饮食通财务系统.doc

饮食通财务系统饮食通认为：应该让财务人员的工作精力从繁琐的做账、做报表的工作中解脱出来，投入到产生管理价值的各部门的稽核工作、管理企业资金调度、协调各部门和对外(客户与供应商)工作事务当中去。因为做账、做报表的工作本身不会为企业带来收益，而稽核和管理调度为企业产生了利润、提高了企业管理水平。很多不成熟的餐饮软件在使用中产生了各种数据和报表，但是往往很多报表的数据不准确、报表与报表之间数字对不起来，甚至与真实的数据有极大的偏差；产生这样的原因主要问题在于这些软件设计是缺乏主心骨的，点菜怎么方便怎么来，报表字段设计缺乏全面性，加上餐饮本身的多样化要求比较多，需要满足不同部门不同的管理要求，因此很多软件出来千奇百怪的报表就不是奇怪的事情了。但对于管理要求较高的用户，如果使用了这样的系统是很要命的，一套餐饮管理系统如果最后数据不精准，必然会误导决策，也使得一套管理系统沦落为简单的点菜收银系统，这和全面的餐饮ERP(企业资源与计划管理)系统就不是一个层面上的系统了。饮食通是目前为止，市场上唯一的一家餐饮管理软件，将国家标准的财务一级科目内建到系统当中(见下图F01)，用户可以根据自身管理和报表格式的需要，在相应的一级财务科目下，自行建设二级财务科目；饮食通认为：餐饮企业虽然千变万化，但是所有的公司财务标准是相通的，这也是饮食通整套庞大系统和功能设计的主轴，饮食通在为各个部门提供的各个功能模块中、上千个业务流程设计中，都基于标准的财务科目和借贷平衡原则，在此基础上满足各部门所需的操作灵活性；我们认为，只有这样，才可以保障系统在提供越来越丰富的功能的同时，保持从最前端的销售产生的业务数据通过层层环节，还可以被精确的反应到集团最高的管理层面前。饮食通经验：一级财务科目不用设置，也不能设置，这个是有国家标准的；二级科目叫什么名称、设置在哪里，也是有一些学问的，不同的企业设置的不一样，这个很正常；但是，要请专业的财务人员，根据自身企业经营管理需要细分的程度，以及称呼习惯，合理的建设到相应的一级科目底下。各个部门审核的工作务必认真仔细，对于拥有较多连锁分店的企业，应该按不同的稽核对象安排专人，如财务部张三负责审前厅的帐单、李四负责进销存单据审核、王五负责会员系统的充值消费凭证和其他日常凭证的审核。财务总监是当这些工作完成后的确认、封存和结转等工作。填写日常凭证：饮食通系统的各种报表都是自动生成的，数据的来源绝大多数不是靠财务人员的手工录入，而是因为其他部门的工作成果自动链接而来，如前厅的点菜收银最终自动生成了营业收入的各种凭证、仓库进销存流程最终自动生成了各部门原材料成本凭证、营销部门充卡消费最终生成了营业预收凭证但是，终究还有一些凭证是这些部门接触不到的，也是饮食通系统无法自动采集数据的，比如房租、水电煤、人员工资等等，为了得到一张精准的财务报表，饮食通可以在财务系统中，通过手工填写这些日常凭证来完善。当然，这不作为一个必须的要求，日常凭证不填写不影响报表的自动生成，也不影响绝大多数后台业务分析工具和报表的结果，这只是符合追求一本精确而完整的内帐的用户而设计的，很多餐饮企业仅将这些采集不到的凭证录入到对外的财务系统中，结合饮食通系统自动产生的数据和报表，做出对外的报表。饮食通在设计这些日常凭证录入格式的时候，尊重了财务人员以往的操作习惯，并可以做凭证级备注和科目级备注，填写的同时，很直观的选择支付的二级财务科目，系统自动对应到总帐的一级科目，并处理好财务的借贷平衡关系。所有的凭证，包括手工凭证和饮食通系统自动生成的凭证，都可以通过接驳好的票据打印机，直接打印出来用于手工账目整理的各种用途。供应链管理：饮食通通过系统链动式的管理，将采购部门、仓库管理部门、厨房耗用部门、财务部门自动串在一起，各自分工负责：采购部门负责安排落实采购计划；仓库管理部门负责货物验收、盘点、进出流程记录；厨房部门负责加工、领用和信息反馈；财务部门负责整体流程控制与监督，并落实信用支付安排；这样处理的好处是各司其职，将复杂困难的供应链管理难点肢解，落实到相应部门实现更合理的控制，出现问题的时候可以快速查出原因，将责任精确定位；财务部门作为监控稽核部门，到最后一道支付关的时候，绝大多数问题已经在流程中被处理好了，否则，中途出现的各种问题，在各部门流转过程中就已经修正了，从而链动影响到了支付环节。大致流程：采购部安排采购计划，录入系统仓库部门验收，入库处理：打印三联入库单，供应商签字厨房使用部门领用，物料情况反馈财务部门通过系统获得支付信息，核实支付计划。当这个流程中，任何一个部门发现问题，可以停止下一步流程，将处理流程退回给上一个部门。这给财务部门面对上百个供应商的时候，还可以很好的处理各种问题。这些流程在对不同的企业，或者拥有中央厨房机构的公司流程上可能会有所不同，但流程大体的框架是一致的，链动式的管理是核心，将管控难点分解落实到各部门责任上的这种方法是相通的。饮食通在处理这些差异化的流程方面，提供了大量细致的设置方式来贴近实际操作需要的管理方式。应付帐款管理：饮食通针对不同的供应商提供基于账户级管理模式科目分组指的是通过预先设置的供应商归类，可以提取同一类型的供应商的总计信息：这样可以实现信息的细致掌控如：肉类供应商有3家，总共的肉类应付帐款数字，每家肉类供应商的应付帐款数字。科目余额指的是目前应付帐款的金额，值得注意的是，饮食通系统里面的应付帐款是以负数体现的，但是也有一些情况会让某些供应商的应付款账户出现正数，比如：向某些供应商定购了货物，预支了部分的货款。合计：这里的合计汇总了企业所有的应付帐款总额，根据这个总额，我们的财务总监可以对未来需要付款的情况做到总量上的把控。应收帐款管理：和应付帐款的基于科目的设置和账户级的管理相似，对于应收帐款的管理，也是某些餐饮企业，特别是传统中餐企业，拥有较多签单挂帐客户的管理中，财务部门需要特别关注的管理环节。饮食通经验：对于餐饮企业来说，客户可以大致分成5类：签单级客户、充值类客户、会员级客户、消费常客、散客。,不同形式的企业根据自身的情况，执行的营销策略涵盖的客户层会有所不同；如有些餐厅没有协议单位客户，有些餐厅不做充值卡，甚至，有些餐厅不做会员卡。但总体来说，一个企业拥有丰富的营销手段、具备强大的客户细分能力，一定会对生意大有帮助，前提是营销政策富有针对性效果，后端客户关系管理到位。饮食通提供了针对不同层次的消费客户群体强大的营销管理体系。在这里，我们先介绍对于餐饮企业最高级别的客户消费群体协议签单客户的管理方式。协议签单客户的这个消费群体一般是政府行政事业单位、大中型国营企业、跨国公司、上市公司等高端单位消费群体，通常是一个公司有若干个人可以签单，由于具备极强的消费支付能力，企业都允许这些大佬级客户先消费、后挂帐、最后统一做结算的方式。协议单位的设置：协议单位都作为一个二级财务科目，设置在应收帐款这个一级财务科目下的，设置前台营业用科目这个地方打勾，那么前台收银结帐的时候，点击合约账户按钮，就可以看到这次设置的世纪领航公司这个挂帐单位用来挂帐了。分组名称的设置是便于集团公司底下多个子公司的情况，账户是各自独立建的，但是存在关联关系，可以根据分组来查看相应的报表。科目余额上限指的是该协议单位挂帐的最高额度设置，这有点像信用卡，有信用，但是是有限的信用，餐厅可以根据不同的企事业单位的情况来决定不同的挂帐额度。基于账户级的应收帐款管理：财务人员可以随时了解餐厅的总应收款的数量、总共的未使用的额度，在科目分组栏，还可以对某一个集团公司名下的几个签单子账户进行分类汇总。查看某个账户的详细情况，鼠标双击就可以打开账户看账户的基本信息、业务往来明细记录、关联消费帐单等等信息.上图中，该账户的借方是历史消费记录的金额明细和汇总，贷方是该账户历史还款金额的明细和汇总；当前账户的余额体现在最近的一笔记录中。需要查看某一笔消费的明细帐单，可以双击该记录，系统会调出当天的消费帐单出来，该消费帐单还可以打印出来。客户还款后，可以通过2个形式记录到该账户中，第一种方法是使用饮食通前台挂帐回款的工具来输入，这种情况是客人将钱交给前台收银人员，收银人员通过这个工具录入，系统会自动生成相应的财务凭证，并在这个应收帐款账户中体现这笔回款记录，同时，收银员的班结表上也体现了这笔回款记录，收银员需要连同营业款一起交给财务部门。第二种方法是财务人员在饮食通财务模块里面做手工凭证的录入，这种方法适合客户将钱交到财务部门，或者是财务部门收到客户的转帐汇款之后的流程操作。发票管理：发票管理在大多数餐饮企业里面都不太重视，但是很多企业往往为之付出代价，有些情况下，代价还很惨重，而这个问题原本可以避免。针对餐饮业的税务征收方法在不断的改进，从原先的手写发票，到有奖兑换的固定面额发票，08年开始，针对上海的餐饮行业，开始推行基于税控机打印的发票，同时，还提供三种配套设备让餐饮企业选择。很多使用饮食通系统餐饮企业纷纷来电咨询我们各种顾虑和该选用哪种税控机。在这里，饮食通设计的多重安全机制使得餐饮企业的顾虑可以完全消除，同时，饮食通还建议你只需购买最便宜的一款税控机用来打印发票就可以了。企业的个别问题可以接洽我们的资深餐饮管理顾问来得到答案。预先透露一点信息，饮食通正在研发一款发票打印机，与收银系统连接，如果帐单需要打印发票，就可以直接在饮食通的收银系统上，通过简单按一下按钮，就打印出这张帐单对应的发票。同时，系统自动记录该笔消费是开票的。这样，我们不必购买税务局指定的较贵的设备，也不需要在税控机上浪费时间重复录入，同时也更便于和发票相关的管理工作。在饮食通的发票管理中，设计的管理方式和礼券管理系统中的方式有类似之处,发票管理中的流程包括：发票入库(发票的购买)、发票领取、发票发放、发票作废。自动生成的财务报表：通过规范了其他各部门的流程，基于大量个性化细腻的系统设置，我们最后是希望一劳永逸的按照我们管理的要求，将各部门的情况通过数据的形式精确的体现出来。饮食通可以提供上百种管理报表，这些报表都是9年多来的餐饮管理的积累，不是凭空造出来的，是2000多家餐饮企业的管理精华的浓缩；每张报表后面都蕴含某些餐饮品牌的优秀的管理方式。这些报表被分别设置在饮食通多个模块中，主要是：集团数据中心系统、门店后台管理系统、进销存系统、财务系统，这里我们主要介绍财务系统中主要的一些报表。值得一提的是，饮食通非常乐意与有思想的用户探讨新颖的管理经验，并试图开发出更有针对性的、更加提升业务能力的报表，我们称这项工作为企业数据深度挖掘工作，这反过来也让我们的饮食通产品保持行业的领先。自动生成的财务科目发生汇总表所有的数据都可以通过双击得到数据的来源，因为这些自动生成的数据是通过各部门的协同工作而产生的，这也保证了最后报表的准确性，不受人为因素的影响。在科目发生汇总表中，可以选季度模式、月份模式；可以看基于财务一级科目的汇总，也可以以同样的格式了解自定义的二级科目的明细情况。自动生成的报表可以通过接驳的票据凭证打印机直接打印出来，饮食通所见即所得的打印格式免去排版的麻烦；也可以通过单击鼠标右键，将选定的区域或者整个报表，另存为一个Excel文件。财务科目明细帐查询，我们想要了解某个二级财务科目的流水帐，就可以通过选择这个科目，输入想要查询的时间段，系统按照流水发生的业务，用借贷的方式，给出每笔发生的金额。图中就是以查询人民币这个二级科目为例，有些流水帐的凭证是饮食通前台系统自动生成的，有些是营销部门自动生成的，有些则是因为填写的手工凭证。系统给出了借方、贷方合计数，并给出科目的余额。明细科目序时帐查询：在系统上可以输入时间段，查所有二级科目的流水帐。饮食通将科目流水帐分成四类：日常的手工凭证、前台营业、进销存、储值；后面的3项一般都是系统自动生成的，无需手工填写。应收帐款发生汇总表对签单挂帐客户的情况自动产生统计表，可以按时间段查询统计、了解当前应收款总额、每个挂帐客户的当前余额、统计时间段内发生的消费/还款汇总、截止统计时间的余额等等信息。应收帐款帐龄分析表：因为我们的每个签单挂帐客户都是我们企业最重要的客户，他们的消费频次一般都比较高，而且涉及的人也多，所以对应收帐的分析管理显得非常重要。签单容易回款难，如何有效的催收应该收回的款项，常常让财务人员感到头痛；饮食通的应收帐管理中提供的帐龄分析表帮你轻松向客户催该结帐的款项。应付帐款发生汇总表，可以查询指定日期段内的进销存业务发生情况，合计数是所有的供应商业务的汇总，通过双击任何一个供应商，可以调出该供应商业务发生的明细汇总，双击每笔明细业务，还可以调出该笔业务的凭证明细，通过这样链动式的数据追根溯源，我们的财务人员可以轻松做好供应链的管理。当前余额指的是目前各供应商的应付款总额；期初余额指的是各供应商在统计日期前的应付款余额；借方发生：在指定日期段内我们支付给供应商货款的总额；贷方发生：在指定日期段内，供应商供应的商品金额汇总；期末余额：在统计日期末的各供应商应付款总额以珠江啤酒体育场营业部这个供应商为例，我们通过双击该供应商来查看统计日期内的业务发生明细从上图中我们可以看出，该供应商是03年6月开始成为我们的供应商的，因为该供应商账户没有期初余额，并且第一笔业务是03年6月2日向我公司供应了价值3456元的商品。通过双击这笔业务，可以调出饮食通系统自动生成的这笔业务的凭证；在统计日期内，我们向该供应商支付过一次货款，是在03年7月18日支付了1980元货款；到03年12月底，该供应商一共向我公司供应了14820.1元的商品，我们还欠该供应商12840.1元的货款尚未支付。饮食通小贴士：饮食通链动式的管理将各个部门的业务和数据自动串联起来，以达到理想的部门之间的监督和轻松的管理效果。通过采购管理，到仓库验收入库，系统就会自动生成相应的应付帐款凭证，所有的凭证摘要自动命名为库存-应付帐款；当我们向供应商付款的时候，可以通过填写支付的日常凭证，系统会记录到该账户的往来帐中，方便我们财务人员了解总的应付款情况或者是单个供应商的情况。采购人员、仓库人员他们各自的日常工作通过系统，将工作结果反映到我们财务人员的系统中，让我们工作变得方便准确，可以有更多的精力投入到更有价值的管理和稽核工作中去；饮食通还建议仓库部门配备三联单的票据打印机，将采购入库单、部门领料单等重要单据打印出来，通过让供应商、使用部门人员在三联单上的签字，来保证所有的业务被记录到系统中，三联单一联仓库留存，一联供应商带走，一联交财务部备查，到结帐时间，供应商可以凭我们的单据直接到财务部门结帐。这样的做法的好处是漏洞少，效率高，通过体系的环环相扣杜绝人为错误和营私舞弊。饮食通的口号是：进去了，就不怕你漏掉！(业务进系统了，就不怕各种人为的、非人为的漏洞而产生的损失)凭证说明该笔业务是03年6月2日发生的，供应了3456元啤酒类商品，该类商品我们自建的二级科目叫啤酒库存，属于一级科目材料下的一个二级科目；应付帐款一级科目下的珠江啤酒体育场营业部是这笔业务的供应商。会员储值余额汇总表：有很多餐厅发行各种形式的会员卡：会员资格卡、打折卡、积分卡、储值卡等等，饮食通专门设计了强大的会员管理系统和CRM管理系统给前厅部门、营销部门使用，财务部门最终也需要对该部分业务做监控稽核工作。这里，主要介绍和钱相关的会员储值卡。从业务角度上来