GL-0005印章管理办法.doc

QRCF-GL-0005 V1.0印章管理办法第一条为了规范中心印章管理工作，确保印章准确、有效使用，保障中心合法权益，特制定本办法。第二条综合部负责中心印章管理工作，发放、回收印章，并监督印章地保管和使用。财务人员保管、使用财务专用章和法人印鉴，按国家有关财经法规执行。第三条印章的保管（一）中心各类印章由专人妥善保管；（二）未经中心主任批准，专管人不得将印章委托他人保管；（三）印章应放置在安全稳妥、加锁的柜里或保险柜里；（四）印章专管人员因故暂时不在岗位时，综合部负责人应指定他人代管；专管人员要向代管人员交接工作，履行印章交接手续，填写印章交接授权书（附件一），并交代用印时的注意事项；专管人员到岗后，代管人员应向专管人员交接工作，登记管印的起止日期；交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量，交接双方签字，综合部负责人批准后备存。（四）印章专管人发生变更时，需重新指定专人保管印章；印章交接双方需及时办理交接手续，交代用印注意事项，印章交接授权书经交接双方签字、综合部负责人审核、中心主任审批后备存。第四条印章的使用（一）凡用印须登记，登记时，用印申请人需摘登标题或事由，注明发送单位、时间、批准人和经办人等内容；（二）根据业务类别不同，用印申请人将书面文档及相关审批证明提交印章管理部门，印章专管人依照审批权限，对审批签署情况核对无误后，方可用印；未按审批权限规定或用印文件内容有误的，印章专管人员不予用印。（三）不得开具空白介绍信、空白便函、空白证件或空白纸张上用印；如有特殊情况用印，须经中心主任批准。（四）信函未用，应交回开具信函部门，并附在原印章登记表处；（五）业务类别及用印流程1、日常业务：用印人须持书面文档及印章使用审批/登记表（附件二），经部门负责人审批后即可用印；2、中心文件发布：用印人须将书面文件及签发完毕的发文稿纸提交综合部，印章专管人核对后方可用印；3、合同：用印人须持合同文档及会签完毕的合同会签表提交综合部，印章专管人核对后方可用印；4、项目申报或资格认定：用印人须持书面文档及印章使用审批/登记表，经部门负责人审核、中心主任审批后方可用印；5、介绍信或证明材料：（1）一般性证明材料、介绍信：用印人持书面文档及印章使用审批/登记表由部门负责人、综合部负责人审批后方可用印；（2）涉及组织关系、身份证明、工资、进修、培训、考试、职称、医疗、婚姻等证明材料与介绍信由部门负责人、人力资源与培训部负责人审批后方可用印。6、涉及法律事项的重要材料：用印人须持书面文档及印章使用审批/登记表，经部门负责人和律师审核、中心主任审批后方可用印；7、若其它部门因业务要求，需使用财务专用章或法人印鉴，应按审批流程，持相关审批证明到财务中心登记、用印。第五条印章的借用1、印章应在单位内使用，一般不予外借；2、若员工确因工作需要将印章借出使用的，需事先填写印章借用审批表（附件三），说明事项，经部门负责人、印章管理部门负责人审核，中心主任批准后，方可借用；3、印章借用人必须是在册的正式员工；4、印章借出后，借用人必须妥善保管，并在规定时间内将其交回专管人处，逾期未交还者，专管人应予以提示；5、若有特殊原因不能归还，印章借用人需重新办理借用手续，经相应级别领导审核、批准后，方可续借；无正当理由者，不得延期借用公章。6、若审批人外出，且事情紧急，借用人可通过电话提出申请，批准后，须由中心主任亲自电话通知专管人，专管人方可借章；事后，印章使用人需补办借用手续。7、未经中心主任批准，专管人严禁私借印章。第六条印章刻制和领取（一）因机构变动需刻制新印章时，须凭相关部门批准的成立新机构的文件；更换旧印章须凭旧印章原样，向综合部申请，填写印章刻制申请单（附件四），经中心主任批准后，由印章专管人员到公安局指定刻章处办理刻章事宜；（二）新印章刻制后，各部门在领取新印章时，要在印章领取单（附件五）上进行登记，注明签收人姓名、日期以及启用新印章、作废旧印章的年月日，并将旧印章一并交综合部印章专管人员，由其登记造册，妥善保管。第七条突发事件及违规情况处理（一）任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用；（二）若印章遗失或被盗，专管人应保护好现场，立刻向综合部和中心主任报告；必要时，可由物业保安部门、公安部门协助调查处理；（三）若因保管不善致使印章遗失而造成的损失，由印章保管人承担；若印章处于外借期，则由借用人承担相关损失；（四）因违反本办法规定，给中心造成损失，视情节由中心对违纪者予以相应处分，触犯国家法律的，移送有关机关处理。第八条本办法自2007年11月30日起施行。附件一：印章使用/审批登记表附件二：印章借用审批表附件三：印章交接授权书附件四：印章刻制审批表附件五：印章领取单5 QRCF-GL-0005 V1.0印章使用审批/登记表盖章名称： 盖章部门日期经办人盖章内容/文件名称数量审批意见（若需要）备注附件二印章借用审批表填写日期：申请部门借用人印 章 名 称起止时间原 因盖章内容（含发送单位）部门意见印章管理部门意见中心主任意见实际归还时间归还人备注印章借用审批表填写日期：申请部门借用人印 章 名 称起止时间原 因盖章内容（含发送单位）部门意见印章管理部门意见中心主任意见实际归还时间归还人备注附件三印章交接授权书自 年 月 日 时起，以下印章： （印章全称）共 枚，由 转至 处保管。交接人签字：授权人签字：日期： QRCF-GL-0005 V1.0附件四印章刻制审批表填写日期：刻制新章印章更新申请部门经办人申请原因印章名称（如印章更新需注明新、旧印章名称）部门意见综合部意见中