监理档案资料 文件处理管理办法.doc

监理档案资料 文件处理管理办法一、监理资料管理 （一）监理过程中产生的各类资料必须按公司工程监理资料收集、分类、组卷一览表和重庆市建设工程文件归档内容一览表（渝建发2006226号文）的要求，及时收集、整理、确保真实完整、分类有序。（二）监理资料的管理由项目总监负责，并指定专人具体实施。（三）监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。（四）监理资料应做到规范化、标准化。公司有示范文本的，项目监理部应按示范文本的格式要求编制监理资料。（五）施工阶段的监理资料应按公司对工程监理资料的管理要求，对工程中产生的各类资料进行收集、分类、统计分析、组卷：1.内业信息技术管理人员应按公司文件分类办法，建立好监理档案卷，对有关技术资料进行分类归档。2.监理过程中形成的各类资料，应按单位工程（子单位工程）进行收集、整理、排序、编目。3.各专业监理人员应随时对自己所负责的工程技术资料进行认真检查，工程监理资料的形成要做到与工程进度同步，做好本专业有关信息数据的收集整理工作，每月要对相关数据进行统计分析。4.项目监理部要逐日、逐周、逐月收集，及时填写卷内目录，确保工程资料做到及时和真实，并符合国家现行规范及重庆市监理档案验收的有关要求。5.各项目部应在条件允许的情况下，将已完善的监理档案资料刻盘保存，并做好标识，依序排列。6.尚未处理的文档资料应由相关责任人妥善保管，防止意外丢失。（六）在监理工作结束后，项目监理部应按公司公司工程监理资料收集、分类、组卷一览表的规定将有关资料一式两份装订成册，一份送公司工程管理部审查合格后存档（包括电子文档），另一份移交重庆市城建档案馆或业主。（七）如工程项目出现中途停工的情况，项目监理部应根据实际情况，在工程正式停工后15天内，将重要监理资料或全部监理资料送回公司档案室暂时保存，并填写移交清单。二、文件收发管理 （一）公司各项目监理部的文件处理工作应做到规范化、统一化。（二）向业主、设计院及施工单位行文，应以项目监理部的名义。全局性的协调文件及对外函件、通知，应由项目总监起草；各专业内的文件及通知、更改等，由各专业监理工程师起草。（三）文件草案形成后，应交项目总监或总监代表审查，文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，数据是否准确可靠。经审查合格后即交付打印、复印，并加盖项目公章。对外发文应由项目总监审批签字，并明确发放范围。文件原件由项目监理部保存。（四）对施工单位所申报的有关经济方面的报告、报表，应先由各专业监理工程师审核，并由项目总监审批签字且加盖项目公章后，方能传递给业主。经业主审批签字盖章后，才能作为有效文件返给承包商。（五）对施工单位申报的施工组织设计、专项施工方案、交底会审纪要等，须经各专业监理工程师审核。如有需要业主及设计方完善会签手续的，由业主及设计方完善会签手续，项目总监审批签字盖章后，方能返给施工方。如不需要业主及设计院会签的，由项目总监审批签字盖章后，再返给施工方。（六）项目监理部的文件收、发工作由项目资料管理人员负责。（七）往来文件应在收发文薄上标明文号、收发时间、标题、往来文单位、件数、处理情况。（八）对外来需要办理的文件，应根据来文的性质及专业，传递给项目总监或各专业监理工程师及时办理。同时，资料管理人员也应及时催办，以免漏办或延误。（九）对只需传阅的文件，要严格办理登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传、 误传和延误。资料管理人员有责任对传阅文件催阅、催退。三、工程监理资料收集、分类、组卷一览表 工程监理资料收集、分类、组卷一览表卷号序号文件、质量记录名称施工阶段监理资料移交公司监理资料卷一监理工作综合资料（含前期文件）1勘察设计文件2建设工程施工许可证（复印件）3施工图审查意见书（复印件）4分包单位（包括供货单位、试验单位等）资质报审表（含分包单位报审资料）5特种作业人员上岗证（复印件）6测量、检验仪器等的合格证、鉴定资料（复印件）7监理规划8监理实施细则9旁站监理方案10监理工程师通知单11监理工程师通知回复单12监理工作联系单13会议纪要14来往函件（涉及质量安全、造价及监理费）15监理日志16监理月报17专题总结18工程竣工验收总结19监理工作总结20监理业绩表（提供两份原件交质量安全部）21工程概况表22工程监理机构组成和总监任命文件23监理人员变更及进出场时间表24总监、总监代表、各专业监理人员质量责任书25工程竣工验收意见书（提供两份原件交质量安全部）26工程照片（至少2张反映工程全貌）27监理公司文件28获奖证书或文件（原件）29收发文记录卷二合同管理资料1监理委托合同（含合同变更材料、合同争议、违约报告及处理意见）2施工承包合同（含合同变更材料、合同争议、违约报告及处理意见）3材料供应合同（含合同变更材料、合同争议、违约报告及处理意见）卷三进度控制资料1工程开工/复工报审表2工程暂停指令3工程临时延期审批表（含工程延期报告及审批）4工程最终延期审批表（含工程延期报告及审批）5工程进度计划卷四质量控制资料1施工组织设计（方案）报审表2工程材料/构配件/设备报审表（含工程材料、构配件、设备的质量证明文件）3工序报验申请表（含工程隐蔽验收资料及检验批自检评定纪录）4新工艺、新技术、新材料、新结构技术鉴定意见书5旁站监理记录6工程取样和送检见证记录7测量核验资料8检查试验资料9质量缺陷与事故处理文件10检验批、分项、分部（子分部）、单位（子单位）、基础、主体、幕墙工程验收资料11工程竣工报验单12工程质量评价报告13监理台账卷五投资控制资料1设计交底与图纸会审会议纪要2工程款支付证书（含工程计量单）3费用索赔审批表（含索赔文件资料）4工程变更单（含变更资料）5工程竣工决算审核意见书卷六安全监理资料1安全监理实施细则、安全检查记录及纪要等2专项安全施工方案、施工机械、安全设施安全交底及验收资料核查汇总表建设工程文件归档内容一览表序号归 档 文 件表 格编 号保 存 单 位建设单位城建档案馆（室）施工单位监理文件（监理单位负责收集、整理、归档）一监理规划1监理规划无表2监理实施细则无表3监理部总控制计划等无表二监理月报表无表三监理会议纪要中的有关质量问题无表四进度控制1工程开工/复工审批表监理表12工程开工/复工暂停令监理表18五质量控制1不合格项目通知监理表62质量事故报告及处理意见无表六造价控制1预付款报审与支付监理表92月付款报审与支付监理表93设计变更、洽商费用报审与签认监理表114工程竣工决算审核意见书监理表12七分包资质1分包单位资质材料监理表32供货单位资质材料监理表33试验等单位资质材料监理表3八监理通知1有关进度控制的监理通知监理表62有关质