社团管理委员会部门职能简介

服务社团 引领发展浙江理工大学经济管理学院社团管理委员会部门职能简介一、部门职能（一）办公室1. 负责组织并完成办公室日常工作，灵活处理社团日常事务，完善办公室办公体系，增强成员服务意识，提高服务质量；2对社管内部各部门进行考核，做到公平公正，及时有效；3 社团管成员联系方式、社团主要干部联系方式的更新与统计，要求实时更新；4社团管相关档案的实时有效维护与管理，各社团资料的收集、整理与归档；5各类会议通知、信息的电话通知；6对各社团第二课堂学分申请名单进行初步认定，增强第二课堂学分的质量；7各社团活动场地的申请工作；8办公室全体干部工作绩效的考评；9完成其他各项上级部门的布置的工作；10完成社管内部的各项活动的总结与记录。（二）财务部1做好与各协会会长和财务理事的沟通工作，及时了解协会活动的财务预算和协会内部的财政状况；2协助各协会财务理事对本协会的资金进行更加有效的管理，并督促各协会财务理事做好协会的财务收支记录；3指导各财务理事正确填写收据发票等收支凭证；4在每月月初向各协会及社管内部各部门收取预算表（预算表电子稿发送至财务部内部邮箱jgsg_ ）；5在每月月底向各协会财务理事收取月财务报表，如实反映协会月度收支情况（财务报表电子稿发送至财务部内部邮箱jgsg_ ），财务部会对所有社团的财务报表进行整理和汇总，并在每月8-10号予以公示，以提高社团财务的透明度；6对于社团管理委员会和协会活动后的相关收据发票，提醒其财务理事或负责人在该收据发票开据的一个月内上交财务部，如有填写不规范的地方，予以纠正；7将整理汇总后的财务报表和收据发票等上交给分管主席审核（有关资料可在财务部公共邮箱 key: 查阅）；8负责各协会及社管内部的发票报销工作；9于学期末向社管各部门收取相应资料，整理汇总完成本学期社团考核，保证考核公平公正；10每个月定期对社管内部的物品进行清查，并负责物品出借。（三）宣传部1审核监督学院社团日常新闻稿件和照片的编辑工作；2及时上传更新学院社团以及社管内部的活动稿件和活动照片；3收集每月社团的活动信息，协助广策部制作活动预告；4 定期对社团的活动信息和新闻稿件进行整理，开展社团月刊的编辑发放工作；5进行社团人物访谈活动；6定期召开协会宣传培训，开展一系列的培训工作；7通过人人网、微博等进行实时网络宣传；8每月月末对整月的活动进行整理宣传；9承办社管内部活动；10社团、社管宣传视频制作等。（四）广策部1. 负责经济管理学院社团管理委员会活动的宣传；2. 审核经管社团管理委员会及各个协会日常活动横幅的申请；3审核制作经管各协会活动海报，制作经管社团管理委员会日常活动海报；4. 审核经管各协会的宣传单，制作社团管理委员会内部宣传单；5负责经管社团管理委员会内部及协会的活动预告；6. 负责社团管理委员会大型活动舞台设计及制作。（五）企划部1. 审批社团活动，在活动举办前为协会活动做好把关，以精简社团活动，提升社团活动质量，协助社团打造社团品牌；2. 考核社团活动，通过对活动的考核为社团活动的举办建言献策，以更好的提升社团举办活动的能力，为社团的发展助以一臂之力；3. 承办院重点项目立项，旨在协助社团发展，为立项成功的项目给予经费支持，同时为社团打造一个展示社团风采的平台；4协助社团申报校重点项目立项与校每月之星活动，运用协助社团修改策划，答辩PPT等方式，完善参报项目，对参选活动进行包装；5举办策划研讨会，通过协会与社管面对面交流的形式，为协会提供建设性的意见，更好的提高协会活动质量；6策划培训活动，邀请各个协会相关人员进行系统的策划培训。由此提高协会策划撰写质量；（六）公关部1为社管以及有需要的学院社团提供各种活动的礼仪接待工作；2定期召开社团人论坛，促进各社团人之间的交流与合作；3每学期对学院各社团进行会员满意度调查，及时反应社团发展状况；4负责生日祝福短信，向社团人传递社管的祝福；5与企划部共同完成会员反馈工作，帮助社团找到工作中存在的问题；6在遵循学院规定的学生组织跑商原则下，帮助有需要的学院社团进行社团活动拉赞助；7积极参与社管内部活动，保证完成其他部门及主席团传达的工作任务；8. 执行干事培养与部门发展的双向发展道路，招纳优秀干事服务社团工作，培养干事个人各项素质技能。（七）人力资源部1. 社管人事考核，根据考核条例对社管的部长、干事进行日常考核，使社管更有纪律性，规范性。同时辅以考核反馈制度，使被考核者对自身有良好认知，提升综合素质；2. 社管干事培训，在培训中加强不同部门间干事与部长的交流，培养团队协作能力，增强对组织的归属感。同时通过演讲、辩论等培训，在竞争中锻炼思维分析能力，培养演讲辩论能力，挖掘干事潜力；3. 社管干部培训，通过与主席团、部长的沟通交流，提高部长自身的素质与修养，增强团队凝聚力；4. 干事之星的人才激励制度，提供给优秀的社团干事一个展示自身风采的平台并给予干事工作上的肯定，调动工作积极性；5. 读书、电影等分享会的开展，鼓励干事表达自身观点，开阔干事的视野，加强沟通与交流；6. 积极协助其他部门的工作，同时针对各部门需要进行内部小培训，加强与其他部门的联系。二、相关工作流程（一）办公室1.场地借用流程（具体参见场地借用流程图）：活动策划经企划部审批通过后，向办公室提出场地借用申请，并填写活动场地申请单，由办公室代借。如果通过如果没通过审批成功后办公室通知负责人领取审批单。办公室通知负责人审批失败。注：（1）办公室向相关老师提交申请后若仍有变更，应及时向办公室说明，自行承担因此造成的后果，并在协会年检、星级评定、优秀社团评比中做扣分处理。（2）周末、节假日不予场地申请。（3）文化广场和各教室至少提前3天申请，学生活动中心412、6号楼105和学生活动中心五楼多功能厅提前15天申请，大剧场、小剧场提前1个月申请。（4）场地审批通过后需上交场地借用单：教室的借用单于活动当天交到2号北楼113室，并领取多媒体设备使用卡（活动结束后及时归还）；学生活动中心和文化广场的借用单需至少提前1天交到学生活动中心109值班室。（5）若活动取消，请提前至少1天到相应值班室找相关负责场地的老师说明取消原因，道歉后取回场地回执单的存根，同时上报办公室说明所取消的活动。自行取消活动未上报者将予以相应扣分，直接影响社团年度评优。2会议通知、签到与记录（1）会议期间应遵守会议纪律，手机调成静音或关机，不得喧闹。（2）与会人员若未能参加会议，请向相关人员请假，并及时将请假条上交办公室备案。未及时上交请假条即记为无故迟到或未到。若开会迟到或者未到，将予以记录并做相应处理。（3）干事请假由正副部长批准，正副部长请假由分管主席批准，副主席及会长请假由主席批准。3. 资料收集、整理与归档（1）相关负责人应按通知及时上交资料，否则在考核中予以扣分处理。（2）上交邮箱的电子稿文件名应清晰表明协会（部门）和文件内容。（如：2013/2014学年经济管理学院XX协会或社团管理委员会XX部门XX文件）（3）无特殊情况，资料应使用统一格式。（二）财务部发票报销流程：为增进经管社管与社团的合作，使大家方便有效的开展财务工作，在此社管财务部对发票报销流程作出详细说明。（1）购买场所为了方便开发票，在购买物品前各协会财务理事应注意：购买文具类物品应尽量在一区晨光文具；打印复印文件统一在辉煌图文（晨光隔壁），以便小额的收据积累起来统一开发票，如直接可开出发票的则在任何地方均可购买。另除打印复印的发票可直接报销外，其它物品发票均要附上清单并要盖上商店的章。注：超市小票即清单。（2）发票格式购买物品后应尽早开好发票（发票上要盖上商店的章），并且在发票的背后必须要详细按顺序注明社团(部门)的名称、XX活动XX商品的XX用途以及负责人姓名，最后请在落款处的单位名称写上浙江理工大学。（3）发票上交发票开好后应立即交给各协会的财务理事，理事审核后于每月28日21：00前交给财务部相关负责人，否则作废，财务部部长审核并签字后再上交给分管主席。校方对此进行审批后，合格的发票即可报销。报销注意事项：1）单张手填发票金额不能超过500元（手填发票上限是500元）。机打发票不要超过1000元。2）上交的发票要求不连号。（连号学校不予报销）3）“活动用品”、“打印”的发票，金额在200元以上，要求附详细清单，清单盖章，贴于发票后。对于金额大的正面没有写详细物品的收据，也要求附上物品清单。用银行卡支付的，必须付银行小票；现金支付的，必须付“本店无POS机”字样，并盖上商家的章。4）食品、礼品、奖品不予报销，同时对于餐饮发票、手机缴费发票等与社团活动无关的票据一律不予报销。5）上交的收据、发票上必须要有相关商家的盖章。6）生活一区晨光、辉煌图文的收据可以上交，由社管财务部统一开发票，其它商店由各协会自行提供发票，如因某些原因而无法提供发票的，请在报表上详细注明原因、活动名称及用途。7）横幅（学校悬挂横幅所支付的15元费用的收据不能开发票），直接计入横幅的制作费用中，横幅悬挂费不再单独报销。8）开户单位一定要填写浙江理工大学，否则无法报销。9）在发票或收据的背后要写明协会名称、活动内容、物品名称，并由相关负责人签名。（三）宣传部（1）社团稿件上传要求1）稿件文字部分必须以Word形式，Word命名成“社团名称+活动+时间”，如“校未企苹果计划4.20”，照片部分要以压缩打包形式上传至社团管理委员会宣传部的固定邮箱；2）如果稿件未达到基本要求，稿件会被退回原始发送邮件并附意见，通讯员必须及时查看并在当天或在次日上传修改的稿件；3）宣传稿件必须在活动举办的三天前发到社团管理委员会宣传部的固定邮箱；4）如果新闻稿件的上传时间与活动结束时间有五个工作日的长度，稿件会因具体情况而作废，所以通讯员必须注意稿件的时效性。（2）社团活动照片拍摄要求1）照片一定要拍正，不要歪斜。照片要求清晰，不能有模糊；2）要把到场的领导拍进去，一般不能使用闪光，若实在需要，需事先与领导协商取得同意；3）活动现场有横幅的一定要把有一张以完整的横幅为背景的照片，而且横幅的位置在整张照片中间偏上位置；4）若有ppt，要把ppt和讲ppt的人一起拍进去；5）所拍照片必须有大场景的照片（包括参与人员和反应主题的部分），细节照片拍的要有特色，反应出活动的特色；6）照片采用压缩包的方式上传邮箱。活动举办时间交稿件和照片时间交稿要求上午晚上六点前上传宣传部部门邮箱：jgsg_下午晚上十点前晚上第二天中午十二点前（3）通讯稿上传时间（四）公关部关于活动礼仪的注意事项：（1）活动前期，相关社团提前一周告知公关部，填写礼仪服务申请表。（2）提前告知活动当天的工作流程，以方便开展礼仪工作。（3）若申请租借礼仪服装，请提前一周向公关部申请，并填写申请表。三、部门邮箱办公室：jgsg_财务部：（1）jgsg_（对各部门、协会、协会财务理事均开放，用于上传资料等） （2） key: （对协会财务理事开放，财务理事可从邮箱内下载文件）宣传部：jgsg_广策部：jgsg_企划部：jgsg_公关部：jgsg_人力资源部：jgsg_四、管理制度1、社管内部没有规矩不能成方圆，组织制度是组织运行的前提。本学年社团管理委员会在引领各个社团不断前进的同时，内部也在积极完善各项考核制度，同时通过平时例会、交流会等加强制度化意识。从而使社团内部的每个人都有制度化的管理与人性管理相结合的工作概念。1）部门考核制度进一步落实“服务社团，引领发展”的宗旨，督促社团管理委员会各部门更好的建设和发展，促使社管内部尽快建立起规范化、科学化、系统化的管理方法。2）人事考核制度加强对学生社团的管理，更好地落实“服务社团，引领发展”的发展理念，进一步规范学生社团的各项基础工作，提高社团活动质量，增强学生社团育人的功能。3）公关部礼仪制度更好地完成礼仪工作，为社管内部及社团的活动提供礼仪人员。4）经济管理学院社团管理委员会会议制度加强社团管理委员会干部之间的联系，促进各项工作和活动的审理开展，推动社团管理委员会系统化、正规化建设，进一步规范社团管理委员会工作。2、社团方面经管社管一向积极贯彻“服务社团、引领发展”的宗旨，在社团管理方面制订了一系列的管理方针，以保证社团规范、有效地开展各项活动，从而更好的培养学生的创新和实践能力，营造出