采购管理流程Q-3-045.xls

宁波市柯玛士公司 采采购购管管理理流流程程 编号 Q 3 045 版本 版次 A 0 步步骤骤工工作作流流程程 主主导导 部部门门 配配合合 部部 门门 说说明明 相相关关支支持持文文件件 及及 结结果果 机机制制 1 物控部 采购 研发 品 管 1 1 采购根据新产品要求 寻找符合产品要求的供方 做供应商问卷 调查 对产能 质量 认证 知识产权 环境等评估 1 2 供方打样 送样 研发部试装确认 并提供质保书或检验报告 1 3 组织技术部 品管部对供方考评 合格的登记入册 供应商开发管理办法 供方调查表 供方评定表 合格供方一览表 每家供方必须资料齐全 供应商资料不全每缺一份罚采购员 20 50元 2 物控部 物控 物控部 2 1 物控根据 生产物料控制管理程序 对ERP系统订单进行MRP需 求 产生M RP需求计划 物料需求计划 3 物控部 采购 物控部 生管 3 1采购根据ERP系统物料需求计划及目前厂商在途订单情况 产能负 荷 确认评估可达成之交期 采购计划与预算管理办法 样品确认单 供应商管理办法 3 2 对于确实不能达成物控需求交期的 采购与厂商重新确认最可能 接受的交期 双方达成一致后对采购单进行ERP交期进行维护作业 2 3 第一次采购之物料 厂商 物控部需要有 样品确认单 采购 申请相关受控图纸 规范等资料以及模具 工装检制具的外调申请 其交期须在新案试产成功验收后 按以上两步形成确认交期 4物控部 物控部 采购 4 1 确认后的物料需求经采购在系统确认后 在ERP系统中形成正式采 购单 采购单 5 物控部 技术部 物控部 采购员 5 1 厂商因生产异常 送货安排等原因导致交期的调整 通过采购协 调申请作系统交期变更 5 2 因业务 生产需要 设变等原因造成订单的数量增减 取消 交期 的提前 延后 经确认审核后 作出相应订单变更 采购内容及委外订 购之更改时 由物控部物控员开出ERP需求计划表 经审核批准后执行 采购员应及时将变更内容及时传真等形式通知供货商进行更改 传真件 须确认回 设计变更申请单 1 技术部在更改物料后未及时告 知采购变更的罚工程担当每次100 元 采购需求 提出 需求评估 供应商开 发 采购单形 成 采购单变 更 5 3 采购单变更后 采购员须相应的处理该订单的原材料 模具 工装 文件资料的收转 增领 交库 结算 如变更订单之前已领原料或 料件时 采购员应及时追回对应委外订单已领出的原料或料件 因此给 供货商造成损失时 采购人员应积极与相关单位协调 以使损失降低至 最低程度 工程设变涉及供应商生产物料 采购依物控MRP计划执行并 负责厂商相应物料处理完成 采购物料 变更 管理流程 2 采购员在开发新供方后未提交 新物料给技术和品管做好样品确认 封样 每次罚100元 5 4技术部在新产品试样需要或在现有产品改善需要时对零件的更改 严格按 采购物料 变更 管理流程 5 5采购在原供方无法满足产品及订单需求时对供方的更改 严格按 采购物料 变更 管理流程 6 物控部 采购 物控部 物控员 6 1采购单发放 采购协议 电话记录 采购品质管理办法 6 1 1 采购须将正式采购单打印出来传真给厂商 6 1 2 发出采购单后 采购员须通过电话或邮件等辅助工具确认厂商 是否已收到 6 2采购产品技术标准资料提供 6 2 1采购向技术部索取的产品技术标准资料 如 受控的规范 图纸 签字的样品 配合件等 进行确认 确认后 在产品生产前交给对应的 供货厂商 并要求其签收和妥善保管所有资料 如损坏或丢失依 采购 协议 进行赔偿 6 3采购提供给供货商之技术标准资料应登录于 厂商收件一览表 中 以便对客供资料有效控制和追溯 在没有产品技术标准资料的情况下 采购应通知厂商停止生产 待提供正确资料给厂商后 再生产 6 4对第一次生产或设变后再生产的产品 采购在接到订单时 必须寻找相 关图纸 规范 验样报告及版面 封样等相关信息 与厂商信息传递好 确保第一次生产顺利进行及产品合格性 7 物控部 采购 物控部 物控员 7 1各采购人员应对采购物料进底进行全面掌控 需做到 下单评审 过 程进度跟踪 交货前确认 对于重点 关键性物料 必要时应到供应 商处实际了解生产进度与机台 模具 人力状况 对于预估无法按期交 货的应及时与各厂商协商对策 并及时主动反馈给主管 同时向物控进 行报备 经确认已不能按交期交货的 应以书面形式向物控申请变更采 购单交期 请物控协调处理 电话记录 采购交期管理办法 委托加工管理办法 7 2委外加工订单 应在订单预计开工日前3天确认相关需要领用的物料 到位情况 并在预计开工日前2天协助厂商领走 若有物料异常应及时提出 7 3 对于厂商产能严重不足的 应知会物控部作出调整或布局 采购单传 递 采购物料 跟催 5 物控部 技术部 物控部 采购员 采购单变 更 7 4对于新供应商 新产品第一批量产订单 采购接到订单后若出现任何 异常 必须通知物控部 技术部和品管部协同处理 直至第一批顺利出 货 采购负责统筹协调 若连续几批都出问题的品管部必须立案处理 8供应商 物控部 采购 仓 库 8 1供方依照ERP 采购订单 之交期结合交货方式进行交货 并填写 送货单 送货单 原材料收货作业指引 1 采购物料及时性按 采购晋升 考核机制 执行 每延迟一票扣罚 100元 2 仓管及时送检 迟 小时送检 每次罚50元 8 2 对于供方未按回复的交期如期交货的 依照 采购协议 采购列 出 逾期扣款单 并附订单明细 经主管审批后传真给供方并要求其确 认签回 将回签扣款内容录入ERP 系统 作供方结算扣款 8 3采购物料到达后 仓库参照 原材料收货作业指引 进行收料 9 品管部 IPQC 物控部采 购 品管 部 9 1物料到达后 品管部依据 IQC检验流程 进行检验或验证 质量控制流程 不合格品控制程序 IQC检验流程 1 IPQC按 品管晋升考核机制 执 行 记录齐全的每月奖300元 有 一次未做的扣罚50元 2 IPQC检验及时性15点前送检的当 天完成 15点后送检的在次日9点 前完成 超过 小时每次罚50元 3 采购物料合格率按 采购晋升考 核机制 执行 采购订单进料检验 每个不合格批次罚50元 4 仓管及时入库 迟 小时入库 每次罚50元 9 2当品管部检验判定不合格时 采购员必须把 不合格处理单 传真给 供应商 要求其立即进行纠正及预防措施 并共同协调本批不良之处理 对策及协调补货事宜 具体见 不合格品控制程序 9 3对于品质累犯状况的 采购呈报给物控部进行立案处理 9 4若供方工艺发生变化或重新开模生产 采购应要求其送样确认 品质 合格后 方可量产 9 5合格之物料 仓库参照 原材料收货作业指引 进行入库作业 10 物控部 采购 物控部 仓管员 11 1 当来料不合格超标退货时 品管第一时间出检验报告 检验单 不良品出库单 不合格品控制程序 1 仓管员应及时打单将不良品退货 告知采购 超过二天的每次罚50元 2 采购员未及时处理退货换货 超过二天的每次罚50元 11 2 仓管员第一时间通知采购退货和补货 如生产时挑选出的不良品 仓管员要及时打印不良品出库单给采购 去补货 11 3 采购员在接收不良品退货或补货信息后 及时告知供方补货 并 跟踪跟催 补货方式 1要供方按大于不良品的比例补足 在生产结束 后将不良补数退还给供方 2超标全数退货 采购及时告知供方先将合 格品补足退货数 后再退不良品 11 物控部 采购 物控部 物控员 10 1 当物料缺失影响生产进度时 生产车间提出申请 填写在 物料 申购单 由主管写出缺料的具体原因 交于物控员 物料申购单 生产组装领退补料流程 10 2 物控员先对该物料进行库存和领出的数据查核 对提交的缺料原 因进行核实后 补做物料需求单 经 审批后 由采购员采购 10 3 采购员对该物料应在最快的采购周期内完成 属补料急用件 10 4 属于生产制损的由车间自行负责承担费用 12物控部财务部 12 1 每月中旬财务部出应付报表 采购根据实际情况进行排款 请款单 对帐单 12 2 每月25号之前采购人员须催缴当月所负责厂商的发票给财务 供方交货 检 入库 缺料补料 的采购 不良品 退货 对帐 请款 7 物控部 采购 物控部 物控员 电话记录 采购交期管理办法 委托加工管理办法 12 3财务人员核对后盖章 将其传真给厂商 厂商盖章确签 并开具 货款发票给相应采购 12 4财务部每月将上期应付款项汇总给到采购部 采购部进行货款付 款安排确认 13财务部 物控部 采购 13 1财务部接到采购部签核好的货款安排资料后 按照各厂商的付款协 议安排付款 具体参照财务部相关管理规定 13 2若因为厂商原因延迟付款的 采购将以 延期付款通知函 正式 传真告知厂商 其货款将延后支付 13 3若厂商有需要提前支付货款的 由采购提出申请 物控部审核后 总 经理核准后 财务部给予提前支付 14 控控制制要要点点 14 1 采购员必须对物控请购的物料认真 切实的进行评估 产生正式采购单