九佳易A7时尚企业管理系统使用说明书.doc

第一章 管理员指导1、系统要求操作系统: Windows 2000， Windows 2003， Windows XP，Windows Vista。硬件要求：奔腾4及奔腾4以上处理器（或同等性能处理器） 内存256MB及256MB以上（服务器2GB）； 硬盘可用空间1GB以上；数据库：SQL SERVER 2000，Oracle，DB2等大型数据库。2、网络要求 广域网：电信或网通相同网络环境，服务器2MB或以上带宽，店铺512KB或以上带宽。 局域网：快速以太网。3、软件的安装运行安装软件安装程序,按照提示操作将软件安装在“D：”即可。4、商品尺码定义1）商品尺码表首先根据我们实际各个品牌的各类商品将实际尺码分类，如T恤走S、M、L、XL、2XL、3XL，裤子走28、29、30、31。然后使用system 帐户登陆系统，在“系统维护”菜单中的“商品尺码表”中添加这些尺码的标题和对应的代码（标题是用来作为显示，而代码是在系统中实际参加组成商品条码的代码）。如下图所示分为“单据标题”和“单据标题对应代码”上下两个窗口，上面的标题窗口就是我们日后看到的实际排列样式。下面代码对应上面的标题，是参加实际生成商品条码的代码。“单据行数”和“单据列数”是单据标题的行数和列数设置。“增加”按钮是增加标题，“增加代码”按钮是为选中的标题行增加代码，完成后单击“保存”。一般来说我们每一行标题对应一行代码，但我们也可以一行标题对应多行代码，这样可以节省显示空间。如第二行标题3.5-12对应了代码组中的第二行、第三行两组代码，第一组（代码表的第二行）3.5-8.5是女式运动鞋的代码；第二组（代码表的第三行）6.0-12是男式运动鞋的代码。这样做的好处是在输入女式运动鞋的时候到8.5的时候就不能在输入了，节省了数据库空间。在输入男式运动鞋的时候可以自动定位到6.0开始，这样输入就会很方便。当然除了这样对应我们还可以做成显示是160-180，但实际代码走的是2、3、4、5、6、7因为商品的条码中尺码是由2-7组成，但我们记忆却是使用160-180。2）商品尺码组商品尺码组是将商品尺码表设置的尺码代码以组的形式设置成相对成形容易理解并记忆的组方便我们在建立商品的时候调用。单击“档案管理”“商品信息”“商品尺码组设置”。打开“商品尺码组设置”对话框。 如上图所示常用服装尺码被设置成“服装尺码组”，均码被设定成不同品牌，因为在实际情况中这些品牌的均码都是使用不同符号代替。（其实这样设置的目的就是方便管理、方便调用与生成条码）5、商品条码定义商品条码是商品的另一个特定属性，在系统中要求条码必须精确到尺码，每个条码都能唯一识别该商品。条码与商品对应应先寻找商品条码的规律，看条码是不是款号+颜色+尺码或者别的什么规则，或者采用的是没有规律的国际码。如果是前者则可在系统维护中的“条形码方案设置”中设置一种对应的方案。1）通过条码方案生成条码使用system登陆系统，在“系统维护”菜单中的“条形码方案设置”（如右图），然后在商品建立时采用这种方案自动生成条码。2）通过条码对照表对应条码如果采用的是国际码或没有规律的条码则在商品建立完成后，打开“档案管理”中的“商品信息”中的“商品条码对照表”（如下图），输入款号然后回车，检索到该商品，在右边窗口中找到对应商品的条码号位置，输入吊牌上的条形码即可。（最好用条码枪扫描输入，因为标示和扫描的不一定一样）。6、员工权限设置1）用户登陆密码修改单击“档案管理”“修改密码”打开密码变更对话框如下图。输入职工号（员工档案中的职工号），输入旧密码和新密码单击“确定”即可。2）员工权限的设置每一个新建立的员工需要分配相应权限才能使用系统。方法是：使用system登陆系统。单击“系统维护”“权限设置”“用户权限设置”。打开“操作员授权管理”对话框，如下图。在左边窗口中选择需要分配权限的操作员。然后如下面步骤一次操作。选择单击“帐套权限”，打开“帐套权限设置”对话框选择该用户可以登录的帐套（在允许访问的帐套后面打上“”）。单击“渠道权限”打开“渠道权限设置”对话框选择该用户可以登录的渠道。单击“部门权限”，打开“部门权限设置”对话框如上图。这里除了可以设置访问的部门还可以设置对这些部门的权利。（如只能看某部门的库存，不能看财务）。单击“客户权限”，打开“客户权限设置”对话框在允许访问的客户上打“”。其次是软件功能使用权限（即菜单权限）在右边窗口中选择软件功能权限（即该功能是否只能打开浏览，不能修改等等），允许的打“”。设置完成后单击“保存”即可。权限组：是事先为一部份共同权限的人员建立一个组权限，然后在需要的时候调用即可。建立的方法是单击“系统维护”“权限设置”“分组权限设置”。在打开的对话框中先建立组，在“组名称”中输入组名，单击“增加组”即可。然后在右边对话框中设置该组权限，单击“保存”。7、员工最大折扣率是设置前台收银系统打折时的最大折扣，打开方法是：单击“档案管理”“员工信息”“设置员工最大折扣率”，如下图。选择在左边选择员工，输入最大折扣率，单击“保存”即可。注意：默认每个员工的最大折扣率为空，即不限制折扣率。8、自定义报表在九佳易A7时尚企业管理系统中全部报表都是可以自定义的，报表分为前台业务单据、输入单据设置、打印单据设置、统计分析报表。1）前台业务单据单击“系统维护”“单据界面设定”“前台业务单据”，如下图。先单击“提取修改”，将现有参数提取出来。“选择列”中可以选择需要打印的“字段”。在右边窗口中可以用鼠标拖动对应标题和字段值，改变其位置与大小。设置好后单击“保存修改”。选择2）输入单据设置选择单击“系统维护”“单据界面设定”“输入单据设置”，如下图。先在左边窗口选择需要更改的业务单据，在右边窗口中可以调整列的宽度，也可以单击右键选择插入，再弹出的“开放隐藏对象”对话框中将需要的列设置为显示。单击“确定”即可。3）打印单据设置单击“系统维护”“单据界面设定”“打印单据设置”，如下图。有点类似输入单据的设置，不同点就是打印有二维、二维扩展、纵向、汇总四种格式。二维：是按照标题、内容、表尾的格式进行打印。二维扩展：是将标题拆分开，只显示对应商品对应到的标题，不一样的标题分行显示。纵向：将商品款号、颜色、尺码纵向排列打印。汇总：只将商品款号和数量打印的汇总单据。4）统计分析报表统计报表的修改是在具体的统计业务统计完成以后单击右键，选择列格式操作，弹出“统计报表格式设置”中进行设置，如上图。9、帐套与帐套切换创建帐套的方法：打开软件安装目录下的accmanage文件夹下的文件输入system帐号和密码，打开“帐套管理”，如下左图。可以看到当前所有的帐套，单击“创建”打开如上右图对话框，输入新帐套信息，单击“创建帐套”即可。并可在“数据导入”中选择将那个现用帐套数据导到这个新数据库中，单击“导入数据”。10、自定义界面风格、自定义系统功能、我的桌面定制单击软件界面左上角的 会弹出如下图的菜单。选择1）选择“系统功能定制”，如下图，然后根据需要将不想显示的功能去掉。2）选择“界面风格设置”，如右图，我们可以更改背景图片、改变字体、字体大小、颜色等等。3）选择“我的桌面功能设置”，如下图，单击“全部删除”删除现有设置，在左边窗口中选择你要添加到桌面的功能，设置图标。然后退出软件再登陆就可以了。11、前台下载库存设置前台设置下载库存有三个条件1、在部门档案中设置该部门“数据发送标志”为“发送”；2、前台安装完成并在服务器上生成机器码。3、使用system登陆打开“系统维护”中的“部门与机器码对应设置”。单击“新增”，新增一个条目，选择“机器代码”和“部门号”，单击“保存”即可。如上图所示，10001机器负责下载小店所有部门的库存。12、订单的引入订单引入功能是将订单的数据引入到入库单或出库单中，这样做节省了重复输入的时间避免了再次输入的错误。方法是：新增一个采购入库单，选择部门、供应商，然后将当前的输入框中的空白行删除掉，单击“引入”就可以将该部门、该供应商的订单显示出来，如下图。双击需要引入的订单即可。13、银行档案建立与使用银行系统是在软件中将银行帐号与业务挂钩，在运行业务的时候将帐号对应，并生成往来帐与余额。1）银行档案：单击“档案管理”中的“银行档案”，打开如下图，在其中建立我们帐户的银行档案，（即设置开户的银行 ）。2）帐户设置：单击“档案管理”“帐户信息”“帐户档案设置”，在其中设置帐户信息。如下图。3）初始化帐户：单击“财务管理”“填制现金银行凭证”，单击“增加”弹出如下图对话框。选择部门等条件，调整类型选择“初始化账户”，单击保存，审核记帐即可。4）启用帐户（部门设置默认账户）打开部门档案在“默认现金账户”或“默认银行账户”选择我们刚初始化的账户，一般我们要求现金账户要和部门挂钩（一一对应）银行账户可以一对多。14、内部消息发送内部消息发送功能是用于我们系统内部发送通告、调货信息、反馈意见等使用的一个内部通讯工具，当消息发送到对应店铺电脑后会自动提示有新信息未阅读。发送方法：单击“档案管理”中的“内部消息发送”打开如下图。填写标题和发送内容，选择需要接收的部门，单击“文本发送”即可。如果要发送文件，先填写内容然后选择需要接收的部门，单击“传送文件”，打开文件选择对话框，选择文件即可。单击“查看记录”可以查看历史纪录。15、常见问题与解决方案1）通讯库存更新、全部更新、不下载、不上传2）进销存和库存统计不一致3）打开软件提示连接数据库连接失败，SQL SERVER不可用或不存在。4）获得服务器的MAC地址失败5）促销方案有各别店不执行6）某几天数据做乱了想删除重做7）某一款商品在做单据是提示商品不存在8）条码扫描时提示条码不存在9）前台销售时回车商品直接被选中10）有些档案现在不用了，想删除11）库存统计分析有库存，但前台零售显示没有库存。12）前台能打开后台打不开13）修改单据的时候提示“此单据正在被另一用户修改”14）毛利统计里面成本价格对不15）查不到库存16）做了库存盘存单，其他款就不见了17）之前的颜色尺码太乱了，想修改18）建商品的时候有一个颜色选择不上19）批发出库是上单结余不对20）采购入库单审核记帐时提示“审核成功”，但还是没有打上“”21）前台销售金额和数量不对22）设置完成统计报表格式后，不小心清空了- 79 -第二章 库管指导1、 库存数据流程库存的多少是由实际发生的业务加减得出来的，有增加库存的业务、也有减少库存的业务。渠道配货退库连锁配货退库库存采购入库调拨入库渠道配货入库连锁配送入库批发退库零售退库损溢入库采购退库调拨退库批发出库零售出库损溢出库增加库存减少库存当然所有业务都有出入方的概念，比如调拨出库那么就是出方减少库存，入方增加库存。统计总库存的时候是不发生变化的。2、 库存统计查询的方法是：单击菜单中的“库存管理”“库存统计分析”，打开“库存统计分析”对话框，如下图。查询使用方法：1）一般来说我们要查询的都是当前库存（截至到现在的库存），系统会默认选择当前月份的截止库存。但我们也可以查询历史库存，如查询3月份的截止库存。可将“日期”后面的月份改为3即可。当然也可以精确到日来查询，方法是先勾选后面的“统计日库存”然后选择年月日单击“统计”即可。注意：一般默认“精确到规格”查询结果都是可用库存，系统中还有一个预出库存，就是说可用库存=帐面库存-预出库存。我们可以选择纵向三栏或横向三栏查看帐面库存与预出库存。预出库：是有些库存已经是在途或者已经打包（单据以保存），所以我们在查询时需要去除这部门库存。筛选条件显示条件2）单部门查询：在“部门”下拉菜单中选择需要查询的部门名称，然后单击“确定”，然后统计即可。3）多部门查询：在“部门”下拉菜单中分别选中需要查询的部门名称，然后单击“确定”，然后在下面的显示条件中选中“部门”，然后单击“统计”即可看到各个款式、颜色、尺码在每个部门的分布情况。如果不需要显示部门，就不在显示条件中选择“部门”得到的是各个款式、颜色、尺码的总合。当然也可以不选择“部门”筛选条件下拉菜单中的任何一个部门，那么统计出来的就是所有部门。4）供应商、品牌、类别筛选查询：在筛选条件中根据需要进行选择，如果想查某上海供应商旗下A品牌中的T恤现在还有多少库存。就在筛选条件中的“供应商”中选择这个上海供应商，然后在“品牌”中选择A品牌，在类别中选择“T恤”。然后统计就可以了。3、 库存损溢单库存损溢是在发生一些特殊情况时需要对当前库存增加或者减少时，使用的单据。他是和当前库存累加的关系，精确到规格。单击菜单中的“库存管理”“库存损溢单”，打开“损溢单”，单击“新增”对话框，如下图。选择“部门”，输入款号、颜色、规格数量。单击“保存”，然后审核记帐即可。4、 库存调整单库存调整单常用在一次盘点不完一个部门的时候，我们对这个部门中部分款进行盘点。他和当前库存是覆盖关系，精确到款。注意：每次使用调整单，必须保证该部门的某款商品的所有颜色和尺码都被做在同一单据中，否则只剩下最后一张单据中的数量，因为他每一次都是覆盖关系，所以只剩下最后的数字。单击菜单中的“库存管理”“库存调整单”，打开“库存调整单”，单击“新增”对话框，如上图。选择“部门”，输入一个手工单号（纸张凭证的编号，以便日后查询），输入款号、颜色、规格数量。单击“保存”，然后审核记帐即可。注意：覆盖的是你当前审核这一秒钟的当前库存，和上面的“调整日期”没有什么实际关系，这个日期只是便于查询。5、 库存盘存与盘存记帐库存盘存是用在月底进行整部门盘点时使用的，他分为两步1、库存盘存；2、库存盘存记帐。他和当前月份库存是覆盖的关系，精确到部门。注意：必须保证该部门的所有商品都被盘点到，也包括赠品等。单击菜单中的“库存管理”“库存盘存单”，打开“库存盘存单”，单击“新增”对话框，如下图。注意：一般来说因为盘点数量比较大所以要分为多张单据输入，单据和单据之间部门和日期必须一致，手工单号必须区分开。建议一张单据内容不要太多以一个类别或者能区分开的一个区域为一个单据，这样当出现错误的时候方便查找问题。选择“部门”，输入一个手工单号（纸张凭证的编号，以便日后查询），输入款号、颜色、规格数量。单击“保存”，然后审核记帐。单击菜单中的“库存管理”“库存盘存记帐”，打开“库存盘存表”，如下图。在库存盘存单中审核过的同部门同日期的单据就会汇总到这里形成记帐单据。当记帐后就会覆盖盘点月份的当前库存。所以一般我们不建议直接“审核记帐”，建议先预审一下看看差值。单击选中需要审核的部门，然后“预审”，提示“盘存表审核成功”，单击“确定”，弹出“盘存差异表”。如上图所示，在我们盘点之前当前账面库存有多少，我们盘点了多少，有多少差异。这些差异有可能是单据审核时间的问题导致的差异，也有可能是货品丢失等等原因造成的，那么我们就要同过进销存查询差异商品的往来是不是有问题，我们可以将此表导出为EXCEL文件保存起来以作进一步处理。单击“退出”关闭“盘存差异”，然后“审核记帐”，即覆盖当前库存。6、 库存月底结账每到第二个月都需要把上个月的库存进行结转，结转有两个目的1、上个月的工作结扎。2、将上个月的截止库存作为本月的期初库存重新计算本月库存。不转帐本月库存就是从0开始计算出来的。单击菜单中的“库存管理”“库存月底结账”，打开“月末结转”，如下图。选择在左边窗口中选择月份，然后右边窗口中就会有对应部门，选择需要结转的部门，单击“转帐”即可7、 调拨管理调拨是公司内各个部门之间发生库存转移的业务，一共分为三种类型1、调拨出库：仓库到店铺。2、调拨退库：店铺到仓库。3、店内调拨：店铺到店铺。调拨出库：单击菜单中的“调拨管理”“仓库调拨出库单”，打开“仓库调拨出库单”，单击“新增”。如下图。选择调出仓库、调入卖场，输入款号、颜色、规格，单击“保存”，然后审核记帐即可。调拨退库和店内调拨操作方式基本和调拨出库一样，需要注意的是店内调拨是不能做仓库与店铺之间的调拨的，只能做平级的调拨。8、 进销存统计进销存功能一般对待单部门查询进货、销货、结存的情况。单击菜单中的“统计分析”“货品进销存数量统计”，打开“进销存统计分析”，选择需要查询的部门和日期时间段。如下图。在显示条件中默认统计是精确到类别，我们可以根据需要精确到款。如上图每个类别后面第一项是“上期数量”，上期数量是指：上个月的截止数量，紧跟着是各种入库数量、各种出库数量，最后是结存数量。9、 货品往来明细统计货品往来明细统计是一个很强大的功能，它可以覆盖到全系统的所有业务，一般我们用于分析货品的流转情况或者查询货品的流水找出货品存在的问题。单击菜单中的“统计分析”“货品往来明细统计”，打开“进销存统计分析”，选择需要查询的款号和日期时间段。如下图。注意：起始日期要选择某月的1号，否则计算会有错误。如上图所示关于这款商品所有的往来关系按照时间一笔一笔的显示出来。这样我们可以清楚地看到这个货品的往来关系。10、 库存预警库存预警功能是我们可以事前将库存的数量设置一个上限和下限，当超过这个限制的时候，根据库存预警会提示库存过多或过少。使用system登录系统，单击菜单中的“系统维护”“库存限额设置”，打开“进销存统计分析”，选择需要查询的款号和日期时间段。如下图。注意：打开软件可以自动弹出。11、 滞销款查询滞销款就是在系统中长期不发生业务的商品。根据不同客户我们会需要查询批发滞销款和零售滞销款两种。1） 批发滞销款单击“批发管理”“批发出库单统计”“精确到款”。如上图所示，我们选择时间段，选择“未发货款式”，单击统计即可显示出，最近一个月没有批发过的款式。如果我们需要知道最近某个客户未批发过的款式就选择上“客户”，如需要看夏季货品最近一个月未发过的款式“季节”选择“夏”2） 零售滞销款12、 常见问题与解决方案1）进销存和库存统计分析不一致第三章 配送管理员指导1、 采购管理采购是整个物流的第一步，采购都牵扯到那些东西呢，成本的记录、厂家往来帐的生成、库存的增加。1）采购入库单击菜单中的“采购管理”“采购入库单”，打开“入库选择”，单击“新增”，新增一个采购入库单。如下图。选择“入库部门”我们要将这批货入到那一个仓库或店铺、选择“供应商”这批货物来自那个供应商（财务往来是按照这里的选择进行计算的，并不按照商品档案的供应商计算，就是说如果该单据入其他品牌的货品也会记录在这个供应商的往来帐上）。输入“款号”、“颜色”、“规格数量”、“进价”。注意：往来帐计算都是以单据里面的进价进行计算的，并不是使用商品档案中的进价。在采购入库单的左下角有一个“整单折扣”，这个功能可以将当前单据的进价重新按照这个折扣吊牌价进行计算。2）采购退货采购退货是将返厂的货品退回厂家，操作方法和入库基本一样，他产生的结果和入库相反。3）采购订单采购订单功能是我们可以在每次到厂家订货后将订单输入到采购订单中，以便随时查看订单到货的情况。4）采购通知单、采购退货通知单采购通知单和采购退货通知单功能是在仓库与业务办公地比较远的时候业务人员通知仓库人员查收货品的业务流程。例如厂家最近要到一批货品，业务人员将货品输入或引入到通知单中，告知仓库最近注意接收该货品。5）采购退货申请此功能用在与厂家联网情况，我们在退货之前需要先打申请经过同意才能退货。6）采购入库统计采购入库统计分析分为三大部分1、汇总；2、精确到类别、款式、颜色、尺码；3、历史采购入库单。汇总统计：如上图所示这里统计出来的都是汇总结果，在显示条件中我们可以选择按单据号、日期、采购部门、供应商、类别、采购方式、款式、商品供应商等多种方式显示，这些方式还可以组合选择。我们还可以选择是以水平数据形式还是以图表形式显示，图表形式还有以数量和金额两种计算方式。如下图所示。精确到款式：如上图所示精确到款式统计出来的是某某款进货数量与进货金额。精确到尺码：如上图所示统计的结果精确到尺码，基本和我们入库的样式一样。历史采购入库单：如上图所示，将8月份一个月的进货单一一列出，并显示相关信息。2、 渠道管理3、 连锁配送4、 批发管理批发是将货品以相对比较低的价格卖给固定的客户，并产生往来结算关系。批发都牵扯到那些东西呢，成本的核算、客户往来帐的生成、库存的减少。1）批发出库单击菜单中的“批发管理”“批发出库单”，打开“批发出库单”，单击“新增”，新增一个批发出库单。如下图。选择“出库部门”这批货从某仓库发出、选择“客户”这批货物发给某客户，输入“款号”、“颜色”、“规格数量”、“批发价”，选择收款方式，如果是银行转账或汇款需要选择银行帐户。上欠：该客户在本单之前还欠的余额。代付运费：是公司替客户垫付的运费，该费用会纪录在往来帐中。本次收款：如果本单客户付了一部分或全部现金，在这里填上金额，并在收款方式选择“现金”。注意：往来帐计算和毛利都是以单据里面的批发价进行计算的。在批发出库单的左下角有一个“整单折扣”，这个功能可以将当前单据的批发价重新按照这个折扣吊牌价进行计算。2）批发退货单击菜单中的“批发管理”“批发退库单”，打开“批发退库单”，单击“新增”，新增一个批发退库单。如下图。3）批发订单批发订单功能是我们可以在每次客户订货后将批发订单输入到批发订单中，以便随时查看客户订货还有多少未发。4）批发通知单、批发退货通知单批发通知单和批发退货通知单功能是在仓库与业务办公地比较远的时候业务人员通知仓库人员查收货品的业务流程。5）批发退货申请此功能用在客户与我们联网情况，客户在退货之前需要先打申请经过同意才能退货。6）批发出库统计采购入库统计分析分为三大部分1、汇总；2、精确到类别、款式、颜色、规格；3、历史单据查询。汇总统计：如下图所示这里统计出来的都是汇总结果，在显示条件中我们可以选择，按日期、单据号、部门、客户、类别、制单人、业务员、折扣、出库方式等多种方式显示，这些方式还可以组合选择。我们还可以选择是以水平数据形式还是以图表形式显示，图表形式还有以数量和金额两种计算方式。如下图所示。精确到款式：如下图所示精确到款式统计出来的是某某款批发数量与批发金额。在精确到款式中还有一个功能，就是未发货功能，就是在我们选择筛选条件内没有批发过的款式，也就是滞销款。有两种显示一种精确到款式一种精确到尺码。精确到规格：如上图所示统计的结果精确到尺码，基本和我们批发单的样式一样。历史单据查询：如上图所示，最近的批发情况就一一列出，并显示相关信息。5、 综合统计分析一般作为配送管理人员能使用到的综合统计功能有以下两个种。1）货品进销存数量统计进销存功能一般对待单部门查询进货、销货、结存的情况。单击菜单中的“统计分析”“货品进销存数量统计”，打开“进销存统计分析”，选择需要查询的部门和日期时间段。如下图。在显示条件中默认统计是精确到类别，我们可以根据需要精确到款。如上图每个类别后面第一项是“上期数量”，上期数量是指：上个月的截止数量，紧跟着是各种入库数量、各种出库数量，最后是结存数量。2）货品往来明细统计货品往来明细统计是一个很强大的功能，它可以覆盖到全系统的所有业务，一般我们用于分析货品的流转情况或者查询货品的流水找出货品存在的问题。单击菜单中的“统计分析”“货品往来明细统计”，打开“进销存统计分析”，选择需要查询的款号和日期时间段。如下图。注意：起始日期要选择某月的1号，否则计算会有错误。如上图所示关于这款商品所有的往来关系按照时间一笔一笔的显示出来。这样我们可以清楚地看到这个货品的往来关系。6、 常见问题与注意事项1） EXCEL导出2） 单据作错3） 某一个客户转为专卖店，联网管理他的库存第四章 会计指导1、 物品流动原理库存的多少是有实际的发生业务加减得出来的，有增加库存的业务、也有减少库存的业务。渠道配货退库连锁配货退库库存采购入库调拨入库渠道配货入库连锁配送入库批发退库零售退库损溢入库采购退库调拨退库批发出库零售出库损溢出库增加库存减少库存当然所有业务都有出入方的概念，比如调拨出库那么就是出方减少库存，入方增加库存。统计总库存的时候是不发生变化的。大部分业务在审核业务单据的时候生成了对应的财务凭证，如采购入库单会直接生成“进货付款单”，其中凭证号是该进货付款单的凭证。原单据号是生成这个凭证的业务单据号。出库会自动生成客户往来帐，零售会自动生成零售流水、现金收入等。2、 厂家往来帐目起初设置与对帐查询初始化系统的时候需要将现有实际发生的厂家余额先初始化到系统中，随着业务的正常发生，余额也在随之发生变化。（新厂家不需要初始化）初始化的方法是：单击“财务管理”“应付款调整单”，单击“新增”增加一个应付款调整单。如下图单击“增加”，选择供应商，如果是欠款我们就将欠款金额输入“应付金额”中，如果是有余额在厂家我们就在“实际付款”中输入金额，单击“保存”、“审核记帐”即可。随着业务不断发生我们每个月可能都要对一下每个厂家的往来是否正确，单击“财务管理”“往来帐明细统计”“供应商往来帐明细统计分析”。如上图所示，选择时间段，选择“供应商”单击统计，就会把这个供应商这个月的所有往来（入库、退货、付款）等全部一笔一笔的列出来，上一笔的“截止余额”就是下一笔的“上单结余”，若对某个单据有疑义可以双击打开对应单据查询明细。3、 客户往来帐目起初设置与对帐查询初始化的方法是：单击“财务管理”“应收款调整单”，单击“新增”增加一个应收款调整单。如下图单击“增加”，选择客户，如果是欠款我们就将欠款金额输入“应收款”中，如果是有余额在我们账面就在“实际付款”中输入金额，单击“保存”、“审核记帐”即可。业务发生一段时间后客户或者我们自己将对帐单打印出来与客户对帐，统计的方法是：单击“财务管理”“往来帐明细统计”“客户往来帐明细统计分析”。如上图所示，选择时间段，选择“客户”单击统计，就会把这个客户所有往来（批发、退货、付款）等全部列出来，若对某个单据有疑义可以双击打开对应单据查询明细。4、 银行档案建立与使用银行系统是在软件中将银行帐号与业务挂钩，在运行业务的时候将帐号对应，并生成往来帐与余额。1）银行档案：单击“档案管理”中的“银行档案”，打开如下图，在其中建立我们帐户的银行档案（即设置开户银行）。2）帐户设置：单击“档案管理”“帐户信息”“帐户档案设置”，在其中设置帐户信息，如下图。（即设置开户行中的账户）3）初始化帐户：单击“财务管理”“填制现金银行凭证”，单击“增加”弹出如下图对话框。选择部门等条件，调整类型选择“初始化账户”，单击保存，审核记帐即可。4）启用帐户（部门设置默认账户）打开部门档案在“默认现金账户”或“默认银行账户”选择我们刚初始化的账户，一般我们要求现金账户要和部门挂钩（一一对应）银行账户可以一对多。5、 银行帐目查询很多业务都生成了银行帐务，那么我们就需要查询帐务往来，单击“财务管理”“现金银行帐户明细”，选择查询“现金帐户”或者“银行帐户”，然后选择部门或者需要查询的帐户，时间段，单击“统计”即可，如下图。6、 毛利查询单击“统计分析”“货品毛利统计”。打开如下图。跟据需要选择筛选条件与显示条件，单击统计即可显示出销售金额、成本与毛利。注意：如果毛利为100%是有可能前台销售没有日结，所以还没有计算成本。7、 商场结算单击“卖场零售”“商场结算”。打开商场结算单主窗口。单击“新增”，弹出“商场结算单录入”对话框如下图。选择“结算部门”“结算起始”“结算终止”“操作员”，单击“统计”，列出了选择部门选择时间段的销售数据，输入“结算扣率”回车，下面列表就会重新计算出结算金额。注意：列表中的每行其他费用、结算折扣率、备注都是可以单独修改的。8、 营业员提成营业员提成报表：单击“卖场零售”“营业员销售统计”“营业员提成报表”如下图。提成基数：就是去掉销售金额中的百分之多少，剩下的那来提成。选择起始日期与结束日期，输入提成基数，单击统计即可。如上图所示扣掉销售金额的40%，再乘以5%进行提成。注意：每个员工的提成率是其员工档案中的“提成”。9、 渠道发货10、 连锁配送11、 批发统计对于批发业务财务人员一般只需要知道怎样查询就可以了。汇总统计：单击“批发管理”“批发出库单统计”“汇总统计”。如上图所示这里统计出来的都是汇总结果，在显示条件中我们可以选择，按日期、单据号、部门、客户、类别、制单人、业务员、折扣、出库方式等多种方式显示，这些方式还可以组合选择。我们还可以选择是以水平数据形式还是以图表形式显示，图表形式还有以数量和金额两种计算方式。如下图所示。精确到款式：单击“批发管理”“批发出库单统计”“精确到款式”。如上图所示精确到款式统计出来的是某某款批发数量与批发金额。在精确到款式中还有一个功能，就是未发货功能，就是在我们选择筛选条件内没有批发过的款式，也就是滞销款。有两种显示一种精确到款式一种精确到尺码。12、 零售统计零售汇总统计：单击“卖场零售”“零售综合统计”“按业绩排行统计”，打开如下图。单击排序左边框中排行是按照金额进行排行的，右边框中默认是按照款号排行的，如需要重新排序可在“数量”或“金额”上单击就可按照销售数量或销售金额重新排序。13、 常见问题与注意事项毛利统计里面成本价格对不第五章 经理指导1、 采购订单执行分析采购执行分析是我们在厂家订货后将订单输入到采购订单系统中，随着后续到货情况，我们可以随时查询到货情况与尚缺数量。单击菜单中的“采购管理”“采购执行分析”，打开“采购执行分析”，选择需要查询的时间段（这个时间段要包含订单输入的时间），单击“统计”。如上图所示，我们在8月1号到8月31号之间“138458”订货订了24件到货24件总计尚缺0件，但看到明细就不一样，选择“尺码纵向”，单击“统计”如下图。“138458”款XS多到了一件，XL少到了一件，小码不同程度都多到了大码不同程度都少到了。当然女长T实际销售时就应该小码买的好，大码需求量少。2、 批发订单执行分析批发订单执行分析是我们在厂家订货后将客户的订单输入到批发订单系统中，随着后续发货的情况，我们可以随时查询尚缺多少商品没有给客户，当然可以查询某些款客户们的订货与配比情况。单击菜单中的“批发管理”“批发订单执行分析”，打开“批发执行分析统计”，选择需要查询的时间段（这个时间段要包含订单输入的时间），单击“统计”。如上图所示，我们在款号中输入了“011585”并在显示条件中选择了“客户”、“款号”。统计出来的可以看到“011585”这款客户订货与发货的情况。如果我们按照纵向显示尺码就可以看到精确到尺码的发货与订货情况。3、 批发排行批发的排行我们时常关注的有客户批发排行、类别排行、款式批发排行、发货类型排行、业务员销售排行。单击菜单中的“批发管理”“批发出库单统计”“汇总统计”，打开“批发出库汇总”，如下图。选择时间段，显示条件勾选“客户”，统计出来按照客户排行的结果，然后双击“数量”标题可按照数量排序，双击“金额”标题可按照金额排序。如下图双击类别排行、发货类型排行、业务员销售排行。可以在上图中显示条件选择类别或者业务员来解决。一般类别排行主要可以分析到季节与货品类别搭配等等存在的不合理；业务员销售排行是我们在制作批发出库单的时候分别按照业务员出单，这样在月末就可以看到业务员的销售情况；发货类型在选择条件中选择“出库方式”，就可以分析到正常出库、代销等等的比例关系。注意：所有结果都可以使用图表方式显示。款式排行单击菜单中的“批发管理”“批发出库单统计”“精确到款式”，打开“批发出库单精确到款式”，如下图。默认是按照款号进行排序的，我们可以双击“数量”或“金额”重新排序。4、 零售计划每到月底我们就应该对本月的工作做一个总结，并对下个月工作进行计划，这样才能使员工工作有目的有方向。零售计划分成两大部分：1、零售计划订立。2、零售计划统计。零售计划订立包含部门销售计划，营业员销售计划，货品销售计划三个具体功能。我们以部门销售计划为例，打开“零售卖场”“零售计划”“部门销售计划”，然后“新增”一个销售计划，然后选择计划部门、计划方式（月、季度、年），在单击“新增”，在下面的列表框的对应条目中输入计划数量或计划金额。如下图作计划就是为了随时查询计划完成的比例，以方便我们判断决策。部门计划分析：打开“零售卖场”“零售计划统计”“部门计划分析”，然后选择部门、年月等条件，单击“统计”。如上图可以看到“大店PUMA”的金额计划就定的偏低了，当然最好综合季度和半年计划来比较本月完成量是比较科学的。5、 零售综合统计零售综合统计报表会将零售数据根据不同的需求进行分类排列，目的是为了更直观的看到想要的数据。款式零售排行：精确到款的排行统计。“卖场零售”“零售综合统计”“按业绩排行统计”，打开如下图。单击排序双击打开当前库存左边框中排行是按照金额进行排行的。右边框中默认是按照款号排行的，如需要重新排序可在“数量”或“金额”上单击就可按照销售数量或销售金额重新排序。注意：在商品上双击就可调出该商品的当前库存数量。这样就可以分析这款商品的当前库存量是否合理，需不需要补货或者促销处理。日周月零售排行：“卖场零售”“零售综合统计”“日周月排行统计”，打开如下图。我们可以看到本年的第23个周是销量最好的一个周，33周其次。分时段查询：单击“卖场零售”“零售综合统计”“按POS时段统计”，打开如下图。按时段统计出来的数据会将每天的销售按照每小时分段统计，帮助您分析全天什么时候属于销售高峰期，我们就可以提前安排工作，为销售高峰做好准备。零售日报表：“卖场零售”“零售综合统计”“零售日报表”，打开如下图。选择“零售日报”和日报日期，单击“统计”。单击如上图可以看到日报表中有各部门当天的销售情况，当日出入库的情况和库存结存情况。6、 综合统计1）货品进销存数量统计进销存功能一般对待单部门查询进货、销货、结存的情况。单击菜单中的“统计分析”“货品进销存数量统计”，打开“进销存统计分析”，选择需要查询的部门和日期时间段。如下图。在显示条件中默认统计是精确到类别，我们可以根据需要精确到款。如上图每个类别后面第一项是“上期数量”，上期数量是指：上个月的截止数量，紧跟着是各种入库数量、各种出库数量，最后是结存数量。2）货品往来明细统计货品往来明细统计是一个很强大的功能，它可以覆盖到全系统的所有业务，一般我们用于分析货品的流转情况或者查询货品的流水找出货品存在的问题。单击菜单中的“统计分析”“货品往来明细统计”，打开“进销存统计分析”，选择需要查询的款号和日期时间段。如下图。注意：起始日期要选择某月的1号，否则计算会有错误。如上图所示关于这款商品所有的往来关系按照时间一笔一笔的显示出来。这样我们可以清楚地看到这个货品的往来关系。7、 促销方案建立系统提供了10种促销方案：一般促销单击选择参与促销款号单击选择参与促销部门如上图打开“一般零售促销设置”，选择促销时间段；选择需要参加促销的款；选择执行部门；然后可以 “按价格定价”，也可以“按折扣百分比”将促销价全部重新统一设定。还可以直接手动一一输入各个款的促销价格。买X件让利Y件如上图所示我们做一个买2件加100元送一件的促销活动。我们先选择促销商品，然后选择让利商品并将价格修改为100，在方案级别中设置买满2个送1个，组合方式选择“任意数量”，让利方式“参照让利明细”，然后选择执行部门和时间段即可。买X件打Y折：买多少件促销商品打多少折，例如T恤买一件9折；两件8.8折；三件8折。买X件亨受某一特价：买多少件促销商品享受某一特价，例如T恤买一件80；两件120；三件160。买X件送Y件：买多少件正价商品送几个促销商品，例如买一件羊绒大衣送1件T恤，买2件羊绒大衣送3件T恤。买X件送Y元赠券：买多少件商品送多少元赠卷，例如买一件羊绒大衣送500元，买2件羊绒大衣送1200元。买满X元加Y元送Z件商品：买满多少钱再加多少钱送什么。例如买满500元加10元送精美T恤一件。买满X元打Y折：买满多少钱打几折。例如买满300元打9折；500元打8折。买满X元送Y元赠券：买满多少钱送多少钱赠卷。例如买满300元送310元赠卷。买满X元让利Y元：买满多少钱让利多少钱。例如买满300元立返20元现金，买满500元立返50元现金。以上所有的促销都是可以同时使用的，都可以设定日期段、时间段、每逢周几执行和执行部门。第六章 店长指导1、 库存统计分析作为一店之长首先要对本店店面的货品陈列和库存情况做到了如指掌，公司仓库和其他兄弟店面的货品尺码情况也要清楚。库存统计分析就是用于全面分析商品库存状况。我们统计的时候一般会关注货品在各部门分布状况，每种类别的分布情况如（T恤和衬衣的库存比例），还有不同供应商货品的多少，不同品牌的比例等等。查询的方法是：单击菜单中的“库存管理”“库存统计分析”，打开“库存统计分析”对话框，如下图。筛选条件显示条件查询使用方法：1）一般来说我们要查询的都是当前库存（截至到现在的库存），系统会默认选择当前月份的截止库存。但我们也可以查询历史库存，如查询3月份的截止库存。可将“日期”后面的月份改为3即可。当然也可以精确到日来查询，方法是先勾选后面的“统计日库存”然后选择年月日单击“统计”即可。2）单部门查询：在“部门”下拉菜单中选择需要查询的部门名称，然后单击“确定”，然后统计即可。3）多部门查询：在“部门”下拉菜单中分别选中需要查询的部门名称，然后单击“确定”，然后在下面的显示条件中选中“部门”，然后单击“统计”即可看到各个款式、颜色、尺码在每个部门的分布情况。如果不需要显示部门，就不在显示条件中选择“部门”得到的是各个款式、颜色、尺码的总合。当然也可以不选择“部门”筛选条件下拉菜单中的任何一个部门，那么统计出来的就是所有部门。4）供应商、品牌、类别筛选查询：在筛选条件中根据需要进行选择，如果想查某上海供应商旗下A品牌中的T恤现在还有多少库存。就在筛选条件中的“供应商”中选择这个上海供应商，然后在“品牌”中选择A品牌，在类别中选择“T恤”。然后统计就可以了。2、 零售计划每到月底我们就应该对本月的工作做一个总结，并对下个月工作进行计划，这样才能使员工工作有目的有方向。零售计划分成两大部分：1、零售计划订立。2、零售计划统计。零售计划订立包含部门销售计划，营业员销售计划，货品销售计划三个具体功能。我们以部门销售计划为例，打开“零售卖场”“零售计划”“部门销售计划”，然后“新增”一个销售计划，然后选择计划部门、计划方式（月、季度、年），在单击“新增”，在下面的列表框中输入计划数量或计划金额。如下图作计划就是为了随时查询计划完成的比例，以方便我们判断决策。部门计划分析：打开“零售卖场”“零售计划统计”“部门计划分析”，然后选择部门、年月等条件，单击“统计”。如下图如上图可以看到“大店PUMA”的计划就定的偏低了，当然最好综合季度和半年计划来比较本月完成量是比较科学的。3、 货品零售统计零售统计中最常用的就是查询流水，打开的方法是：“货品零售统计”“精确到款”，打开如下图。选择条件是你需要查询的时间段如从2008-06-23到2008-08-23，选择需要查询的部门如“大店Kappa”(B020003)，上面的查询条件选择越多得到的结果越少。将下面的显示条件勾选“时间”、“交易号”。单击“统计”就可以得到如上图的结果。第一列显示交易的时间，紧跟着流水号、款号、款式名称等等。4、 零售综合统计综合统计报表会将零售数据根据不同的需求进行分类排列，目的是为了更直观的看到想要的数据。款式零售排行：精确到款的排行统计。“卖场零售”“零售综合统计”“按业绩排行统计”，打开如下图。单击排序双击打开当前库存左边框中排行是按照金额进行排行的，右边框中默认是按照款号排行的，如需要重新排序可在“数量”或“金额”上单击就可按照销售数量或销售金额重新排序。注意：在商品上双击就可调出该商品的当前库存数量。这样就可以分析你的当前库存量是否合理，需不需要补货或者促销处理。日周月零售排行：“卖场零售”“零售综合统计”“日周月排行统计”，打