第八章---购销存管理系统

第八章 购销存管理系统【教学目的与要求】通过对本章的学习，使学生了解购销存管理系统的业务流程及各模块之间的数据联系，同时通过上机实际操作掌握购销存管理系统的基础设置、日常处理等的操作方法与技能。【考核要点】1购销存管理系统的业务流程及各模块之间的数据联系2购销存管理系统的基础设置3购销存管理系统日常处理的操作方法【重点难点】重点掌握购销存管理系统的业务流程及模块之间的数据联系，同时通过上机实际操作，掌握购销存管理系统的基础设置、日常处理等的操作技能。难点：购销存管理系统的业务流程、各模块之间的数据联系，购销存管理系统的基础设置、日常处理等操作方法与技能。【章节目录】第一节 购销存管理系统的操作流程第二节 系统初始化第三节 日常处理一、 采购管理的日常处理二、 销售管理的日常处理三、 库存管理的日常处理四、 存货核算的日常处理【教学内容】 第一节 购销存管理系统的操作流程 一、购销存管理系统的概述 购销存管理系统是财务管理软件中重要的组成部分，它是企业级财务软件从财务部门延伸到业务部门并实现财务业务一体化管理的最明显的表现形式。购销存管理系统的应用，从根本上解决了将财务数据与业务数据割裂开的做法，使资金流与物流同步，并相互制约，加快了企业对市场的反映速度，提高了决策的有效性。 购销存管理系统分为三部分：采购计划与管理系统、销售管理系统、存货核算和库存管理系统。 1采购计划与采购管理系统 采购计划与管理系统包括了采购全过程的业务处理。从基本供应商问价到采购单据处理、采购入仓、采购业务跟踪、采购汇总统计、采购分析。系统主要动态反映采购订单处理及执行情况；处理各种采购入库业务，开具采购发票，及时反映采购业务情况。根据采购发票确认采购入库成本。采购管理系统如果与应付账款管理系统联接使用，可以掌握采购业务的付款和应付情况。若与库存管理系统、存货核算系统联接使用，可以随时掌握存货的信息，减少盲目采购，实现合理库存。为存货核算提供采购入库成本，便于财务部门及时掌握存货的采购成本。 采购管理系统还提供各种采购汇总统计、账表输出及采购分析，包括采购成本分析、供应商价格分析、采购资金比重分析、采购类别分析，以及采购货龄分析等。 2销售管理系统 销售管理系统一般包括了整个销售业务全过程。从基本的报价开始到最后的销售发票，进行正常销售业务和委托代销等业务的处理。系统主要处理销售订单，掌握其执行情况；处理各种销售发货、销售开票、委托销售、发货结算调整等业务；动态反映各种销售业务数据，便于企业及时了解销售相关信息，进行销售信用控制。销售管理系统如果与库存管理系统联用，销售发货单、销售发票或委托代销发货单等新增后会自动冲减库存管理系统中的存货现存量，经审核后自动生成销售出库单传递给库存管理系统。同样，库存管理系统为销售管理系统提供可用于销售的存货现存量，如果有存货核算系统与销售管理系统联用，存货核算系统将把计算出的存货销售成本传递给销售管理系统。如果与应收账款系统联用，则该系统为销售系统提供销售发票、销售调拨单的收账结算情况以及代垫费用核算情况。 销售管理系统还提供销售统计、输出账表和销售分析数据，包括销售增长分析、货物流向分析、销售结构分析、账龄分析和销售毛利分析等。 3库存管理和存货核算系统 库存管理主要功能是管好材料存货、半成品和产成品存货，可以避免材料积压或材料短缺，有利于生产计划的制订安排和组织销售。库存管理系统处理各种类型的出入库业务，能够支持辅助计量单位、批次、保质期等业务的管理，并进行库存安全性控制。通过对存货的收、发、存业务的处理，及时动态地掌握库存存货的各种信息。提供各种库存汇总统计，输出账表，进行储备分析，进行保质期和安全库存预警提示，便于企业进行存货控制。 存货核算系统主要是针对存货的收发业务进行核算，掌握存货的耗用情况，及时将各类存货成本归集到各种成本项目和成本对象。如果与成本核算系统联用，可为成本核算系统提供材料采购成本，计算出产成品的单位成本核算。如果与总账系统联用，则可将各种单据生成的凭证传递到总账系统中进行账务处理。 二、购销存管理系统的操作流程购销存管理系统包括三大部分：采购系统、销售系统、存货与库存管理系统。五个模块：采购计划、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算。在五个模块同时启用的情况下，要依照一定的次序进行操作。1从物流上看入库业务的入口是入库单，在采购管理中录入采购入库单；在库存管理中录入产成品入库单和其它入库单，形成入库业务，增加库存；入库的各种单据在存货核算中记账，登录存货明细账，再把记账后的入库单制单，传递凭证到总账系统中登录总账。出库业务的入口是出库单，在销售管理中录入发货单、委托代销出库单，在库存管理中根据发货单生成销售出库单；在库存管理中录入材料出库单和其它出库单，形成出库业务，减少库存；出库的各种单据在存货核算中记账，登录存货明细账，再把记账后的出库单制单，传递凭证到总账系统中登录总账。库存管理对入库单和出库单统一进行管理；进行库存的管理，并根据盘点表自动生成盘盈入库单或盘亏出库单。2从资金流上看在采购系统中录入采购发票，对采购入库单进行结算，形成应付账款，到应付账款中对结算后的采购发票制单，生成应付款凭证；在应付账款中录入付款单并付款，核销应付款，对付款后的付款单制单，生成付款凭证。在销售系统中录入销售发票，审核后形成应收账款，到应收账款中对审核后的销售发票制单，生成应收款凭证；在应收账款中录入收款单并收款，核销应收款，对收款后的收款单制单，生成收款凭证。存货核算对各种入库单和出库单统一进行记账，登录存货明细账，确定存货的入库成本、出库成本及库存成本；并对记账后的出、入库单进行记账，生成出、入库凭证，登录到总账。第二节 系统初始化 购销存管理系统涉及五个模块，各个模块之间存在复杂的数据传递关系。在初始设置中，不仅要考虑到模块内部的数据联系与提取，还要充分利用系统外部资源，使购销系统之间数据链接，各部门共享系统数据，从而使信息资源的综合利用更为有效和充分。为此在购销存管理系统初始化时，必须先设置五个模块统一的公用参数，按照系统规定的启用顺序依次进行相应的初始设置。 一、购销存账套参数设置 购销存的账套参数主要是设置各个系统公用的及各自特有的基本信息，这些基本信息确定系统的模块结构、管理组织、业务和财务信息，以及系统各模块运行的前提。设置时，先手工整理一份资料，为系统设置节省时间并提高准确性，同时要充分考虑本企业业务发展的情况，为今后业务扩展留有余量。 (一)购销存公用参数设置购销存各个模块启动时，必须先选择账套选项，设置好账套中的每个参数，其中公共参数包括七个选项： 1存货有无辅计量单位：是指存货是否可以按两种计量单位进行管理。此项为采购管理、库存管理、存货核算及销售管理的共用参数。 2是否允许零出库：是指输入出库单时，单据上某存货的出库数量大于仓库中的此存货的剩余数量，仍然可以出库。此项为库存管理、存货核算、销售管理的公用参数。 3有无成套件管理：是指一种存货由其它几种存货组合而成。与此参数有关的模块有：库存管理、存货核算。 4有无远程应用：指总公司和分公司或企业与远程仓库之间的数据导出、导入功能。此参数选定后，采购管理、库存管理、存货核算、销售管理各个系统必须依此执行，不能修改。 5存货是否分类：是指存货是否进行分类核算。如果选中分类，表明采购管理、库存管理、存货核算、销售管理的存货分类已选定，不能改变，但可以增加。 6客户是否分类：是指客户是否按一定的标准进行分类。选定此项后，表明销售管理、应收系统的客户分类已确定，不能改变，但可以增加。 7供应商是否分类：是指供应商是否按一定的标准进行分类。此项的选定，表明采购管理、库存管理、应付系统的供应商分类已确定，不能改变，但可以增加。以上七个共用参数，如果在基础设置中已定好，在此不允许修改。 (二)购销存业务参数设置 1采购模块：采购模块在账套参数设置中，其业务选项有两种： (1)有无外币采购业务：企业若有外币采购业务，选中此项，可进行相关的外币业务处理。选定后，不能修改。 例 启动采购管理系统，将G公司业务范围设置为:有外币业务,启用月份为2003年1月。(2)有无受托代销业务，此项属于商品流通企业的业务范围，在此不作介绍。 2.销售模块：销售模块在账套选项中的业务选项有两种： (1)业务范围有无外币业务与采购管理设置相同；有无零售日报业务是指在相关账表中包含零售日报的数据，选定此项，可作为与前台销售收款系统的接口。 (2)业务控制参数的选定 有无外币业务：企业若有外币销售业务，选中此项，可进行相关的外币业务处理。 销售报价是否含税：选定项表示货物的售价包含有税金。是否有客户信用额度控制：选定此项，表示在销售处理时，若当前客户的应收款余额超过了该客户档案中设定的信用额度值，需输入口令才可以确认相应的操作。 是否有最低售价控制：选定此项，在销售处理时，实际销售价格若超过了设定的最低售价，需输入口令，才能进行相应的操作。 有无委托代销业务属于商业范畴。 有无销售调拨业务：企业若有此项业务，选中该项，表示系统可以处理企业内部的销售调拨业务。 可否超订量发货：选中此项，在销售发货业务处理时，如果货物的数量超过了该货物的订购量，需输入口令才可确认相应的操作。销售计划金额是否含税：选中此项，表明系统中销售计划中的计划销售金额和销售定额两项指标，均指税后金额。 3.库存模块 库存管理模块的业务参数包括： (1)有无批次管理：选定此项可对存货的收发存进行跟踪管理，可统计某一批次所有存货的收发存情况或某一存货所有批次的收发存情况。 (2)有无组装拆卸业务：选定此项，表示企业的存货组装在一起销售，选定后不能修改。 (3)有无最高最低报警：选定此项后，在单据录入时，如果存货前现存量小于最低库存量或大于最高库存量的情况，系统自动报警，选择后不能修改。 (4)有无保质期管理：保质期管理是对存货的失效日期进行监控。选定此项后，对过期、到期的存货进行报警，并对即将过期的存货进行预警。(5)有无形态转换业务：如果有存货因自然或其它因素的影响，会由一种形态转换成另外一种形态的情况，可选定此项。例：启动库存管理系统，将业务范围设置为：有批次管理；无保质期管理；有组装拆卸业务；有最高最低报警；无形态转换业务。 4.存货管理系统 存货管理系统的业务参数包括四大项： (1)核算方式的选择 核算方式有两种：按部门核算与按仓库核算。按部门核算是按仓库中的所属部门设置存货的计价方式，并且按相同所属部门的各仓库统一核算出库成本；按仓库核算则需按仓库设置存货的计价方式。两种方式只能选择一种，选定后不能修改。 (2)零成本出库选择 零成本出库选择是指采用先进先出或后进先出方式核算的出库单据登记明细账时，如果出现账中为零成本或负成本造成出库成本不可计算。 零出库成本选择有五种方式：上次出库成本价：指取明细账中此存货的上一次出库单，作为本出库单据的出库单价，计算出库成本。参考成本价：指取目录中此存货的参考成本，即参考单价，作为本出库单据的出库单价，来计算出库成本。结存成本价：指取明细账中此存货的结存单价，作为本出库单据的出库单价，计算出库成本。上次入库成本价：指取明细账中此存货的上一次入库单价，作为本出库单据的出库单价，计算出库成本。手工输入指以手工输入的单价作为本出库单据的出库单计算出库成本。五种方式根据单位实际情况只能选取一种。 (3)暂估处理方式 存货核算系统与采购系统集成使用时，可以处理暂估业务，并且在此选择暂估入库业务存货成本的回冲方式。 暂估处理方式有三种，企业根据具体情况可选择一种。月初回冲：指月初时系统自动生成红字冲单，并生成采购报销入库单。单到回冲：指报销处理时，系统自动生成红字回冲单，并生成采购报销入库单。单到补差：指报销处理时，系统自动生成一笔调整单，调整金额为实际金额与暂估金额的差额。 (4)资金占用规划 资金占用规划的选择是指用户确定本企业按某种方式输入资金占用规划，并按此种方式进行资金占用的分析，包括六项选择： 按仓库输入资金占用规划；按存货分类输入资金占用规划；按存货输入资金占用规划；按仓库中存货分类输入资金占用规划；按仓库+存货输入资金占用规划；按存货分类+存货输入资金占用规划。 例： 启动存货核算系统，将业务范围设置为：核算方式按仓库核算；暂估处理方式为单到回冲；零出库成本选择参考成本；资金占用计划为按仓库。二、购销存系统期初数据在购销存业务系统中，期初数据录入是一个非常关键的环节，期初数据的录入内容及顺序如表8-1所示 表8-1 购销存系统期初数据系统名称操作内容说明采购管理录入暂估入库期初余额在途存货期初余额暂估入库（货到单未到）在途存货（单到货未到）记账采购期初数据无期初数据也要执行期初记账，否则无法开展日常业务库存、存货录入并记账存货期初余额及差异库存和存货公用期初数据销售管理录入并审核委托代销期初余额 二、购销存初始设置 (一)采购管理系统的初始设置采购管理系统中的基础设置内容包括存货分类、地区分类、供应商分类、供应商档案、存货档案、仓库档案、常用摘要、采购类型、自定义项等，前七项内容在前面章节已设置完成，本章仅介绍采购类型。1采购类型的定义采购类型不分级次，属于自行设定的项目，一般根据企业实际需要设立。操作时，选择“基础设置”菜单下的“采购类型”，单击“增加”按钮，在出现的空白记录行，输入采购类型的编码、名称、入库类别等内容后回车，使增加的采购类型存入系统。2期初余额的录入 （1）期初暂估入库是在启用采购管理系统之前，还未取得供货单位的采购发票，不能进行采购结算的业务，在此需要输入采购入库单，形成期初数据。操作时，在“业务”菜单中，选择“采购入库”，单击“普通入库单”，按“增加”按钮，输入日期，选择入库类别、仓库、部门等信息，输入数量、单价、存货编码后，单击“保存”按钮即可。（2）录入期初在途存货是指在启用日期之前，将在途存货业务的存货余额录入系统。 例： 根据下列资料录入采购在途存货期初余额2002年12月29日，供应部收到A公司开局的专用发票一张，号码为A，商品为G版软件系统，数量2套，单价元，税率17%，货未到。操作时，在“业务”菜单种选择“采购发票”单击“普通发票”，按“增加”按钮，以下操作与上例相同。 (二)库存管理系统 库存管理系统的基础设置内容，在前面章节均已设置完毕。在此仅介绍初始余额的录入操作第一次使用库存管理系统，必须输入所有末级存货的期初数据。如果库存管理系统与存货核算系统同时使用，那么，本系统的期初数据是两个系统共用的。在录入期初数据之前，应将库存的结存数与存货核算的结存数核对一致后，统一录入两个系统的期初结存数量、结存金额，进行统一期初记账。例： 根据下列G公司12月31日仓库盘点资料录入期初余额。产品库期初有12月31日入库的批号为6789的1200箱凭证套打纸-8X，单位成本180元。 操作时，选取“设置”菜单下“期初数据”，单击“期初金额”，进入期初余额录入界面，选择要输入期初余额的仓库后，则计价方式自动显示在仓库右边，选择存货编码、输入数量、入库日期、批号，按“保存”按钮。 3期初记账 期初记账是指将录入各存货的期初数据记入库存台账、批次台账等账簿中，期初数据录入完毕，必须经过期初记账后，才能进行日常业务、账簿查询、统计分析等操作。 操作时，单击“记账”可完成初始数据记账工作，如果发现期初数据有错，在未录入单据之前点击“恢复”可实现将期初数据恢复到记账前状态，重新输入或修改期初数据。 (四)存货核算系统 存货核算系统的初始设置内容，除了存货科目、对方科目、受控科目、存货设置等几项内容外，其它的与“库存管理”系统的初始设置内容完全相同，本节只对其不同的内容加以说明。 1存货科目的设置存货科目是指在存货系统生成的凭证中，所需要的各种存货科目及差异科目。 操作时，选取“基础设置”，单击“存货科目”，进入存货科目设置界面，单击“增加”按钮，在增加的新记录上输入表中要求填写的各个项目：仓库、存货分类、存货科目及差异科目。其中，存货科目只能按已设置的会计科目选择输入，不能输入其它系统的控制科目；差异科目是在存货系统中采用计划成本计价时，在此按已设置的会计科目选择输入，不能输入其它系统的控制科目。 如果存货核算系统与总账系统集成使用，在本系统必须设置存货科目，以利于系统自动生成凭证。 2对方科目设置对方科目是指在存货系统生成凭证所需要的存货对方科目所对应的会计科目。如果存货核算系统集成使用，为保证系统自动生成凭证，应设置存货对方科目。对方科目的设置应按收发类别+存货分类+部门+成本对象+存货来设置存货的对方科目。如图8-1所示： 图8-1 对方科目设置图 操作时，选取“基础设置”，选中“对方科目”，进入对方科目设置界面，单击“增加”，输入收发类别与对方科目信息，输入对方科目时，必须输入科目表中已设置的末级科目，但不能输入其它系统的控制科目，输入完毕回车，系统自动保存。如果要修改某对方科目则双击该项即可修改，要删除某项设置，将光标放在该项上按“删除”按钮可实现。 3初始数据与库存管理系统的初始数据是共用的，其期初记账也是统一进行的。 4期初差异工业企业中按计划价核算存货出库成本时，产生的期初差异账，在初次使用存货核算系统时，应输入存货的期初差异余额。输入时，存货的核算若为按部门核算，其存货的差异按核算部门输入，若是按仓库核算其存货的差异按核算仓库输入 。例： 录入材料库期初差异1000 操作时，选取主要菜单“设置”下的“期初数据”，单击“期初差异”进入期初差异录入界面。选择仓库“材料库”，输入生产用原材料差异“1000”，单击差异科目栏，选择科目“材料成本差异”确认，按“保存”按钮。 (二)销售管理系统初始设置 销售管理模块可以与库存管理、存货核算、应收账款、总账等系统联用，通过销售管理功能，能帮助企业的销售部门管理各项销售事务，提供详尽的查询分析，帮助销售管理人员及时了解各种销售情况，以便适时调整销售策略，实现利润最大化。 销售管理的初始设置包括存货分类、存货档案、客户分类、客户档案、部门档案、仓库档案、收发类别、销售类型、结算方式、本企业开户银行、币种、付款条件等项。大多数项目在其它章节已详细介绍过，在此仅对不同的内容加以说明。 1销售类型的定义销售类型是单位为了按销售类型对销售业务数据进行统计和分析而进行的自定义项目。如单位可把销售分成本地销售、外地销售、集中销售、零售销售等类别。例： 将G公司的销售类型设置为图8-2所示 图8-2 销售类型设置图定义销售类型时，在销售管理系统界面，选择“基础设置”下的“销售类型”，单击“增加”，在空白行分别输入相关内容：销售类型编码；销售类型名称(此两项不能重复，具有唯一性)；出库类别：出库类别是指收发类别中的收发标志为发的那部分，即，输入销售类型所对应的出库类别。在此直接输入出库类别编号或名称，也可以通过参照选择输入；是否默认值：是用于标识销售类型在单据录入或修改被调用时是否作为调用单据的销售类型的默认取值。 通过双击销售类型的增加行可修改增加的内容，点击“删除”按钮，能实现对该销售类型的删除。 2费用项目的设定费用项目是指销售业务中的代垫费用、销售支出费用等。例： 将G公司费用项目设置为：01，销售招待费；02，广告宣传费；03，运输费；04，包装费；05，保险费。操作时，选取“基础设置”中的“费用项目”，单击“增加”输入费用项目编码、名称、备注等内容，完成费用项目的定义，费用项目的内容可以修改、删除。 3初始余额录入首次使用销售管理系统处理日常销售业务之前，必须把系统启用之前发生而未处理完的单据，通过期初单据录入功能输入系统。例： 根据下列资料录入委托代销期初数据2002年12月22日，销售一部从产品库发出甲商品共计100箱，每箱售价150元，委托A 公司代为销售，批号6509，货已发出至今未结算。 操作时，在销售管理系统界面，选取“期初录入”下的“期初委托代销发货单”，进入“期初委托发货单”界面，输入发货单号，选择客户名称、销售部门、发运方式、付款条件、销售类型、发货地址等项目填入仓库、货物名称、规格型号、数量等内容，单击“增加”系统自动填入发货日期，如果不符，可进行修改，按“保存”按钮，初始余额录入系统。期初委托代销发货单的增、删、改及审核的操作，只能在第一个业务期间月末结账之前进行。 第三节 日常处理 日常处理包括采购、销售、库存、存货等内容。 一、采购业务的日常处理 采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要各种物资的经济活动。采购业务管理不善会导致生产缺料或物料过剩，给企业造成无法弥补的损失。与采购业务有密切联系的模块主要有采购管理、库存管理、存货核算、应付账款、总账等。（一）采购订单管理采购订单包括采购订单的编制、采购订单的审核，动态掌握采购订单的执行情况，并向拖延交货的供应商发出催货函。采购订单处理时，先填制采购订单：当与供货单位签订采购意向协议时，可以将采购协议以定单的形式输入计算机，报采购主管审批；然后经过审核后，才能在采购入库单或采购发票时使用。 (二)采购业务的处理 采购业务包括采购入库业务、采购退货业务等。按货物和发票到达的先后顺序不同，将采购入库业务又划分为单货同到、货到单未到（暂估入库）、单到货未到（在途存货）3种类型，不同的业务类型相应的处理方法不同。在此先介绍采购入库业务的一般处理方法。 采购入库是指通过购买的方式取得企业所需存货的途径。工业企业的采购入库是指外购材料的入库。本章以外购材料为例，按实际价核算采购业务的处理为基础，系统介绍用友U8管理软件采购业务的操作方法。 采购业务的处理方法包括物流和资金流两个方面的处理。 1物流方面 采购业务的物流过程按系统操作的顺序，依次为采购入库单的录入、采购入库单的审核、通过货款结算、采购入库单的记账、最后在存货核算系统生成会计凭证。 (1)采购入库单的录入采购入库单是指采购到货签收的实收数据填制的单据，是日常业务的主要原始单据之一。采购系统与库存管理系统集成使用的情况下，采购入库单是采购人员在采购系统中录入的。采购入库单可以直接录入，也可以从采购订单或采购发票生成或拷贝而来。第一、采购入库单由采购订单产生，用复制原采购订单方法填制入库，可加快填单速度，便于统计采购订单的执行情况，具体步骤如下：填制采购订单。例： 1月3号，向甲公司订货一批，货物为天河PIII/500，数量为100套，单价为9000元，预计到货日为本月6号。操作时，启动采购管理系统，在“订单”菜单中选择“采购订单”，单击“增加”按钮，输入订单日期，选择供货单位、存货编号，输入数量、单价及计划到货日期，按“保存”按钮。审核采购订单订单输入到计算机保存后，只有经过审核，才能在采购入库单或采购发票时参照。例： 审核上例订单操作时，在“订单”菜单中选择“订单审核”，选中需要审核的订单，单击“审核”按钮。复制采购订单，形成采购入库单。采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的入库单据。例： 根据以下资料复制采购订单，形成采购入库单。1月6日，收到例8-14中的货物验收入硬件库，并收到专用发票一张，发票号为AS6798，款未付。 操作时，选择“业务”菜单下的“采购入库”中的“普通入库单”，进入采购入库单录入界面，点击“增加”按钮，输入采购入库单表头各项内容：仓库编码、订单号、采购类型、入库类别等。单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“拷贝订单”，然后双击订单列表中所选的订单，则该订单的有关信息填入采购入库单表体中。通过DEL键删除单价、金额；通过“减行”功能实现对该批入库货物没有订单中的某些货物的删除。入库单输入正确后，按“保存”按钮，当前输入的入库单存入系统。第二、直接录入采购入库单。录入的内容包括表头各项内容的填制与表体内容的填制。例： 1月10日，收到甲公司H版软件5套，单价为8000元。入软件库。操作时，表头内容的填制与拷贝采购订单的操作相同，表体部分相关内容根据入库单实际数据操作填入即可。 第三、采购发票输入系统时，用复制原采购发票的方法填制，具体操作步骤与拷贝采购订单的方法基本相同。 第四、本次入库的货物以前已有相同的入库单，可用复制以前入库单的方法填制，具体操作方法与拷贝采购订单的方法基本相同。 (2)采购入库单的审核 采购入库单是否审核，与企业的管理要求有关。管理严格的单位，一般要求入库单必须经过审核。系统中，采购入库单的审核与否，不影响其记账与结算。如果对入库单进行了审核操作，在“账簿查询”中的“出入库流水账”中可按单据是否审核进行查询，即可查询到已审或未审的单据。 在实际应用中，用单据是否审核来代表实物的出入库行为，也就是在出入库单上的所有存货均办理了实物出库或入库后，对出入库单进行审核。 只要入库单未审核，不管入库单是否记账或当月是否结账，均可对入库单进行审核。采购入库单的审核在库存管理系统实施。例： 审核例8-17中的采购入库单操作时，启动库存管理系统，选择“入库业务”菜单下的“采购入库”，进入采购入库界面。通过“首张”、“上张”、“下张”、“末张”找到欲审核的入库单，单击“审核”按钮，可实现对该张入库单的审核。点击“弃审”按钮，可以取消对当前单据的审核。(3)采购入库单的记账例： 对前采购入库单进行记账采购入库单结算后，启动存货核算系统，选择“单据记账”，进入单据一览表查询窗口，选定仓库与其它条件后，单击“确认”进入未记账单据一览表，选定需记账的单据，点击“记账”按钮，可实现对已记账单据按其业务进行存货明细账、差异明细账、差价明细账的登记。如果在单据一览表中选择“已记账单据”，则进入“已记账单据一览表”，可以取消对当前单据的记账。 (4)生成入库凭证 凭证的生成在存货核算系统中完成。操作时，启动存货核算系统，选择“生成凭证”，进入生成凭证界面，单击“选择”按钮，输入查询条件，在列示的单据中，对需生成凭证的单据进行选择。点击“确定”按钮，选择凭证类别，首次进入“对方科目”需手工选择输入，以后再进入时，系统会自动带过来。选择完毕，按“生成”按钮，自动生成的凭证显示在屏幕上，单击“保存”存入系统。凭证生成后，可到总账系统进行“审核”、“记账”的操作。 在业务子系统中生成的凭证不能在总账系统中修改、删除。要想删除上述生成的凭证，必须选择存货核算系统中“凭证”菜单，单击“凭证列表”，选中需要删除的凭证，按“删除”按钮即可。 2资金流方面 采购业务的资金流过程，按系统操作的顺序，依次为采购发票的录入、采购结算、生成结算凭证、付款结算、生成付款凭证。 (1)采购发票的录入 采购发票按发票类型分为专用发票、普通发票、运费发票；按业务性质分为：蓝字发票与红字发票。采购发票可以在采购管理系统直接录入，也可从采购订单、采购入库单或其它的采购发票拷贝而来。 第一，直接录入采购发票采购发票是从购货单位取得的进项税发票及发票清单。例： 根据以下资料录入采购发票1月10日，收到甲公司一张专用发票，票号为59876，价税合计金额为元，同时受到运费发票一张，票号为4321，金额为500元，税率为17%。操作时，选择“业务”菜单下的“采购发票”，单击“专用发票”，进入采购专用发票录入界面，单击“增加”输入发票日期、发票号、存货编码、数量、单价等，单击“保存”按钮，使输入的发票存入系统。如果在收到发票时，企业就支付了发票上价税合计总额，点击“现付”，输入结算方式，系统自动生成付款单。第二，从采购订单、采购入库单、采购发票拷贝采购发票的操作与采购入库单拷贝采购订单的方法相同。采购发票不需审核，待采购结算后系统会自动打上审核人的名字。已结算发票不能修改、删除。普通发票的录入、修改、删除与专用发票的操作相同 (2)运费发票的录入运费发票上的存货属性必须是具有“应税劳务”的。例： 根据图8-3资料填制运费发票 图8-3运费发票图操作时，选择“业务”菜单下的“采购发票”中的“运费发票”，单击“增加”输入开票日期、发票号、供应单位、存货编码，输入金额，单击“保存”按钮。（3）采购发票的结算采购结算也叫采购报账，是根据采购发票确认其采购成本。采购结算之前，采购管理系统必须进行期初记账；进行采购结算的日期必须大于入库单及发票日期；采购结算时的过滤范围中的起始日期应小于需要结算的入库单和发票日期，否则不能进行采购结算。采购结算从操作处理上分为自动结算与手工结算两种方法。自动结算是由计算机自动将相同供货单位的，相同数量存货的采购入库单和采购发票进行结算。操作时，在“业务”菜单中选择“采购结算”，单击“自动结算”，输入结算范围，点击“开始结算”，系统自动完成采购发票的结算。手工结算时，选择“采购结算”菜单下的“手工结算”，进入手工结算界面，单击“过滤”确定日期(起始日期应小于采购入库单日期,截止日期应大于采购发票日期，否则,屏幕上将不会显示该入库单或发票)，分别单击“入库”与“发票”按钮, 选择需要结算的入库单及发票，单击“结算”完成结算业务。完成后，在手工结算界面看不到结算完了的入库单和发票，只能通过“账表”“采购明细”“结算明细表”菜单，选定仓库及存货后，可以看到系统自动生成的蓝字入库单或红字入库单。 如果想取消结算，通过选择“采购结算”菜单下的“结算单明细列表”，用删除功能实现。采购结算后，无论原采购入库单有无单价，系统都会被自动修改为发票上的单价。 (3)生成结算凭证 结算凭证在应付系统中生成。操作时，启动应付款管理系统，选择“制单”进入制单界面，选中制单类型为发票制单，然后选择制单的“凭证类别”和“制单日期”，系统自动生成结算凭证。单击“保存”存入该张结算凭证。 (4)付款结算与生成付款凭证启动应付款管理系统，选择“单据结算”，选中供应商，录入付款单相关内容，点击“核销”在“本次结算”栏目上输入本次结算的金额。单击“保存”按钮，按系统提示，点击“是”，自动生成付款凭证。如果付款单未全部结算，则剩余金额转为“预付账款”。(三)单货同到业务的处理单货同到是指发票和货物同时到达企业的业务,其处理流程为:在采购系统中录入采购入库单、采购发票，并对采购入库单和采购发票进行采购结算；在库存管理系统中审核采购入库单；采购结算后，在存货核算系统中记账，登记存货明细账，并依据记账后的采购入库单生成凭证，传递到总账系统；到应付款系统中对结算后的发票制单，生成应付款凭证，并录入付款单，核销应付款。对付款单制单，生成付款凭证，传递到总账系统；在总账系统中对凭证进行审核、记账。单货同到业务的操作步骤与前述的一般销售业务相同。 (四)货到票未到（暂估入库）业务的处理 暂估是指本月材料已验收入库，而采购发票未到不能入账。月末为了正确核算企业的库存成本，需要将这部分材料暂估入账。 1暂估业务的入账处理与采购入库单的处理相同。但在月末记账时，要对所有的没有结算的入库单填入暂估单价，填入时，在采购管理系统或存货核算系统中用手工填写，然后到存货核算系统中记账。系统在此生成的凭证与手工不一致，即： 借：原材料 贷：材料采购(手工应为“应付账款暂估应付账款”)2到下月后对于暂估入库有三种处理方法，即：月初回冲、单到回冲与单到补差。月初回冲是指到下月做一张相同分录的红字凭证，冲回上月月末录入的暂估采购入库单。在软件操作中，进入下月后，存货核算系统会自动生成与暂估入库价完全相同的“红字冲销单”，并汇总制单，冲回上月的暂估凭证。等收到采购发票后，对采购入库单和采购发票进行结算，然后进入存货核算系统执行“暂估”功能，生成“蓝字回冲单”，再制单，登记相应的存货明细账，冲回存货明细账中上月的暂估入库。单到回冲是指下月初暂不处理，待收到采购发票后进行采购结算，在此基础上进行“暂估”处理，由系统自动生成“红字冲销单”和“蓝字回冲单”。 “红字冲销单”入库金额为上月暂估金额，“蓝字回冲单”为已报销金额。然后登记账簿并制单。 单到补差是指月初不作处理，收到采购发票后，先进行采购结算；然后做“暂估处理”，如果报销金额与暂估金额的差额不为零，则会产生调整单。一张采购入库单生成一张调整单。确认后自动记入存货明细账；如果差额为零，不会生成调整单；最后制单、记总账。下面以单到回冲方式介绍暂估业务的操作步骤： 例： 2002年12月24日，收到甲公司提供的如梦天禧PIII/500，数量为20台 ，商品已验收入硬件库，当月未收到发票。2003年01月30日收到采购发票并进行结算，次日，执行暂估处理。 操作步骤如下： （1）2002年12月24日填制采购入库单：采购管理系统“业务”“采购入库“普通入库单”；（2）2002年12月24日审核采购入库单：库存管理系统“业务”“采购入库单”；（3）2002年12月24日采购入库单记账：存货核算系统“处理”“正常单据记账”；（4）2002年12月24日生成入库凭证：存货核算系统“凭证”“生成凭证”；（5）2003年01月30日（隔月）填制采购发票：采购管理系统“业务”“采购发票”“专用发票”；（6）2003年01月30日采购结算：采购管理系统“业务”“采购结算”“手工结算”；（7）2003年01月31日执行暂估处理：存货核算系统“处理”“暂估入库成本处理”；（8）2003年01月31日审核采购发票：应付管理系统“日常业务”“单据处理”；（9）2003年01月31日生成采购凭证：应付管理系统“日常业务”“制单”。操作时注意，当采购发票与已记账的入库单进行采购结算后，必须进行暂估成本处理；凡是没有采购结算的入库单都属于暂估入库单。(五)单到货未到(在途存货)业务的处理对于单到货未到的业务,一般将发票进行压单处理,等货物到达后,再一并输入计算机作报账结算处理。如果需要随时统计在途货物的情况，就必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填制入库单并做采购结算。 (六)退货业务的处理因材料的质量，规格不符或企业转产等原因，企业会发生退货业务。在系统中针对发生的不同退货业务，采取不同的处理方法。 1结算前全额退货结算前全额退货是指已录入采购入库单，还没有进行采购结算，发生的全额退货。这时，需填一张全额数量的退货单（负数入库单），把这张退货单与原入库单（入库数量=退货数量）进行结算，冲抵原入库单数据。例： 假定前例中的存货，仓库验收时发现有质量问题，要求全部退货。操作步骤: (1) 填制采购退货单：采购管理系统“业务”“采购入库“退货单(退货数量为负数)即红字采购入库单”； (2) 对“入库单”和“退货单”进行结算：采购管理系统“业务”“采购结算“自动结算”（红蓝入库）；(3)审核“入库单”和“退货单”； 库存管理系统“业务”“采购入库单”“红字采购入库单”；(4) 记账：到存货核算系统“处理”“正常单据记账”对记账后的“入库单”和“退货单”制单，形成红、蓝字入库凭证。其具体操作方法与普通“采购入库单”的审核、记账、制单操作相同。2结算前部分退货结算前部分退货是指已录入采购入库单，还没有进行采购结算，发生的部分退货。此时，需填一张部分数量的退货单（负数入库单），把这张退货单与原入库单、采购发票（发票上的数量=原入库单上的数量-退货单上的数量）进行结算，冲抵原入库单数据。操作方法与结算前全额退货基本相同。3结算后退货结算后退货是指已录入采购入库单、采购发票，并且已进行采购结算。这时，需填一张退货单（负数入库单），再填制一张红字发票（负数发票），把这张退货单与红字发票进行结算，冲抵原入库单数据。 操作步骤： (1)填制采购退货单。选择采购管理系统 “业务” 中的“采购入库“，选中“退货单”，录入“采购退货单（数量填负数）”后，到库存管理系统中审核。 (2)填制红字采购发票。选择采购管理系统 “业务” 中的“采购发票”，选中“红字发票（专用）”或“红字发票（普通）”，录入负数的“普通发票”或“专用发票”。 到库存管理系统中审核。(3)对“退货单”和“退货发票”进行结算。选择采购管理系统 “业务” 中的“采购结算”，选中“自动结算”，在条件过滤窗口中，选择条件模式中的“入库单和发票”，单击“确认”即可。 (4)到存货核算系统中对“退货单”记账。对记账后的退货单制单，形成红字入库凭证。其具体操作方法与普通“采购入库单”的审核、记账、制单操作相同。 (5)到应付款管理系统对结算后的“退货发票”制单，生成红字凭证。具体操作与普通采购结算操作相同。 (5)对“退货发票”进行收款操作。在应付款管理系统中选择“单据结算”，进入“付款单”录入界面，单击“切换”。到收款单录入界面，执行收款操作。具体操作方法与发票的付款操作相同。 (6)对核销的制单生成蓝字凭证。 二、销售业务的日常处理在企业日常销售业务中，常用的销售业务主要有：一般销售、销售退货和委托代销。 销售业务的处理方式有两种，即：先发货后开票和开票直接发货业务。在实际工作普遍采用的是先发货后开票的处理方法，但很多单位会把两种业务方式融合在一起使用，而软件系统中只能选择一种。在此仅介绍先发货后开票业务的详细操作步骤。 (一)先发货后开票 先发货后开票是指根据销售合同、协议向客户发出货物，并在发货后根据发货单开票结算的一种销售方式。先发货后开票的业务包括：一般销售业务、现收、退货、销售调拨等。一般销售业务在企业中是由销售部门按销售订单生成或直接填写一式多联的发货单，其中一联提供给仓库管理员作为发货依据，一联做为销售部门开据发票的依据和附件，一联由会计记应收账。先发货后开票业务流程：在销售管理系统中根据销售订单填制销售发货单并审核。然后填制销售发票并进行审核。发货单经过审核后，由系统自动生成销售出库单并将其传递至库存管理系统。销售发票经过审核后，由系统自动生成应收账款，并将其传递至应收款管理系统。在系统中先发货后开票业务按资金流与实物流两种流程说明。物流过程包括销售订单、发货单及销售出库单的生成；资金流过程包括销售发货单、销售发票及单据结算的处理。 例： 1月20日，销售一部收到A公司订单一张，订购10套天河PIII/500，含税单价为584.94，本月25日按订单发货，同时开据专用发票一张，票号为89762，款未收。 操作时，发货单可参照销售订单填写，也可以直接填写发货单内容；生成发货单后，进行审核，则该张发货单就生成库存系统中的销售出库单，具体操作步骤如下： （1）1月20日填制并审核销售订单：销售管理系统“业务”“订单”“销售订单”； （2）1月25日填制并审核发货单：销售管理系统“业务”“发货”“发货单”； （3）1月25日填制并审核销售发票：销售管理系统“业务”“开票”“专用发票”； 销售发票必须根据选择销售发货单号进行填制；（4）1月25日审核销售出库单：库存管理系统“业务”“销售出库单”；在此，不需录入销售出库单中的单价及金额，系统会自动计算存货的出库成本，（5）1月25日销售出库单记账：存货核算系统“处理”“正常单据记账”；（6）1月25日生成入库凭证：存货核算系统“凭证”“生成凭证”；（7）1月25日审核销售发票：应收管理系统“日常业务”“单据处理”；（8）1月25日生成销售凭证：应收管理系统“日常业务”“制单”。 （二）开票直接发货业务，是指根据销售订单或其他销售合同，向客户开据销售发票，客户根据发票到指定仓库提货的一种销售方式。开票直接发货业务流程。在销售管理系统中，根据销售订单填制销售发票并进行审核后，由系统自动生成相应的发货单和销售出库单以及应收账款。并将其传递至库存管理系统及应收款管理系统。 (三)委托代销业务的处理 委托代销是指企业提供商品，委托其它企业代为销售的行为。操作时，根据委托代销发票核销的处理进行。 三、库存业务的处理 库存业务的处理包括入库业务、出库业务、调拨业务及盘点业务的处理。 (一)入库业务的处理 入库业务包括产成品入库业务与其它入库业务。 1产成品入库 产成品入库是指工业企业对原材料或半成品，进行加工后形成的可销售产品入库。处理流程为：在库存管理系统“产成品入库单”中，填制产成品入库单并审核。然后到存货模块中进行成本处理后对产成品入库单做记账处理，最后生成产成品凭证。例： 1月12日成品库收到当月加工的30台甲产品,做产成品入库。20日收到财务部门提供的完工产品，其中甲产品的总成本元，做产成品成本分配。操作步骤 （1