基于EXCEL的工资管理系统设计和ERP沙盘应用.doc

2009-2010学年(2)学期经济管理学院实践教学成 绩 评 定 表实践教学项目财务软件应用专 业会计学学生姓名郭宽班级学号0704020226评语组长签字：20 年 月 日成绩日期2009-2010学年(2)学期经济管理学院实践教学任 务 书学 院经济管理学院专 业会计学学生姓名郭宽班级学号0704020226实践教学项目财务软件应用实践题目财务软件比较及ERP沙盘应用实践教学要求与任务:1、EXCEL在会计中的应用2、根据有关案例，用友U861财务软件进行系统初始化、账务处理系统、报表管理系统、工资管理系统、固定资产管理系统等的操作。3、应用用友ERP沙盘进行准备组织工作、初始状态的设定、运营规则的理解、实际模拟训练等的实战演练。工作计划与进度安排:课程实践为4周，具体安排如下：1、第1周，讲解有关事项，布置任务；财务软件操作。2、第2、3周，EXCEL应用、用友财务软件操作。3、第4周(课外)，ERP沙盘模拟；撰写报告。指导教师： 20 年 月 日专业负责人：20 年 月 日学院院长：20 年 月 日沈阳理工大学课程实践(论文)摘 要本文分析了这次ERP沙盘实践中我们公司的经营过程，指出了我们在经营过程中遇到的问题。明确了在公司中各种角色的职责，通过对销售的分析，生产规划的制定，产品的选择等因素的分析制定了新的更完善的经营规划。对这次实践做出了深刻的总结。在Excel的管理系统的设计中，我设计了一个工资管理系统。Excel是我们在Windows下最常用的电子表格处理软件，利用它强大的数据处理功能，我们可以通过简捷的方式产生一个科学严谨人性化的表格系统，方便我们对数据管理统计。本文结合工资系统探讨了ExceL数据处理的思路方法和经验技巧， 关键字：EXCEL；管理系统； ERP 目 录摘要I1基于EXCEL的工资管理系统设计11.1系统分析11.1.1 系统的管理可行性分析11.1.2 系统的技术可行性分析11.1.3 系统的经济可行性分析11.1.4 工资管理系统的需求分析11.1.5工资管理系统的详细调查21.1.6 工资管理系统逻辑模型的建立21.1.7 开发人员分工21.2系统设计 21.3系统开发总结52 ERP沙盘模拟感想72.1 公司经营目标和宗旨72.2 角色及就职宣言72.3 对经营的规划的再思考72.4 改进工作的思路72.5 模拟总结8参考文献1010基于EXCEL的工资管理系统设计和ERP沙盘应用1 基于EXCEL的工资管理系统设计1.1 系统分析工资管理系统的可行性分析1.1.1 系统的管理可行性分析科学的管理是建立管理信息系统的前提。目标公司的管理人员支持本设计的研发与运行，相应的管理制度改革的时机已经成熟，规章制度已经齐全，原始数据正确。1.1.2 系统的技术可行性分析公司内部使用的计算机都是基于Windows环境的，为了降低系统成本，应最大程度地利用现有的资源、兼容现有的环境，所以采用网络操作系统为Microsoft公司的Windows XP操作系统；1.1.3 系统的经济可行性分析经济的可行性包括成本分析和效益分析。从成本分析讲工资管理系统所需成本有：系统调研、需求分析、可行性分析、软件设计的费用；购买并安装软、硬件及有关设备的费用；1.1.4 工资管理系统的需求分析需求分析简单地说就是分析用户的需求。需求分析是设计的起点，需求分析的结果能否准确地反映了用户的实际要求，将直接影响到后面各个阶段的设计，并影响到设计结果是否合理和实用1.部门需求2. 管理用户的信息要求随时查询员工工资状况，进行工资情况汇总，对记录能随时删除、插入及恢复。3. 工资的处理要求能随时增加、删除、修改每一个员工的工资记录，并能打印单据。4. 对员工的处理要求能够对员工信息的添加、删除、修改。5.对数据的安全性、完整性的要求要保证每个记录必须完整，不能被他人非法窃取。1.1.5工资管理系统的详细调查目标公司的组织结构为“二室五部”即董事长室，经理室，工程部，财务部，设计部，人事部，预算部。1.1.6 工资管理系统逻辑模型的建立1 业务流程图本设计是工资管理系统，主要业务流程目标公司情况制定，董事会根据实际需要进行部门设置，总经理给员工进行分配工作，员工的日常情况经人事部监督和考察，最后由人事部上交给财务部人员名单及人员情况，作为财务部门给员工发放工资的凭证，最后由财务部进行工资汇总并交给董事会。其主要业务流程图，如2 数据流程图工资管理系统主要数据流是根据业务流的分析得到的，其主要的流程是对人员信息、基层部门的信息录入，将这些数据存储就转化成原始数据，此数据一方面用于各个员工的工资计算，进而将其存储供给职工发放工资的凭证；另一方面用于工资汇总将其存储成工资总账，作为供给财务部门转账的依据。3 数据字典在结构化分析中，数据字典的作用是给数据流图上每个成分给予定义和说明。换句话说，数据流图上所有成分的定义和解释的文字集合就是数据字典。数据字典对数据流图的各种成分起注释、说明作用，给这些成分赋以实际的内容。1.1.7 开发人员分工王俊衡负责基本工资记录表的编制。张培贵负责岗位工资记录表的编制。郭宽负责工作表的建立，和奖金记录表的编制。王晨超负责补贴记录表的编制。刘懿负责考勤表的编制。郑昊天负责工资发放明细表的建立。赵诗梦负责工资条的编制。1.2 系统设计1.2.1建立计算公式 新建一个EXCEL文档，右键点击下方sheet1标签页选择插入，插入4张新标签页。从第一张表页开始分别更名为：工资条，工资表，基本工资记录表，岗位工资记录表，奖金记录表，补贴记录表，考勤表。选择奖金记录表，拖动鼠标选定A1:E1单元格，点击合并及居中按钮，将A1:E1融合。在融合范围内输入“员工奖金记录表”，选中该单元格，修改字体为华文行楷，字号16号。在A2单元格中输入编号，在B2单元格中输入姓名,C2单元格中输入所属部门，在D2单元格中输入职工类别，在E2单元格中输入奖金。在A3:A14中分别输入职工编号0001-0012.在B3：B14单元格中对应输入职员姓名。由于该公司的部门分为办公室，销售部，生产部，财务部。选中C3单元格，选择菜单栏中的数据，在下拉菜单中选择数据有效性，在设置标签页中的有效性条件中的允许的下拉菜单中选择序列在来源中输入“财务部,生产部,销售部,办公室”选中提供下拉箭头，点击确定按钮。如图1所示：在以后的输入职员信息时，可以在下拉菜单中选择对应的部门了。对于下面的员工可以直接拖动C3单元格，使其有效行相同。然后再输入职员类别列，由于职员分为管理人员和工人，所以也可以用数据有效性来设置D3:D14单元格，在此就不再累述了。该公司的奖金设置为：办公室人员500，财务部600，销售部800，生产部1000.先设置E3单元格中的公式为=IF(C3=办公室,500,IF(C3=财务部,600,IF(C3=销售部,800,1000)由于关系较为复杂，我们考虑使用IF嵌套函数。先单击选定M3单元格，接着单击插入菜单下的函数，选择IF函数后点确定，弹出如下图所示的IF函数输入框。根据上表分析，我们在输入框里分别输入如图所示数据，最后把函数复制到相应单元格。可以看到，我们使用了双重IF嵌套函数。然后向下拖动，系统会自动生成对应的公式，奖金额也会显示在对应的奖金列上。这样奖金记录表就基本做完了。如果遇到大量的人员录入时，本表会节省会计人员大量的时间。 我们在复制公式时，可充分利用填充柄。只要输入一个公式，拖动填充柄到相应单元格可完成公式的复制，由于公式采用的是相对引用，这意味着相同的公式只输入一次，大大提高了输入效率。1.2.2合并计算在季末或年末时可能我们需要奖金的季度报表或年度报表，我们就需要使用Excel提供的数据合并计算功能。Excel的合并计算能够把结构相同的单元格计算汇总，从而实现自动统计。首先在同一个工作薄奖金里把每一月份的工资表分别存为一个工作表，然后把光标放在任意一个工作表的空白位置，选择数据菜单里的合并计算命令，弹出合并计算对话框如图所示，在对话框的引用位置框中指定数据的源单元格区域，单击添加按钮，对每个需要进行合并计算的源区域重复选择和添加步骤，最后点击确定，则在目标区域生成了一个合并计算表。1.2.3格式化工作表 适当地将工作表显示的格式作一些灵活变换，不仅便于录入，同时也使工作表看起来美观、便于阅读。 1. 增加边框 可通过使用格式工具栏上的边框命令按钮或右键弹出式菜单完成。给数据增加上粗细不同的边框线后，可以明确区分工作表中的各个范围。为了突出显示重点数据，我们还可以为数据添加颜色，或使某些数据以阴影方式显示出来。 2. 设置字体 为了突出显示每一部分的合计数据，使工作表更容易阅读，可使用字体加粗命令。小数点后保留两位有效数字，可以使数据整齐、美观，易于阅读，点击格式工具栏上的增加或减少小数为即可。 3. 设置其他格式并准备打印 为了能正好打印一页或若干页，首先可适当的选择纸张类型和设置页边距，然后可改变字号、行高和列宽。4 整理姓名在录入员工姓名时，我发现其存在一些问题，直接填入的姓名中有空格，而且空格的位置不确定，空格的数量也不确定，这使姓名这列数据很不整齐、不协调。若要一个一个地进行调整，那可费时费力了。怎样才能解决“姓名”问题呢？经过多次尝试，我最终找到了答案。 一、删除姓名中的空格 删除姓名中的空格有两种方法：方法一：替换法。选中姓名所在的A列，执行“编辑替换”命令，在“查找内容”栏中输入一个空格，在“替换为”栏中不填任何内容，单击“全部替换”命令，确定退出后即可。方法二：函数公式法。Excel中的“SUBSTITUDE()”函数，可以帮助我们轻松地将姓名中的空格都去掉。在B2单元格中输入公式“=SUBSTITUTE(A2,)”，确定后利用填充柄将该公式进行复制就可以了。注意：公式中的第一个引号中间要有一个空格，而第二个引号中是无空格的。 二、让姓名左右对齐 员工的姓名用字，有的是三个汉字，有的是两个汉字，打印出来很不美观，要使员工姓名用字是两个字的与三个字的左右对齐也有两种方法： 方法一：格式设置法。选中我们已经删除完空格的姓名单元格，单击“格式单元格”在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐”选项，确定退出后即可使员工姓名用字左右对齐。 方法二：函数公式法。利用Excel中的“IF”、“LEN”、“MID”三种函数组合可使员工姓名用字左右对齐。具体示例为：在B3单元格中输入公式：“=IF(LEN(B2)=3,B2,(MID(B2,1,1)&MID(B2,2,1)”，确定后利用填充柄将该公式进行复制即可。 经过上述方法的处理，员工的姓名变得美观多了1.3 系统开发总结市场上流行的工资系统种类很多，但是商品化工资软件出示设置较麻烦，操作复杂；另一方面在没有商品化工资系统的单位，无法用计算机实现工资核算。而现在一般单位都在使用Excel软件，并且工作人员均会使用。用Excel进行工资核算时一个较好的设想。经过研究设计出的改工资系统对中小型企业工资核算由较大的应用价值，同时进一步拓展了EXCEL的应用。1.3.1通用工资系统无需用户直接修改程序代码，仅作一些初始设置就能在任何单位使用的工资软件称为通用工资系统。只能用于一家单位工资核算的软件称为专用工资系统。专用工资系统的缺点是没有通用性，不能在多家单位使用。即使在一家单位使用，如果发生工资项目变化，也需要修改源代码。所以对于一般用户也不容易使用专用工资系统。1.3.2EXCEL的宏宏是由某种高级语言写成的一个可执行程序。EXCEL宏是由Visual Basic编写的完成特定功能的一个可执行程序。也可以理解成用户自己在EXCEL中定义的可执行命令。建立和利用EXCEL宏，可以对EXCEL表中的数据进行特殊处理，以解决EXCEL自身功能上的不足。1.3.3Excel的自定义函数EXCEL自身带有较多的函数，一般情况下，这些函数对用户来说已经够用了。但在某些情况下，用户还要根据自己的需要，在编写一些自定义函数，以解决应用问题，例如工资核算中个人调节税的计算。1.3.4需要解决的几个问题1工资条的生成用EXCEL核算工资，最后形成工资报表。对于每个员工来说，需要一张工资条。工资条的数据来自工资报表，与工资报表不同之处就是在每一条工资记录之前必须有一个工资标题，这样员工才能看清自己各项工资的含义。再此，可以用工资报表生成工资条。其实现方法，就是利用EXCEL的宏，建立一个生成工资条的宏。2工资项目的公式对于简单的工资项目的公式按照EXCEL去做，而比较复杂的公式设置，用EXCEL的方法就比较困难了。对于计算比较复杂的工资项目，如个人调节税等，应先定义函数，然后再调用。3工资报表的还原工资报表的还原就是生成工资条的逆过程。基本思想是将工资条中不需要的标题逐一删除。实现方法就是建立一个工资报表还原宏，将工资条重新还原成工资报表。 2 ERP沙盘模拟感想2.1 公司经营目标和宗旨 我们公司的经营目标是，通过广告来吸引最多的顾客，通过扩大生产来提高资金周转速度。在打压对手的同时来实现最高的润。2.2 角色及就职宣言我的角色是CEO，作为公司的CEO提高公司业绩，使公司步入正轨，是我的责任。我必须要制定企业战略和目标，创立企业文化，建设一个团结而高效的团队，良好地控制资金的分配。争取在这次实践中取得量好的成绩。2.3 对经营的规划的再思考一个好的销售计划一定要符合企业自身的特点，适用于本企业发展现状的计划。设备投资与改造是提高产能、保障企业持续发展的重要策略。企业进行设备投资时需要考虑以下因素：1、市场上对各种产品的需求状况；2、企业目前的产能；3、新产品的研发过程；4、设备投资分析； 5、用于生产何种产品；6、上线的具体时间及所需物料储备我们认为，“选单”是企业经营的关键之一，对企业的资金回笼有关键的作用，定单的回收期长短直接影响企业的资金的流动性，对于新市场的开拓，新产品的开发等，都有重要的影响。经过六年的经营我们发现，订单的多少，是企业生产的目的，是企业利益的来源。然而企业的生产能力是接受订单多少的关键。所以每年要提前预算本年度的产能，才能在定货会上争取适度的订单。订单少，企业不能充分的运作，利润也会减少，当然，当订单由于某种原因接少的时候，切记不可停产，依然要全线的投入生产，以备有相当的成品库存，为下一年做准备。我们会想到准时制生产，但是我们发现，在沙盘的模拟经营中，这种生产方式是行不通的，反而当你有库存的时候，你可以在下一年争取到更多的订单或部分加急订单，提前交货也是企业获取利润的一个很好的方式。需要注意的是，我们的模拟经营是有期限的，也就是说，当第六年的时候，只需要完成订单需求量即可，不必有大量库存占用资金。2.4 改进工作的思路首先：团队中的五个人必须有很强的团队意识和强大的凝聚力，这项工作本身就是一项相互配合与在相互帮助中完成的工作，每个人都负有别人不可替代的任务。如果五个人当中有一个人缺少团队意识，那只会有一种结果：必输无疑，无论其它人的个人业务水平有多高，因为每个人的工作都是紧密的相互关联、密不可分的。这五项工作是一环紧扣一环的，任何一环出现问题都会影响全局的工作，而一旦出现问题将会为以后的运行带来不可估量的严重后果，使你的“企业”在恶性中循环。当然，出现问题的时候也是最能考验五个人的凝聚力的时候，如果出现问题就互相埋怨、推脱责任，那么你的团队肯定是不合格的，无论你们在前期配合的多好、多默契。出现问题首先要想到的是如何解决目前面临的困境，尽快的从恶性循环中解脱出来，为确保以后能够良好运行赢得宝贵的时间，然后才是都要从自身找原因，敢于承认自己的错误，确保在以后工作中尽量不出现以前的错误。其它成员也要以一颗宽容的心去对待同伴，也要考虑到别人出现错误肯定自己也有责任。其次：五个人应分别能熟练的掌握和把握自己的本职工作，同时也要有全局意识，自己的工作能顺利的完成并不代表着整体的工作是一个良好的发展趋势。比如说专门负责销售的，并不是把当年生产出来的东西全部卖出去就是自己顺利完成任务，产品要卖出去，也要看在什么时候卖出去，在什么时候能够变成现金，产品的销售占据了哪个市场，应先交哪个单后交哪个单这都是需要动脑筋来思考的，五个人如果发现整体运营中出现什么问题要及时的提出来解决，使得部分的功能加起来大于整体的功能，而不是简单的部分的功能的简单堆加，正确处理好整体与部分的关系。五个人必须有一个核心即CEO，CEO是整个团队的灵魂，也是方案的决策者，作为一个合格的CEO应该做到自己有主见，不能大家一说出自己的看法和想法的时候自己就先乱了，不知道该听哪一个的，作为CEO心中要时刻明白这一点：自己坐的位置是决策的位置，是领导整个团队的位置，是关乎“企业”生存的位置，别人的意见只能供你参考，而最终的决策权在你手中，万不可把决策权给别人。一旦决策权给了别人就说明你不是一个合格的CEO，你也不胜任CEO的位置。2.5 模拟总结事后我自己总结得失：作为一个CEO，我没有能够有效的管住自己团队中的成员，当时我是处于这样一个心理，自己能在CEO的位置上，完全是出于大家对自己的信任与支持，如果没有大家的支持你的工作根本就无法来完成，大家完全可以把CEO给架空，所以我主张在我的小团队中讲民主，大家一起来想方案作决策，出了问题大家一起来解决，其实这一思想是没有错的，毕竟多一个人多一个想法。但是我忽略了