公司ERP系统流程建议.doc

关于印刷物资管理系统操作流程的设想和建议今年年初，公司为了使印刷物资管理更趋于科学化、系统化和合理化，公司对管理部门和业务部门进行了大的调整，并决定使用新设计的印刷物资管理系统。经过2个月的使用后，我发现了一些在使用这套系统时出现的问题，现总结如下：1、这套管理系统在使用中不能做到物尽其用，大部分功能不能得到合理的运用，甚至是没有使用。2、操作人员对于这套管理系统的操作流程掌握不明，不能正确的使用其操作流程。3、操作人员对于这套管理系统的具体操作环节不能做到分工明确，致使操作混乱。4、操作人员对于操作这套管理系统的责任、权限、义务不明，无法做到合理使用。鉴于以上问题的出现，我觉得有必要把这套管理系统的操作流程进行统一，并明确具体操作人员的分工，理清操作人员的责任、权限和义务，使管理系统得到合理的使用，达到管理印刷物资科学化、系统化和合理化的目的。一、 印刷物资管理系统业务流程图（见附表）。二、 具体操作人员：1、社会纸张部 张虹2、出版纸张部 特种纸张 李雅君3、机械器材部 邵巧云 马强4、财务部 待定三、 印刷物资管理系统业务流程图祥解：（一） 入库流程和各部门的职责1、入库流程保管员：物资入库，开具物资入库数量单，一式三份，自留一份上报业务和财务各一份，并根据自留单据登记入账。业务部门：l 如进货发票随物资一同到达，则根据进货发票和物资入库数量单，录入物资正式入库单，打印一式二份（标明进货发票和物资入库数量单的单据号），自留一份上报财务一份，并依据自留单据登记入账。l 如进货发票未随物资一同到达，则根据物资入库数量单和前次进货价格，录入物资估价入库单，打印一式二份（标明物资入库数量单的单据号），自留一份上报财务一份，并根据自留单据登记入账。在进货发票到达时，核对票、物无误后，将物资估价入库转入物资正式入库，并打印物资估价入库冲红单和物资估价正式入库单各一式二份（标明物资估价入库单单据号），自留一份上报财务一份，并依据自留单据登记入账。注：系统加入自动打印物资估价入库冲红单功能财务部门：根据保管员和业务部门的入库单据如实登记入账。2、职责保管员：做好物资入库的验收工作，及时开具物资入库数量单。发现残次物资要及时登记并上报主管部门。业务部门：及时索要进货发票。认真核对物资数量单和进货发票，按时开具物资估价入库单和物资正式入库单，填写详细并符合要求。财务部门：认真核对进货发票及保管员和业务部门开具的各种入库单据，并及时登记入账。按月做出入库统计报表。（二） 出库流程和各部门的职责1、出库流程业务部门：l 针对客户单位的不同情况列出各客户单位的授信情况。l 根据客户需求开具销售出库单，填写详细，并标明是否授信出库客户单位。一式四份，自留、客户、财务和保管员各一份。财务部门：l 对标明授信出库的客户单位，财务部门直接在出库单保管联上加盖出库章；l 对没有授信出库的客户单位，财务部门依据此出库单和客户的要求开具发票结算，并在出库单保管联上加盖出库章。保管员：依据加盖了出库章的出库单给客户发货。2、退换货流程业务部门：因客户人为因素造成的退换货不计在内l 因型号、规格和质量问题退货的，开具销售出库冲红单。一式三份，自留、财务、保管各一份。l 因型号、规格、质量和保管失误问题换货的，在一个会计期间的，更改原销售出库单；跨越会计期间的，重新开具销售出库单，同时开具销售出库冲红单。财务部门：依据业务部门的单据按照规定处理。保管员：依据业务部门的单据按照规定处理。2、职责业务部门：负责接待客户，出库单开具及时、准确、详细。财务部门：依据客户单位的授信情况，做出及时准确的处理。保管员：发货及时、无误。（三） 入库发票管理和应付款管理流程及职责1、 入库发票管理和应付款管理流程业务部门：l 及时索要进货发票并按规定填写入库单上报财务部门。（参见入库流程）l 依照进货发票填写应付款清单，一式三份，自留、部门主管和财务部门各一份。 注：系统加入应付款清单功能l 部门主管依据部门具体情况付款时，自行填写付款通知单并送达财务部门。财务部门：l 核对进货发票与入库单（参见入库流程）和应付款清单是否一致，并按照其登记物资入库和应付款。l 在按照部门主管填写的付款通知单实施付款后，应及时填写付款单。一式二份，自留、具体部门各一份。2、 职责业务部门：l 进货发票索要及时。l 应付款清单、付款通知单填写认真、详细、准确，无误差，手续完备。财务部门：l 入库单、应付款清单、付款单登记准确、及时。（四） 出库发票管理和应收款管理流程及职责1、 出库发票管理和应收款管理流程（不包含2006年以前临时单和应收账款）业务部门：l 对没有授信出库的客户单位，参见出库流程。l 对有授信出库的客户单位，根据客户要求，打印销售出库清单送交财务部门开具具体发票。l 对财务部门开具的具有授信出库客户单位的发票，要及时送达客户单位，并积极收款；在货款收到后要及时送交财务部门，并索要收款单。财务部门：l 对直接开票结算的客户单位，根据业务部门开具销售出库单，填写具体发票结算，并对销售出库单进行结转，录入收款单。一式三份，自留二份业务部门一份。l 对要开票不结算的客户单位，根据业务部门开具的销售出库单和销售出库清单，依据客户单位的要求开具具体发票，并对销售出库单和销售出库清单进行结转。l 对需结算但不开票的客户单位，根据业务部门开具的销售出库单进行结算，并录入预收款单，一式三份，自留二份业务部门一份。l 对结算已开票的客户单位，根据财务部门自留的发票财务联结算，并录入收款单，一式三份，自留二份业务部门一份。l 对要开票已结算的客户单位，根据销售出库单和预收款单开具具体发票，并结转预收款单。2、职责业务部门：开具销售出库单准确无误，送达发票、收款及时。财务部门：l 严格按照业务部门的销售出库单开具发票。l 开具发票后，结转销售出库单、录入收款单要及时准确。（五） 年底库存盘点每年盘点时，库存物资会因种种原因出现破损、失效及损耗，保管员要如实记录，并上报公司领导和财务、业务部门，会同处理。经三方同意做出调整表。注：系统加入年底库存物资盘点表和调整表（六）月报表、年报表1、 在以上前四项工作按时完成的基础上，可以得到公司每月和全年的销售基本情况。2、 在现在无法将2006年以前临时单、应收账款没有录入的情况下，出现实际销售大于系统记录的情况。3、 毛利润的计算也会因为2006年以前临时单、应收账款没有