做出反映，提出报价单，包括质量、技术性能等。供应商操作流程：（1） 供应商登录：进行试验的角色在分组时被分配成为供应商角色的学生用户，在进行试验的时候，第一步完成登录。（2） 提出报价单：供应商根据市场资源部的要约，制作自己的报价单，发送给市场资源部。（3） 结束。供应商的报价单格式如下：1货品名称2型号和规格3质量保证条款4售后服务5原产地6数量和供货批次7运输方式8付款要求9总价货款附加费运费合计5. 采购决策者：市场部将收到的报价单发给决策专家，由决策专家进行评价，最后给出最终的供应商。采购决策者操作流程：（1） 采购决策者登录：进行试验的角色在分组时被分配成为采购决策者角色的学生用户，在进行试验的时候，第一步完成登录。（2） 采购决策：采购决策者根据市场资源部转发的报价单，做出采购决策，制定评价表，提交给市场资源部。（3） 结束采购决策者提供的打分表格式如下：影响因素供应商评估等级 该因素对公司的重要性程度 = 加权综合得分（1：最低等级 （0：不重要， （0：最低分5：最高等级） 5：最重要） 25：最高分）供应商A 产品可靠性 价格 订货方便程度 售后服务运输方式付款方式供应商A总分供应商B产品可靠性 价格 订货方便程度 售后服务运输方式付款方式供应商B总分 等等6. 合同管理部：由合同部拟出详细的采购合同，发给中标供应商，并与之签约。签约后的合同书要同时发给运输部、仓储部、财务部。合同管理部管理员操作流程：（1） 合同管理部管理员登录：进行试验的角色在分组时被分配成为合同管理部管理员角色的学生用户，在进行试验的时候，第一步完成登录。（2） 签订合同：合同管理部根据市场资源部的签约通知与供应商签订合同。（3） 通知付款：供应商反馈合同后，合同管理部通知财务部付款。（4） 通知运输：